ADMINISTRACIN DE

PROYECTOS
Conceptos Bsicos

Qu es la Administracin de Proyectos?

La aplicacin racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una
serie de actividades
interrelacionadas.
 Administracin de Proyectos
Son las actividades que permiten asegurar que
el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de
acuerdo a la planificacin.
Eficiencia y Eficacia.
La Administracin de Proyectos se basa en las
principales funciones de la Administracin:
Planeacin, Organizacin, Direccin y
Control.
 Administracin de Proyectos
Planeacin: Se decide anticipadamente,
qu, quin, como, cuando y por que se
har el proyecto.
Las tareas mas importantes son:
Pronosticar situaciones futuras,
Determinar los recursos que se
necesitarn, Revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control,
Coordinar durante todo el proceso de
Planeacin.
 Administracin de Proyectos
Organizacin: Se identifica, define y divide
el trabajo a realizar, se agrupan y definen
los puestos, se proporciona los recursos
necesarios y se asigna el grado de
autoridad y responsabilidad.
 Administracin de Proyectos
Direccin: Conduce el comportamiento de
los entes involucrados hacia las metas
establecidas. Se comunican y explican los
objetivos de todos los participantes, se
asignan estndares. Motivacin,
Liderazgo y Comunicacin.
 Administracin de Proyectos
Control: Medir el rendimiento obtenido en
relacin a las metas fijadas. En caso de
haber desviaciones se determinan las
causas y se corrige lo que sea necesario.
Conceptos Bsicos

Componentes de la Administracin de proyectos

1. Habilidades clave
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de problemas
Lograr objetivos
2. Conocimientos
Tcnicos
Administrativos
3. Herramientas
4. Tcnicas
Conceptos Bsicos

Elementos relacionados con el Proyecto

Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo
BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS
Conceptos Bsicos

Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecucin*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del
proyecto

2. Planeacin*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

Conceptos Bsicos

Instalacin Operacin
100% completa completa
$, HH
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisin de
arranque

Decisiones
trascendentes

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Inicio Planeacin Ejecucin Pruebas y
Diseo Arranque
Administracin de Proyectos

Etapas de la Administracin de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

perfil plan avance entrega

aceptacin PRODUCTO
alcance
Administracin de Proyectos

reas de conocimiento

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el

Integracin plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Administracin, definicin de productos y actividades y

Alcance su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

Recursos equipos del proyecto.
Administracin de Proyectos

Definicin de actividades interrelacionadas y

Tiempo cronogramas,

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Definicin de la distribucin de informacin del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administracin.
Riesgos

Planeacin de adquisiciones, contrataciones, manejo

Suministros de proveedores
Administracin de Proyectos

Organizacin para el Proyecto (Estructuras)

POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL
El personal reporta Reporta al Lder del Varios responsables
directamente al Mando proyecto y al Mando
Superior funcional Superior identificado

Control total sobre el Lder de proyecto de Actan por

presupuesto, recursos tiempo completo especialidad
materiales
Autoridad y toma de Enfoque fragmentado
El Mando Superior tiene decisiones compartida
responsabilidad
administrativa sobre el
personal

Puede disponerse de un
pool de recursos
 Sistema de Administracin de Proyectos Sistema
de
Administracin

ORGANIZACION POR PROYECTOS

Director
Ejecutivo

Project Project Project

Manager Manager Manager

Coordinacin
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

16
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 16
 Sistema de Administracin de Proyectos Sistema
de
Administracin
ORGANIZACION MIXTA

Director
Estructura de Matriz Ejecutivo

Gerente Gerente Gerente Gerente de

Funcional Funcional Funcional Project
Managers

Project Manager

Coordinacin
Proyecto B
Project Manager

Project Manager

Coordinacin
Personal afectado a Proyectos
del Proyecto A

17
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 17
 Sistema de Administracin de Proyectos Sistema
de
Administracin
ORGANIZACION FUNCIONAL

Director
Ejecutivo

Coordinacin
de Proyectos
Gerente Gerente Gerente
Funcional Funcional Funcional

Personal afectado a Proyectos

18
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 18
Administracin de Proyectos

Organizacin para el Proyecto

Competencias tcnicas
Alto

Competencias humanas
Bajo

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto
INICIO

Perfil del proyecto

Alcance del proyecto
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
Etapas de la AP

Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIN
Etapas de la AP

Perfil del Proyecto

Formaliza el inicio del proyecto

Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general

Qu? Por qu?

Quin? Para qu?
Cmo? Cundo?
Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS:

APROBACIN:
Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Estructura de Descomposicin
del Trabajo
Tabla de precedencias
PLANEACIN
Ruta critica
Matriz de roles

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Plan del proyecto

Etapas de la AP

Procesos de planeacin

Plan de Administracin de Proyecto

Alcance, definicin y plan de administracin

Estructurade Descomposicin del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones

Secuencia de actividades
Diagramas de red, lista de actividades
 Organizacin de actividades
Las actividades en un proyecto deben ser
organizadas para producir resultados tangibles
para que la administracin pueda juzgar el
progreso.
Los Milestones son los puntos finales de
alguna actividad.
Los deliverables son los resultados del
proyecto que sern entregados a los clientes.
El proceso de cascada permite una
definicin precisa de los milestones.
 Milestones y Deliverables
Actividades

Estudio de Anlisis de Desarrollo del Estudio del Especificacin de

Factibilidad Requerimientos Prototipo Diseo Requerimientos

Reporte de Definicin de Reporte de Diseo de la Especificacin de

Factibilidad Requerimientos Evaluacin Arquitectura Requerimientos

MILESTONES
 Planificacin del Proyecto
Distribuye el proyecto en tareas y estima el
tiempo y los recursos requeridos para
completar cada tarea.
Organiza las tareas de forma concurrente para
hacer mejor uso de la fuerza laboral.
Minimiza dependencias entre tareas para evitar
retrasos debidos a que una tarea espere a la
terminacin de otra.
Depende de la intuicin y experiencia de los
administradores.
Etapas de la AP

Procesos de planeacin

Estimacin de recursos

Estimacin de la duracin de actividades

Desarrollo del cronograma

Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

Planeacin de:
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Etapas de la AP

Plan de administracin del Proyecto

Gua la ejecucin y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
Contempla elementos de las reas de conocimiento,
tales como:
Definicin del alcance
Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios
Etapas de la AP

Estructura de Descomposicin del Trabajo

En partecitas !
Suficientemente pequeas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.

Cmo se come un elefante?

Etapas de la AP

Qu es?
Representacin de la jerarqua del proyecto
Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas
Organiza y define el alcance total del proyecto
Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas
Etapas de la AP

Elaboracin
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es
necesario y suficiente
Etapas de la AP

Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2 Tareas que entregan un
producto
Etapas de la AP

Grfica de Gantt

1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado.
Etapas de la AP

Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.
Incluye los siguientes elementos:
Clave de la actividad

Actividad

Duracin

Actividades precedentes

Responsable
Etapas de la AP
Elabor: Eduardo Dvila Turcios
PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002

Clave de la Actividades
actividad Actividad Duracin precedentes Responsable

0 Inicio ---- -- ------

1 Diagnstico y pronstico realizado 4 meses -- Director de Planificacin
2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurdico
3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario
4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificacin
5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificacin
6 Edicin realizada 2 meses 4 Director Administrativo
7 Pblico consultado 2.5 meses 4 Director de Control
8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificacin
9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario
10 Publicacin y difusin efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo
11 Fin ---- ? ------
Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio

Actividad A Actividad B
Final a Final

Actividad A Actividad B
Inicio a Final
Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7

Diagrama de Gantt Red / Ruta crtica

1 2

Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7
Etapas de la AP

Diagrama de Red (ruta crtica)

Determina la duracin total del proyecto

Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea

Muestra interdependencia de tareas

Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto

Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

Permite evaluar avances o desempeo

Etapas de la AP

Holgura

Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura.

Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto
Etapas de la AP

La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:

Es Ef
Inicio mas tardo Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien, Actividad
Final mas tardo Final mas temprano (Lf - Ef)
Ls Lf

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
Etapas de la AP

0-0 0-7 7 - 13

INICIO A D
14 - 21
0 7 6
F
8 - 14
7 21 - 24 24 - 24
0-8 E
6 I FIN
B
8 - 16
3 0
8
H
8

0-6 6 - 10

C G
6 4
Etapas de la AP

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Se emplea para estimar tiempos y costos.

Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas

Empleo eficiente de recursos

Optimizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

Etapas de la AP

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos
6

(P-O)
Desviacin estndar
6

(P-O) 2
Varianza de una tarea
6

Duracin esperada del proyecto Suma de duracin de las tareas

Desviacin esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Sistema de autorizacin de trabajo

Sistema de informacin
Reportes de avance

EJECUCIN

Resultados del trabajo

Cambios requeridos
Mejora de calidad
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Mejoras en la ejecucin
Informes de proyecto
Etapas de la AP

Procesos de ejecucin

Direccin del proyecto

Productos de avance
Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad
Cambios
Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores
Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la informacin del proyecto en

tiempo y forma.

Planificar las comunicaciones

Generar informacin
Distribuir la informacin
Informar los avances
Satisfacer a los interesados
Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van

logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

Describen un resultado tcnico o un evento

Se programan en fechas determinadas

Su duracin es cero
Etapas de la AP

Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

Etapas de la AP

Ventajas:

Ms fcil de interpretar

Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances
Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza
Se pueden generar indicadores que proporcionen
informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)
Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto

Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo
Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas
Anlisis de valor ganado
Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos
CONTROL
Actualizaciones del plan
Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base
IV. Etapas de la AP

Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance

Control del cronograma

Etapas de la AP

Procesos de control

Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados
Etapas de la AP

Administracin de cambios

Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
Dar seguimiento y supervisin de riesgos
Documentar la situacin actual del Proyecto
Etapas de la AP

Anlisis y contencin de riesgos

Recomendaciones prcticas:
Prevea riesgos, no catstrofes
Aplique su sensibilidad, visin
Realice el anlisis en grupo y en forma gil
Analice los riesgos ms importante
Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos crticos
Etapas de la AP

Anlisis de valor ganado

Permite evaluar el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado
Etapas de la AP

Anlisis de calidad

Costo de conformidad y no conformidad

Anlisis costo / beneficio
Control de calidad - herramientas estadsticas
Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Auditorias de procura
Informes y reportes de
ejecucin
CIERRE

Reporte final
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo
Reporte final
Presupuesto
Programa
Evidencias
Lecciones aprendidas
Reporte de control de cambios
Archivos
Plan de transicin
Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato

Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitcoras
Comunicados
Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 64
 GRACIAS POR SU
ATENCION

Ing. Marcelo Salgado R.

65
Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 65