TEMA 1.1.

Administracin del Tiempo

Unidad 1. Administracin del tiempo.
 Objetivo de la Unidad 1

El alumno administrar
eficientemente el tiempo
para mejorar el desempeo y
cumplimiento de objetivos personales
y organizacionales.
 TEMA 1 . Administracin del tiempo.
SABER SABER HACER SER
1.1.Explicar los conceptos: Planificar el uso de Proactivo
administracin del tiempo, eficiencia tiempo considerando Respeto
y efectividad, control, urgente e factores de eficiencia Responsabilidad
importante, mitos y enemigos del y efectividad Iniciativa
tiempo, planeacin del tiempo y sus y a travs de un Puntualidad
herramientas (agenda ejecutiva, planificador de uso Crtico
matriz de administracin del de tiempo. Espritu de
tiempo). superacin
personal
1.2. Identificar los elementos que integran un planificador de uso del tiempo:
objetivos , metas, lista de pendientes, lista de actividades (priorizadas)
horarios, holgura para atencin de contingencias

Analtico.
1.1. Explicar los conceptos:
Administracin del tiempo
Eficiencia y efectividad
Control
Urgente e importante
Mitos y enemigos del tiempo
Planeacin del tiempo y sus herramientas
Agenda ejecutiva
Matriz de administracin del tiempo
 Conceptos

Administracin del tiempo:

Se refiere al anlisis del uso de este recurso en forma regular,
para comprender la forma ms adecuada de usarlo efectivamente.

Esto obligar a ser explcito en cuanto al valor otorgado a la vida

personal y profesional, y dirigir sus esfuerzos en concordancia.

Controlar el tiempo mantiene el equilibrio entre las mltiples

presiones, facilitando el logro de objetivos, y evitando el estrs y
el cansancio.
 Conceptos

Efectividad y Eficiencia:

Efectividad:
Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.
Eficiencia:
Es la capacidad de lograr el efecto en cuestin con el
mnimo de recursos posibles viable
 Conceptos

Control:
En administracin,
control puede hacer
referencia al sistema u
oficina que se encarga
de verificar que ocurra
lo que debera ocurrir.
 Ejercicio
A partir del supuesto que diriges un despacho
de Gestin de Proyectos:
Elabora junto con tu compaero una
propuesta de control del desempeo
de tus colaboradores.
 Conceptos

Urgente e importante:
Actividades que de no
ser atendidas amenaza
el logro de objetivos y
puede ocasionar crisis.
 Ejercicio
A partir de sus actividades del presente
cuatrimestre:
Elabore una lista de por lo menos 15
actividades entre urgentes e importantes.
 Conceptos

Mitos y enemigos del tiempo:

Evitar caer en el perfeccionismo.
Aprender a decir no.
Evitar distracciones.
Hay que aprender a delegar. .
Sea puntual y exija puntualidad.
Elimine sentimientos intiles.
Aprender a ir al grano.
Hacer un buen manejo de reuniones.
Maneje ordenadamente el despacho de papeles.
Evite los conflictos.
Haga un buen uso de los correos electrnicos.
Uso correcto del telfono fijo y celular.
Uso de tiempos muertos.
 Ejercicio 1.
Tus propios enemigos del tiempo
I PARTE
Problemas
Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo,
destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad).
Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos
internos.
ENEMIGOS INTERNOS ENEMIGOS EXTERNOS
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
 Ejercicio 1.
Tus propios enemigos del tiempo
continuacin

Soluciones
Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones
de cada uno de los problemas en la lista anterior.
ENEMIGOS INTERNOS ENEMIGOS EXTERNOS
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
 Conceptos

Planeacin del tiempo y

sus herramientas
Agenda ejecutiva
Matriz de
administracin
del tiempo
 Agenda ejecutiva

Formatos
electrnicos
(Intranet)

Formatos
impresos
de seguimiento diario,
semanal, mensual)
 Tres reglas bsicas
para la planeacin del tiempo

Priorizacin (Matriz de Covey)

Eficacia (Principio de Pareto 20-80)
Inmediatez (Pa, ayer)
 Matriz de Covey
CUADRANTE 1 CUADRANTE 2
Importante

Lo importante- Lo importante -
Urgente No Urgente
No
importante
CUADRANTE 3 CUADRANTE 4

Lo urgente Lo no importante,
No importante ni urgente
Matriz de Covey
 Matriz de Covey

Aplicar acciones
adecuadas

Importante

No importante
 Eficacia
Principio de Pareto:
20 % de esfuerzo - Produce 80 % de resultado

20 %
80 %
Esfuerzo Resultado

Si no tienes tiempo suficiente,

cntrate en el que produce mejor resultado
 Inmediatez

Hazlo pa, yer

Si te tienes que comer

un SAPO,
no desperdicies el tiempo
mirndolo
 Inmediatez

Hazlo pa,yer

Si te tienes que comer

ms de uno,
cmete
el ms grande primero
 Ejercicio 2. Matriz de administracin del tiempo
Colocar tareas en la Matriz, sealando: cunto tiempo se dedica a las
mismas? y a qu horario del da las realizar?, es lo primero que
debe hacer o lo debe realizar por la noche (Priorizar)?, etc.
Ejemplo
CUADRANTE I: CUADRANTE II:
IMPORTANTES- URGENTES; IMPORTANTES-NO URGENTES;
1. Cuatro (4) horas de estudio diario de las 2 1. Una (1) hora de estudio diario, de las 8 a las 9
a las 4 pm y de las 6 a las 8 pm para pm, para aprobar Ingls. El examen final de
aprobar ADMITI. El examen parcial de la la misma es dentro de un mes.
misma es la semana siguiente.
2. Redactar una ensayo semanal para la
revista Voces Universitarias, los jueves de
8 a 9 am.
CUADRANTE III: CUADRANTE IV
NO IMPORTANTES- URGENTES; NO IMPORTANTES-NO URGENTES;
1. Hacer algn deporte. 1. Ir al prximo concierto de rock en Santa Fe
Ejercicio 3. Anlisis personal de uso del tiempo

Conozca cmo utiliza su tiempo: durante una semana lleve una bitcora del tiempo
que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categoras como: llamadas,
reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso,
actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus
responsabilidades.
Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que
quiere lograr cada da y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asgneles un
tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.
Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn
comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las
herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc.
Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para
controlar el tiempo suelen ser:
Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible.
Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su
trabajo
Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas no
planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.
UTILICE UN FORMATO CON TODOS LOS ELEMENTOS.
 Ejercicio 4. Anlisis de pelcula.
El PRECIO DEL MAANA.
Reparto: Justin Timberlake, Amanda Seyfried, Vincent Kartheiser, Cillian Murphy, Johnny Galecki, Olivia Wilde, Alex
Pettyfer, Matt Bomer, Rachel Roberts, Elena Satine,Yaya DaCosta
Director: Andrew Niccol / Ao: 2011 / Gnero: Ciencia Ficcin
Sinopsis: Ambientada en una sociedad futura. El hallazgo de una frmula contra el
envejecimiento trae consigo no slo superpoblacin, sino tambin la transformacin
del tiempo en moneda de cambio que permite sufragar tanto lujos como necesidades.
Los ricos pueden vivir para siempre, pero los dems tendrn que negociar cada minuto de
vida. Despus de conseguir, por casualidad, una inmensa cantidad de tiempo, un obrero
ser perseguido por unos policas corruptos conocidos como "los guardianes del
tiempo".
REALIZAR UN REPORTE INDIVIDUAL DONDE INDIQUE:
Cul es grado de valor y uso del tiempo por los personajes?
Tienen la misma visin del uso del tiempo los ricos y el resto de la
poblacin? Por qu?
Consideras que el tema de la pelcula podra hacerse realidad? Por qu?
Cul es tu opinin sobre del uso del tiempo en la realidad y cmo lo
relacionas con el tema de la pelcula?