Manager de proiect

2017
 Obiective
La finalul secventei de curs, participantii vor sti sa:

identifice o problema, sa elaboreze si sa implementeze un proiect

adaptat cerinelor reale ale grupului int
dezvolte abiliti de elaborare a unei propuneri de finanare
identifice i sa planifice categoriile de resurse ale proiectului
identifice riscurile proiectului i s ia msurile preventive
corespunztoare
aplice metode, instrumente si sa exercite atributii specifice
manageriale pentru toate etapele ciclului de proiect
 Concepte de baza in managementul
de proiect
Managementul proiectului:

tiina i arta de a conduce eficient, de a optimiza

valorificarea tuturor resurselor (umane, materiale,
financiare, informaionale) n vederea realizrii
obiectivelor planificate

procesul de organizare i coordonare a proiectului

pentru realizarea acestuia conform programrii, n
limitele bugetului i specificaiilor
 Functiile managementului

planificarea
luarea deciziilor
motivarea
organizarea
coordonarea/implementarea
monitorizarea
comunicarea
continuati voi ..
Concepte de baza in managementul de proiect

Managementul Ciclului de Proiect

Reprezinta o metodologie in vederea programarii,

implementarii, monitorizarii i evaluarii proiectelor bazat
pe o abordare integrat, centrata pe dinamica: scop,
obiective, activitati i rezultate.

Descrie principalele etape din viaa proiectului, ca procese

bine definite, preciznd implicarea diferiilor factori
interesai, coordonarea activitilor, managementul
resurselor umane i procesele decizionale.
.
 Ce este un proiect?

Proiectul reprezint un ansamblu corelat de

activiti de concepie i execuie, de natur s
satisfac o cerin manifest pe pia rezultat
dintr-o strategie de dezvoltare coerent,
utiliznd in mod eficient un ansamblu limitat de
resurse, pentru a rspunde cerinelor calitative,
de eficien i termen de realizare stabilite.
Managementul Ciclului de Proiect
in UE

Programare

Evaluare Identificare

Proiect

Implementare Formulare

Finantare
Fazele ciclului de viata a proiectului

Initierea Planificarea Implementarea Finalizarea

 I. Initierea proiectului

Identificarea si analiza unei probleme

Identificarea factorilor interesati

Stabilirea necesitatii pentru grupul tinta

Stabilirea scopurilor si obiectivelor in concordanta cu

planul strategic

Decizia
 Factorii interesati
Stakeholderii reprezint orice grup sau
individ de care firma depinde pentru
supravieuirea sa .(1983, Freeman i Reed)

Stakeholderii sunt grupuri sau indivizi care,

n mod direct sau indirect, sunt afectai de
realizarea obiectivelor unei organizaii sau
care pot afecta realizarea acestor obiective .
(1984, Freeman i Reed)
Pozitia factorilor interesati si cat sunt de
afectati de proiect

.ti i
Identificarea si definirea grupului
tinta

Cine sunt beneficiarii?

Cum ii identificam?

Cum le evaluam nevoile reale?

Cum dimensionam grupul tinta la nivelul proiectului?

 Scopul
Orice proiect are ca scop o schimbare.

Scopul reprezint stadiul la care ajunge

problema prin intervenia proiectului,
rezultatul final al acestuia.

Problema centrala devine scop.

Obiective

Obiectivele sunt paii ce trebuie

fcui pentru a atinge scopul.

Obiectivele se adreseaz cauzelor

problemei
 Obiective SMART
Specifice (specific)

Msurabile (measurable)

Abordabile (achievable)

Realiste (realistic)

T-delimitat n Timp (timebound)

 Rezultate

Output (rezultat produse i servicii (ce

rezult ca urmare a
imediat) desfurrii activitilor)

beneficii obinute, efecte

Result(rezultat) imediate (se regsesc la
beneficii obinute) nivelul de sub scop, n
arborele obiectivelor)

schimbarea produs,
Impact efecte pe termen mediu
i lung
 Strategii
Se elaboreaza mai multe strategii
Se alege strategia cea mai potrivita
Se stabilesc obiective
Se verifica conformitatea cu misiunea
viziunea, strategiile, capacitatea
organizaiei, oportunitile existente, etc.
 Instrumente n procesul de
identificare a problemei

studiul de planul de
activitati
fezabilitate afacere

analiza de buget studii,

risc cercetari
 II. Planificarea
Este procesul de structurare a ceea ce trebuie realizat pe parcursul
derularii proiectului luand in considerare rolurile si gradul de
implicare a membrilor echipei de proiect

Planul de proiect cuprinde obiectivele (inclusiv cele

transversale), activitatile, durata acestora, resursele alocate,
monitorizarea, evaluarea, bugetul de proiect, graficul de
implementare, rezultate si indicatori
Stabilirea parteneriatelor
Resurse umane si echipa de
proiect
Decizia organizationala.
 Activitati
Activitatea reprezinta modalitatea concreta prin care se
atinge un obiectiv.
Activitile se detaliaz n subactiviti.
Activitile pot fi agregate n pachete de lucru pentru
atingerea unui obiectiv.
Procesul de planificare a activitilor consta n:
- stabilirea dependenelor dntre activiti i succesiunea
lor logic
- estimarea duratei fiecrei activiti
- alocarea resurselor necesare
 Resurse

Umane Materiale Informationale

Timp Financiare
Matricea activitati resurse -
responsabilitati
SCOP
Obiectiv 1
Obiectiv 2
Activitati 1.1, 1.2, 1.3
Activitati 2.1, 2.2, 2.3
Resurse alocate fiecarei
activitati/subactivitati
 Instrumente de planificare

Matricea logica
Diagrama Gantt
Metoda drumului critic
Metoda PERT
Metoda jaloanelor (Milestones)
Diagrama Gantt
 Metoda Drumului Critic (CPM Critical Path
Method) i PERT (Program Evaluation and
Review Technique)
Drumul critic este determinat prin insumarea
timpilor necesari activitilor si determinarea
duratei maxime a acesteia.

ntrzierea admisibil.

EST Earliest Start time (cel mai devreme moment de start)

EFT Earliest Finish time (cel mai devreme moment de incheiere)
LST Latest Start time (cel mai tarziu moment de start)
LFT Latest Finish time (cel mai tarziu moment de incheiere)
 Identificarea drumului critic
Se identifica sarcinile individuale din cadrul activitatilor si se
integreaza intr-o reea de sarcini /activiti;
Activitile se ordoneaz n cadrul unei diagrame n funcie de
relaiile de preceden, succesivitate i alte restricii astfel nct s
se poat determina drumul critic;
Estimarea timpului pentru fiecare activitate se face n 3 variante
(optimist, probabil i pesimist);
Se calculeaza drumul critic i se asigura o rezerva antecalculata
Se pot utiliza sisteme computerizate CPM/PERT pentru a realiza
diagrame ale activitilor proiectului cu dependentele logice dintre
activiti, termenele lor de realizare i resursele consumate.
 Drumul critic
(Lista de sarcini program training on line)

Sarcina EST (cel mai Durata Tip de Dependenta

indiividuala devreme sarcina de sarcina
moment de nr..
start)
A. analiza Saptamana 0 1 saptamana secventiala

B. Selectia Saptamana 1 1 zi secventiala A

platformei
hardware
C. Instalarea Saptamana 1- 2 saptamani paralela B
si activarea 2
hardware
N. Detalierea Saptamana 9 1 saptamana secventiala I, J, K, m
trainingului
Identificarea drumului critic
 Metoda jaloanelor

Programarea evenimentelor (jaloanelor)

se realizeaza pe un principiu asemanator
sistemului Gantt, dar difer prin tehnicile de
prezentare a stadiului proiectului.

Un jalon (milestone) reprezint un eveniment

de referinta pe parcursul implementrii proiectului.
 Matricea alocrii sarcinilor

Este forma cea mai utilizat pentru alocarea rolurilor i responsabilitilor n

cadrul echipei de management al proiectului.
Principul de baza: pentru fiecare dintre sarcinile identificate n proiect se
desemneaz un responsabil din cadrul echipei de proiect
Reguli:
exist un singur responsabil cu sarcina respectiv, dar pot participa sau pot
fi consultai i/ sau informai mai muli membri
criteriile de atribuire a sarcinilor catre membrii echipei sunt cunotinele i
abilitile necesare
se evita supraincarcarea cu sarcini a membrilor echipei de proiect
se tine cont si de optiunile personale, in masura posibilitatii
se evalueaza abilitatile de lucru in echipa
 Metoda cadrului logic

Este un proces analitic si un set de

instrumente dezvoltate pentru a spijini
planificarea proiectului si a
managementului acestuia.

Rezultatul analizei este matricea cadrului

logic
 Matricea cadrului logic

Tabel ce sintetizeaza si interconecteaza

raspunsurile la intrebarile:
DE CE un proiect este identificat ?
CE va realiza proiectul ?
CUM se va realiza proiectul ?
CARE sunt factorii externi ce vor sustine succesul ?
UNDE gasim informatia relevanta pentru succesul proiectului ?
CARE sunt mijloacele necesare ?
CAT va costa proiectul ?
 Analiza riscului

Riscul= barier n calea succesului proiectului

Identificam riscul i analizam caracteristicile;
Evaluam cat de important, urgent este riscul identificat;
Analizam modalitatile de interventie pentru a
elimina/diminua impactul riscului asupra proiectului;
Planul de risc plan ce identifica si propune
interventii pentru contracararea unui posibil risc ce ar
perturba implementarea proiectului.
 Matricea riscurilor
1. Identificarea riscurilor la nivelul tuturor componenetelor proiectului.
2. Probabilitatea aparitiei riscului identificat se cuantifica (ex punctaj n
intervalul 1-9)
3. Previzionarea impactului riscului asupra proiectului (metoda
calificativelor):

:
Mare atunci cnd se pot produce evenimente semnificative, chiar grave
asupra termenelor i costurilor proiectului;
Mediu n cazul n care efectele produse sunt mai puin grave asupra
termenelor dar sunt considerabile asupra costurilor;
Mic dac efectele sunt mici att asupra termenelor ct i asupra costurilor
proiectului.
 III. Implementare

Contractare (contractul de finanare, acorduri de

parteneriat, contracte de servicii etc)
Angajarea personalului, constituirea echipei de proiect i
alocarea sarcinilor; instruirea echipei de proiect
Revizuirea activitatilor previzionate in faza de planificare
in vederea adaptarii lor pentru implementare
Implementarea activitatilor conform bugetului
Monitorizarea proiectului i identificarea riscurilor
Evaluare periodic , revizuiri, dupa caz
Raportare periodica, tehnica si financiara
 Monitorizare

Monitorizarea reprezinta procesul de colectare

sistematic de informaii despre activitile proiectului

Asigur informaii prin care se pot identifica i soluiona

problemele, se iau msurile corectoare necesare, se
urmrerte progresul n implementarea planului de
aciune.
Monitorizm: activitile si rezultatele imediate
(output-urile)
 Evaluarea

Evaluarea este un proces sistematic i obiectiv, prin care se

apreciaz ntreg procesul de planificare , de la iniializare, trecnd
prin implementare i sfrind cu rezultatele obinute (evaluare
anterioar, pe parcursul, la finalul sau ulterior procesului).

Vizeaza progresul nregistrat in atingerea obiectivelor si rezultatelor

proiectului.

Evaluarea se focuseaza pe resursele investite.

Pentru o evaluare corecta obiectivele trebuie sa fie

SMART
 Echipa de proiect

Echipa structurat Echipa (unic) de Echipa cu

pe funciuni proiect structura
matriciala

Echipele pe
contract
 Organigrama

Este o reprezentare grafic sugestiv, sistematic i

sintetic a structurii organizatorice utilizndu-se diferite
forme geometrice, simboluri numerice, literale i
cromatice.

Tipuri de organigrame :
generale (care reprezint structura pentru toat
organizatia)
pariale (care prezint structura doar pentru unele pri
ale organizatiei sau pentru proiect)
 Analiza postului
Reprezint procesul de examinare detaliat i sistematic a postului. Prin acest
proces se ncearc structurarea unei teorii comportamentale solicitat de o
anumit activitate profesional, un anume loc de munc.
Metode folosite: observarea direct, informaii de la actualul/fostul deintor al
postuluii, manager, ndrumtori etc, liste de verificare, chestionar.
Elemente semnificative:
Ce se face?
Cnd se face?
De ce se face?
Unde se face?
Responsabiliti
Relaii de munc
Cerinele postului
Condiiile de munc
Verificarea
 Fia de post

Un post este o colecie de sarcini si responsabiliti.

Reprezint o colectare de informaii cu privire la natura sarcinilor i a

ndatoririlor, a responsabilitilor de trebuie ndeplinite ntr-un anume
context de munc.
Este o form de analiz a muncii orientat pe postul de munc (job
description).
Ierarhizeaz sarcinile de munc n funcie de importan
Descompune sarcinile n uniti mai mici pentru o mai bun normare i
organizare a muncii :
Responsabilitate/ndatorire
Sarcin
Activitate
Aciune/elemente
 Motivare
Motivaia este procesul n care oamenii aleg ntre
moduri alternative de comportament n scopul de a-i
atinge obiectivele personale. Cole (1993)

Teorii: care stau la baza strategiilor motivaionale

Teorii ale nevoilor

Teorii de proces
Teorii dispoziionale
Teoria nevoilor
A. Maslow (1954) Nevoi de
realizare
(dezvoltare
profesional)

Nevoi stim (reuit,

recunoatere)
Nevoi sociale (apartenen grup)

Nevoi de securitate (protecie, ordine)

Nevoi fiziologice (foame, sete, somn)

Teoria lui Herzberg (1960)
Factori de igien : relaiile interpersonale, politicile
ntreprinderii, salariul i sporurile, condiiile de
munc, sigurana muncii.

Factori motivatori/psihologici: coninutul muncii,

cariera,responsabilitatea, aprecierea primit

PUNCT
INSATISFACIE SATISFACIE
NEUTRU
 Cum sa scazi eficienta angajatilor

Munca excesiv: prea multe sarcini, termene prea scurte, lips de

sprijin.
Lipsa autonomiei: a fi responsabil de activitatea prestat dar a nu
avea nici un cuvnt de spus despre felul cum este executat.
Retribuii insuficiente: bani mai puini pentru munc mai mult.
Pierderea legaturilor: izolarea crescnd n interiorul serviciului.
Inechiti: oamenii nu se bucur de un tratament imparial.
Conflicte de valori.

(dupa Daniel Goleman, Inteligena emoional, cheia succesului n via)

 Negociere

Negocierea este un proces prin care dou sau mai multe pri,
fiecare cu scop i perspective proprii, coordoneaza zone de interes
prin concesii i compromisuri pentru a ajunge la o nelegere i
pentru a lua n comun decizii n probleme care preocup ambele
pri n situaia n care niciuna din pri nu dorete s aib puterea
total.

Metoda de abordare si rezultatul

Castig Pierdere.
Pierdere Castig
Castig Castig
Mixta.
 Managementul timpului

Managementul timpului este necesar pentru a

ne adapta percepia asupra timpului la munca
pe care o facem i a reduce diferena dintre ct
apreciem c dureaz o activitate i ct dureaz
ea n mod real.

Efectele principale ale nerespectrii planificrii n timp se

concretizeaz n creterea costurilor sau reducerea
performanei proiectului
 Comunicarea in cadrul proiectului
Definirea nevoilor de comunicare ale factorilor interesati
Identificarea celor mai adecvate ci pentru a rspunde nevoilor lor
Realizarea Planului de comunicare: mesaje, canale,
comunicatori/receptori
Comunicare interna comunicare externa
Comunicare formala si comunicare informala
Fluxul informational
Comunicarea in cadrul parteneriatelor
Imaginea organizatiei
Simbolurile organizatiei
 Management financiar
Instrumente financiare de baza:
Bugetul organizatiei si bugetul de
proiect
Balanta si Bilantul contabil
Contul de profit si pierderi
Fluxul de numerar (cash flow)
Planificarea Financiar
Inregistrrile Contabile
Controlul Intern
Analiza Financiar
Legislatie financiara
 Buget
Presupune estimarea costurilor pentru fiecare activitate n
parte i gruparea lor pe categorii de cheltuieli

Cheltuieli: eligibile neeligibile

Cheltuieli : directe - indirecte
Managerul de proiect

Cunostinte

Calitati Managerul
Abilitati
personale eficient

Atitudini
 Stiluri de conducere

Stilul autocratic - conductorul ia decizia

fr a consulta pe nimeni, apoi anun decizia
celor care urmeaz s o ndeplineasc
Stilul democratic conductorul se consult fie
individual, fie cu toat echipa pentru a lua o
decizie
Stilul laissez-faire conductorul nu ia nici o
decizie, si lucrurile sunt lsate s se ntmple
 Stiluri de conducere

Lickert

Profund Autoritar Autoritar

Participativ
autoritar binevoitor consultativ
Grila Blacke si Mouton
 Manager vs.Lider
Managerul fr caliti de lider poate face treaba s mearg, dar
organizaia sau indivizii se pot plafona

Liderul fr abiliti de manager inspir loialitate, creativitate, dar exist

pericolul de a aborda mai multe direcii n acelai timp, sau de a pierde
direcia

Cnd Liderul nu are autoritatea managerului se poate nate un conflict

intern, lupte interne ntre membrii unei organizaii, ducnd uneori pn la
frmiarea ei

Un bun lider influeneaz oamenii, dar recunoate c este influenat de ei;

are ncredere n el i n oameni i-i face pe acetia s devin ncreztori n
ei nii
Cu cei mai buni conductori, atunci cnd munca este terminat, oamenii vor
spune: noi am fcut aceasta (Lao Tze)
 Managerul eficace
Realizarea sarcinii un conductor exist pentru a obine
rezultate. Trebuie identificat sarcina, stabilite prioritile, trebuie
formulate planurile de aciune i luate deciziile privind metodele i
resursele folosite. Planurile trebuie revizuite i aduse la zi, conform
schimbrilor survenite.

Dezvoltarea echipei conductorul nu poate face totul singur; el va avea

drept sarcin s uneasc un grup de persoane cu experiene, cunotine i
abiliti diferite i s-i fac s lucreze mpreun, ca o echip.

Dezvoltarea individual o echip eficient este format din indivizi

eficieni. Fiecare membru din echip trebuie instruit, ncurajat, ndrumat
astfel nct s-i dezvolte aptitudinile i experiena ct mai mult spre
beneficiul ntregii organizaii.
 Controlul
Este procesul prin care managerii asigur obinera i utilizarea resurselor n
mod eficient i eficace pentru ndeplinirea obiectivelor organizaionale
(Anthony)
sau
procesul prin care managerii conduc i motiveaz eforturile membrilor
organizaiei pentru ca mpreun s realizeze scopurile organizaionale i
individuale prin evaluarea periodic a performanei. (Kawasseri)

Noile tipuri de organizaii cu structuri aplatizate, mai puin ierarhizate pun

accent pe procesul de mputernicire a personalului iar termenul de
control este considerat coercitiv, fiind nlocuit de coordonare
 Indicatori

Sunt uniti de msur ce pot fi utilizate in

vederea evaluarii performanei, factori sau variabile,
de natur cantitativ sau calitativ, care reprezint repere
cu ajutorul crora se pot observa i msura realizrile,
rezultatele, i n care se pot reflecta progresul diverselor
procese sau schimbri planificate.

Pot fi: cantitativi; calitativi; financiari; de proces; de impact

etc.
 Standarde

Ne ajuta sa evaluam nivelul de performan

necesar sau obligatoriu pentru atingerea
obiectivelor proiectului.
 IV. Finalizarea

se nchid contractele legate de proiect

se realizeaza evaluarea final
se asigura sustenabilitatea
se identific oportuniti pentru viitor
se marcheaz experienele pozitive i leciile
nvate
se realizeaz rapoartele finale
se recompenseaz echipa de proiect
Va multumesc,