Técnico Universitario en Administración de Empresas Profesor Guía FELIPE ANDRÉS BARRIA GARCÍA
INSTITUTO TECNOLÓGICO REGIONAL
Antecedentes de la empresa
• Organización (áreas o secciones)
- Jefe sucursal - Jefe administrativo - Vendedor de terreno - Vendedor de mesón - Caja - Bodega Servicio que Otorga Brindar un servicio de calidad pre y post venta a través de los vendedores y personal a cargo de las diferentes áreas que ella lo compone. La atención se basa en dar muy buena asesoría, buenos precios en forma oportuna a los clientes. Productos que comercializa la empresa. Antecedentes relevantes de la infraestructura • Ubicada ciudad de Frutillar, situada camino a Tegualda a la altura del kilómetro 5 y está compuesta por dos secciones sala de ventas y bodega. Descripción de cada Área • Jefe Sucursal: Liderar y motivar su grupo de trabajo, gestionar , cerrar negocios mayoristas y tención de clientes. • Jefe Administrativo: Supervisar los procesos de recepción y despachos de productos de bodega, gestionar procesos de cobranza, gestionar líneas de crédito futuros clientes. • Vendedor terreno: Ventas, asesorías en terreno y cotizaciones, también debe realizar cobranza en terreno de los clientes. • Vendedor Mesón: Realiza cotizaciones, generar notas de ventas y atención personalizada a clientes. • Caja: Atender las solicitudes de notas de ventas provenientes de ventas de mesón y terreno para transformarlas en facturas, recepcionar pagos por concepto de ventas efectivo, cheque o crédito, realizar cuadraturas de caja. • Bodega: Recepcionar productos en buena calidad, despacho según guías o facturas. Realiza inventarios e informa productos pronto a vencer. Actividades Realizadas • Se realizó análisis financiero en la cuenta de los clientes, visualización del stock disponible de los productos, manejar la caja chica de la empresa, pagar facturas a proveedores, fletes, gastos menores, emisión de facturas a los clientes, recepcionar el dinero, el efectivo diario depositarlo en el banco, verificar que todas las facturas cedibles estén firmadas por los clientes, recepción de productos, emisión de guías, para realizar despachos físicos de las mercaderías. Habilidades y Conocimientos • Habilidades conocimientos adquiridos durante la carrera: Trabajo en Equipo, Utilizar Microsoft Excel, Realizar Inventarios, Estrategia de Ventas .
• Habilidades y conocimientos nuevos adquiridos en la
práctica: Visualización de Documentos Electrónicos, Realizar solicitud de pedidos de producto, Generar línea de crédito al cliente, Realizar guías de despacho, Revisión de las facturas cedibles, Recepcionar los cheches de los clientes. Resumen de Ambas En el ámbito académico fue fundamental poder conocer y aplicar en mi practica el trabajo en equipo, ya que es una de las bases para poder relacionarse dentro una empresa junto a las de mas personas que trabajan, aplicar formulas a informes de Excel en el trabajo, también aplicar estrategia de ventas a productos con vencimiento próximo o que no tengan salida de venta. Poder realizar notas de ventas, guías de despacho, estar a cargo de la caja chica, administrarla y la responsabilidad de depositar el efectivo de las ventas de la sucursal. Análisis FODA Propuesta de mejora Identificación del problema • Las ofertas y los descuentos no se encuentran actualizados en el sistema de ventas, lo que conlleva a llamar a Santiago a cada gerente de línea para que autoricen la facturación provocando una excesiva demora en la venta. • De la cartera de clientes que heredo la Cals de la empresa de Bioleche, hoy en día el 15% de los clientes no está comprando en la empresa. • Aproximadamente son $2.000.000 mensuales por clientes promediado al 15% da un total de $30.000.000 mensuales. Propuesta de mejora Planteamiento de la propuesta: Fundamentos • Los productos en oferta deben ser ingresados obligatoriamente al sistema para que no existan estas inconsistencias anteriormente señaladas. • Los descuentos otorgados por el jefe de sucursal deben ser autorizados por el mismo, tomando en cuenta que la empresa debe fijar los parámetros máximos y mínimos de descuentos para garantizar que no se esté vendiendo bajo el costo. En caso que el jefe no se encuentre en la sucursal, se debe delegar dicha responsabilidad al jefe administrativo para que siga el proceso normal de venta. Propuesta de mejora Planteamiento de la propuesta: beneficios y costos. • El planteamiento de mejora básicamente no exige grandes costos ya que se puede delegar esta responsabilidad al jefe de sucursal. Esto le favorecería a la empresa y a los trabajadores ya que entregarían una atención rápida y eficaz. Por lo tanto, dejarían de depender de la centralización de la casa matriz. • La ganancia seria la perdida que se obtuvo por la mala gestión de autorizaciones en descuento, lo que llevo a la migración de los clientes a la competencia, aproximadamente es un 15% de ganancia calculado, da un total de $30.000.000 millones de pesos. Conclusiones Se dividió principalmente en las siguientes dos áreas: • Área Administrativa, donde se trabajó y se vio principalmente lo que son las solicitudes de pedido, tener ordenados los documentos, facturas de los gastos que realiza la sucursal para finalmente hacer rendición de gastos he enviarlas a Santiago, estar a cargo de la caja chica de la sucursal, cancelar gastos menores y fletes. • Área de Venta, principalmente estar a cargo de la atención de clientes, cotizaciones y notas de venta e inventarios. • La empresa cooperativa agrícola lechera de Santiago limitada, fue un gran aprendizaje para finalizar la práctica profesional, ya que posee una muy buena estructura en la parte comercial, administración, control, ventas, cajas y bodega.