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Séminaire de formation

Méthodes d’Audit

Personnel

2005

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SOMMAIRE

 Introduction
► Fondamentaux comptables
► Approche de la démarche d’audit

1. Rappel des objectifs d’audit


2. Revue du contrôle interne
3. Révision des comptes

 Conclusion
► Rôle et responsabilité de l’assistant

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Fondamentaux comptables

 Les principes français divergent encore de façon forte avec les normes
IAS/IFRS
► IAS 19 : Avantages du personnel :
 impose la comptabilisation de tous les avantages accordés au personnel, notamment ceux
postérieurs à la période d’emploi (couvertures sociales, indemnités de départ à la retraite,
IFC)
 Hiérarchie des régimes de prestations :

Régimes à prestations définies Régimes à cotisations définies

 Règle du « corridor »

 Une formation spécifique sur cette norme existe au cabinet ;


elle est dispensée à partir du niveau RM

► IFRS 3 : Share based payements : vise essentiellement le système des stocks


options et des plan d’épargne d’entreprise.
 Absence de comptabilisation en principes français tant que les options ne sont pas exercées

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Cycle Personnel

1. OBJECTIFS D’AUDIT

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Risques généraux

Fait générateur Personnel fictif Risque social

DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE


en respectant des objectifs d’audit suivants :

EXHAUSTIVITE
REALITE UNICITE
CONCERNE L’ENTREPRISE
BON COMPTE BONNE PERIODE
BON MONTANT

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Objectifs d’audit

OBJECTIFS TRAVAUX

 Exhaustivité Revue du contrôle interne, rapprochement


comptabilité - livre de paie - DADS
 Sur la bonne période Revue du contrôle interne, test de « cut off »

 Correcte imputation
Revue du contrôle interne, méthodes et

 Concerne l’entreprise principes comptables, contrôle sur pièce


Revue du contrôle interne
 Correcte évaluation Revue du contrôle interne, contrôle sur pièces

 Réalité
Circularisation, contrôle sur pièces

 Information en annexe Comparaison avec les données auditées


(exactitude et exhaustivité)

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Cycle Personnel

2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

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2. Revue du contrôle interne

2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Personnel

2.2. Principaux intervenants

2.3. Evaluation du contrôle interne

2.4. Utilisation des conclusions pour la revue des comptes au final :


actualisation du programme de travail

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2.1 Objectifs du contrôle interne – Cycle personnel

► les charges relatives au personnel sont réelles et concernent l ’entreprise

► toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées

► toutes les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées,


centralisées

► les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel

► le personnel est payé conformément aux décisions de la direction

► l ’entreprise s ’acquitte normalement des charges sociales et retenues

► l ’entreprise respecte la réglementation


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2.2 Principaux intervenants

 Principaux services intervenants

Service du  Embauche et suivi du personnel


personnel  Calcul des provisions

Service  Saisie des temps


production

Service paie  Établissement des paies

Service  Enregistrement de la paie


comptable

Service  Paiement des salaires


trésorerie

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2.3. Evaluation du contrôle interne

2.3.1. Principales phases du cycle

2.3.2. Revue de procédures

2.3.3. Compétences pluridisciplinaires nécessaires

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2.3.1. Principales phases du cycle

 Respect de la réglementation
 Les dispositions de la convention collective,
des accords internes à l’entreprise (congés
payés, primes, retraites…) sont appliquées.
 Les livres légaux (livre de paie, entrées-
sorties, main d ’œuvre étrangère, registre,
inspection du travail…) existent et sont
régulièrement tenus à jour.
Le contrôle interne doit garantir que :
 La société respecte bien les règles relatives à
l’établissement d ’un bilan social.
 Les rémunérations des dirigeants sont
conformes aux décisions les concernant.
Relever les éventuels variables (primes,
avantages, stocks options…) afin d’en
contrôler la comptabilisation et la déclaration.
 La société est à jour dans le règlement de ses
cotisations.
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2.3.1. Principales phases du cycle

 Embauche et suivi du personnel

 Toute décision d’embauche est autorisée


par une personne responsable.

 Chaque embauche donne lieu à la


création d’un dossier individuel
comprenant tous les renseignements
Le contrôle interne doit garantir que : nécessaires sur le salarié et l’ouverture
d’un fichier du personnel.

 Les dossiers individuels sont mis à jours.

 Les éléments de la paie et les dossiers


individuels sont en adéquation.

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2.3.1. Principales phases du cycle

 Saisie des temps


 Les fonctions de comptabilisation des temps, de
vérification du calcul des relevés et de préparation
de la paie sont séparées.
 L’enregistrement des temps de présence est
automatique pour éviter les erreurs humaines ou
fraudes éventuelles.
 Les relevés d’heures sont établis par des
contremaîtres ou agents de maîtrise habilités
Le contrôle interne doit garantir que :
n’ayant pas accès au calcul ou à la préparation
des paies.
 Un système fiable d’autorisation et de contrôle des
heures supplémentaires existe.
 Un suivi des absences (vacances, maladie…)
formalisé existe (pointage, feuille de présence,
fiche individuelle tenue par le chef de service…) et
soit transmis systématiquement au service paie.
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2.3.1. Principales phases du cycle

 Établissement de la paye
 Le personnel est payé conformément aux
décision de la direction.
 La réglementation est correctement appliquée
(base, taux, horaires, convention collective…)
 Un contrôle des calculs est effectué
périodiquement par un responsable comptable,
administratif ou financier.
Le contrôle interne doit garantir que :
 Un rapprochement des éléments de paie avec
le dossier individuel ainsi qu’avec le suivi
réalisé par les chefs de service soit réalisé
périodiquement.
 Les éléments variables (primes, indemnités,
etc.) sont régulièrement visés par un
responsable et concordent avec les termes du
contrat de travail.
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2.3.1. Principales phases du cycle

Enregistrement de la paie

Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des


éléments de paie. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir
être détectées par des procédures adéquates.

Intervention du département SI

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2.3.1. Principales phases du cycle

 Paiement des salaires

 Le paiement est réalisé par le service


trésorerie (indépendant du service paie et
comptabilité).

Le contrôle interne doit garantir que  Les délais de paiement des salariés et
organismes sociaux sont raisonnables.

 La procédure d’octroi d’avances aux


salariés est respectée.

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2.3.1. Principales phases du cycle

 Calcul des provisions


 Les bases sont correctes et exhaustives.
 Les hypothèses de calcul sont
satisfaisantes (provisions pour IDR ou
licenciement)
 La provision est admise au regard du
règlement CRC 2000-06 (restrictions pour

Le contrôle interne doit garantir que la provision pour licenciement…).


 Le traitement fiscal est maîtrisé et appliqué.
:
 La séparation des exercices est respectée :
le dispositif de clôture et la procédure
d’arrêté doit permettre un recensement des
charges à payer à la clôture (notamment,
les éléments variables des rémunérations.)

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2.3.2. Revue de procédure

Les outils

Entretiens

Analyse des
procédures écrites

Documentation
juridique interne et
externe

Flow chart

Tableaux
forces/faiblesses

Tests

Recommandations
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2.3.3. Compétences nécessaires

 Compétences nécessaires

Intervenants Eléments revus


Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-
(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données

Juristes Lecture de certains contrats de travail présentant


(Magellan) des risques, litiges particuliers (prud'hommes), respect des
minima sociaux (rémunérations)…

Exemple: Audit social


limité de la SAS X

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2.4. Conséquences induites par les conclusions

Adaptation de l’approche
 Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de
l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter

► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites,
► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur
la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence

 Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et


orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final
► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision
► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

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Cycle Personnel

3. REVISION DES COMPTES

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3. Révision des comptes

3.1. Préparation du final

3.2. Travaux de contrôle finaux

3.3. Rédaction d’un mémo de synthèse

3.4. Contrôle de l’annexe

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3.1. Préparation du final

Préparation des  sélection des organismes sociaux et avocats à


circularisations circulariser

 préparation et envoi des lettres

 mise en place d’un tableau de suivi

Anticipation du
final  Transmission d ’une liste des documents à obtenir

 Prise de rendez-vous avec les interlocuteurs des différents


services (RH, paie, comptabilité, trésorerie, retraite…)

 Mise à jour du programme de travail du final

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Cycle Personnel

3.2. TRAVAUX DE CONTRÔLE FINAUX

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3.2. Travaux de contrôle

3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse

3.2.2. Revue analytique

3.2.3. Comptes des charges

3.2.4. Comptes de bilan

3.2.5. Césure des charges de personnel

3.2.6. Organismes sociaux - circularisation

3.2.7. Litiges - circularisation

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3.2.1. Établissement de la feuille maîtresse

► Rappel rapide des principes exposés en méthodologie globale

► Présentation des comptes concernés :

ACTIF : 42 - Créances sur le personnel


43 - Créances sur les organismes sociaux

PASSIF : 42 - Dettes vis-à-vis du personnel


43 - Dettes vis-à-vis des organismes sociaux

RESULTAT : 641 - Salaires et traitements


645 - Charges sociales
647 - Autres charges liées au personnel (ticket restaurant…)

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3.2.2. Revue analytique

 Comprendre l’évolution des principaux postes


Objectifs  Orienter les travaux à effectuer sur le cycle

 Rappel des principes méthodologiques

 Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur et %)

 Étudier mois par mois la cohérence du montant des


Travaux à effectuer salaires comptabilisés (ratio charges de personnel / CA
ou VA)

 Calculer le ratio charges sociales/masse salariale (global


et par catégorie de salarié) et examiner mois par mois la
cohérence de son évolution,

 Analyser les principales variations des postes de bilan et


de charges : par entretien, par recoupement avec les
évolutions des postes de charges,

Exercice n°1
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3.2.3. Comptes des charges

Objectifs
 S’assurer de l’exhaustivité des comptes de charges
tels qu’ils apparaissent dans la balance générale

 Etablir ou contrôler le rapprochement des salaires

Travaux à effectuer comptabilisés avec les salaires déclarés (DADS) et


figurant sur le livre de paie

 Rapprocher les montants comptabilisés en charges


patronales des chiffres théoriques déterminés à partir de
la DADS

 Contrôler l ’état des personnes les mieux rémunérés.

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3.2.4. Comptes de bilan

 S’assurer de l’exhaustivité, de la réalité, de la correcte


évaluation des comptes de bilan tels qu’ils apparaissent
Objectifs
dans la balance générale

 Rémunérations dues : rapprochement avec le livre de


paie (doit correspondre au dernier mois), vérification de
l ’apurement

 Comité d’entreprise : vérifier et justifier le solde compte


tenu des obligations de l ’entreprise (en général 1% de la
masse salariale)
Travaux à effectuer
 Avances : s’assurer du caractère licite et de leur
dénouement sur l’exercice suivant

 Provisions pour CP, primes, participation, intéressement,


IDR : contrôler l’évaluation (formule légale ou
contractuelle) et le traitement fiscal.

Exercice n°2
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3.2.5. Césure des charges de personnel

 S’assurer de la correcte application du principe de


séparation des exercices.
Objectifs

 Salaires et primes : la revue du CI a mis en évidence


les éléments variables des rémunérations, dont il
s’agit ici de s’assurer du correct provisionnement.
Sinon, test sur les bulletins de la période suivante des
commerciaux, cadres supérieurs, etc.
Travaux à effectuer
 Indemnités de licenciement : si des décisions ont été
prises vérifier que les provisions utiles sont
comptabilisées (prévenir le RM).

 Notes de frais : s’ils sont significatifs vérifier que les


charges afférentes au dernier mois sont bien
provisionnées.
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3.2.6. Organismes sociaux - circularisation

Objectifs  S’assurer de l’exhaustivité des dettes.

 S ’assurer qu’aucun détournement n’a eu lieu.

 Comparer la comptabilité avec les réponses obtenues


Travaux à effectuer
 En cas de non réponse, réaliser un contrôle sur pièce
(rapprochement des soldes aux déclarations)

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3.2.7. Litiges - circularisation

Objectifs  S’assurer de l’exhaustivité des dettes et de


l ’appréhension exhaustive des risques.

 S ’assurer de leur correcte évaluation.

Travaux à effectuer  Comparer la comptabilité avec les réponses


obtenues.

 Revue des litiges latents avec le responsable du


personnel.

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3.3. Mémo de synthèse

 Rappel des objectifs poursuivis

 Rappel de la terminologie, de la réglementation spécifique et des conclusions


de l ’intérim (et des points à suivre N-1)

 Présentation des données chiffrées :


► présentation synthétique des données financières et sociales (effectif, dernier
contrôle Urssaf)
► éléments de la revue analytique

 Récapitulatif des travaux effectués (indexé avec les sous sections)

 Points notés (indexés avec les travaux)

 Conclusion

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3.4. Contrôle de l’annexe

 Doivent être mentionnés en annexe :

► Tout changement de principes et méthodes ainsi que son impact sur les comptes,

► Les circonstances qui empêchent de comparer le poste d’un exercice sur l ’autre,

► La ventilation par catégorie de l’effectif moyen,

► Les méthodes de calcul et le montant des provisions comptabilisées,

► Toute autre information nécessaire à l’utilisateur : restructuration, contrôle de


l’Urssaf, litiges latents avec le personnel, négociations salariales...

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Conclusion

Rôle de l’assistant

Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au


préfinal :

► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo


d’approche
► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les
contrôle alternatifs

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