FUNCIÓN DE

CONTROL
 FUNCIÓN DE CONTROL

“Es el proceso de vigilar las actividades y

acciones reales para asegurare de que se
desarrollen de acuerdo con lo planeado,
corrigiéndose de ser el caso cualquier
desviación significativa”.
 FASES DEL PROCESO DE CONTROL
RETROALIMENTACION

NO

Establecer índices de Los resultados

gestión o estándares de Medir los resultados guardan Determinar las Tomar medidas
empeño conformidad con causas correctivas
los estándares
Fase 0 Fase 1 Fase 3 Fase 4
Fase 2

SI

No hacer nada
 FASES DEL PROCESO DE CONTROL

No es una etapa propiamente de control, sino que

corresponde a la función de planeación; sin embargo
1. Establecer índices de
constituye un prerrequisito indispensable, puesto que no
gestión o estándares de puede haber control sin planeación.
desempeño Son las metas, normas, reglas, indicadores, y todos los
demás referentes o hitos a alcanzar; deben establecerse
en términos claros y mensurables, así como establecer
los plazos específicos.
 Consiste en determinar cuáles son los resultados o niveles de
2. Medir los resultados reales desempeño alcanzados realmente. Es importante considerar cómo
medimos y qué medimos.

Ejemplos:
Lo que medimos
Cómo medimos  La satisfacción de los
Hay muchas variables o aspectos empleados
Con frecuencia se utilizan cuatro fuentes  La rotación del personal
que se deben medir. Se debe
de información para medir el  Las tasas de ausentismo
determinar “qué es lo que se debe  Los niveles de
desempeño real: medir”, para no caer en una productividad
- Observación personal situación que lleguemos a medir lo  Mantener los costos
- Información estadística intrascendente. dentro del presupuesto.
- Informes orales  La calidad de insumos,
- Informes escritos procesos y resultados,
etc.
3. Determinar si los resultados Se trata de comparar los resultados obtenidos
reales concuerdan con los realmente, con las metas o índices de desempeño
estándares
establecidos con anterioridad.

4.Determinar las causas reales Para ello es necesario realizar un diagnóstico analítico
de las desviaciones de las probables causas, hasta determinar cuáles son las
significativas variables que determinan el problema, teniendo
cuidado de no confundirlas con los síntomas.

5. Tomar medidas correctivas o Este paso es necesario si el desempeño no cumple con los
ajustar os estándares niveles establecidos en los estándares y el análisis indica
que se requiere su intervención.
 TIPOS DE CONTROL
Control Previo
Se llama control previo porque tiene lugar antes de la actividad en
cuestión.

Ejemplos:
- Verificar el monto y motivo de pago, antes de firmar un cheque de
importe significativo.
- Verificar el estado de las máquinas, antes de su puesta en
funcionamiento.
- Verificar los “considerandos” antes de firmar una resolución
indagar antes de dar una autorización, etc.
Los controles previos probablemente son los más importantes, ya
que permiten a la gerencia evitar problemas en lugar de tener que
solucionarlos posteriormente.
 Control Concurrente

El control concurrente tiene lugar mientras se desarrolla una

actividad, esto es, mientras se desarrolla el trabajo.
Ejemplos:
- La supervisión directa por parte de los gerentes.
- Un programa de computadora sobre control de inventarios,
marca de color rojo los productos cuyos niveles de stock
están por terminarse (necesitan reposición).
- Verificar la permanencia del personal en sus puestos
durante el horario de trabajo, etc.
 Control Posterior

Es el tipo de control impuesto después de que se llevó a cabo

una actividad. Es control más frecuente y descansa en la
retroalimentación, sin embargo presenta como desventaja que
los gerentes obtienen la información demasiado tarde, cuando
los daños ya están causados.
Ejemplos:
- Cuando se efectúan auditoria o exámenes especiales.
- Cuando se sacan reportes sobre ventas, costos y gastos de
periodos anteriores.
- Cuando se toma un examen después de desarrollar una
unidad de estudios, etc.
 CAMPOS O ÁREAS DE CONTROL

Recursos
Además de control global de la empresa Humanos
(objetivos) y metas, productividad y
Finanzas
calidad, insumos, procesos y resultados
del sistema empresa, existen
determinadas áreas claves o estratégicas,
sobre las cuales se deben dirigir Operaciones

necesariamente los esfuerzos de control:

Marketing
 CAMPOS O ÁREAS DE CONTROL

- Entre las acciones de control del personal tenemos:

control del desempeño individual y grupal, control de
Control de Recursos tardanzas e inasistencias, control de faltas o
Humanos irregularidades, control del cumplimiento de deberes y
derechos según las normas establecidas.

- Entre los instrumentos de control de personal se tiene:

Por lo general el control lo hacen
mediante la supervisión directa y
las evaluaciones.
MOF, rol de vacaciones, file personal, Ficha Personal,
Cuadro de Control de horas Extras, Reloj de registro
de Ingreso y Salida, Rol de cambio de turnos, Cuadro
de control, Cuadro de Recorrido para el caso de
choferes, etc.
 Control Financiero
Presupuestal
Los principales instrumentos de
control financiero son:
Los Estados Financieros y las
Razones o Ratios Financieros.
Los diversos presupuestos.
El Punto de Equilibrio.
ESTADOS FINANCIEROS
Los más importantes son los siguientes:
 Balance General
Muestra la situación financiera de una empresa (expresado en
cantidades monetarias) a una fecha determinada, en función de sus
activos, pasivos y patrimonio.
 Estados de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias
Mientras que el balance general describe la situación financiera de una
empresa a un determinado momento; el estado de Resultados presenta
el desempeño financiero respecto a un intervalo o periodo de tiempo.
 Flujo de Efectivo o Flujo de Caja.
Otra manera importante de mostrar los datos financieros es mediante un
Estado de Flujo de Efectivo. Este estado muestra de dónde provino el
efectivo y en que se gastó o invirtió, pero no muestran la utilidad o
pérdida que hubo.
 RAZONES FINANCIERAS

Son porcentajes o indicadores obtenidos en base a los componentes de los estados financieros de una empresa

Liquidez: capacidad para invertir los activos en
dinero, con el objeto de cumplir con las
necesidades y las obligaciones de corto plazo.
Razón corriente = Activo Corriente
Pasivo Corriente
Solvencia o capacidad de endeudamiento: capacidad de
la compañía para cumplir con sus obligaciones de largo
plazo es decir establece el porcentaje o fracción que
representan las deudas totales frente a los activos totales
(o frente al patrimonio)
Endeudamiento o solvencia = Pasivo Total
Activo Total

Endeudamiento Patrimonial = Pasivo Total

Patrimonio

Rentabilidad: capacidad para obtener Rentabilidad del Capital = Utilidad Neta

utilidades de manera constante a lo largo de un Capital Social
periodo de tiempo y en relación con los niveles Rentabilidad de Ventas Netas = Utilidad Neta
o con el capital social Ventas Netas
 Entre los tipos de presupuestos más importantes

Los Presupuestos como podemos citar: Balance General Proyectado, Estado de

instrumentos de control Resultados Proyectado, Flujo de Caja Proyectado,

Presupuesto de ventas, Presupuestos de Producción,
Un presupuesto es un plan que
Presupuesto de Costos de ventas, Presupuesto de
expresa los resultados esperados en
Compra de Mercaderías, Presupuesto de Mano de
términos numéricos; pero también es
Obra, Presupuesto de Gastos Indirectos de Fabricación,
un instrumento de control, puesto que
Presupuesto de Gastos de Administración, Presupuesto
habrá que hacer el seguimiento de la
de Gastos de Ventas, Presupuesto de Gastos de
ejecución presupuestal, para tomar
Publicidad, Presupuesto de Gastos Financieros,
las acciones correctivas de ser
Presupuesto de inversiones Fijas, Presupuesto de
necesarias.
Capital de Trabajo, etc.
 CAMPOS O ÁREAS DE CONTROL

Control de las Operaciones Control del Marketing

Las técnicas de control de operaciones

La razón de ser una empresa no termina con
abarcan:
la producción de bienes y servicios; sino que
Vigilancia de las actividades de producción
se proyecta hasta lograr la satisfacción y
para cerciorarse que se efectúan según lo
fidelidad del cliente. Para alcanzar ello es
programado.
necesario controlar las acciones
Actividades de abastecimiento de materias
relacionadas con este campo como son: l
primas y otros insumos, cuidando la cantidad,
Los niveles de ventas, la participación del
calidad, costos y oportunidad.
mercado, el impacto de la publicidad, los
La vigilancia de los productos terminados y
cambios en los gustos y preferencias del
servicios en base a los estándares
consumidor, las acciones de la competencia,
preestablecidos de calidad y diseño.
la evolución de los precios, los diversos
Un adecuado mantenimiento de maquinaria y
canales de comercialización, la innovación
equipo y además instalaciones de la empresa.
de productos, etc.
CONDICIONES O CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA EFECTIVO DE CONTROL

Colocación
Precisión Flexibilidad estratégica

Énfasis en la Acción
Oportunidad Comprensión
excepción correctiva

Criterios Criterios
Economía razonables múltiples
 ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

Punto de equilibrio

Es el nivel, en el cual los ingresos son iguales

a los egresos (costos y gastos), la utilidad neta
es igual a cero. Constituye una importancia
técnica de control, ya que permite conocer el
nivel mínimo de ventas necesarias, para no
ganar ni perder, entiéndase que por sobre
dicho nivel, se estarán obteniendo utilidades,
en caso contrario se estará incurriendo en
pérdidas.
 Costos Fijos y Costos Variables
Suponga usted que va a organizar una fiesta, y consecuentemente va a realizar varios tipos de gastos. Para
simplificar, supongamos que dichos gastos son: por pago de orquesta, por compra de alimentos, y por compra
de bebidas. Hacemos las siguientes preguntas:
¿La orquesta cobrará más si asisten más invitados?. La respuesta es NO; consecuentemente el pago de orquesta
será fijo; puesto que se pagara lo mismo si asisten 200 invitados o si asisten sólo 50 invitados.
¿Se gastará más en alimentos y bebidas si hay más invitados?. En este caso la respuesta es SI;
consecuentemente los gastos por compra de alimentos y bebidas son costos variables, puesto que se consumirá
más alimentos y bebidas si asisten 200 invitado, que si solo asisten 50 invitados.
Ejemplos:
Los Costos Fijos: los pagos de sueldos de personal administrativo, cuya actividad está establecida por mes, los
pagos por alquiler de un local comercial, gastos de depreciación de muebles y enseres, etc.
Los Costos Variables, son aquellos que cambian proporcionalmente con los cambios en el nivel de actividad, es
decir varían según nivel de producción y ventas.
Ejemplos
Los costos de materia prima (material directo) utilizada en la fabricación de los productos, las comisiones de los
vendedores en función de sus niveles de ventas, etc.
TÉCNICAS DE CÁLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

Brevemente se explican dos técnicas básicas para calcular el punto de equilibrio: margen de
contribución y la técnica de la ecuación. También se muestra de manera gráfica:

•Técnica del margen de contribución

Cada unidad vencida genera un margen de contribución, que es igual al precio de venta menos todos
los costos variables por unidad.
Ejemplo: La empresa ABC, comercializadora de chocotejas, presenta el siguiente margen de
contribución por unidad.
Precio de venta unitario…………. s/. 1.00
Costo variable unitario…………… 0.75
Margen de contribución unitario s/. 0.25
(para costos fijos y utilidad neta)
Ahora bien…. ¿Cuándo se llega al punto de equilibrio?
Cuando se han vendido suficientes unidades para generar un margen de contribución total igual al total de
Costos Fijos.
En la empresa en mención el total de Costos Fijos es de s/. 1,200. Por tanto el número de unidades que se deben
vender para alcanzar el punto de equilibrio será:
S/. 1200: S/. 0.25 = 4,800 unidades.
Los ingresos por ventas en el punto de equilibrio serán:

1200 unidades x 1.00 = S/. 1200.00

Punto de equilibrio (unidades físicas) = COSTOS FIJOS

Margen de contribución Unitario

= COSTOS FIJOS
Precio Venta Unitario – Costos Variable Unitario

Punto de equilibrio (en unidades monetarios) = P.E. (en Unidas. Físicas) x Precio Unit.