PLANEACION Y

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
PLANEACIÓN
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

La planeación es la función
administrativa básica que implica:
• El establecimiento de objetivos
y
• El planteamiento de las
acciones necesarias para
cumplirlos, apoyando la
eficacia en la toma de
decisiones y el manejo
adecuado de los recursos
organizacionales.
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN

• La administración sin planeación no tiene razón de

ser:
• Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para
alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se
vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.
 PLANEACION

• Es un proceso de decidir de antemano qué se hará

y de qué manera.
• Incluye determinar:
• las misiones globales,
• identificar los resultados claves y
• fijar objetivos específicos,
• así como políticas para el desarrollo, programas y
procedimientos para alcanzarlos.
 PLANEACION

• Es un proceso que comienza por los objetivos,

define estrategias, políticas y planes detallados
para alcanzarlos.
• Establece una organización para la
instrumentación de las decisiones e incluye una
revisión del desempeño y mecanismos de
retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo
de planeación.
PLANEACION

• En conclusión, la planeación es:

El proceso de establecer lo que la

organización quiere lograr en el
futuro, por medio de la misión y
los objetivos organizacionales,
definiendo resultados claves y
las estrategias, políticas,
programas y procedimientos
para alcanzarlos.
 PLANEACION

• SE OCUPA DE LOS FINES:

¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

¿COMO DEBE HACERSE?

ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS

CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA
EMPRESA
 PLANEACIÓN

• Aclarar, Ampliar y determinar los objetivos.

• Pronosticar.
• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el
trabajo.
• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad
para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el
trabajo
• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
• Anticipar los problemas futuros.
• Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

Da sentido de dirección

Facilita el control
Planeación
Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

 PREMISAS DE LA PLANEACION

Presente Futuro

Donde estamos Adonde pretendemos

Planeación Llegar
ahora

Situación actual Objetivos a

Planes
alcanzar
SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN

• La planeación y el control son inseparables.

• Los planes establecen los estándares de control.
• Cualquier control sin planes carece de sentido.
 ESTRECHA RELACIÓN
PLANEACIÓN Y CONTROL

Instrumentación
Planeación Control
de los planes
Desviación

Acción
correctiva
 PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA
PLANEACIÓN
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y por su parte,
en la función de control se comparará el
desempeño real contra los objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a ver hacia el futuro,
anticipar los cambios, considerar su impacto y
desarrollar las respuestas adecuadas.
 PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA
PLANEACIÓN
• Reducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:
Evita que dos personas realicen la misma actividad y
que el proceso para su realización sea muy largo,
confuso o tardado
• Establecer el esfuerzo coordinado:
Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia
dónde se dirige la organización y qué es lo que
deben aportar para lograr los objetivos
organizacionales, pueden empezar a coordinar sus
actividades, cooperar unos con otros y trabajar en
equipos.
 PASOS DE LA PLANEACIÓN
ATENCION A LAS
OPORTUNIDADES
A la luz de:
Mercado
Competencia
Deseos de los clientes
Nuestras fortalezas
Nuestras debilidades
ESTABLECIMIENTO DE
OBJETIVOS O METAS
Dónde quisiéramos estar y qué
deseamos hacer y cuándo.
CONSIDERACIÓN DE
PREMISAS DE PLANEACIÓN
¿En qué condiciones operarán
nuestros planes?
IDENTIFICACIÓN DE
ALTERNATIVAS
¿Cuáles son las alternativas más
promisorias para el cumplimiento de
nuestros objetivos?
COMPARACIÓN EN
ALTERNATIVAS CON BASE EN
LAS METAS PROPUESTAS
¿Qué alternativa nos ofrece mayores
posibilidades de cumplir nuestras
metas al menor costo y mayor
ganancia?
ELECCIÓN DE UNA
ALTERNATIVA
Selección del curso de acción que
seguiremos.
FORMULACIÓN DE PLANES DE
APOYO
Compra de equipo
Compra de materiales
Contratación y capacitación
Desarrollo de un nuevo producto
CONVERSIÓN DE PLANES EN
CIFRAS MEDIANTE LA
REALIZACIÓN DE PRESUPUESTOS
Volumen y precio de veta
Gastos de operación necesarios
Inversión en bienes de capital
16
 TIPOS DE PLANES

• Planes por su ámbito de influencia

• Planes por su horizonte temporal
 PLANES POR SU ÁMBITO DE
INFLUENCIA
• Planes estratégicos: buscan lograr las metas
generales de la organización, colocándola en
términos de su ambiente y afecta a todas las áreas
funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que especifican
los detalles respecto a la forma como se van a
alcanzar los objetivos de la organización. Se
derivan de los planes estratégicos.
 PLANES POR SU HORIZONTE
TEMPORAL
• Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un
año.
• Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un
y tres años.
• Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de
tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a largo plazo
y los operacionales a mediano y corto plazo.
 PLANES POR ESPECIFICIDAD

• Planes específicos. Son aquellos que están

claramente definidos y no dan lugar a
interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se establecen
como patrones generales. Proporcionan un
enfoque, pero dan libertad de acción.
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE
LA PLANEACIÓN
• Propósito y misión estratégicos
• Visión
• Premisas
• Objetivos y metas
• Estrategias
• Reglas y Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Presupuestos
 PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• La misión o propósito identifica la función o tarea
básica de una empresa.
• Es una declaración concisa de en cuál negocio
está la empresa o se quiere estar durante un
período establecido.
 PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• El propósito estratégico se enfoca en el ambiente
interno de la organización e implica identificar sus
recursos, valores, capacidades y aptitudes,
reflejando lo que ésta puede hacer para
aprovecharlos.
 PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
• La misión se deriva del propósito estratégico, se
enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la
organización en términos de productos a ofrecer y
los mercados a cubrir.
 VISION

• La visión es la orientación que la alta dirección le

da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere
idealmente que sea la empresa en el futuro.
 VISION

• Debe cubrir ciertas características:

• ser formuladas por la alta dirección,
• conocida y compartida por todos los colaboradores,
• sustentarse en los valores de la organización,
• ser positiva y alentadora y, lo más importante,
• orientar a todos los miembros de la organización durante la
transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en
un tiempo determinado.
 PREMISAS

• Las premisas de planeación son las condiciones

previstas en que operan los planes.
• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las
condiciones futuras que afectarán la operación de
los planes.
 PREMISAS

• La técnica más conocida para elaborar las

premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
• fortalezas,
• oportunidades,
• debilidades y
• amenazas.
• Esto es parte del análisis del ambiente interno y
externo de la organización.
 OBJETIVOS Y METAS

• Metas: Son generales y expresan deseos que la alta

dirección busca satisfacer.
• Son fines a los que se quiere llegar.
• Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo
plazo.
• Surgen de los objetivos.
• Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con
adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la
empresa, las tendencias del mercado, los recursos.
 OBJETIVOS Y METAS

• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las

actividades organizacionales e individuales.
• Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables).
• Los objetivos son el fin determinado.
• Son los que permiten alcanzar metas.
• Constituyen el plan básico de la empresa.
 Criterios para la selección de objetivos:
• Buscar las actividades que tengan mayor
impacto sobre los resultados.
• El objetivo debe ser específico y basarse en
datos concretos: qué, cuánto, cuándo.
• Centrar los objetivos en la actividad y no en la
persona
• Desdoblar cada objetivo en metas
más pequeñas
• Emplear un lenguaje comprensible
para los gerentes
 Criterios para la selección de
objetivos:

• Concentrarse en los propósitos vitales del

negocio y no dispersarse en actividades
secundarias

• El objetivo debe ser difícil de alcanzar, pero no

debe ser inalcanzable.

• El objetivo debe representar una tarea

suficiente para todo el ejercicio fiscal de la
empresa.

• El objetivo debe tener alguna relación con el

plan de utilidades de la empresa.
 ESTRATEGIAS

• La estrategia es la determinación del propósito,

misión y objetivos básicos a largo plazo de una
empresa, así como la adopción de cursos de
acción y de los recursos necesarios para cumplirla.
• Es una guía de acción para la organización y todos sus
miembros.
Esperamos no terminar asi….
 REGLAS Y POLÍTICAS

• Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas

no sujetas a discrecionalidad.
• Son normas que dictan la acción o la abstracción y no
permiten la excepción o la elección personal.
• Ejemplo: No fumar.
 REGLAS Y POLÍTICAS

• Políticas: Enunciados o criterios generales que

orientan o encausan el pensamiento durante la
toma de decisiones en la empresa.
• La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado
de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones.
• Pueden ser escritas o verbales.
• Ejemplo: política salarial.
 PROCEDIMIENTOS

• Los procedimientos establecen métodos para el

manejo de actividades cotidianas.
• A diferencia de las políticas que son guías de acción y no
de pensamiento.
• Son los planes que establecen un método o forma para
llevar a cabo una actividad o serie de actividades.
• Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir,
que indican la forma exacta en que se debe de realizar
una actividad.
 PROGRAMAS

• Los programas son un conjunto de actividades

interrelacionadas y cronológicamente ordenadas,
que describen las actividades que se tienen que
realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a
terminarse.
 PROGRAMAS

• Técnicamente los programas se diría que son el

conjunto de metas, políticas, procedimientos,
reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir,
recursos a emplear y otros elementos que son
necesarios para ejecutar un determinado curso
de acción, normalmente respaldado por
capital y prepuestos de operaciones.
 PRESUPUESTOS

• Un presupuesto es un listado que detalla los

recursos o dinero asignado para la realización de
una actividad o un proyecto.
• Son una expresiones en términos numéricos.
• Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los
recursos que se necesitarán.
• Constituyen medios de control.
 PRESUPUESTOS

• Existen varios tipos de presupuestos:

• Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza
para planear y controlar los ingresos y gastos de una
organización, así como las utilidades resultantes de la
operación de la empresa.
• Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios
para la operación de cada una de las áreas funcionales
de la empresa.
 PRESUPUESTOS

• Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las

entradas de dinero provenientes de las ventas.
• Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo,
contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo
producto de la operación normal de la empresa.
• Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de
grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año.
JERARQUIA DE LAS
HERRAMIENTAS O
ELEMENTOS DE LA
PLANEACIÓN
 Propósito
y misión

Visión

Premisas

Objetivos y metas

Estrategias

Reglas y políticas

Procedimientos

Programas

Presupuestos
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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
(APO)
 OBJETIVOS

• Son los fines importantes hacia los que se dirigen las

actividades organizacionales e individuos.
• Existen objetivos:
• a largo y corto plazo,
• generales y específicos.
• Los objetivos deben ser verificables:
• se debe determinar si se alcanzan o no en un período
determinado.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Prop.
socio-
económico

Misión

Método Objetivos generales de la Método

descendente organización (largo plazo-estrat.) ascendente

Objetivos generales más específicos

Áreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos Divisionales

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

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ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• La Administración por Objetivos (APO) es una

técnica de planeación y control que implica
“establecer y comunicar objetivos
organizacionales, identificando los objetivos
individuales relacionados con ellos y estudiando la
actuación del personal en torno a los mismos”.
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• En la administración por objetivos:

• los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus
metas comunes,
• especifican las áreas principales de responsabilidad de
cada puesto en relación con los resultados esperados de
cada uno, y
• utilizan esas medidas como guías para mejorar la
operación del área, verificando a la vez la contribución de
todos y cada uno de sus miembros.
• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino
también en el cómo del desempeño organizacional.
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

• Además, su implantación adecuada incide

directamente en la motivación y actitud del
personal, ya que los involucra en su trabajo y con
sus objetivos personales y laborales al hacerlos
claros y alcanzables.
• La administración por objetivos es un conjunto
formal de procedimientos que establecen y revisan
el progreso hacia las metas comunes por parte de
los administradores y sus colaboradores.
• La APO explica el proceso mediante el cual los
objetivos caen en cascada por medio de los
diversos niveles de la organización.
 BENEFICIOS DE LA APO

• Mejora la administración (planeación orientada a

resultados).
• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la
organización.
• Estímulo del compromiso personal, tanto con los
objetivos propios como los organizacionales.
 DESVENTAJAS DE LA APO

• En ocasiones los administradores dejan de explicar

la filosofía basada en el autocontrol y
autodirección, y no dan pautas para la fijación de
objetivos.
• Los administradores deben conocer los objetivos de
la empresa.
• Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la
solidez que ofrece una organización en el largo
plazo.
 FUNDAMENTOS DE
PLANEACIÓN:
EL PROCESO BÁSICO Y SUS
PASOS
 PLANEACIÓN

• Planeación:
• es el proceso sistemático y consciente de tomar
decisiones acerca de las metas y actividades que
un individuo, grupo, unidad u organización
perseguirán.
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de contribución al objetivo.

• Todos los planes tiene que ser elaborados en
función de los objetivos organizacionales.
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de primacía de la planeación.

• Indica que la planeación precede a todas la
demás funciones administrativas
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de eficacia de los planes.

• Indica que todos los planes deberán generar más
beneficios en su relación con los costos.
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de adhesión al objetivo.

• Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la organización.
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de flexibilidad.
• Con este principio se establecen los márgenes de
tolerancia aceptables (atribuibles a hechos
inesperados en un plan de trabajo).
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

• Principio de cambio de ruta.

• Bajo este principio se establece la revisión de los
planes y su reelaboración en caso de que así se
requiera, para el cumplimiento de objetivos.
 EL PROCESO BÁSICO DE
PLANEACIÓN: SUS ETAPAS Y
PASOS
Partes de la planeación
Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para

alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos

necesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de

decisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o

fallas del plan.
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