Funciones de la administración de

empresas: Planeación y Organización

Autores: Ávila Muñoz Dany
Cerna Villanueva María
 Administración
• Es el proceso de trabajar con gente y
recursos para alcanzar las metas
organizacionales.
• Los buenos gerentes hacen las
actividades con eficacia y eficiencia.
– Eficacia: lograr las metas organizacionales
– Eficiencia: lograr las metas con el mínimo de
recursos, utilizar el dinero, los materiales, el
tiempo y las personas de manera eficiente y
eficaz.
 Concepto de administración de empresas
 Es un proceso o serie de actividades continuas y
relacionadas
 Comprende y se concentra en el alcance de las metas de
la organización
 Estas metas se alcanzan trabajando con y por medio de
las personas y de otros recursos organizacionales

El administrador es la persona
que asigna recursos humanos y
materiales y dirige las
operaciones de un departamento
o una organización entera.
 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SEGÚN
NIVELES ORGANIZACIONALES

Admi-
nistradores

Administradores
de nivel
Intermedio

Supervisores de primera
línea
 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
SEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES

ALTA
DIRECCIÓN Habilida-
des de
Conceptua-
lización y
diseño

MANDOS MANDOS MANDOS Habilidades

DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN humanas

Habilidades
SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER-
VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES técnicas
 Funciones de la Administración

Planeacion
Coordinación Coordinación
Qué hacer

Control PROCESO DE LA Oganización

Verificar ADMINISTRACION Cómo hacer

Coordinación Dirección Coordinación

Hacer

Gestión y Empresa Profesor: Eduardo Kohler

 Planeación
• Es el proceso de definir
metas y objetivos con sus
respectivas estrategias de
acción para desarrollas las
actividades que permitan
alcanzarlos.
• Si no se planea no hay
rumbo fijo de la
organización.
 Planeación
• Son algunas actividades de planeación:
– El análisis de las situaciones actuales.
– La anticipación al futuro.
– La determinación de objetivos.
– La decisión del tipo de actividades.
– La elección de estrategias corporativas y de
negocio.
– La determinación de los recursos necesarios
para lograr las metas de la organización.
 Planeación
• ¿Qué se va a planear?
• Aquí se realizan los planes para dar a la
empresa objetivos y conocimientos con el
fin de alcanzarlos.
• Da respuesta a:
– ¿Qué hacer?
– ¿Cuándo hacerlo?
– ¿Dónde hacerlo?
– ¿Cómo hacerlo?
 LA FUNCION DE LA
PLANEACIÓN
• La planeación es la función administrativa
básica que implica:
– el establecimiento de objetivos y
– el planteamiento de las acciones necesarias
para cumplirlos,
– apoyando la eficacia en la toma de decisiones
y el manejo adecuado de los recursos
organizacionales.
 Importancia de la planeación

Da sentido de dirección

Facilita el control
Planeación
Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

NIVELES DE LA PLANEACION

Gerenciar
1
Nivel
Estratégico
2

Gestionar
3 Nivel Administrar
Ejecutivo o Tactico
4

5 Nivel
Operativo

Administrar = Gestionar = Gerenciar

 Principales objetivos de la
planeación
• Facilitar el control:
• Al planear se desarrollan objetivos y por
su parte, en la función de control se
comparará el desempeño real contra los
objetivos.
• Sin la planeación no puede haber control.
 Principales objetivos de la
planeación
• Reducir la incertidumbre:
• Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar
su impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.
 Planes por su horizonte temporal
• Planes a corto plazo. Cubren periodo
menores a un año.
• Planes a mediano plazo. Cubren
periodos entre un y tres años.
• Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres años.
• Los planes estratégicos se establecen a
largo plazo y los operacionales a mediano
y corto plazo.
 Planes por especificidad
• Planes específicos. Son aquellos que
están claramente definidos y no dan lugar
a interpretaciones.
• Planes direccionales. Son flexibles y se
establecen como patrones generales.
Proporcionan un enfoque, pero dan
libertad de acción.
 Principales objetivos de la
planeación
• Reducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:
• Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su
realización sea muy largo, confuso o
tardado.
 Principales objetivos de la
planeación
• Establecer el esfuerzo coordinado:
• Cuando todos lo que están involucrados
sepan hacia dónde se dirige la
organización y qué es lo que deben
aportar para lograr los objetivos
organizacionales, pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos
con otros y trabajar en equipos.
Planes por su ámbito de influencia
• Planes estratégicos: buscan lograr las
metas generales de la organización,
colocándola en términos de su ambiente y
afecta a todas las áreas funcionales.
• Planes operacionales. Son aquellos que
especifican los detalles respecto a la
forma como se van a alcanzar los
objetivos de la organización. Se derivan
de los planes estratégicos.
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIÓN
• Propósito y misión estratégicos
• Visión
• Premisas
• Objetivos y metas
• Estrategias
• Reglas y Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Presupuestos
 FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:
EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de contribución al objetivo.
• Todos los planes tiene que ser elaborados
en función de los objetivos
organizacionales.
 PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de primacía de la planeación.
• Indica que la planeación precede a todas la
demás funciones administrativas
• Unidad de dirección:
• Los planes deben ser de tal naturaleza que
pueda decirse que existe uno sólo para cada
función, y todos los que se aplican en la
empresa deben de estar de tal modo
coordinados e integrados que en realidad pueda
decirse que existe un solo plan general.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de eficacia de los planes.
• Indica que todos los planes deberán
generar más beneficios en su relación con
los costos.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de adhesión al objetivo.
• Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la
organización.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de flexibilidad.
• Con este principio se establecen los
márgenes de tolerancia aceptables
(atribuibles a hechos inesperados en un
plan de trabajo).
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
• Principio de cambio de ruta.
• Bajo este principio se establece la revisión
de los planes y su reelaboración en caso
de que así se requiera, para el
cumplimiento de objetivos.
El proceso básico de planeación:
Partes de la planeación
Detección de las oportunidades

Establecimiento de objetivos.

Desarrollo de premisas.

Determinación de curso alternativo de acción.

Evaluación de cursos alternativos de acción

Selección de un curso de acción.

Formulación de planes derivados

Expresión numérica de los planes a través del presupuesto

LA ORGANIZACIÓN
 Organización
• Implica el diseño de la estructura más
adecuada para llevar a cabo los planes.
• Esta función determina:
– las actividades por realizar,
– cómo se agruparán,
– quién las desempeñará y
– señala claramente los puestos y las
jerarquías dentro de la organización.
 Organización
• Una empresa no logrará sus objetivos si
sus recursos no se manejan con base en
una organización eficiente.
• Son algunas actividades de organización:
– Atraer gente a la organización.
– Especificar las responsabilidades del puesto.
– Agrupar tareas en unidades de trabajo.
– Dirigir y distribuir recursos y crear
condiciones.
 ¿Qué implica organizar?
• Dividir el trabajo
• Agrupar el trabajo en una estructura lógica
• Designar a las personas para que las
lleven a cabo
• Asignar recursos
• Coordinar esfuerzos
 ORGANIZACIÓN
• “Organización es la estructuración técnica
de las relaciones que deben existir entre
las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un
organismos social, con el propósito de
lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados”.
 La función administrativa de
Organizar
• Es el proceso de establecer el uso ordenado de
todos los recursos del sistema administrativo. El
uso ordenado hace énfasis en el logro de las
metas del sistema administrativo y contribuye a
que los gerentes no solo hagan explícitas las
metas sino que aclaren que recursos
utilizaran para alcanzarlas. La organización
adecuada de estos recursos aumenta la
eficiencia y la eficacia de su uso.
 Importancia de la organización

• Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado,

dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios
constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo
que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la
organización.
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de
lograr los objetivos del grupo social.
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
• Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Consiste Identificar las actividades
en: requeridas, agruparlas en áreas y
puestos de trabajo, asignaturas y
jerarquizar tantos los puestos como
las funciones correspondientes.

Su importancia radica:
En su papel como promotora
de la eficiencia administrativa
 COMPONENTES BÁSICOS
TAREAS
¿Qué se
Hace?

RELACIONES PERSONAS
¿Cómo lo ¿Quién lo Hace?
Hace?

ÓRGANOS
¿Dónde lo
Hace?
 PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Permitir la consecución de los objetivos

primordiales de la empresa lo más
eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
• Eliminar duplicidad de trabajo.
• Establecer canales de comunicación.
• Representar la estructura oficial de la
empresa.
 ORGANIZACIÓN
• Otros objetivos de la organización:
1. Establecer los departamentos o áreas
funcionales especializadas de la empresa.
2. Definir jerarquías, las que determinan el
grado de autoridad y las responsabilidades
inherentes a cada nivel de la empresa.
3. Definir qué labor debe desempeñar cada
unos de los miembros de la organización
mediante la elaboración de descripciones y
perfiles de puestos.
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 Principios de la Organización
Principio de la especialización.

Principio de la unidad de mando

Principio de equilibrio dirección-control.

División de Trabajo

Límite de Control
Organización
Separación de Control
División de Trabajo

Autoridad

Responsabilidad

Jerárquico o Gradual
 ORGANIZACIÓN
• El organigrama describe gráficamente los
puestos en la compañía y cómo están
organizados.
• Muestra un retrato de la estructura de
mandos y las diversas actividades que
realiza cada persona.
 ORGANIZACIÓN
Presidente
Las líneas
representan la
Los títulos relación superior-
muestran el Recursos
subordinado
trabajo Finanzas Humanos Marketing Producción
Los cuadros
desempeñado representan
Producción 1 Producción 2 trabajos
distintos
Obrero 1

Los niveles de administración están

indicados por el número de capas Obrero 2

horizontales en la gráfica. Todas las

personas o unidades están en el
mismo rango y reportan a la misma
persona están en un nivel.
 La estructura vertical.
Autoridad y tramo de control
• La estructura organizacional vertical es
aquella “caracterizada por una línea de
mando angosta y muchos niveles
jerárquicos”.
• Lo anterior implica que existen muchos
niveles entre los administradores de mayor
jerarquía y los de más bajo nivel.
 La estructura organizacional vertical
Gerente
General

Gerente de Gerente de Gerente de

División División División

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de

Departamento Departamento Departamento Depatamento Departamento Departamento

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de
Sección Sección Sección Sección Sección Sección Sección ´Sección Sección Sección Sección Sección

Clase Angosta y de muchos niveles

jerárquicas
Decisiones o propiedades estructurales
que orientan el diseño organizacional
 El diseño organizacional implica
seleccionar alternativas en lo que respecta
a cuatro propiedades estructurales.
1. División del trabajo: es un proceso mediante
el cual el diseñador de la estructura
organizacional descompone un proceso
complejo en pequeñas tareas. (el alcance o
rango del puesto y la profundidad del puesto
2. Departamentalización: creación de nuevas
unidades u órganos de la organización, con el
mismo nivel jerárquico.
GRACIAS