Modul: IX MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Specializare și an de studiu: BFK 3

Profesor: CLIMA CRINA - ELENA
Unitate de competență: IDENTIFICĂ MEDIUL DE PROIECT
Titlu lecție:Noţiunea de proiect, bazele unui proiect.
Data ultimei actualizări:07.03.2018

Școala Sanitară Postliceală ”Sanity” Bacău

Bacău, str. Mihai Eminescu, nr. 33
www.scoalasanitarapostliceala.ro
 Modul: IX MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Capitol: Noţiunea de proiect, bazele unui proiect.

www.scoalasanitarapostliceala.ro
 MANAGMENTUL PROIECTELOR
•Noţiunea de proiect. Caracteristicile unui proiect. Ciclul de viaţă al proiectelor.

Specificitatea proiectelor
RESURSE → CONVERSIE → PRODUS
Resursele sunt: oamenii (resursele umane – munca), maşinile şi materialele (resursele materiale - materialele) şi banii (resursele financiare –
capital).
Procesul de conversie înseamnă o succesiune de activităţi care transformă resursele în rezultate - produse.
Se pot definit două tipuri de procese de conversie:

• procese repetitive care se desfăşoară în întreprinderi şi instituţii; aceste procese, la, rândul lor, se pot clasifica în:
procese de producţie care au ca rezultat:
oproduse industriale;
obunuri de consum;
procese de servire care au ca rezultat:
oservicii interne
oservicii de piaţă
oservicii publice
 procese nerepetitive care necesită realizarea unei structuri temporare numită generic proiect; prin proiect pot fi realizate produse, servicii, lucrări
tehnice, construcţii etc.
Termenul de produs este generic şi reprezintă orice entitate care se obţine dintr-un proces de transformare.
În general se identifică patru tipuri de produse:
•produse hard care sunt tangibile: maşini, produse industriale, bunuri de consum
•produse soft care sunt realizări intelectuale: regulamente, proceduri, software etc.
•produse procesate care sunt materiale ce au suferit prelucrări: ulei, brânză etc.
•servicii care sunt prestări ce au valoare pentru un client: servicii de piaţă, sevicii interne, şi servicii publice etc.
Rolul managerilor este de a concepe procesul de conversie şi de a urmări realizarea sa cu eficenţă, pentru obţinerea produsului.
 Proiectul a reprezentat o inovare managerială şi are drept scop orientarea resurselor pentru obţinerea unui produs printr-un proces
nerepetitiv cu o eficienţă mai mare.

Poziţionarea proiectului între produsele realizate

Definiţii oficiale
 Comisia Europeană: „Un proiect reprezintă un grup de activităţi care trebuie realizate într-o secvenţă logică, pentru a atinge un set de
obiective prestabilite, formulate de client.”
 Guvernul României: „Proiectul este un scop bine definit, care este prevăzut a fi realizat într-o perioadă determinată şi în limitele
resurselor alocate şi căruia îi este ataşat un set de reguli obiective şi activităţi.”
 Standardul francez X50 – 105: „Proiectul este un demers specific care permite structurarea metodică şi progresivă a realităţii ce va veni.
Proiectul este definit şi executat pentru a da un răspuns la nevoile utilizatorului sau a unui client, şi implică definirea unui obiectiv şi a
unor activităţi de întreprins, folosind resursele date.”
 Standardul britanic BS6079: „Un proiect ar trebui să aibă următoarele trăsături:
să fie nerepetitiv;
să aibă o noutate din punct de vedere managerial;
să implice risc şi incertitudine;
să aibă rezultate impuse, o calitate determinată, parametrii de siguranţă;
costurile sunt clar menţionate iar resursele impuse;
realizarea se face printr-o echipă constituită în mod special.”
Conceptele cheie ale definiţiilor prezentate anterior, sunt:
* realizarea unui produs nou şi a unor lucrări cu caracter complex şi eterogen;
* folosirea unei structuri temporare unice;
* ordonarea activităţilor după un calendar optim care trebuie respectat;
* utilizarea eficientă a resurselor.
Proiectul este o acţiune specifică, nouă, care structurează metodic şi progresiv o realitate viitoare, ce nu are încă echivalent exact.
Elemente caracteristice
Se observă că un proiect are următoarele caracteristici principale:
• durată limitată - are un început şi un sfârşit bine definit;
• programare - implică o varietate de activităţi, evenimente şi sarcini; se bazează pe un program de execuţie;
• varietate de resurse - este bazat pe un buget, presupune efortul unor oameni;
• autonomie - reprezintă o întreprindere unică; un proiect diferă de altul printr-un aspect sau altul; are un grad mai mic sau mai mare de autonomie faţă
de activităţile zilnice ale organizaţiei;
• rezultate - are ca scop o schimbare percepută ca durabilă de iniţiatorii săi (proiectele creează active, sisteme, scheme de organizare sau instituţii care
continuă să funcţioneze şi să aducă beneficii după terminarea sa); are anumite obiective specifice care trebuie atinse; într-un proiect se aplică metode de
măsurare a calităţii.
Atribute care caracterizează un proiect:
•scop – proiectul este o activitate cu un set bine precizat de obiective; este destul de complex pentru a putea fi divizat în sarcini care necesită
coordonare şi control ai termenelor, succesiune, cost şi performanţă; proiectul însuşi poate fi coordonat în raport cu alte proiecte ale aceleiaşi
organizaţii;
•ciclul de viaţă – la fel ca entităţile organice, proiectele trec printr-o etapă lentă de iniţiere, cresc apoi rapid, ating apogeul, încep declinul şi în final se
încheie (şi, la fel ca aceste entităţi, deseori opun rezistenţă la final);
 interdependenţe – interacţionează cu alte proiecte adesea; întotdeauna însă o fac cu operaţiunile curente ale organizaţiei; departamentele
funcţionale ale organizaţiei interacţionează între ele într-un mod în general determinat, însă cu proiectele în moduri diferite; de exemplu,
departamentul de marketing este implicat la începutul şi sfârşitul unui proiect, producţia la mijloc, finanţele la început, contabilitatea la sfârşit sau
la intervale stabilite; o problemă care apare frecvent, mai ales atunci când sunt implicate fonduri mari, constă în a privi proiectele ca pe iniţiative
de sine stătătoare, separate şi distincte de celelalte activităţi ale organizaţiei căreia îi aparţin; în mod normal, o organizaţie poate fi implicată în
acelaşi timp în mai multe proiecte, ca şi într-o multitudine de activităţi în curs de desfăşurare; foarte adesea va apărea necesitatea efectuării de
schimburi de resurse între proiecte şi celelalte activităţi având drept cauză disponibilitatea limitată a resurselor angajate;
 unicitate – fiecare proiect conţine elemente care îl fac unic; pentru proiectele de construcţii sunt mai multe elemente de rutină decât în proiectele
de cercetare – dezvoltare, însă un grad de particularizare este caracteristic oricărui proiect; ele nu pot fi reduse la rutină prin însăşi natura lor;
 conflict – mai mult decât alţi manageri, managerul de proiect trăieşte într-o lume caracterizată prin conflict; proiectele concurează cu
departamentele funcţionale pentru resurse şi personal, şi bineînţeles cu alte proiecte; cele 4 părţi implicate (client, organizaţia – mamă, echipa
proiectului şi publicul) pot defini chiar succesul sau eşecul proiectului în moduri diferite; clientul vrea schimbare, organizaţia vrea profit,
membrul echipei răspunde adesea în faţa a doi şefi, cu obiective şi priorităţi diferite – MP nu este un loc pentru timizi.
Ciclul de viaţă al proiectului
Cele mai multe dintre proiecte trec prin aceleaşi faze de la iniţiere şi până la încheierea lor. Definim aceste etape prin termenul de ciclu de viaţă –
succesiunea fazelor prin care va trece proiectul, de la concepţie la realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite. Nu trebuie confundat cu ciclul de
viaţă al sistemului (produsului) realizat în cadrul proiectului. În faza de început se selectează un manager de proiect, se conturează echipa şi se
organizează activităţile. Urmează apoi progrese rapide, ce continuă până în faza finală, care este prelungită datorită tendinţei de rezistenţă la
terminarea proiectului. Modelul încet – rapid – încet este comun; oricine a privit o construcţie l-a putut observa.
Modelul de bază al ciclului de viaţă al unui proiect include 5 faze:
 faza de definire (de fezabilitate) în care se analizează cerinţele, se face studiul de fezabilitate, se stabilesc specificaţiile funcţionale, se dezvoltă
scenarii, se analizează costurile şi beneficiile, se fixează obiectivele;
 faza de planificare în care se identifică şi se planifică sarcinile, se identifică activităţile critice, se determină necesarul de personal, se recrutează
personalul, se estimează timpul şi costurile;
 faza de organizare în care se organizează echipa, se stabilesc instrumentele de control, se repartizează activităţile;
 faza de execuţie (de implementare) în care se realizează activităţile, se întocmesc rapoartele asupra proiectului, se monitorizează costurile, se
revizuiesc bugetele şi calendarele de lucru;
 faza de încheiere în care se întocmeşte documentaţia, se semnează de recepţie, se auditează.
 Ciclul de viaţă prin înşiruire de subproiecte - în cazul unor proiecte complexe, acestea se pot defalca în subproiecte. Fiecare subproiect, la
rândul său, parcurge aceleaşi faze elementare descrise mai sus. Ca urmare, ciclul de viaţă al unui proiect complex, format din „n” subproiecte, poate fi
reprezentat astfel: Faza „n": definirea, planificarea, organizarea, execuţia şi încheierea subproiectului „n”.
Faza 1 - de definire:
 se analizează cerinţele
 se stabilesc specificaţiile funcţionale
 se face studiul de fezabilitate
 se analizează costurile şi beneficiile
 se fixează obiectivele, în funcţie de obiectivele programului şi ale organizaţiei
 se formulează propunerile
 se stabilesc planuri alternative de acţiune
 se iau decizii de tipul "merge sau nu merge".
Faza intermediară - de elaborare a unui răspuns la cererea de oferte:
 identificarea unui program de finanţare (atunci când proiectul este schiţat sub forma unei idei, mai înainte de a identifica finanţarea)
 corelarea obiectivelor şi strategiilor proprii organizaţiei cu obiectivele şi priorităţile programului de finanţare
 utilizarea rezultatelor studiului de fezabilitate în vederea stabilirii metodologiei proiectului
 stabilirea pachetelor de activităţi, a resurselor alocate şi a structurii bugetului
 completarea cererii de finanţare
Faza 2 - de planificare:
 identificarea şi planificarea succesiunii sarcinilor
 identificarea activităţilor critice pentru succesul proiectului
 estimarea şi întocmirea bugetului
 stabilirea necesarului şi structurii personalului.
Faza 3 - de organizare:
 se stabilesc echipele
 se stabilesc mijloacele de control
 se stabilesc instrumentele şi mijloacele de comunicare.
Faza 4 - de execuţie sau de implementare:
 comunicarea cu conducerea, clienţii, utilizatorii şi cu alte persoane
 analizarea progresului înregistrat
 monitorizarea costurilor
 controlul calităţii
 emiterea ordinelor de schimbare
 managementul schimbării.
Faza 5 - de încheiere:
 se instalează produsele / serviciile
 se pun în funcţiune rezultatele proiectului
 după amploarea obiectivelor:
 organizaţionale
 locale
 regionale
 naţionale
 internaţionale

după natura proiectelor:

 proiecte sociale
 proiecte culturale
 proiecte economice
 proiecte artistice
 proiecte ecologice
 proiecte de management
 detaliere a proiectelor economice cu precizarea unor particularităţi:
proiecte de construcţii:
 sunt predictibile prin comparaţie;
 au siguranţă la îndeplinire;
 permit urmărirea fermă prin costuri.
proiecte de inginerie:
 realizează un studiu tehnic pentru un produs ce satisface o cerinţă de piaţă
 utilizează cunoştinţe tehnice, echipamente şi tehnologie
 rareori eşuează şi sunt abandonate
proiecte de cercetare – dezvoltare:
 nu au pregătire anterioară;
 apelează la noi concepte şi noi tehnologii;
 sunt nesigure, nepredictibile;
 presupun multe schimbări ale ariilor de cuprindere şi ale obiectivelor;
 impun constrângeri legate de resurse.
 după mărime:

 proiectele mici:
 au termene de maxim un an;
 au valori reduse;
 permit angajările part - time;
 au cerinţe tehnologice modeste sau medii;
 permit o urmărire directă zilnică.

proiecte medii
 au termene cuprinse între 2 şi 3 ani;

 au valoari medii;

 permit angajările part/full-time;

 au cerinţe tehnologice medii;

 urmărirea se realizează prin raportări.

proiecte mari:
 au termene lungi; mai mult de 3-5 ani;

 au valoare ridicată;

 permit numai angajări full-time;

 au cerinţe tehnologice performante;

 apelează la instrumente şi programe specifice;

 urmărirea se realizează prin raportări de control.