Séminaire de formation

Méthodes d’Audit

Cycle Achats - Fournisseurs

2005

1
SOMMAIRE

 Introduction
► Fondamentaux comptables
► approche de la démarche d’audit

1. Objectifs d’Audit
2. Revue du contrôle interne
3. Révision des comptes

 Conclusion
► Rôle et responsabilité de l’assistant

2
Cycle Achats - Fournisseurs

1. OBJECTIFS D’AUDIT

3
Risques généraux

Fait générateur Réception / Réglement

Livraison
Commande

DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE

en respectant des objectifs d’audit suivants :

EXHAUSTIVITE
REALITE UNICITE
CONCERNE L’ENTREPRISE
BON COMPTE BONNE PERIODE
BON MONTANT

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Objectifs d’audit

OBJECTIFS TRAVAUX

 réalité revue du contrôle interne

 concerne l’entreprise contrôle de pièces

 sans oubli (exhaustivité) apurement, circularisation

 sans double emploi revue du contrôle interne

 dans le bon compte méthodes et principes comptables

 pour le bon montant contrôle de pièce, dépréciation,

opérations en devises

 sur la bonne période test de cut-off,

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Cycle Achats - Fournisseurs

2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

6
Revue du contrôle interne

2.1 Connaissances des opérations

2.2 Evaluation du contrôle interne

2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne

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2.1 Connaissance des opérations

 Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à

caractère permanent et pluriannuel
 Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et
les méthodes et principes comptables de l’entité

RECENSEMENT
Caractéristiques Flux Risques Contraintes
des achats financiers engendrés d’organisation

Prise de connaissance des principes et méthodes comptables

- principes appliqués en matière de comptabilisation des opérations
- mode d’enregistrement des opérations en devises
- retenues de garantie,
- avances et acomptes,

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2.1 Connaissance des opérations

 Principaux services intervenants

Initiateurs de la  Émission des demandes d ’achats (limites à définir)
commande  Pas d ’envoi direct aux fournisseurs

 Établissement des bons de commandes

Service Achats
 Négociation des prix, choix des fournisseurs,
surveillance des délais de livraison

Réception  S ’assurer de la conformité de la livraison avec la

commande (quantité + qualité)

Stocks  Réception de la marchandise du service Réception et

enregistrements (pour un suivi quantitatif)

Comptable  Enregistrement des factures après leur validation par le

donneur d’ordre

Trésorerie  Règlement des factures après approbation par les

personnes habilitées
9
2.2 Evaluation du contrôle interne

 Principales phases du cycle

 Compétences pluridisciplinaires nécessaires

10
2.2 Evaluation du contrôle interne

 Principales phases du cycle

Système engagement
Système classique
de dépenses
Expression du
besoin

Acceptation de
la demande
d ’achat

Charge provisoire
Commande

Réception /
Livraison

Comptabilisation Charge définitive Charge définitive

Facture

Règlement
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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)

 Déclenchement de la commande

Elles sont faites en fonction

des besoins de l ’entreprise

Pour des quantités

Les commandes
optimales

Par des personnes

autorisées à le faire

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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)

 Réception / Livraison

Les délais de livraison

prévus sont respectés

Elles ne peuvent être

acceptées que si elles
Les livraisons
correspondent à une
commande

Elles sont faites selon les

spécifications de la
commande

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 2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)

 Comptabilisation de la facture

Les dettes sont constatées au fur

et à mesure des commandes et /
ou livraisons

La comptabilité est correctement

Comptabilisation organisée pour traiter les
opérations

Les enregistrements sont

précédés de vérifications
(factures, affectations,
rapprochement bon de
commande…)

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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)

 Réglement

Les factures sont contrôlées

avant mise en paiement

La mise en paiement est

dûment autorisée Règlement

Les factures ne sont pas payées

plusieurs fois

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2.2 Evaluation du contrôle interne (Revue de procédure)

 Les outils mis à disposition

Entretiens

Analyse des
procédures écrites

Flow chart

Tableaux
forces/faiblesses

Tests

Recommandations

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2.2 Evaluation du contrôle interne

 Compétences nécessaires en complément de l’audit financier

Intervenants Eléments revus

Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-
(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données

Fiscalistes TVA, taxes à l'importation, ORGANIC, Déclaration

(Magellan) d'Echange de Biens

Juristes Lecture de certains contrats présentant des risques ou

(Magellan) litiges particuliers, validation de certains montage juridiques

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2.4. Conséquences induites par les conclusions

Adaptation de l’approche
 Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de
l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter

► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites,
► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la
nouvelle procédure, tests de validation et de permanence

 Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et

orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final
► Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision
► Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

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Cycle Achats - Fournisseurs

3. REVISION DES COMPTES

19
Révision des comptes

3.1 Préparation du final

3.2 Travaux de contrôle

3.3 Mémo de synthèse

3.4 Contrôle de l’annexe

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3.1 Préparation du final

Préparation des
circularisations
 Sélection des fournisseurs à circulariser à partir des
balances auxiliaires,

 Préparation et envoi des lettres : confirmation

ouverte (à l ’inverse de la confirmation clients)

 Mise en place d’un tableau de suivi

 Relance des tiers avant l ’intervention finale

 Utilisation au final : cf. travaux de contrôle finaux

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3.1 Préparation du final

Méthode de
sélection

Le choix des fournisseurs à circulariser peut se faire

sur la base d'une balance antérieure à la date de
clôture (puisque les montants ne seront pas indiqués
dans la demande).

 Sont choisis les fournisseurs pour lesquels les

mouvements de la balance auxiliaire (débit / crédit)
sont les plus importants.

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3.2 Travaux de contrôle (1/2)

 Établissement de la feuille maîtresse

 Revue analytique

 Cadrage Balance Auxiliaire et Balance Générale

 Exploitation des circularisations, revue des intercos et procédure

alternative

 Contrôle du cut-off

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3.2 Travaux de contrôle (2/2)

6. Revue des FNP

7. Dettes en monnaie étrangère

8. Analyse des fournisseurs débiteurs

9. Validation des enregistrements

ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo

de section N-1 et de la synthèse intérimaire

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3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse

 Rappel rapide des principes méthodologiques

 Présentation des comptes concernés :

► ACTIF : 409 - Avances et acomptes versés sur commandes

► PASSIF : 401 à 405 - Fournisseurs

408 - Fournisseurs - Factures non parvenues

► Charges : 60 - Achats
61 - Services extérieurs
62 - Autres services extérieurs

► Produits : 791 - Transfert de charges d ’exploitation

25
3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse
Société : X Index :
Exercice : 31/12/01 Fait par : M .R
Le : 12-avr

Fournisseurs
K€

x
Solde au Solde au
N° compte Libellé Variation Index
31/12/00 31/12/01

PASSIF
4011000 Fournisseurs hors groupe 762 674 (88) B100
4011001 Fournisseurs groupe 523 355 (168) B110
4019000 Fournisseurs, position globale de change (33) 21 54 B120
4031000 Fournisseurs, effets à payer HG 3 159 2 186 (973) B200
4041000 Fournisseurs d'immo. HG 20 (7) (27) B300
4041001 Fournisseurs d'immo. groupe 1 1 B310
4051000 Fournisseurs d'immo. HG , effets à payer 133 26 (107) B400
4081000 Fournisseurs, FNP 1 371 1 798 427 B500
4081001 Fournisseurs groupe, factures à recevoir 595 536 (59) B510
Total Fournisseurs 6 530 5 590 (940)
DSA
ACTIF
4091000 Fournisseurs, avances et acomptes versés (40) (57) (17) B600
4098000 Fournisseurs, avoirs à recevoir (20) (20) B700
Total Fournisseurs débiteurs (40) (77) (37)
DSA
ü OK BG 31/12/01 Version du 12 janvier 2002
OK rapport général 31/12/00
x

Exercice n°1
26
3.2.2 Revue analytique

Objectifs  Comprendre l’évolution des principaux postes

 Orienter les travaux à effectuer sur le cycle

Outils utilisés
 Feuilles maîtresses, revue analytique N-1, entretiens
...

Travaux à effectuer  Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur & %)

 Analyser les principales variations : par entretien, par

recoupement avec les évolutions des postes de
charges,

 Calculer le délai de règlement fournisseurs : selon la

méthode ayant le plus de pertinence pour la société
(tenir compte de la nature de l’activité, de la
saisonnalité,...) 27
 3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale

 Rappels comptables

Balance Balance
Auxiliaire Générale

 Pourquoi utiliser une balance auxiliaire ?

► Obtention d ’un détail des comptes par tiers

► Document de suivi, de contrôle et d ’analyse

Exercice n°1 (suite)

28
3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale

Objectifs  S’assurer que la comptabilité auxiliaire est bien le reflet de

la comptabilité générale et de l ’exhaustivité des comptes
fournisseurs tels qu ’ils apparaissent dans la balance
générale.

 S’assurer de la non compensation des soldes débiteurs

et créditeurs.

Outils utilisés

 Rapprochements cadrages

Travaux à effectuer  Matérialisation du rapprochement effectué (avec mise en

évidence des éventuels écarts et leur explication).

29
3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et
procédure alternative

Objectifs

 S ’assurer du caractère exhaustif de la

comptabilisation des dettes fournisseurs

Outils utilisés

 Analyse de la confirmation directe, contrôle de

pièces

Travaux à effectuer

 Cf schéma slide suivant.

30
3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et
procédure alternative

Balance Réponse
auxiliaire Fournisseur

Rapprochement
des deux soldes

Identification
des écarts

Comprendre la nature de ces

écarts, leur apurement et le
respect du fait générateur

Conclusion/Synthèse

31
 3.2.4 Exploitation des circularisations, revue des intercos et
procédure alternative

 Que faire en cas de non obtention de réponse à la circularisation des

fournisseurs pour les soldes significatifs à la date d’arrêté des comptes ?

Mise en place d ’une procédure alternative

Edition du détail
du solde

Contrôle des pièces Contrats de chantier/bons à payer/factures...

justificatives

Conclusion/Synthèse
32
 3.2.4 Exploitation des circularisations

 Conclure

► Conclure sur l ’exploitation de la circularisation, de la revue des intercos et de la

procédure alternative

► Établir un tableau de synthèse avec les quotités validées par le biais des différentes
méthodes et les ajustements

Exercice n°2
33
3.2.5 Cut-off

Objectifs
 S ’assurer que la séparation des exercices est
correctement respectée
 Valider que les achats du mois précédant et suivant la
clôture sont rattachés au bon exercice

Outils utilisés
 Contrôle de pièces

34
3.2.5 Cut-off

Travaux à effectuer  Réalisation de tests à partir des journaux d ’achats (des

mois précédant et suivant la clôture) : sélection des
montants significatifs

 Remonter aux factures et contrôler le fait générateur en le

justifiant : remonter au bon de réception ou à la date de
réalisation de la prestation.

Rappel : une facture n’est pas un justificatif en soi du

transfert de propriété.

 Formalisation : Établir un tableau récapitulatif des tests

effectués et préciser le scope d ’audit

35
 3.2.5 Cut-off

 Conclure

► Validation du cut-off : objectifs atteints

► Non-validation du cut-off : quels impacts ?

Factures comptabilisées en N+1 avec un fait générateur relatif à N

Ont-elles été comptabilisées en factures non parvenues à la date d ’arrêté des comptes ?

Oui Non

Cut-off validé Ajustement avec impact résultat

 Attention à la problématique des contrats long terme (ajustement # montant

de la facture)

36
 3.2.5 Cut-off

Factures comptabilisées en N avec un fait générateur relatif à N+1

Ont-elles été comptabilisées en charges constatées d ’avance à la date d ’arrêté

des comptes ?

Oui Non

Cut-off validé Ajustement avec impact résultat

 Rédaction d ’un mémo de sous-section

► Intégrer un tableau d ’ajustements

37
3.2.6 Revue des FNP

Objectifs
 S ’assurer que la séparation des exercices est
correctement respectée

 Valider le caractère nécessaire et suffisant des

factures non parvenues comptabilisées au
31/12/N et le correct rattachement à l ’exercice N

Outils utilisés

 Revue analytique, contrôle de pièces et entretien

38
3.2.6 Revue des FNP

Travaux à effectuer

 Établir un tableau comparatif des FNP N/N-1 par

Revue nature et par année d’ancienneté
analytique
 Expliquer et valider les principales variations

Sélection des montants significatifs et obtention des

Contrôle de
pièces et justificatifs
 Fait générateur
entretien
 Évaluation

 Vérification de l ’apurement :
 Contrôle des factures reçues en N+1 permettant de
valider le fait générateur et le montant
Sélection des FNP à forte ancienneté : justifier le bien
fondé du maintien au bilan 39
 3.2.6 Revue des FNP

 Conclure

► Conclure sur le correct rattachement des charges à l ’exercice

► Établir un tableau d ’ajustements

Exercice n°3
et 4
40
3.2.7 Dettes en monnaie étrangère

Objectifs
S’assurer de la correcte évaluation des dettes

Outils utilisés
Contrôle de pièces

Présentation des travaux à effectuer

 Obtenir les états récapitulatifs des dettes fournisseurs classés par devises
 Valider les cours retenus pour la valorisation au 31/12 pour les soldes en devises

significatifs
 Recouper ces états avec les comptes d’écarts de conversion

41
 3.2.7 Dettes en monnaie étrangère

 Présentation des travaux à effectuer (suite)

► Si les dettes en devises sont significatives sélectionner les factures les plus
significatives et vérifier :

• la correcte retranscription des factures : référence, date et montant en

devises ;
• le cours de comptabilisation ;
• l’exactitude arithmétique des valeurs initiales, actualisées et de l’écart de
conversion.

 Conclure

► Conclure sur la correcte évaluation des dettes en devises.

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3.2.8 Analyse des fournisseurs débiteurs

Objectif Correcte évaluation et classification

Outils utilisés Contrôle de pièces

Présentation des travaux à effectuer :

► Sélectionner les soldes significatifs

► Analyser et valider les raisons de l ’existence de ces soldes et la recouvrabilité de la
créance

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3.2.9 Validation des enregistrements

Objectif Réalité des enregistrements

Concerne bien l ’entreprise
Correcte évaluation et classification
Enregistrement sur la bonne période

Outils utilisés Contrôle de pièces

Présentation des travaux à effectuer :

► Contrôles de pièces aléatoires avec validation :

• que l ’opération concerne bien l ’entreprise et l ’activité

• des imputations comptables
• des dates de prestations et d ’enregistrement
• du contrôle de la facture par le service concerné et du BAP
• des contrôles arithmétiques

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3.3 Mémo de synthèse

 Rappel des objectifs poursuivis

 Présentation des données chiffrées :

► présentation synthétique
► éléments de la revue analytique - commentaires

 Récapitulatif des travaux effectués :

► indexé avec les sous sections

 Points notés (indexés avec les travaux)

 Conclusion Exercice n°5

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3.4 Contrôle de l’annexe

 Cohérence du paragraphe sur les principes et méthodes (méthode de

conversion retenue pour les dettes en devises,…)

 Validation des données chiffrées

 Classement des dettes selon la durée qui reste à couvrir jusqu ’à leur échéance
► un an au plus
► plus d ’un an et cinq ans au plus
► plus de cinq ans

 Détail des produits à recevoir ou des charges à payer rattachées aux postes de
dettes

 Fraction des dettes concernant les entreprises liées

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3.4 Contrôle de l’annexe

 Indication du montant des dettes représentées par des effets de commerce

 L ’indication des dettes correspondant aux acquisitions avec clause de réserve

de propriété est-elle indiquée (si cette mention n'est pas portée au bilan)

 S'ils sont significatifs, mention des éléments suivants (présentation possible

sous forme de tableaux des engagements) - liste non limitative :
► Dépôts de garantie versés
► Promesses d'achat
► Achat de marchandises ou de matières premières à terme

 Toute autre explication nécessaire à la compréhension des comptes annuels par

leurs utilisateurs (en particulier produits et charges exceptionnels, variations
significatives de certains postes, changement de méthode, etc).

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Conclusion

Rôle de l’assistant

Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au

préfinal :

► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo

d’approche
► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les
contrôle alternatifs

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