Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Managementul Proiectului C2
Managementul Proiectului C2
CURS 2
2.1. ELEMENTELE VARIABILE A MANAGEMETULUI PROIECTELOR
Apar , ca urmare ,
urmatoarele situatii :
Marirea bugetului
Compromis intre calitate si
timp , renegociind
programul proiectului pentru
atingerea calitatii.
B. BUGETUL
Bugetul reprezinta a doua mare constrangere a unui proiect – suma
alocata realizarii proiectului.Trebuie sa se asigure eficienta si
eficacitatea.
Eficienta = a face lucrurile CUM trebuie – adica a maximiza raportul
efect/effort
Eficacitate = a face lucrurile CARE trebuie – a da o viziune echipei, o
directie , o orientare
Eficienta este obligatorie pentru manageri.
Eficacitatea este caracteristica a leaderilor.
Bugetul este aprobat odata cu programul proiectului. De multe ori planul
se schimba iar bugetul nu. MP [LP] trebuie sa gestioneze atent bugetul
“astupand gaurile” prin care se pot scurge banii.
De obicei la inceput se cheltuie mult in timp scurt:”E, de unde”.
Urmeaza o etapa de calm si cam pe la jumatatea proiectului se intra in
panica “Am realizat 50 % cu 70 % din buget ! Gata.Incepem controlul
cheltuielilor la sange”. Spre finalul proiectului se fac cereri
JUSTIFICATE de majorare a bugetului.Se supune aprobarii si in final
se realizeaza proiectul cu depasirea bugetului.Pentru a evita asemenea
derapaje bugetul trebuie structurat in timp si pe centre de costuri.
REGULA DE AUR : IMPARTE SI SUPRAVEGHEAZA
Se aloca un cod bugetar (numar de lucru) pentru fiecare proiect.
Toate cheltuielile vizate de compartimentele financiar contabilitate sunt
aprobate de MP[LP].
C. CALITATEA
Asigurarea calitatii,controlul calitatii, managementul calitatii totale
reprezinta deziderate majore a oricarei firme.
In MP ideea “bine facut de prima data“ trebuie sa fie aplicabila. Politica in
domeniul calitatii trebuie sa fie “satisfacerea clientului”.
D. ASTEPTARILE PARTICIPANTILOR
1.Participanti directi - iau contact nemijlocit cu proiectul : LP, echipa sa
(team-ul), conducatorii ierarhici si managerii functionali, clientul, consultantii
interni sau externi, finantatorii sau sponsori proiectului.
2.Participantii indirecti – concurentii, organismele statului, presa,etc
Pentru o buna clarificare a prioritatilor participantilor este recomandat a se
intocmi “Harta participantilor la proiect” care presupune ca LP sa
gaseasca solutii, pentru participanti, la intrebarile :
1.Doreste ca proiectul sa aiba succes?Daca raspunsul este NU atunci
fiecare succes trebuie rapid adus la cunostiinta acestei persoane (entitati).
Cei orientati spre Cantitate doresc dinamisc, multa implicare in timp scurt :
“Faceti!”
Adeptii Atitudinii pot lasa lucrurile sa scape de sub control din dorinta de a face pe
plac celor din jur :
“Daca e bine pentru tine e bine si pentru mine “
Pentru a avea performanta in MP trebuie sa se respecte urmatoarele
deziderate :
• fiecare membru al echipei (team-ului) munceste pentru atingerea unui obiectiv
comun;
• fiecare este onest in relatiile sale cu cei din jur;
• exista un nivel suficient de cunostiinte, experienta si aptitudini;
• fiecare doreste succesul proiectului;
• toti participantii la proiect stiu cine este beneficiarul (clientul) proiectului.
In baza acestor deziderate au fost identificate 7 prime principii (reguli
fundamentale) ale MP :
1.Implicarea
Presupune constienta implicarea a tuturor participantilor. Finantatorul va
oferi de buna credinta resursele financiare, iar echipa se va straduii sa gasesca
cea mai buna strategiei adaptata riscului pentru finalizare de succes a P.
Adica cei 2 mari participanti vor avea o viziune comuna asupra proiectului, a
riscurilor si a asteptarilor.
2. Succes
Asteptarile clientului respectiv succesul P trebuie definite de la inceput.De comun
acord se va stabili modul de Masurare a Succesului pentru a face in final o
evaluare obiectiva a ceea ce s-a realizat ( ex.Una s-a solicitat, alta s-a proiectat si
cu totul alteceva s-a executat).
Este de preferat un client multumit de compromisurile facute pe perioada realizarii
P, decat un client “uluit” de ceea ce a iesit respectand ad-literam specificatiile
contractuale.
Mai intai SUCCESUL este judecat dupa satisfactia clientului si abia apoi in
termeni indeplinirii celorlalte 3 elemente variabile ale patratului (buget, timp,
calitate).
3.Compromis
Trebuie realizat un compromis intre cele 4 elemente variabile ale patratului care sa
conduca la un obiectiv fezabil in conditii de eficienta pentru ambele parti : client-
echipa
4. Strategie
Functie de riscurile care exista inca din faza de planificare trebuie sa se stabileasca
o strategie de realizare a proiectului cu mai multe variante posibil de aplicat pe
parcursul desfasurarii activitatilor specifice P.
5. Control
Se refera la controlul bugetar si la aplicarea intocmai a strategiei stabilite ,
precum si incadrarea in termenele planificat.Se stabilesc termene de audit facute
de reprezentantii clientului( uneori client nu este egal cu beneficiarul proiectului).
7.Cultura
Cultura firmei ce realizeaza P este esentiala. Inaintea contractarii unui P mare
clientul trebuie sa faca un audit al firmei.
In principiu MP ca sistem de managemenat are o serie de
avantaje:
- focalizare pe obiective;
- dezvoltare accelerata a abilitatilor personalului;
- motivarea personalului;
- coordonare intre departamente;
- control mai bun al resurselor firmei;
- rentabilitate marita;
- calitate sporita a produselor;
- reducerea costurilor;
- controlul mai bun al lucrarilor unicat;
- controlul proiectelor complexe;
- relatii imbunitatite cu clientul;
- raspuns rapid la cerintele din exterior;
- minimizarea riscului asociat unui proiect
si dezavantaje:
- probleme privind autoritatea si responsabilitatea membrilor
echipei;
- tendinta izolarii obiectivelor proiectului de obiectivele"
functionale";
- dezvoltarea unor atitudini exclusiviste:
- necesitatea unei abordiri complexe;
- regulile firmei nu se pot aplica in mod constant;
- dificultati de ordin managerial.
- ... " de fapt MP este arta crearii iluziei ca tot ceea ce s-a
intamplat este rezultatul unei serii de actiuni predeterminate
si deliberate, cand de fapt a fost vorba de noroc chior." H.
Kerzner