MANAGEMENTUL PROIECTELOR

CURS 2
2.1. ELEMENTELE VARIABILE A MANAGEMETULUI PROIECTELOR

2.2. PRODUCTIVITATEA IN CADRUL MP

 2.1. ELEMENTELE VARIABILE A MANAGEMETULUI PROIECTELOR

Schematic MP este un proces constient si controlat ce cauta sa atinga cele

4 laturi ale patratului de mai jos.
Deci MP reprezinta un volum de cunostinte aplicate coerent in scopul
gestionarii timpului alocat, bugetului , calitatii si asteptarilor participantilor
la proiect.
A. GESTIONAREA TIMPULUI ALOCAT REALIZARII PROIECTULUI
Constrangeri de timp pot fi :
• obiective – ex. Sosirea iernii, ploaie - autostrazi, turnat asfalt etc
• subiective – interne – stabilite de o autoritate ierarhica sau de MP
- externe – stabilite de client
O constrangere obiectiva este obligatorie – LP nu poate interveni,
dar termenul trebuie respectat [ daca nu este forta majora (cutremur
etc.)].
O constrangere subiectiva interna este una relativa – LP
negociaza si cauta un compromis intre cele 4 laturi pentru fezabiltatea
datei in raport cu calitatea.
Ce inseamna cautarea unei solutii de compromis ?
Patratul descris anterior este valabil intr-un caz ideal.In realitate avem
un dreptunghi in care cercul MP atinge doar 3 laturi.
a)Calitatea nu poate fi
asigurata , bugetul fiind
prea mic, sau timpul prea
scurt.

Apar , ca urmare ,
urmatoarele situatii :

Marirea bugetului
 Compromis intre calitate si
timp , renegociind
programul proiectului pentru
atingerea calitatii.

Ex. Buget, timp – sambata

b) Cerintele si asteptarile nu pot fi

satisfacute
Cauze :
- Ritm de lucru infernal- datorita
timpului scurt, calitate deosebita
- buget mic, pretentiile clientului
mari
Factorul limitativ - timpul de realizare a proiectului trebuie optimizat cu
celelalte 3 elemente buget, calitate , asteptari-
MP [LP] trebuie sa-si planifice timpul sau de lucru.

B. BUGETUL
Bugetul reprezinta a doua mare constrangere a unui proiect – suma
alocata realizarii proiectului.Trebuie sa se asigure eficienta si
eficacitatea.
Eficienta = a face lucrurile CUM trebuie – adica a maximiza raportul
efect/effort
Eficacitate = a face lucrurile CARE trebuie – a da o viziune echipei, o
directie , o orientare
Eficienta este obligatorie pentru manageri.
Eficacitatea este caracteristica a leaderilor.
Bugetul este aprobat odata cu programul proiectului. De multe ori planul
se schimba iar bugetul nu. MP [LP] trebuie sa gestioneze atent bugetul
“astupand gaurile” prin care se pot scurge banii.
De obicei la inceput se cheltuie mult in timp scurt:”E, de unde”.
 Urmeaza o etapa de calm si cam pe la jumatatea proiectului se intra in
panica “Am realizat 50 % cu 70 % din buget ! Gata.Incepem controlul
cheltuielilor la sange”. Spre finalul proiectului se fac cereri
JUSTIFICATE de majorare a bugetului.Se supune aprobarii si in final
se realizeaza proiectul cu depasirea bugetului.Pentru a evita asemenea
derapaje bugetul trebuie structurat in timp si pe centre de costuri.
REGULA DE AUR : IMPARTE SI SUPRAVEGHEAZA
Se aloca un cod bugetar (numar de lucru) pentru fiecare proiect.
Toate cheltuielile vizate de compartimentele financiar contabilitate sunt
aprobate de MP[LP].
C. CALITATEA
Asigurarea calitatii,controlul calitatii, managementul calitatii totale
reprezinta deziderate majore a oricarei firme.
In MP ideea “bine facut de prima data“ trebuie sa fie aplicabila. Politica in
domeniul calitatii trebuie sa fie “satisfacerea clientului”.
D. ASTEPTARILE PARTICIPANTILOR
1.Participanti directi - iau contact nemijlocit cu proiectul : LP, echipa sa
(team-ul), conducatorii ierarhici si managerii functionali, clientul, consultantii
interni sau externi, finantatorii sau sponsori proiectului.
2.Participantii indirecti – concurentii, organismele statului, presa,etc
Pentru o buna clarificare a prioritatilor participantilor este recomandat a se
intocmi “Harta participantilor la proiect” care presupune ca LP sa
gaseasca solutii, pentru participanti, la intrebarile :
1.Doreste ca proiectul sa aiba succes?Daca raspunsul este NU atunci
fiecare succes trebuie rapid adus la cunostiinta acestei persoane (entitati).

2.Pot bloca proiectul ?

O persoana cu putere de decizie care poate pune “bete in roata” conduce
la “moartea” proiectului.
O discutie deschisa intre LP si persoana respectiva pot clarifica de multe
ori lucrurile.Cheia este in a afla “interesele” acestor persoane(ascunse
sau manifestate) precum si motivatia lor.Intotdeauna exista 2 motive
pentru o anumita atitudine : un “bun”motiv si motivul adevarat.
Daca ai gasit adevaratul motiv ai netezit drumul spre succesul proiectului.
3.Sustine vizibil proiectul ?
Cu cat un proiect are mai multi sustinatori vizibili cu atat are mai mari sanse de
reusita.Daca o persoana este neutra si poate fi atrasa in sustinerea proiectului
succesul este garantat.

4.Este afectat direct in mod negativ de rezultatul proiectului ?

Intotdeauna interesul personal primeaza in raport cu al firmei.O persoana care isi
simte periclitata pozitia in firma poate fi atrasa in sustinerea proiectului oferindu-i o
motivatie (o marire de salariu, o prima la finalizarea proiectului, o avansare etc.)

5.Poate proiectul sa fie finalizat fara implicarea sa?

Este vorba de client. El trebuie implicat in realizarea proiectului, sa devina un
participant cheie. Ex. Participarea la receptia fundatiei , a structurii de rezistenta
etc.Trebuie consultat permanent si a obtine de la el “aprobari”partiale.
Harta participantilor la proiect este un document confidetial al LP.Grav daca este
deconspirat.
O schema de sinteza a Managementului proiectului este mai jos:
 2.2.PRODUCTIVITATEA IN CADRUL MP
Cele 4 laturi ale MP reprezinta principiile productivitatii ce trebuie urmarita
de LP, avand ca factori :
• Calitatea – gradul de satisfacere a nevoilor consumatorului;
• Cantitatea – cat se produce/unitate de timp;
• Economicitate – costuri, beneficii, rata profitului,etc.;
• Atitudine – cum satisfacem asteparile celor implicati in proiect.
Acesti factori trebuie sa fie in echilibru; orice exces este in defavoarea celorlalti
3.
Persoanele orientate spre Calitate pun accent pe detalii, chiar daca nu este eficient ,
mergand pe principiul :
“Daca ceva merita a fi facut, atunci trebuie sa fie facut bine !”

Cei orientati spre Cantitate doresc dinamisc, multa implicare in timp scurt :
“Faceti!”

Adeptii Economicitatii vor reduce costurile chiar in detrimentul calitatii :

“Un ban economisit este un bun castigat ”

Adeptii Atitudinii pot lasa lucrurile sa scape de sub control din dorinta de a face pe
plac celor din jur :
“Daca e bine pentru tine e bine si pentru mine “
 Pentru a avea performanta in MP trebuie sa se respecte urmatoarele
deziderate :
• fiecare membru al echipei (team-ului) munceste pentru atingerea unui obiectiv
comun;
• fiecare este onest in relatiile sale cu cei din jur;
• exista un nivel suficient de cunostiinte, experienta si aptitudini;
• fiecare doreste succesul proiectului;
• toti participantii la proiect stiu cine este beneficiarul (clientul) proiectului.
In baza acestor deziderate au fost identificate 7 prime principii (reguli
fundamentale) ale MP :
1.Implicarea
Presupune constienta implicarea a tuturor participantilor. Finantatorul va
oferi de buna credinta resursele financiare, iar echipa se va straduii sa gasesca
cea mai buna strategiei adaptata riscului pentru finalizare de succes a P.
Adica cei 2 mari participanti vor avea o viziune comuna asupra proiectului, a
riscurilor si a asteptarilor.
2. Succes
Asteptarile clientului respectiv succesul P trebuie definite de la inceput.De comun
acord se va stabili modul de Masurare a Succesului pentru a face in final o
evaluare obiectiva a ceea ce s-a realizat ( ex.Una s-a solicitat, alta s-a proiectat si
cu totul alteceva s-a executat).
Este de preferat un client multumit de compromisurile facute pe perioada realizarii
P, decat un client “uluit” de ceea ce a iesit respectand ad-literam specificatiile
contractuale.
Mai intai SUCCESUL este judecat dupa satisfactia clientului si abia apoi in
termeni indeplinirii celorlalte 3 elemente variabile ale patratului (buget, timp,
calitate).
3.Compromis
Trebuie realizat un compromis intre cele 4 elemente variabile ale patratului care sa
conduca la un obiectiv fezabil in conditii de eficienta pentru ambele parti : client-
echipa
4. Strategie
Functie de riscurile care exista inca din faza de planificare trebuie sa se stabileasca
o strategie de realizare a proiectului cu mai multe variante posibil de aplicat pe
parcursul desfasurarii activitatilor specifice P.

5. Control
Se refera la controlul bugetar si la aplicarea intocmai a strategiei stabilite ,
precum si incadrarea in termenele planificat.Se stabilesc termene de audit facute
de reprezentantii clientului( uneori client nu este egal cu beneficiarul proiectului).

6. Canal de comunicare unic

Clientul isi stabileste o singura persoana (chiar daca are o echipa) cu care va
comunica LP, la fel si finantatorul (ex.Bani UE,MApN)

7.Cultura
Cultura firmei ce realizeaza P este esentiala. Inaintea contractarii unui P mare
clientul trebuie sa faca un audit al firmei.
In principiu MP ca sistem de managemenat are o serie de
avantaje:
- focalizare pe obiective;
- dezvoltare accelerata a abilitatilor personalului;
- motivarea personalului;
- coordonare intre departamente;
- control mai bun al resurselor firmei;
- rentabilitate marita;
- calitate sporita a produselor;
- reducerea costurilor;
- controlul mai bun al lucrarilor unicat;
- controlul proiectelor complexe;
- relatii imbunitatite cu clientul;
- raspuns rapid la cerintele din exterior;
- minimizarea riscului asociat unui proiect
si dezavantaje:
- probleme privind autoritatea si responsabilitatea membrilor
echipei;
- tendinta izolarii obiectivelor proiectului de obiectivele"
functionale";
- dezvoltarea unor atitudini exclusiviste:
- necesitatea unei abordiri complexe;
- regulile firmei nu se pot aplica in mod constant;
- dificultati de ordin managerial.
- ... " de fapt MP este arta crearii iluziei ca tot ceea ce s-a
intamplat este rezultatul unei serii de actiuni predeterminate
si deliberate, cand de fapt a fost vorba de noroc chior." H.
Kerzner