Managementul Ciclului de Proiect

(PCM – Project Cycle Management)

Adina IORGANDA
Manager public
DMMFM
Decembrie 2008

http://www.mie.ro/_documente/phare2003/dezv_afaceri/training/Manual_project_management_ro.pdf
 Ce este managementul ciclului de
proiect?
• Reprezintă un set de instrumente pentru elaborarea şi
managementul proiectului, bazat pe metoda de analiză a
cadrului logic (matricea logică).

• COM a început să utilizeze PCM ca metodă în

elaborarea de proiecte şi ca instrument de management
bazat pe matricea cadrului logic (Logical Matrix) în 1992.
Decizia a fost generată de discuţiile privind cheltuirea
fondurilor europene, respectiv de problema calităţii
sprijinului financiar: era inacceptabil ca justificarea
cheltuirii acestor fonduri să se bazeze doar pe
eligibilitatea cheltuielilor, ci trebuia să se justifice faptul
că acele fonduri erau utilizate eficace şi sustenabil.
 Cele 6 faze ale ciclului
proiectului
Proiectele se planifică şi se realizează într-o succesiune de etape,
pornind de la un document strategic de dezvoltare convenit, din care
se desprinde idea de proiect într-un anumit domeniu, care apoi este
formulată, implementată şi în final evaluată, cu scopul de a îmbunătăţi
strategia şi acţiunile viitoare de dezvoltare.
 1. Programare
Scop:
Programarea constă în stabilirea liniilor directoare şi a principiilor de
cooperare a UE cu o anumită ţară.

Pasi:
Pe baza analizării problemelor şi a oportunităţilor de dezvoltare ale ţării
şi ţinând cont în acelaşi timp de priorităţile locale şi ale UE, precum şi de
acţiunile altor finanţatori, de capacităţile financiare locale şi ale UE, se
convine acordarea sprijinului tematic şi sectorial şi se schiţează idei de
proiecte şi programe.

Produs:
Document strategic de ţară sau strategie de ajutor pentru ţară agreata
de Romania cu UE.
 2. Identificare
Scop:
Identificarea acelor idei de proiecte care urmează să fie dezvoltate
conform analizei problemelor, nevoilor şi intereselor posibililor factori
interesaţi, conform cadrului stabilit de documentul strategic de ţară.

Pasi:
Se pot efectua studii sectoriale, tematice sau de „pre-fezabilitate”
pentru a contribui la identificarea, selectarea şi analizarea unor
opţiuni specifice.

Produs:
Decizia asupra oportunităţii de a continua dezvoltarea ideii de
proiect aleasă.
 3. Formulare
Scop:
Analizarea aspectelor importante ale ideii de proiect, ţinând cont de
orientările documentului strategic de ţară, de indicatorii cheie de
calitate şi de opiniile principalilor factori interesaţi.

Pasi:
• Implicarea diferitilor stakeholders;
• Pregatirea si analizarea propunerii de finantare – elaborarea de
planuri detaliate de implementare a activităţilor ce vor fi realizate în
cadrul proiectului, incluzând cadrul logic, cu indicatori privind
rezultatele aşteptate şi impactul proiectului, precum şi planul de
resurse şi de implementare.

Produs:
• O propunere de proiect coerenta, satisfacand criteriile de calitate;
• Decizia de a propune sau nu proiectul pentru finanţare.
 4. Finantarea
Scop:
Obtinerea finantarii pentru implementarea proiectului.

Pasi:
Propunerea de finanţare se completează şi se supune
analizei unui comitet intern sau extern competent,
luându-se apoi o decizie privind finanţarea sau nu a
proiectului.

Produs:
Acord oficial cu guvernul, care va include aranjamente
financiare de implementare.
 5. Implementare
Scop:
Resursele convenite pentru implementarea proiectului sunt utilizate
pentru îndeplinirea scopului propus (= grupurile ţintă primesc
beneficiile planificate), contribuind astfel la îndeplinirea obiectivelor
generale ale proiectului.

Pasi:
• Licitatia si atribuirea de contracte (de bunuri, servicii sau lucrari);
• Plan de lucru detaliat;
• Executarea activitatilor;
• Adaptarea activitatilor proiectului;
• Monitorizare curenta si evaluare intermediara.

Produs:
• Ex. rapoarte trimestriale sau anuale de monitorizare a proiectului;
• Decizia de extindere sau continuare a proiectului.
 6. Evaluarea
Scop:
• Determinarea relevanţei obiectivelor propuse, a eficienţei, eficacităţii,
impactului şi durabilităţii proiectului;
• Incorporarea lecţiilor învăţate în procesul luării deciziilor, atât din
perspectiva beneficiarilor, cât şi a finanţatorilor;
• Concluzii pentru proiecte si actiuni ulterioare.

Pasi:
• Termenii de referinta pentru evaluare (intrebari posibile);
• Organizarea evaluarii cu metode corespunzatoare;
• Analiza relevantei, eficientei, eficacitatii, impactului si durabilitatii;
• Analiza respectarii legilor si a regulilor;
• Lectii invatate din experienta;
• Furnizarea recomandarilor.

Produs:
• Raport de evaluare care va contine concluziile şi recomandările ce ar
trebui luate în considerare în procesul de elaborare, respectiv
implementare, a unor proiecte similare viitoare.
 Evaluarea
Criterii de evaluare (urmarite de UE in evaluarea
Programului/Proiectului):

• Relevanta - limita in care proiectul se refera la situatia problematica initiala si

este corespunzator prioritatilor si politicilor grupului tinta, tarii partenere si
finantatorilor / Proiectul se ocupa de problemele reale ale beneficiarilor vizati
si contribuie semnificativ la obiectivele de dezvoltare pe termen lung.

• Eficienta - masura a cat de eficient activitatile transforma resursele in

rezultate asteptate, in termeni de cantitate, calitate si durata / Analiza
succesului proiectului in privinta transformarii mijloacelor prin activitatile
proiectului in rezultate concrete ale proiectului.

• Eficacitate - contributia rezultatelor la realizarea scopului proiectului. Analiza

schimbarilor si imbunatatirilor de care beneficiaza grupul tinta.

• Impact - efectul proiectului asupra obiectivelor sale mai largi (generale) /

Analiza efectelor globale ale proiectului si contributia scopului proiectului la
obiectivele generale.

• Durabilitate (sustenabilitate) - posibilitatea ca beneficiile produse de proiect

sa continue dupa incetarea finantarii.
Tipuri de evaluare
 Principiile PCM
În practică, durata şi importanţa fiecărei faze a PCM pot fi diferite, dar procesul
de bază este acelaşi pentru toate proiectele, indiferent de domeniul abordat.

Principiile de bază ale MCP sunt:

1. Folosirea abordării prin intermediul cadrului logic (matricii logice) în

analizarea problemelor şi găsirea soluţiilor corespunzătoare, de ex.
elaborarea proiectului;

2. Elaborarea, în fiecare fază, a documentelor cheie de bună calitate, pentru

a asigura un proces de luare a deciziilor structurat şi bine fundamentat;

3. Consultarea şi implicarea factorilor cheie interesaţi, cât de mult posibil;

4. Formularea clară şi focalizarea asupra scopului proiectului, în termeni de

beneficii durabile pentru grupul(rile) ţintă;

5. Incorporarea, încă din faza de proiectare, a aspectelor cheie privind

calitatea.
 Cadrul logic
Metoda care prezintă rezultatele analizei unor probleme, astfel încât să
reiasă, într-o manieră sistematică şi logică, obiectivele proiectului sau
programului.

Această abordare reflectă relaţia cauză-efect pentru diferitele nivele

ale obiectivelor, identificând totodată modul în care se verifică
realizarea acestora şi stabilind situaţiile ipotetice aflate în afara sferei
de control a proiectului/programului şi care pot să influenţeze succesul
acestuia.

Principalele rezultate ale analizei sunt sintetizate într-o matrice care

prezintă cele mai importante aspecte ale unui proiect sau program
(“matricea logică”).

Cadrul logic este util celor care elaborează şi implementează proiecte,

fiind de mare ajutor pentru o mai bună structurare şi formulare a ideilor,
într-un mod clar, coerent şi standardizat.
Construirea unui cadru logic se face în 2 faze, parcurse progresiv în
timpul etapelor de identificare şi formulare ale ciclului de proiect:
 Este o procedura care permite:
• Identificarea persoanelor, grupurilor,
organizatiilor care pot avea o legatura cu
proiectul;
• Identificarea nevoilor, intereselor si asteptarilor
grupurilor & persoanelor care au o posibila
relevanta pentru proiect;
• Maximizarea beneficiilor sociale si
institutionale ale proiectului sau programului si
minimizarea impactului negativ.
 Este o procedura care permite:
• identificarea aspectelor negative ale unei situatii
existente;
• stabilirea unei relatii de tipul cauza – efect intre
problemele existente (sub forma unei
diagrame/arbore).

Odată completat, arborele problemelor prezintă

imaginea cuprinzătoare a unei situaţii negative
existente.
Arborele problemei – schema de
baza
 O tehnica pentru:
• descrierea situatiei viitoare care va fi obtinuta prin rezolvarea
problemelor;
• identificarea posibilelor solutii pentru o situatie data;
• transformarea aspectelor negative in aspecte pozitive (dezirabile,
realiste).

“Situaţia negativă” ilustrată de arborele problemelor este convertită

în soluţii, exprimate prin “rezultate pozitive”.

Spre exemplu, “producţia agricolă este redusă” se va converti în

“producţia agricolă a crescut”.

Aceste formulări pozitive sunt de fapt obiective şi sunt prezentate

într-o altă schemă numită „arborele obiectivelor.
Arborele obiectivelor – schema de
baza
O tehnica pentru:
• luarea deciziei asupra obiectivelor care vor fi incluse în proiect şi a
obiectivelor care vor rămâne în afara proiectului, precum şi pentru
stabilirea scopului proiectului şi a obiectivelor generale.

Acest pas presupune:

• Stabilirea unor criterii clare pentru alegerea strategiei (prioritatile
factorilor interesati, timpul de realizare etc);
• Identificarea diferitelor strategii posibile pentru îndeplinirea
obiectivelor;
• Alegerea strategiei proiectului.

Grupurile de obiective înrudite, din ierarhia “arborelui obiectivelor”,

se numesc strategii. Unul sau mai multe dintre aceste grupuri de
obiective vor fi selectate ca strategie pentru viitoarele operaţiuni.
Alegerea strategiei
 2. Faza planificării
Construirea matricei logice

Matricea logică prezintă substanţa unui

proiect sau program ce se găseşte într-un
format coerent şi uşor de înţeles. Matricea
logică este un instrument de lucru alcătuit
din patru coloane şi patru linii:
Structura Matricei Logice
( Logframe)
 Ce este „Logframe“?
(Matricea Logica)
Tabel furnizand un rezumat privind:

1. de ce un proiect este derulat;

2. ce se asteapta sa realizeze proiectul (problemele pe
care le rezolva);
3. cum urmeaza sa realizeze proiectul aceasta (activitatile);
4. care sunt factorii externi importanti pentru succesul sau;
5. unde se gaseste informatia ceruta pentru estimarea
succesului proiectului – indicatori;
6. care sunt mijloacele necesare pentru implementarea
proiectului;
7. cat va costa proiectul;
Completarea matricei cadrului logic
Obiectivul general de obicei vizează obţinerea de beneficii pe termen lung
pentru beneficiarii finali, şi categorii mai ample de beneficii pentru alte
grupuri. Acestea ajută de asemenea la încadrarea
proiectului/programului în politicile regionale/sectoriale de dezvoltare ale
guvernului/organizaţiilor vizate şi UE, evidenţiind totodată contribuţia
acestora la îndeplinirea obiectivelor generale ale politicii UE.

Scopul proiectului este este obiectivul central, care trebuie îndeplinit prin
implementarea proiectului şi care va produce efecte şi după încheierea
proiectului. Scopul trebuie să abordeze probleme centrale şi să fie
definit în funcţie de obţinerea de beneficii durabile pentru grupul
(grupurile) ţintă.

Rezultatele proiectului sunt “produsele” activităţilor desfăşurate în

perioada de implementare a proiectului, iar realizarea lor conduce la
îndeplinirea scopului proiectului, ceea ce înseamnă că încep să apară
beneficiile durabile pentru grupurile ţintă.
.
Activitatile sunt actiuni intreprinse de organizatia proiectului pentru
obtinerea de rezultate. Necesita accesul la mijloace umane si fizice
(care sa fie cuantificate, calificate si bugetate).
• Indicatorii descriu obiectivele proiectului în termeni
cuantificabili din punct de vedere operaţional (cantitate,
calitate, grupuri ţintă, timp, loc). Definirea indicatorilor
permite controlul viabilităţii obiectivelor şi formează baza
sistemului de monitorizare a proiectului.

• Indicatorii trebuie sa fie SMART:

– Specifici: măsoară ce trebuie să măsoare
– Măsurabili
– Accesibili la un preţ acceptabil
– Relevanţi pentru obiectivul avut în vedere
– Încadraţi într-un interval de Timp.
• Mijloacele materiale şi umane (intrările) sunt
resursele necesare desfăşurării activităţilor
planificate în proiect.

• De notat că în matricea logică nu există

indicatori pentru activităţi. În această casetă
trebuie prezentată estimarea resurselor
necesare. Activităţile sunt legate de rezultate
diverse. Indicatorii pentru activităţi sunt de
regulă definiţi în perioada de pregătire a planului
de acţiuni care specifică în detaliu toate
activităţile.
 Surse de verificare
Sursele de verificare indică unde şi sub
ce formă pot fi găsite informaţiile despre
îndeplinirea obiectivelor generale, a
scopului şi a rezultatelor proiectului
(măsura îndeplinirii acestora este dată de
indicatori).
Supozitiile sunt factori externi sau conditii in
afara controlului managementului de proiect,
care influenteaza sau chiar determina succesul
proiectului. Logica interventiei nu acopera
niciodata toate aspectele realitatii. Factorii
externi au o importanta influenta asupra
succesului si trebuie identificati si luati in
considerare.

Pre-conditii sunt conditii care trebuie indeplinite

inainte ca activitatile sa poata incepe.
 Verificarea logicii proiectului
Matricea cadrului logic permite verificarea logicii proiectului:

• Logica verticală evidenţiază ceea ce urmează să se

realizeze prin proiect, clarifică relaţiile cauză-efect şi
subliniază cele mai importante ipoteze şi incertitudini
care ies în afara controlului directorului de proiect.

• Logica orizontală se referă la măsurarea efectelor şi a

resurselor utilizate în cadrul proiectului prin specificarea
indicatorilor cheie şi a surselor pe baza cărora vor fi
verificaţi.
 Logica
Logica verticala
orizontala
Va multumesc pentru atentie
si
mult succes!