Gestión Empresarial I

Técnicas de Organización
Manuales de
procedimientos
 Gestión Empresarial I

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Proceso

Un proceso puede ser definido como un conjunto de

actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o
más inputs (entradas) los transforma, generando un
output (resultado). Generando valor
Valor

Inputs
Proceso Outputs
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Proceso

• Una organización puede ser considerada como un sistema de

procesos, relacionados entre sí.

• Los inputs serán generados por proveedores internos, y cuyos

resultados irán frecuentemente dirigidos hacia clientes también
internos.

• No es tan evidente dónde se inicia y dónde finaliza un proceso, siendo

necesario establecer una delimitación a efectos operativos, de
dirección y control
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Jerarquía de procesos
Proveedores Organización Clientes

Procesos
Centrales

Procesos
Funcionales

Subprocesos

Prácticas
Procedimientos
Tareas
Actividades
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Despliegue de procesos
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Niveles
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Diagrama de Macroprocesos

La agrupación de los procesos permite establecer analogías entre los mismos,

al mismo tiempo que facilita la interrelación del mapa en su conjunto.
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Ejemplo de mapa de procesos o diagrama de
macroprocesos

El nivel de detalle de los mapas de proceso dependerá del tamaño

de la propia organización y de la complejidad de sus actividades
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Ficha de proceso
• Reúne todas las características relevantes
para el control de las actividades definidas
en el diagrama de proceso, así como para
la gestión del proceso.
• Incluye la siguiente información:
– Misión u objeto, Propietario del proceso, límites
del proceso, alcance del proceso, indicadores del
proceso, variables de control, inspecciones,
documentos y/o registros, y recursos.
Ejemplo de Ficha de proceso
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Análisis del Flujo del proceso

1. Aislar un proceso

2. Construir un diagrama de flujo que nos permita

responder.

3. Se realizan las siguientes preguntas

• Que?
• Quien?
• Donde?
• Cuando?
• Como?
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Diagrama de bloques
Proceso de compras (almacenes)

Analisis de
Revision de
necesidades y
Stocks
prioridades

Elaboracion de
Orden de
compra
Elaboracion
Elección de
del cuadro de
proveedores
necesidades

Envio de orden
de compra
Almacenamien
Recepción de
to de la
mercadria
mercadria

Recepción de
factura Envio de
factura a
contabilidad
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SIMBOLOGIA DIAGRAMAS DE FLUJO

PROCESO

DECISION

INICIO/FIN

CONECTOR
MISMA
PAGINA

CONECTOR
OTRA
PAGINA
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EJEMPLO
ALM_01
DIAGRAMA DE FLUJO

ABC Versión : 01-2011

Página 1 de 1
Proceso de compras (almacenes) Aprobado por

ALMACEN JEFATURA DE ALMACEN JEFATURA DE LOGISTICA PROVEEDOR

TECNICO ALMACEN 1 TECNICO ALMACEN 2 JEFE DE ALMACEN JEFE DE LOGISTICA

Generación
Eleccion
Geenracion
de Recepcoion
Revision de
INICIO proveedore
de orden de orden de
Stocks
de compra
s compra

Envio de
Analisis de Envio de la
orden de
necesidades mercaderia
compra

Elaboración del
cuadro de
necesidades

Recepcion
de
mercaderia

Envío de
Almacenamiento Recepocion de
factura a
de la mercadería factura
contabilidad

FIN
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CASO 1 ABC
FIN_04
DIAGRAMA DE FLUJO

ABC Versión : 01-2011

Página 1 de 1
Proceso de PAGOS Aprobado por

ADMINISTRACIÓN JEFATURA DE LOGISTICA CONTABILIDAD

RECEPCIÓN GERENCIA ADMINISTRADOR JEFE DE LOGISTICA CONTABILIDAD TESORERIA

INICIO
1
3
Revision de facturas y
Revisión y Revisión y
contraste con la Revision de
visado de visado de
recepcion de los facturas
facturas facturas
pedidos Entrega de
Recepción
cheques a
de facturas
NO proveedor

Hay
diferencias? 1
Devuelve
2 Hay
facturas al SI
diferencias? 1
proveedor
NO

Firma de Emision de
cheques cheque

3 2

FIN
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¿Qué es lo primero que ocurre?

¿Qué es lo siguiente que ocurre?
¿Qué es lo último que ocurre?
¿De dónde viene el ..servicio, material?
¿Quién toma las decisiones (si se necesita)?
¿Qué pasa si la decisión es “sí”?
¿Qué pasa si la decisión es “no”?
¿A dónde va el (producto, servicio) de esta
operación?
¿Qué revisiones/verificaciones se realizan en el
producto en cada parte del proceso?
¿Qué pasa si la revisión/verificación no cumple con
los requisitos? 16
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En cuanto a su dibujo:
 Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba abajo y de
izquierda a derecha
 Existe un único inicio del proceso.
 Existe un único punto de fin para el proceso.
 Los símbolos se unen con líneas que tienen en la punta una
flecha que indica la dirección en que fluye la información.
 Se deben usar sólo líneas de flujo vertical u horizontal, nunca
diagonales
 Las líneas de flujo no deben cruzarse, para evitarlo se usan
los conectores
 De cada símbolo sólo puede salir una flecha de flujo, salvo del
rombo que indica una comparación con caminos posibles.
 El tamaño de los símbolos debe ser uniforme 17
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En cuanto a su contenido:
 Todos los textos dentro de cada símbolo deben empezar con
un verbo en acción (comprar, firmar, revisar, etc.)
 Los textos deben redactarse con frase breves y sencillas
 El símbolo documento debe contener el nombre original de la
forma o reporte de que se trate
 Si existen varios ejemplares de un documento deben
identificarse con la letra “o” y las copias mediante los dígitos
“1”, “2”, etc.
 El contenido del símbolo conector puede ser letra o número,
pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida
 Se recomienda que el conector de página sea numérico y
que además contenga el nro. de página de procedencia o
destino 18
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• Presentación de Solicitud en recepción

• Registro de Solicitud en libro de registro.
• Envío de Solicitud a Secretaría Académica.
• Secretario académico evalúa la solicitud.
• Si la solicitud es rechazada se devuelve a recepción en donde se
informa al alumno del rechazo.
• Si la solicitud es aprobada, entonces se envía a coordinación de
exámenes.
• En coordinación de exámenes la solicitud se registra y se imprime la
lista de alumnos con solicitudes aprobadas y archiva solicitud
• La lista actualizada es enviada a recepción donde se informa al alumno
el resultado. 19
Desarrollo del
ejemplo

20
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Serie de labores concatenadas: Variedad de diferentes operaciones que

se enlazan entre si, sirviendo las operaciones anteriores como base de la
siguiente y así sucesivamente hasta llegar al resultado deseado
Sucesión cronológica: Las actividades suceden o siguen una tras otra
en el tiempo, subsecuentemente y en orden lógico, dando respuesta a la
pregunta ¿cuándo?
Manera de realizar un trabajo: Indican el ¿Cómo?, el ¿Quién?, y el
¿Dónde? del trabajo.

Según ISO 9000:2000 es la forma especificada

para llevar una actividad o un proceso 21
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Resumiendo:
• Procedimiento es una guía detallada que
muestra secuencial y ordenadamente cómo
dos o más personas realizan un trabajo.
• Describe la manera exacta en que deben
realizarse las actividades.
• El conocimiento de los procedimientos debe
ponerse a disposición en forma de manual o en
alguna otra parte para aquellos que deben
seguirlos
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