ADMINISTRACIÓN

DEL PROCESO DE
COMPRAS
PROCESO DE COMPRAS- PRIMERA
PARTE
1. DEFINICIÓN, ESTRUCTURA E IMPORTANCIA DE ADMINISTRACION
DE COMPRAS
Administración de compra, conceptos y funciones.
Importancia de la Gestión de Compras.
2. ANÁLISIS DE MERCADO, PRINCIPIO DE LA COMPRAS
3. LA NEGOCIACIÓN EN COMPRAS
Objetivos y estrategia de la negociación
La negociación
Seguimiento
4. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y HOMOLOGACIÓN DE
PROVEEDORES
Criterios para evaluar a un proveedor potencial
Valoración de la motivación
Identificar, tamizar e investigar proveedores
Evaluación y selección
Homologación de proveedores
Proceso de Compras
• Compras es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y
materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al
precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en
el lugar y momento requerido
Proceso de Compras
Consiste en suministrar de manera
ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios,
para incluirlos de manera directa o indirecta a la
cadena de comercialización o de producción.
Deben proporcionarse en las cantidades
adecuadas, en el momento solicitado, con el
precio y en el lugar acordado.
Objetivos del Proceso de
Compras
• Continuidad del abastecimiento.
• Negociar precios convenientes
• Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los
suministros.
• Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks
y mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad.
• Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de
suministro en función a nuevos procesos productivos.
• Mantener costos de adquisición y mantenimiento de
stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de
operación.
Importancia del Proceso de
Compras
• Principal fuente de los costos de la
empresa industrial
• Afecta a la calidad del producto final.
• Puede frenar todo el flujo previsto y
generar ineficiencias, incumplimientos y
costos ocultos muy altos.
• Influyen directamente en la estructura
financiera de la empresa.
• Las compras mantienen la actividad de
la empresa.
Proceso de Compras
• Planeación : Generación,
planes y estrategias
• Ejecución: Implementar
tácticas y acciones.
• Control y seguimiento:
Mecanismos de seguimiento
Proceso de Compra tradicional
Cliente Proveedor
Orden de Correo Procesamiento
compra de la orden

Dársena de
Informe de descarga
cuentas por
cobrar Lista de
embalaje

Acreedores Correo Factura

Reconciliar Comprobación Correo

cuentas Deudores
La planificación del Proceso
de Compras
• Emisión del requisito de compra
• Análisis de la petición de compra
• Investigación y elección del proveedor
• Emisión del pedido
• Seguimiento del pedido
• Recepción e inspección de la mercancía
• Eventual devolución de los productos no
hallados conformes
• Verificación y pago de la factura
• Elaboración del informe
Técnicas de Compra
• Envío directo al último cliente y embalaje
especial.
• Pedidos abiertos.
• Pedidos electrónicos y transferencia de
fondos.
• Intercambio electrónico de datos (EDI).
• Compra sin inventario.
• Estandarización.
Decisión: ¿Fabricar o Comprar?
Razones para fabricar
• Menor coste de producción
• Proveedores no adecuados
• Asegurar el suministro necesario
• Utilizar los excedentes de mano de obra y
hacer una contribución marginal
• Obtener la calidad deseada
• Evitar la connivencia entre los
proveedores
• Obtener un producto único que acarrearía
un compromiso prohibitivo para el
proveedor
• Mantener las capacidades de la
organización
• Proteger el diseño patentado o la calidad
• Incrementar o mantener el tamaño de la
compañía
Razones para comprar
• Menor coste de adquisición
• Mantener el compromiso con el
proveedor
• Obtener habilidad técnica o de
gestión
• Capacidad inadecuada
• Reducir costes de inventario
• Asegurar flexibilidad y fuentes
alternativas
• Reciprocidad
• El artículo está protegido por una
patente o secreto industrial
• Libera a la dirección para ocuparse
de su negocio principal
 Análisis del Mercado
Estudios de los mercados de compra

• Deberían hablar sobre :

– Evolución de los precios de los productos o materiales

– Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento
– Identificación de los términos comerciales más utilizados
– El nivel de servicio logístico del mercado
– Costos logísticos implicados en la adquisición de material
 La negociación en compras

La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en

función de la negociación de condiciones establecidas por el
cliente.

En todo proceso de negociación es fundamental considerar

aspectos claves, tanto técnicos, económicos como logísticos, para
poder ofrecer la cotización más competitiva de acuerdo a las
necesidades del cliente
Negociación integrativa en compras

• Separe las personas del problema.

• Céntrese en intereses no en posiciones.

• Genere alternativas para beneficio mutuo.

• Insista en criterios objetivos.

Estrategias de Compra
• Planificaciones para ayudar a la empresa a cumplir
sus objetivos.
• Afecta a la posición de competencia a largo plazo.
• Opciones estratégicas:
• Muchos proveedores.
• Pocos proveedores.
• Red Keiretsu.
• Intergración vertical.
• Compañía vertical.
Estrategia de la Cadena de
Abastecimiento
• Negociar con muchos proveedores. Comparar un proveedor con
otro.
• Desarrollar relaciones estables a largo plazo con un número
reducido de proveedores que trabajarán con usted para ayudarle
a satisfacer al cliente final.
• Integración vertical: comprar las empresas proveedoras.
• Keiretsu: los proveedores pasan a formar parte de una coalición
de compañías.
• Crear una compañía virtual que utilice a sus proveedores
conforme sea la demanda.
Evaluación de proveedores

El proveedor debe pasar por un proceso de

homologación basado en una auditoría de
planta.
El Gestor de Compras debe realizar una
clasificación y actualización de los perfiles de
sus proveedores.
Evaluación de proveedores
• Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del
funcionamiento de los proveedores en cuanto a
resultados de los indicadores críticos definidos por la
empresa.

• Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces

al año y de manera presencial.

• Objetivos :
• Definir prioridades para siguientes períodos,
indicadores a ser utilizados, objetivos y límites
• Asegurar que los objetivos del comprador y del
vendedor se adaptan entre sí, a corto y largo plazo.
• Construir relaciones a largo plazo
Evaluación de proveedores: áreas de
acción
 Costo de los materiales, servicios y transporte
 Calidad de las materias primas o módulos
 Suministro en cantidad y tiempo
 Capacidad tecnológica, tanto en los procesos de los proveedores
como en su participación en la innovación de los productos del
cliente,
 Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente,
 Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas
financieros del proveedor puedan poner en peligro su
continuidad y
 Estilo de gestión, medido como el grado de coincidencia de la
cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la
compradora.
 Lista de parámetros a
considerar en la evaluación de
un proveedor
Precio de Inventario Tiempo de
Factores de desempeño del proveedor Costo de
compra del introduccion
Ciclo Seguridad transporte
componente del producto
Tiempo de espera de resurtido X
Desempeño de la puntualidad X
Flexibilidad del suministro X
Frecuencia de la entrega/Tamaño mínimo del lote X X X
Calidad del suministro X X
Costo del transporte entrante X
Términos del precio X X
Capacidad de coordinación de la información X X
Capacidad de colaboración en el diseño X X X X X
Tipos de cambio, impuestos y derechos X
Viabilidad del proveedor X X
Estrategia de Muchos
proveedores
• Muchas fuentes por artículo.
• Relación de enfrentamiento.
• Corto plazo.
• Poca franqueza.
• Órdenes de compra negociadas y
esporádicas.
• Precios altos.
• Grandes lotes, poco frecuentes.
• Entrega en la dársena de descarga.
Estrategia de pocos
Proveedores
• Una o pocas fuentes por artículo.
• Afiliación (JIT).
• A largo plazo, estable.
• Auditorías y visitas en el lugar.
• Contratos exclusivos.
• Precios bajos (grandes pedidos).
• Lotes pequeños, frecuentes.
• Se entrega en el lugar donde va a ser utilizado.
Relaciones del comprador con
el vendedor
Táctica
• Reducir el número total de proveedores
• Nombrar proveedores clave
• Pedir entregas Just in Time a los proveedores
clave
• Involucrar a los proveedores clave en el nuevo
diseño del producto.
• Desarrollar conexiones informáticas con los
proveedores
Estrategia de la Integración
Vertical
 Capacidad para producir Materias primas
productos comprados
(Proveedores)
previamente:
 Operaciones establecidas.
 Comprar las empresas Intergración
proveedoras. hacia atrás
 Decisión de fabricar o comprar.
 Importante compromiso Transformación
financiero. actual
 Difícil hacer todo bien.
Integración
hacia adelante

Artículos terminados
(clientes)
Ejemplos de Integración
Vertical
Mineral de hierro Silicona Agricultura Materias primas
(proveedores)

Acero Molino de harina Backward

Integration

Circuitos Transformación
Automóviles integrados actual

Sistema de Forward
distribución Circuitos impresos Integration

Ordenadores
Relojes Artículos terminados
Distribuidores Productos (clientes)
Calculadoras de pastelería
Estrategia Keiretsu

• Término japonés que significa “coalición de compañías”.

• Sistema de alianzas mutuas y propiedad cruzada:
• Las empresas aliadas se quedan con el stock de
la compañía.
• Reducción de la necesidad de beneficios a
corto plazo.
• Une a fabricantes, proveedores, distribuidores y prestamistas:
• Las “coaliciones” se extienden a lo largo de toda
la cadena de abastecimiento.