Comunicarea scrisa de afaceri

Principalele caracteristici ale

comunicarii scrise de afaceri
• Pragmatismul
• Obiectivitatea
• Accesibilitatea
 Forme de comunicare
scrisa de afaceri

• Documente standardizate: a)in

comunicarea interna:bon de
materiale,raport zilnic de productie,fisa de
magazie; b) in comunicarea externa:
factura, decont TVA, bilant.
• Lucrari nestandardizate:scrisoarea, nota
interna, raport.
 Scrisoarea
• Partile uzuale ale scrisorii sunt:
1.Antetul organizatiei expeditoare;
2.data;
3.Adresa destinatarului;
4.Formula de salut;
5. Corpul scrisorii;
6.Formula de incheiere;
7. semnatura.
 Nota interna: este utilizata pentru
comunicarea intre membrii aceleiasi
organizatii, putand fi transmisa pe hartie
sau electronic.

• Partile uzuale:
1. Antet
2. Data
3. Formula de salut (poate lipsi)
4. Corpul
5. Formula de salut-incheiere- (poate lipsi)
6. Semnatura.
 Raportul
• Tipuri de raport:
1.Raport simplu: prezinta faptele, fara ca autorul
sa le interpreteze. Are rol de informare (raport
privind participarea la un targ).
2. Raport de activitate: pune in evidenta stadiile de
realizare a activitatilor curente, progresele
realizate,modificarile intervenite fata de
raportarea anterioara;
3. Raport de analiza:presupune analiza si
interpretarea activitatilor;
4. Propunerea: are rolul de a convinge receptorul
sa adopte un anumit curs de actiune.
 Procesul scrierii rapoartelor
• Clarificarea subiectului si a termenilor de
referinta ai raportului(cerinte referitoare la
continut, forma, indeplinirea sarcinii de scriere a
lucrarii- subiect,scop, marime, destinatari, data
finalizarii-). Clarificarea subiectului
vizeaza:alegerea temei, delimitarea
subiectului,analiza auditoriului, determinarea
scopului.
• Activitatea de cercetare: cercetare de birou,
cercetare primara (de teren).
 Procesul scrierii rapoartelor - continuare
• Selectarea si ordonarea ideilor:
1. Structuri pentru raportul de activitate: program-
realizari-probleme-prognoza sau program-
realizari-probleme-recomandari;
2.Structura pentru raportul de analiza: descrierea
situatiei-factori de influenta – constrangeri –
recomandari;
3. Structuri pentru propuneri: descrierea problemei –
analiza problemei-solutii posibile-solutia
recomandata sau solutia propusa-analiza
problemei-respingerea altor optiuni-limitele
solutiei propuse-concluzie (reiterand solutie
propusa)
• Scrierea si verificarea textului
Structura formala si stilul raportului
• Partile formale ale raportului
1.Introducerea
2. Corpul raportului
3. Concluziile
4.Propunerile
• Stilul rapoartelor
- Un raport trebuie sa fie:scurt,viguros,decis
- Cuvintele trebuie sa fie cat mai simple
- Paragraful trebuie sa prezinte un singur aspect
- Atentie la cuvintele de legatura(in primul rand,al doilea
rand)
- Propozitii de lungime medie(aprox.22 cuvinte)