CURSO SECRETARIADO

ADMINISTRATIVO
Facilitador: Mauricio Fuentes Bravo
Ingeniero en Administración de Empresas.
¿Qué hace una secretaria/o
administrativa/o?
Perfil del Cargo

 Fuente: Concurso ChileValora para cargo de Secretaria

Administrativa.
Raíz de la Administración

 Fuente: UNA VISIÓN CONTEMPORÁNEA DEL CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN:

REVISIÓN DEL CONTEXTO COLOMBIANO * Sergio Torres Valdivieso** Andrés
Hernán Mejía Villa***
Definición de Administración

 Fuente: UNA VISIÓN CONTEMPORÁNEA DEL CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN:

REVISIÓN DEL CONTEXTO COLOMBIANO * Sergio Torres Valdivieso** Andrés
Hernán Mejía Villa***
Objetivos de la Administración

 Alcanzar de forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo

social.

 Eficiencia: Hacer algo correctamente; se refiere a la relación que hay

entre insumos y productos. Busca reducir al mínimo los costos de los
recursos. (Robbins y De Cenzo, 2009: 6)

 Eficacia: Hacer lo correcto; alcanzar metas. (Robbins y De Cenzo, 2009:

6)
Funciones de la Administración

 Según Henry Fayol (Administración general e industrial) existen cinco

actividades básicas de la administración, éstas son:
 Planificar
 Organizar
 Instruir (Desactualizada)
 Coordinar
 Controlar
¡¡¡Actualmente instruir no es considerada función básica!!!!

Fundamentos de Administración E. Gallardo.

Universidad de Barcelona
Funciones de la Administración

 Planificar: definir metas, establecer estrategias y elaborar planes para

coordinar actividades. Decidir que hacer y cómo hacerlo. Implica priorizar
y comprometerse.
 El resultado de una planificación es una estrategia: “Conglomerado de
decisiones acerca de las metas que se deben perseguir en la
organización, qué actividades emprender y cómo aprovechar los recursos
para alcanzar esas metas.” (Jones y George, 2010: 9)

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Funciones de la Administración

 Organizar: Asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una

estructura de relaciones de modo que los empleados puedan interactuar
y cooperar para alcanzar las metas organizativas.
 El resultado de organizar es la creación de una estructura organizativa,
siendo el organigrama su representación gráfica
Funciones de la Administración

 Dirigir: orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo de la

organización con el fin de que ayuden a la consecución de las metas
organizacionales. La comunicación es importantísima
Funciones de la Administración

 Controlar: Vigilar que el desempeño de las actividades se ajuste a lo

planificado. En otras palabras, evaluar el desempeño y adoptar, si fuera
necesario, medidas correctivas.
Proceso Administrativo

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Organización

 De acuerdo con el autor Bernardo Kliksberg (1985), dice que una

organización es:
1. Una Institución social.
2. Contiene un Sistema de Actividades desempeñadas por sus integrantes, que se
coordina en forma consciente y racional y crea expectativas en los miembros
de la organización.
3. El conjunto de relaciones entre las actividades de la organización constituye su
estructura. Esta última es relativamente estable en el tiempo.
4. Tiende hacia el cumplimiento de determinados fines.
5. Sus características, su comportamiento y sus objetivos son profundamente
incididos por las características del medio. (Económico, político, cultural,
social,…)
Principios Fundamentales para la administración de organizaciones, Miguel Ángel Vicente – Juan
Carlos Ayala
Organigrama

 Benjamin Franklin
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de
una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se
muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
 Munch Galindo y García Martínez
Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de
una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
 Organigrama pequeña empresa

Gerente/Supervisor

Colaboradores Colaboradores Colaboradores

Operacionales Operacionales Operacionales
Organigrama mediana empresa

Gerente

Asistente
Administrativo

Supervisor

Colaboradores Colaboradores Colaboradores

Operacionales Operacionales Operacionales
Organigrama mediana/gran empresa
Gerente General

Vicepresidente Vicepresidente
Vicepresidente
Finanzas/ Recursos
Mercadeo
Contabilidad Humanos

Supervisores Supervisores Superviosores

Colaboradores
Colaboradores Asistente de
de
de Ventas Contabilidad
Seguridad/Salud

Colaboradores Asistente de Colaboradores

de Promoción Finanzas de Nómina

Colaboradores
Licencias

Colaboradores
de Capacitación
Actividad en clases

1. Inventar una empresa ficticia de rubro a elegir.

2. Crear organigrama de la empresa inventada.
3. Elegir algún proyecto de esta empresa y definir su proceso administrativo
(Planificar, organizar, dirigir, controlar). Utilizar organigrama para esta
actividad.
Tarea

 Buscar Organigrama del Estado de Chile.

Rol del Administrador/a

 La responsabilidad del administrador consiste en generar capacidad de

“gestión” para lograr los objetivos de una organización, o un sector de la
misma, en términos de eficacia, eficiencia, productividad, lucro, beneficio
social, competitividad u otros resultados requeridos por la dinámica
organizacional.
¿Ante qué organizaciones se
encuentra el administrador?
 Públicas, privadas y ONG; además, se debe tener en cuenta en qué sector
de la economía real actúa.
¿Que cualidades debe reunir un
colaborador administrativo?
Competencias

 ChileValora
“Las competencias laborales, según la ley 20.267, son todas las actitudes,
conocimientos y destrezas necesarias para cumplir exitosamente una función
laboral, según estándares definidos por el sector productivo”
Competencias
Competencias
Actividad

 Según el perfil de cargo expuesto en clases:

¿Cuáles y de qué tipo son las competencias necesarias para realizar las
tareas del cargo?
¡Gracias por su atención!