MAESTRIA EN PROJECT MANAGEMENT

Procesos de la Dirección de proyectos I

Semana 03
• Agenda

 Gestión de la Calidad del Proyecto

o Planificar la Calidad
 Gestión de las adquisiciones
o Planificar las adquisiciones
 Gestión de los Recursos Humanos
o Planificar los Recursos Humanos
 Gestión de las Comunicaciones
o Planificar las Comunicaciones
• GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

GESTIÓN DE LA CALIDAD
• Gestión de la calidad

Dos productos con características similares, ¿Cuál

elegir?

• 5
• Gestión de la calidad

• ¿Qué es Calidad?
– ISO 9000: “Grado en el que un conjunto de características inherentes
cumple con los requisitos”
– Philip Crosby: “Calidad es cumplimiento de requisitos”
– Joseph Juran: “Calidad es adecuación al uso del cliente”
– William Edwards Deming: “Calidad es satisfacción del cliente”
– American Society for Quality: “El grado en el que un proyecto cumple
con los requisitos”
– Dr. Kaoru Ishikawa: Diseñar, producir y mantener un producto que sea
el más económico, el más útil y siempre satisfactorio para el
consumidor.

• 6
• Gestión de la calidad

 Calidad y Grado, ¿son lo mismo?

– Calidad: Es el nivel en el que un conjunto
de características inherentes satisface los
requisitos.
– Grado: Es una categoría que se asigna a
productos o servicios que tienen el mismo
uso funcional pero características técnicas
diferentes.

Cabe destacar que en los proyectos la falta de

grado (prestaciones) no es un problema, mientras
que la falta de calidad seguramente lo sea.

• 7
 • Gestión de la calidad

• Precisión y Exactitud
– Precisión: Poca dispersión de los valores de mediciones
agrupados. (desviación estándar)
– Exactitud: Cercanía entre el valor medido y el valor real.
– Las mediciones precisas no son necesariamente exactas.

• 8
• Gestión de la calidad

• 9
 • Teorías de la Calidad

Edwards Deming

Primero se planifica (plan) la calidad, luego se ejecuta (do) el proyecto, después

se hace un seguimiento (check) y por último se actua (act) para corregir los
desvíos y sistematizar las mejoras. Este ciclo vuelve a repetirse con mejoras
sucesivas.

• 10
• Teorías de la Calidad

Joseph Moses Juran es reconocido

principalmente por lo siguiente:
• La trilogía de la calidad: 1º Planificar la calidad, 2º
Controlar la calidad, 3º Mejorar la calidad.
• Hizo popular el principio de Vilfredo Pareto –
80/20.
• Hay que involucrar a la alta gerencia en la gestión
de calidad.
• La calidad se cumple cuando un producto es
“adecuado para el uso”.

• 11
 • PMBOK y Teorías de la calidad

La Guía del PMBOK® es compatible con las siguientes teorías

relacionadas con la gestión de calidad:
• Deming, Juran, Ishikawa, Cosby
• ISO (Organization for Standarization)
• TQM (Total Quality Management)
• Six Sigma
• Costo de la calidad (COQ)
• Análisis de modos de fallo y efectos
• Revisiones del diseño
• Mejora continua

• 12
• GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

PLANIFICAR LA CALIDAD
 • Planificar la Calidad

• Proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o

normas para el proyecto y el producto, documentando la manera
como el proyecto demuestra el cumplimiento con los mismos.

• Al momento de planificar la calidad es importante identificar las

normas de calidad relevantes. Por ejemplo, las normas ISO 21500
sobre Dirección de Proyectos podrían ser muy útiles para no re-
inventar la rueda.
 • Planificar la Calidad

Plan de Dirección del Muestreo

Proyecto estadístico
Análisis Costo Benchmarking
Costo de Siete herramientas
Beneficio Calidad básicas de calidad

Registro de Reuniones
Interesados Diseño de Herramientas
experimentos adicionales de
planificación de
calidad
Registro de
Riesgos

Plan de Gestión
Documentación de de la Calidad
Requisitos
ACTUALIZACIONES

Plan de mejora
de proceso

Listas de
Activos de los Verificación de Métricas de
Factores Ambientales
Documentos calidad
de la Empresa Procesos de la Calidad
del Proyecto
Organización
 Los requisitos de los interesados y la calidad

Interesados Satisfacción
de calidad
Cumpli-
Cumpli-
Recopilar
miento de
miento de
requisitos
Entregables Aceptados
requisitos
requisitos

Alcance
Línea de base del Alcance
-------------------- Calidad ------------
Planificar

Ejecuctar
Tiempo
Línea de base del cronograma

Costos
Línea de base del costo
 • Planificar la Calidad

• Herramientas y Técnicas
Costos de Conformidad = (Costos Prevención + Costos Inspección)
Costos de No Conformidad = (Costo de fallos internos + costo de fallos externos)
COQ = Costos de Conformidad + Costos de No Conformidad
• Herramientas y Técnicas
– Siete herramientas básicas de calidad
Diagrama causa-efecto
Diagrama de flujo

Diagrama de control

Diagrama de dispersión

Diagrama de Pareto
Hoja de Verificación
Histograma

• 18
• Herramientas y Técnicas
– Siete herramientas básicas de calidad
• Diagramas de Control

Diagrama de control
• Herramientas y Técnicas
Los límites de control superior e inferior generalmente se fijan en
unidades sigma (desviación estándar).
1 sigma = 68.26% 3 sigma = 99.73%

6 sigma = 99.99985%

• 20
• Herramientas y Técnicas

– Herramientas adicionales de
planificación de la calidad
• Tormenta de ideas: Se
utiliza para generar ideas
• Análisis de campos de
fuerzas: Estos diagramas
representan fuerzas a favor
y en contra del cambio
• Técnica de grupo nominal:
El objetivo es permitir que
las ideas se analicen en
tormenta de ideas, a través
de grupos pequeños para
después ser revisadas en
grupos más grandes.
• GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

• Rol del Project Manager en las Adquisiciones
• Definiciones

• Tipos de Contrato

PRECIO FIJO COSTO REEMBOLSABLE

TIEMPO Y MATERIALES

FFP FPI FP-EPA CPAF CPIF CPFF CPCP

Precio Fijo Costo más Costo más
más Honorarios % de
Honorarios por Incentivos costo
por Incentivos

NIVEL DE
RIESGO
• Definiciones

• Tipos de Contrato
• GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES

 • Planificar las Adquisiciones

 Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el

proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles proveedores.

 Identifica qué necesidades del proyecto pueden o deben satisfacerse de

mejor manera, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados
fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto pueden
ser resueltas por el equipo del proyecto.

 Se debe considerar quién es el responsable de obtener o ser titular de

permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la
legislación, regulación o política de la organización para ejecutar el proyecto.

• 27
• Planificar las Adquisiciones

 Ejemplo

CASA DE CAMPO

1.Estudio 2.Diseño 3.Construcción 4.Acabados 5.Gestión

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Cercado Afirmado Áreas Áreas Habilitación
descanso recreación Otras áreas
Cancha
Dorm Frontón
2.1 2.2 padres 5.1 5.2
Dorm. Cancha
Maqueta Planos hijos Tennis Planeam Control
Dorm. Piscina
hijas

• 28
• Planificar las Adquisiciones

 Ejemplo

PROYECTO CASA DE CAMPO

Procedimiento
Elemento Tipo de Forma de
de
WBS contrato contacto
contratación
Cercado Suma alzada por Se solicitará tres Web, guía
terreno. metro lineal de cotizaciones. telefónica.
cerco.

Afirmado Suma alzada con Experiencia previa. Invitación a

terreno. incentivo por Estimación de especialistas.
cumplimiento de experto
plazo. independiente.

Instalación Suma alzada. Se solicitará tres Contacto a

jacuzzis. propuestas. través de
fabricante de
jacuzzi.
• 29
 • Planificar las Adquisiciones

Plan de Dirección
del Proyecto

Investigación de
Mapa del Proceso Análisis de Reuniones
Juicio de Mercado
Hacer o expertos
Documentación de Comprar
Requisitos

Registro de Plan de Gestión de

Riesgos Adquisiciones

Recursos
requeridos para la
actividad
Enunciados del Documentos de la
Cronograma Trabajo Relativos a Adquisición
del Proyecto Adquisiciones
Registro de
(SOW)
Interesados
ACTUALIZACIONES
Estimaciones de
costos de las Criterios de Decisiones de Hacer
actividades Selección de o Comprar
Factores Proveedores
Ambientales de la
Activos de los Empresa Solicitudes de
Procesos de la Cambio
Documentos
Organización
del Proyecto
• Planificar las Adquisiciones

Decisiones de Hacer o Comprar

• 31
• Planificar las Adquisiciones

Enunciado del Trabajo (SOW)

• 32
• Planificar las Adquisiciones

• Salidas Documentos de la adquisición

• Planificar las Adquisiciones

• Salidas

Criterios de Evaluación de Proveedores

• GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

 • Paradigmas y percepciones

• ¿Qué vemos a continuación?

Figura 1 Figura 2

• 36
• Paradigmas y percepciones

• Afirmaciones/preguntas bloqueadoras

¡Todos ustedes son iguales!

¡Siempre haces lo mismo!

¿Quien es el/la culpable?

• Gestión de los Recursos

ANTES DE PLANIFICAR, ADQUIRIR, DESARROLLAR Y GESTIONAR

EQUIPOS…

¿QUÉ HACEMOS A PARTIR DE AHORA PARA MEJORAR?

¡DEBEMOS REFLEXIONAR, SOBRE COMO ESTAMOS NOSOTROS!

• 38
• GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

PLANIFICAR LOS RECURSOS

 • Planificar los Recursos

Plan de Dirección del

Proyecto Juicio de
Organigramas y Teoría de la expertos
Networking
descripciones de Organización Reuniones
Requisitos de puestos
recursos de las
actividades

Factores Ambientales
de la Empresa

Plan de Gestión
de Recursos
Activos de los
Procesos de la
Organización

Proceso de definir cómo estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y del equipo
del proyecto. Se utiliza para determinar e identificar un enfoque a fin de asegurar que haya
suficientes recursos disponibles para la exitosa finalización del proyecto
• Planificar los Recursos

• Teoría Organizacional : Tipos de poder

– Formal: posición jerárquica en la empresa

– Recompensas: autoridad para manejar los premios

– Penalidad: autoridad para manejar los castigos

– Experto: se lo reconoce en base a sus conocimientos y formación

– Referente: viene referido por algún superior

• 41
• Planificar los Recursos
Matriz de Asignación de Responsabilidades
• Sirve como una herramienta de comunicación para que todos los involucrados entiendan
“quién hace que” en el proyecto.
• Puede ser desarrollado para varios niveles o grupos dentro de un proyecto.
• No muestra cuando (tiempo) las personas realizarán su trabajo.

La letra A de la matriz RACI proviene del término en inglés

“Accountable”, que podría traducirse como “que rinde cuentas”.
• 42
• GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
estión de las Comunicaciones

La principal habilidad de un(a) Director(a) de Proyectos

es saber comunicar. No importa qué título tengas y en
qué profesión te hayas especializado, si no aprendes a
comunicar de manera efectiva no conseguirás
proyectos exitosos.

Gestionar la comunicación: implica definir un

conjunto de acciones y procedimientos
mediante los cuales se despliegan una
variedad de recursos de comunicación para
apoyar la labor de las organizaciones.

• 44
 Canales de Comunicación hacia arriba –
comunicación del Gerencia de línea, área
Gerencia General
Director(a) de
Proyecto

Comunicación Director Comunicación

lateral: lateral: amigos,
colegas, otros de grupos sociales
grupos
funcionales y Proyecto org. Formales e
informales
clientes

Comunicación hacia abajo:

equipo del proyecto
 • Teoría de la Comunicación Efectiva

• Habilidades de Comunicación
– Comunicación No Verbal
• Incluye gestos, tono vocal, expresión facial y lenguaje corporal.
• Los factores no verbales generalmente tienen mayor influencia en el
impacto total del mensaje que los factores verbales:
• Impacto total del mensaje = Palabras (7%) + Tono Vocal (38%) + Expresión
Facial (55%)
• Se debe usar con cuidado para no enviar mensajes contradictorios.
 • Comunicación con los Interesados del Proyecto - Ejemplo
Ej: Alcance, tiempos y
presupuesto

Sponsor
Ej: temas Ej: Cumplir con
contractuales Especificaciones
basadas en
Legal Construcción Requerimientos del
usuario
Comunicaciones
Capacitación
Pruebas

Ej: Productividad Ej: Liberación de

Logística
y facilidad de uso un producto de
en el producto final calidad
Ej: Implantación y
Administración eficaz
Los DP emplean una gran cantidad de tiempo comunicándose con los otros interesados.
Debemos optimizar nuestro tiempo y atención
Fundamentos de la Comunicación

Barreras para las Comunicaciones

Falta de
información Falta de apertura y confianza en
las relaciones

Demasiada Semántica
Tiempo
información
Vocabulario
Redacción

Resultados Objetivos del

deseados Proyecto

Gestión del Alcance,

Tiempo, Costo, Diferencias culturales
Calidad, RR HH y
Contratos Conocimiento de lo
Filtros
que se quiere decir

Percepciones y
personalidades
 PLANIFICAR LAS
COMUNICACIONES
Planificar las Comunicaciones

Plan de Dirección del

Proyecto Modelos de
Comunicación
Tecnología de la
Comunicación

Registro de
Interesados

Factores Ambientales de
la Empresa

Activos de los Procesos

de la Organización

Es el proceso utilizado para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto
y para definir cómo abordar las comunicaciones; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo
la necesitará, cómo le será proporcionada y por quién.
 • Planificar las Comunicaciones

• Herramientas y Técnicas

En un proyecto el número de canales de comunicación es n(n-1)/2, donde “n” es la

cantidad de interesados. Ejemplo:
Si en el proyecto hay 10 Interesados, el/la director(a) de proyecto tendrá que
manejar 45 posibles canales de comunicación.
• Planificar las Comunicaciones

• Modelos de Comunicación

Modelo de comunicación para la comunicación intercultural. Fuente PMBOK v6

• Planificar las Comunicaciones

• Herramientas y Técnicas
Tecnología de la Comunicación
Mensajería Software para trabajo
Reuniones Tecnología para
instantánea colaborativo
teleconferencia
Pasos de autorización:
Paso 3: Director

Paso 2: Director de
compras

Paso 1: Sra. Smith Paso 1: Sr. Jones

 • Planificar las Comunicaciones

 Herramientas y Técnicas
 • Planificar las Comunicaciones

-Elección de medio:
- Escrito vs oral,
- Cara a cara vs. E-mail
- Memo vs. Informe

-Estilo de redacción:
- Voz activa vs. Voz pasiva,
- estructura de la oración,
- elección de las palabras.

-Técnicas de presentación
- Lenguaje corporal,
- Ayudas visuales

-Técnicas de gestión de reuniones

- Agenda adecuada,
- Gestión de conflictos
• Planificar las Comunicaciones

Matriz de comunicación: Ejemplo

Leyenda
@ e-mail
impreso
* genera la información

Sem: semanal
Men: mensual