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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - Concepto

“aquella cosa mueble susceptible de ser incorporada


directamente a un expediente – con foliación o paginación- y
que acredita, mediante escritura o cualquier signo- fotografía,
dibujo-, una idea, un pensamiento o una realización humana, o
incluso una situación o aspecto de la naturaleza. Con fórmula
más breve podríamos decir también que el documento es un
soporte que contiene información apto para ser incorporado a
un expediente” Gonzales Navarro (1997).
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS - Concepto

“aquellas cosas que directamente revelan o acreditan


hechos jurídicos, y que, por su índole, pueden ser
directamente incorporados a un expediente, protocolo
o registro. Los autores del “Manual de Documentos
Administrativos” lo definen como el “soporte en el
que se materializan los distintos actos de la
Administración Pública, la forma extrena de dichos
actos” J. Moreiro (1998)
ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA Y FUNCIONES DE LOS
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

La actuación administrativa se distingue por reflejarse en documentos que constituyen


el testimonio de la mencionada actuación. Los documentos administrativos son el
soporte en el que se materializa los distintos actos de la Administración Pública, la
forma externa de dichos actos.

Vamos a entender por documento válido el documento que está fechado, firmado,
sellado y que conste los asientos en los registros públicos.

Los documentos administrativos tienen dos funciones importantes:

• Función de constancia: El documento asegura la pervivencia de los actos


administrativos, ya que constituye el soporte material. Con esta función de constancia se
logra garantizar la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia,
sus efectos y sus posibles errores o defectos y también sirve para garantizar el derecho
de acceso que tienen los ciudadanos
ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA Y FUNCIONES DE LOS
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Función de comunicación:

Los documentos van a servir como medio de comunicación de los actos de la


Administración Pública y podemos distinguir dos tipos de comunicaciones:
a) Comunicación Interna: Se produce entre las unidades que componen la
organización administrativa.
b) Comunicación Externa: Se da entre la Administración y los ciudadanos o
bien entre los distintos órganos administrativos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Producen efectos: Los documentos administrativos siempre producen efectos, bien frente a
terceros o bien hacia la propia organización administrativa. Estos efectos no tienen que ser
siempre efectos jurídicos, si no que pueden ser de naturaleza informativa o comunicativa.

Todo documento que no produzca efectos no es considerado como documento administrativo.


Por ejemplo documento administrativo son: los resúmenes, los extractos, etc.

Son emitidos por un órgano administrativo: Quien genera un documento administrativo


tiene que formar parte de una Administración Pública. El hecho que la mayoría de los
documentos administrativos aparezcan como autor una persona física significa que esa
persona actúa en representación del órgano.

Su emisión es válida: Cuando cumple una serie de requisitos formales y sustantivos que
además son exigidos por la normativa que regula la actuación administrativa.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Asimismo, podemos mencionar entre las características que el documento administrativo


puede ser original o copia, esto último en la archivística lo denominamos la tradición
documental.

a) Original: Es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos los


requisitos que lo habiliten (o habilitaron) para que cumpla el objetivo que está
(estaba) destinado. Pueden ser originales únicos, u originales múltiples, los que se
producen en originales de igual valor.
b) Copia: Es el que contiene el texto original, pero que no ha sido producido para
cumplir el objetivo para el cual se creó el documento (lleva la advertencia: es
copia)
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Han existido distintas clasificaciones de los documentos administrativos, la


única clasificación que se va a tener en cuenta es según el tipo de
declaración que contiene el documento.
En función de la declaración que contiene el documento se distinguen tres
tipos documentos principales:
a) Documentos de decisión
b) Documentos de transmisión
c) Documentos de constancia
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

a) Documentos de decisión: Declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre


materias que son de su competencia.

Tipos: acuerdo, la resolución o el decreto.


•ACUERDO: Recoge las decisiones adoptadas por órganos competentes sobre la
iniciación de un procedimiento o cuestiones que se producen en la tramitación,
siempre con carácter previo a la resolución del procedimiento.
•RESOLUCIONES: Es aquel documento que recoge las decisiones de órganos
competentes y que pone fin a una procedimiento resolviendo las cuestiones
pendientes.

b) Documentos de transmisión: Aquellos que comunican la existencia de hechos o actos


a personas u órganos o entidades, y su vez diferenciamos los que van dirigidos a los
ciudadanos (notificación y la publicación). Los documentos de transmisión dirigidos
entre órganos públicos de la administración son oficio y nota interior.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

OFICIO: Se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a distintas instituciones.
NOTA INTERNA:O nota interior, documento de identificación que se utiliza entre unidades administrativas
de una misma institución.
NOTIFICACIÓN: La administración hacia los ciudadanos. Comunica al interesado un acto o resolución y
aparecen íntegros el acto de resolución y se notifica. Hay que señalar que la resolución pone fin o no a esa vía
administrativa.
PUBLICACIÓN: Es la inserción de un acto administrativo, normalmente una resolución, en un diario oficial.
CARTA: Nunca forma parte del procedimiento administrativo; comunicación de carácter personal.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Tipos: las actas y las certificaciones.


•El Certificado: La certificación de los actos presuntos.
•Actas: Actas de un órgano colegiado. Nunca se eliminan, son decisiones que
toman un grupo de personas.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Por el tipo de documento “No existen documentos de archivo como tales, sino TIPOS
DOCUMENTALES. Así como no existen hombres, sino varones y mujeres, existen infinitos
tipos documentales porque cada uno está hecho a la medida para una actividad
administrativa.
Por el tipo documental, los documentos
De archivo conforman tres grandes grupos:
• Dispositivos o imperativos: Son aquellos en los que la autoridad asienta su voluntad con
intención de ser obedecida. Ejemplo. Del poder Legislativo: Las Leyes, del Poder Ejecutivo
Decretos, resoluciones, ordenanzas, acuerdos.
•Testimoniales o probatorios: Son aquellos en los que la autoridad asienta o acepta una
información, de modo que haga fe y tenga valor legal. Ej. Balances y libros contables, Actas,
Contratos.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

•Informativos o noticiosos: Son aquellos en los que se asientan información relacionada


con una tramitación. Pueden prevenir de cualquier nivel del organigrama y dirigirse hacia
cualquier nivel.

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS


ADMINISTRATIVOS TÉCNICOS CONTABLES BIBLIOTECARIOS

BIBLIOTECAS
ARCHIVOS
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ARCHVÍSTICA

El criterio funcional
Cada unidad documental es la materialización de una función o competencia específica, y se produce en
el marco de una actuación concreta regulada por una norma de procedimiento.

El criterio orgánico
Cada una de las funciones o competencias tiene sujeto encargado de realizarlas: una unidad
administrativa.

Estos dos criterios son las bases sobre las cuales se articulan los conceptos de tipo documental, serie
documental y cuadro de clasificación.

Definición de Tipo Documental : Es el termino o expresión que condensa las características tanto de
origen como formales e informativas de una unidad documental distinta de otra. Ejemplo de unidades
documentales diferentes: facturas, informe, nota interior, dictamen, contrato, correspondencia,
currículum.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ARCHIVÍSTICA

Definición Archivística: (Tipo Documental)


Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una
norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

Series Documentales :
La definición archivística de serie documental es “el conjunto de documentos producidos por un sujeto en el
desarrollo de una misma competencia y regulados por la misma norma de procedimiento”.
Esta definición parte de aplicar el criterio de procedencia orgánica a los tipos documentales. Así, cada secuencia de
tipo documental producida por un sujeto concreto constituye una serie documental

Las series documentales son la base para crear la estructura de clasificación del sistema de gestión documental
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

R. J. 073-85AGN/J (31.05.85)
S. N. A. 002 ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

• La organización de documentos es un proceso archivístico que consiste


en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar,
ordenar y signar los documentos de cada entidad.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La organización de documentos se relaciona con el ciclo vital porque es necesario que


las instituciones establezcan un programa de gestión de documentos que incluya:

1. Determinar qué documentos deben ser creados en cada proceso y qué información
necesita ser incluida en los documentos.

2. Decidir cómo organizar los documentos para que cumplan con los requisitos de uso.

3. Preservar documentos y hacerlos accesibles todo el tiempo, para que cumplan los
requisitos administrativos y las expectativas de la comunidad.

4. Cumplir con los requisitos legales y regulatorios, normas estándares y políticas


organizacionales aplicable”.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA

FUNCION 1 FUNCION 2 FUNCION 3

ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES

Actividad a Actividad b Actividad a Actividad b Actividad a Actividad b

Tipo documental Tipo documental Tipo documental Tipo documental Tipo documental Tipo documental

SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE


Función 1 Función 1 Función 2 Función 2 Función 3 Función 3
Actividad a Actividad b Actividad a Actividad b Actividad a Actividad b
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Se debe cuidar la función o fin del archivo, que es la del servicio a través de
la atención informativa, facilitando la localización de los documentos, a
partir de su estructura organizativa.

La efectividad de un archivo se medirá por realizar acertadamente las


búsquedas en las unidades archivísticas dentro de cada serie documental
que lo conforma, sin ambigüedades y de manera lógica.
CLASIFICACION DOCUMENTAL

Es una operación intelectual que consiste en el establecimiento de


las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o fondo
documental

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