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Vamos a entender por documento válido el documento que está fechado, firmado,
sellado y que conste los asientos en los registros públicos.
Función de comunicación:
Producen efectos: Los documentos administrativos siempre producen efectos, bien frente a
terceros o bien hacia la propia organización administrativa. Estos efectos no tienen que ser
siempre efectos jurídicos, si no que pueden ser de naturaleza informativa o comunicativa.
Su emisión es válida: Cuando cumple una serie de requisitos formales y sustantivos que
además son exigidos por la normativa que regula la actuación administrativa.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
OFICIO: Se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a distintas instituciones.
NOTA INTERNA:O nota interior, documento de identificación que se utiliza entre unidades administrativas
de una misma institución.
NOTIFICACIÓN: La administración hacia los ciudadanos. Comunica al interesado un acto o resolución y
aparecen íntegros el acto de resolución y se notifica. Hay que señalar que la resolución pone fin o no a esa vía
administrativa.
PUBLICACIÓN: Es la inserción de un acto administrativo, normalmente una resolución, en un diario oficial.
CARTA: Nunca forma parte del procedimiento administrativo; comunicación de carácter personal.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
Por el tipo de documento “No existen documentos de archivo como tales, sino TIPOS
DOCUMENTALES. Así como no existen hombres, sino varones y mujeres, existen infinitos
tipos documentales porque cada uno está hecho a la medida para una actividad
administrativa.
Por el tipo documental, los documentos
De archivo conforman tres grandes grupos:
• Dispositivos o imperativos: Son aquellos en los que la autoridad asienta su voluntad con
intención de ser obedecida. Ejemplo. Del poder Legislativo: Las Leyes, del Poder Ejecutivo
Decretos, resoluciones, ordenanzas, acuerdos.
•Testimoniales o probatorios: Son aquellos en los que la autoridad asienta o acepta una
información, de modo que haga fe y tenga valor legal. Ej. Balances y libros contables, Actas,
Contratos.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTOS
BIBLIOTECAS
ARCHIVOS
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ARCHVÍSTICA
El criterio funcional
Cada unidad documental es la materialización de una función o competencia específica, y se produce en
el marco de una actuación concreta regulada por una norma de procedimiento.
El criterio orgánico
Cada una de las funciones o competencias tiene sujeto encargado de realizarlas: una unidad
administrativa.
Estos dos criterios son las bases sobre las cuales se articulan los conceptos de tipo documental, serie
documental y cuadro de clasificación.
Definición de Tipo Documental : Es el termino o expresión que condensa las características tanto de
origen como formales e informativas de una unidad documental distinta de otra. Ejemplo de unidades
documentales diferentes: facturas, informe, nota interior, dictamen, contrato, correspondencia,
currículum.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ARCHIVÍSTICA
Series Documentales :
La definición archivística de serie documental es “el conjunto de documentos producidos por un sujeto en el
desarrollo de una misma competencia y regulados por la misma norma de procedimiento”.
Esta definición parte de aplicar el criterio de procedencia orgánica a los tipos documentales. Así, cada secuencia de
tipo documental producida por un sujeto concreto constituye una serie documental
Las series documentales son la base para crear la estructura de clasificación del sistema de gestión documental
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
R. J. 073-85AGN/J (31.05.85)
S. N. A. 002 ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
1. Determinar qué documentos deben ser creados en cada proceso y qué información
necesita ser incluida en los documentos.
2. Decidir cómo organizar los documentos para que cumplan con los requisitos de uso.
3. Preservar documentos y hacerlos accesibles todo el tiempo, para que cumplan los
requisitos administrativos y las expectativas de la comunidad.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Tipo documental Tipo documental Tipo documental Tipo documental Tipo documental Tipo documental
Se debe cuidar la función o fin del archivo, que es la del servicio a través de
la atención informativa, facilitando la localización de los documentos, a
partir de su estructura organizativa.