Contenido

Planificación de los Procesos

Métodos y Técnicas en la Planificación de los Procesos:
○ Tormenta de Ideas
○ Diagrama de Afinidad
○ Diagrama Causa Efecto.
Despliegue de los Sub-Procesos y
Actividades
Sub-procesos
Actividades –
Diagrama de Relaciones.

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Objetivos
Comprender la importancia de la
planificación como el primer paso a
desarrollar para la construcción de un
proceso.
Conocer las herramientas de la
planificación.

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Descubrir y Definir el Proceso
Definición del Proceso:
1. Redacte una declaración del propósito del proceso.
2. Asigne un propietario al proceso.
3. Identifique los resultados de salida del proceso.
4. Determine el final del proceso.
5. Identifique los insumos del proceso.
6. Determine el inicio del proceso.
7. Dé nombre al proceso.
8. Elabore un diagrama de flujo de alto nivel para elproceso.

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Paso 1. Redacte una declaración del propósito del proceso

.
Inicie con un verbo
Losprocesos están formados por acciones y estassedescriben con verbos.

Limite su declaración a uno o dos pensamientos

completos.
Vea el proceso como el resumen acerca de los clientes y los principales
resultados de salida.

Puede incluir:
La declaración de la visión, que ayuda a describir cómo se verá en el futuro, los
valores compartidos de la empresa, las características específicas de
desempeño, los límites del proceso y la poblaciónde clientes.

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Paso 2. Asigne un propietario al proceso

Establezca el liderazgo.

Determine las responsabilidades.

¿Qué ocurre cuando una empresa está
organizada por áreas?

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Paso 3. Identifique los resultados de salida del proceso

Resultados de salida de clientes externos.

Resultados de salida para clientes internos.
Resultados de salida de las actividades.
¿Cómosabemos que hemos identificado las necesidades de los
clientes?
¿Cómo sabemos que estamos satisfaciendo estas necesidades?

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Paso 4. Determine el final del proceso

. Considere el punto de vista del cliente

. El final de un proceso es siempre el inicio de otro u otros.

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Paso 5. Identifique los insumos del proceso

Insumos
Proveedores.
¿Qué diferencia hay cuando el proveedor no
es externo a la empresa?

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Paso 6. Determine el inicio del proceso

Los clientes tienen claro cuándo se inicia el

proceso
Hagalas preguntas adecuadas

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Paso 7. De nombre al proceso
El nombre debe resaltar el objetivodel
proceso.

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Paso 8. Diseñe un diagrama de flujo de alto nivel del
proceso

Proveedor Paso 1 Paso n Cliente

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Herramientas para la Planificación
de Procesos
Herramientas de Innovación y
Creatividad
Pensamiento Analítico vs. Pensamiento
Creativo.
El proceso de mejoramiento a menudo requiere
el análisis de la situación, el descomponer el
problema en partes que puedan ser estudiadasy
mejoradas, y luego vueltas a unir para tener un
mejor sistema.
Igualmente importante es la parte del
mejoramiento que requiere la generación de
nuevas ideas, las que permiten la innovación.

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Herramientas de Innovación y
Creatividad
Pensamiento Analítico vs. Pensamiento
Creativo.
A lo largo de nuestra formación académica y
experiencia profesional, desarrollamos
predominantemente una de las dos formas de
pensamiento.
Selidera con el lado izquierdo del cerebro y se
dirige con el lado derecho.

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Etapas en la Creatividad
1. Generación:
Listar la mayor cantidad posible de ideas,sin
importar lo extrañas que puedanparecer.
2. Meditación:
Darse un tiempo para meditar acerca de las ideas.
El subconsciente sigue trabajando en eso aunque
estemos haciendo otras cosas.
3. Iluminación:
Regresar a la lista y discutir lo que ha sido
descubierto desde la última reunión.
4. Verificación:
Poner a prueba las ideas que tienen mayor sentido.

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Tormenta de Ideas

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Tormenta de Ideas - Pasos
1. Escoger el tema a analizar.
2. Formar un grupo para la discusión y nombrar un líder. Juntar al grupoen
una sala que tenga una pizarra.
3. El líder escribe el tema generador en la pizarra.
4. Los participantes van aportando ideas para el tema propuesto y el líder las
escribe en la pizarra.
5. Una vez que se cuenta con suficiente cantidad de ideas, el grupo las
analiza, depura y llega a conclusiones de consenso.

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Tormenta de Ideas - Pasos
Consideraciones:
A)Si en el grupo existe algún
participante que monopoliza las
intervenciones, el líder deberá dara
todos igualdad de oportunidades de
participar.
B)Si el tema es delicado, o el grupo
no se tiene suficiente confianza,el
líder repartirá tarjetas a cada
participante para que escriban su
idea anónimamente y luego las
escribirá en la pizarra.
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Diagrama de Afinidad

Crédito Horario de
Crisis
Precio alto Atención

Software
obsoleto Rapidez Clientes
Capacitación en atención Exigentes
FV
Ubicación
Empresa Incentivos
Poco stock FV

Calidad
Publicidad del producto

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Diagrama de Afinidad

PROBLEMASENVENTAS

Clientes
Capacitación Calidad Crédito Exigentes
FV del producto
Horario de Crisis
Incentivos Publicidad
Precio alto Atención
FV

Software
Rapidez obsoleto
Poco stock
en atención
Ubicación
Empresa
Personal Producto Políticas ?

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Diagrama de Afinidad
Setrata de entender sistemáticamente la estructura de un problema
global, encontrando la similitud entre partes o fragmentos de partes de
datos verbales.
Ayuda a entender mejor el problema que debe resolverse.
Los datos se organizan en un diagrama que proporciona pistas sobre la
naturaleza global del objeto de estudio.

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Diagrama de Afinidad - Pasos
1. Decidir un Tema
2. Formar el Grupo de Trabajo y Escoger un líder.
3. Recoger Datos Verbales
Tormenta deIdeas
Observación
Investigación
4. Crear las Tarjetas de Datos
5. Organizar las Tarjetas en Familias
6. Crear las Tarjetas de Afinidad
Escoger las frases que mejor reflejen los agrupamientos
7. Mostrar el Diagrama deAfinidad
8. Discutir el Diagrama de Afinidad

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Diagrama de Afinidad - Utilidad
Define la naturaleza del problema y descubre los problemas ocultos.
Ayuda a organizar y ordenar las ideas confusas.
Muestra la dirección apropiada a tomar en la resolución de problemas.
Por su naturaleza, se trabaja en grupo.

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Diagrama Causa Efecto

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Diagrama Causa - Efecto
También conocido como Diagrama de Ishikawa
o Diagrama Espina de Pescado.
Sirve para organizar las posibles causas de un
problema.
Ilustra las relaciones que hay entre las causas.
Las causas principales se podrían agrupar en:
M.O., Método, Máquina, Material y Medio
ambiente.

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Diagrama Causa-Efecto - Pasos
1. Definir el problema y escribirlo encerrado en
un rectángulo.
2. Trazar una línea horizontal hacia la izquierda a
partir de la cara izquierda del rectángulo.
3. Escribir las causas principales en rectángulos y
unirlos con líneas a la línea principal.

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D. Causa-Efecto - Pasos
4. Efectuar una tormenta de ideas para ir añadiendo
factores a cada causa principal.
5. Someter el diagrama al análisis grupal.
6. Determinar las causas mas probables.

Otro método consiste en partir de unDiagrama de

Afinidad, y luego graficarlo según el formato del
Diagrama Causa - Efecto.

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Proceso
Conjunto de actividades que empleando
insumos, les añaden valor y emiten
resultados para un cliente.
Los procesos en la empresa utilizan los
recursos de la organización para suministrar
resultados definitivos.
Un proceso puede dividirse en sub-procesos
y estos en actividades.

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Componentes de los Procesos

Empresa

Sub-Procesos

Actividades

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 Análisis de
Revisión por Mejora Auditorías Datos
la Dirección Continua de Calidad AC / AP

Planeamiento
Estratégico

Planificación Monitoreo y Control de Control de

de la Medición del Productos No Documentos y
Producción Producto Conformes Registros
Químicos (Polímeros y

Almacenamiento de Producto Terminado

C
Almacenamiento de Materias Primas e Insumos

Recepció Cargue Control de L

Fabricación de

Ajuste Descarga
n de MP de MP Reacción
Auxiliares)

I
E
REQUERIMIENTOS

SATISFACCION
T
Cargue de Mezclad Descarg
Pesaje de Verificación E
Vitamínicas
Premezclas
Fabricación

ingrediente o a
MP del pesaje
s
de

Almacenamient
o de Envases

Soporte y Mantenimiento
Evaluación y Selección Compras Selección del Capacitación Evaluación de de Hardware y
Mantenimiento
de Proveedores Personal Desempeño Comunicación
de Software

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Herramientas de Razonamiento
Lógico
Diagrama de Relaciones

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Diagrama de Relaciones
Generalmente parte del Diagrama de
Afinidad.
Seutiliza para analizar las relaciones
causales existentes.

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Diagrama de Relaciones - Pasos
1. Determinar el grupo participante (puede ser una amás
personas).
2. Escribir en rectángulos el problema a analizar y todas
las causas que lo afecten.
3. Colocar en una pizarra el problema al centro ylas
causas rodeándolo.
4. Trace flechas entre los rectángulos indicando
relaciones causa – efecto entre ellos.
5. Coloque encima de cada círculo el número deflechas
de entrada y el número de flechas de salida que
tienen.
6. Encuentre la causa principal y el efecto principal

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Diagrama de Relaciones

3,1
1,3
C
D 2,0
A

2,1
2,2
B
E

1,1 1,1 0,3

F G H

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Diagrama de Relaciones - Utilidad

1. Muestra la interconexión causa – efecto

entre los síntomas y causas de un
problema.
2. Ayuda a determinar la prioridad en las
acciones a tomar.
3. Permite un análisis objetivo para una
situación particular.

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Conclusiones
1. La representación gráfica de un proceso
ayuda a su comprensión.
2. No es posible que nosotros mismos
juzguemos nuestro trabajo.
3. El diseño de un proceso es de arriba hacia
abajo: top-down.
4. Antes de diagramar un proceso es necesario
comprender las interrelaciones que se dan
entre los sub-procesos.
© 2005 Ricardo PinoJordán

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 Facultad de Ciencias Administrativas yContables 2018 - I

MBA Raúl MichaudHaro