Administración de Contratos

Marzo 2014
Administración de Contratos

Misión de la Gestión de Contratos

Asegurar que los derechos y obligaciones de la

Compañía, establecidos en el Contrato, sean respetados
y cumplidos a lo largo de su desarrollo; y asegurar que,
en caso de cambios al Contrato, éstos sean
adecuadamente registrados y cumplidos de la misma
manera que las cláusulas y provisiones originales.

Título de la presentación Nombre Autor 1

Objetivos de la actividad

 Contribuir a la previsibilidad del resultado

Protección ante eventos más allá del control del contratista

 Optimizar oportunidades generadas por cambios

 Preconstituir prueba y resguardo de la documentación

 Posicionar a la compañía en la resolución de controversias

Título de la presentación Nombre Autor 2

Introducción a la Administración de
Contratos

Dirección MNG

Clientes y otras partes interesadas

Clientes y otras partes interesadas

Procesos de

(satisfacción)
gestión de
(requisitos)

recursos Informes/d
atos

Comercial COM Ejecución OP

Ingeniería ENG

Procesos de soporte

Título de la presentación Nombre Autor 3

Organización en los Proyectos

Gerente de
Proyecto

Administración
Ingeniería Suministros Construcciones MASS PyCP Admin.
de Contratos

Adm. de
personal

Principales interacciones

Título de la presentación Nombre Autor 4

Introducción a la Administración de
Contratos

Responsabilidades

Dirección Áreas
Corporativa Geográficas

Control y gestión del Responsabilidad directa de la función

conocimiento de Administración de Contratos

Validación de documentos relevantes (Ordenes de Cambio,

demandas, reclamos, resolución de controversias, etc)

Título de la presentación Nombre Autor 5

Introducción a la Administración de
Contratos

Acuerdo entre partes para cumplir con un objetivo

Contrato determinado a cambio de una retribución

Condiciones del cliente para sus

Condiciones generales contrataciones

-Alcance
•Precio
Condiciones particulares •Plazo/Cronograma
•Modificaciones, agregados o
supresiones de las condiciones
generales
•Planos
Especificaciones técnicas •Especificaciones
•Estándares
•Procedimientos

El orden de precedencia establecido en el contrato, resuelve la contradicción entre documentos

El Contrato es la herramienta que asigna a cada parte el riesgo asumido y asegura su retribución

Título de la presentación Nombre Autor 6

Funciones y Responsabilidades

Administrar el Contrato con el objetivo de proteger

el plazo y optimizar el margen

PREVISIBILIDAD EN EL
TRANSFERABILIDAD
RESULTADO

 Delimitar el Alcance e Interfases  Transferir responsabilidades e

impactos a:
 Alinear a los participantes con
o Cliente
los requerimientos del Contrato
o Subcontratistas
 Anticiparse al problema /
o Socios
preconstituir pruebas o Compañías de Seguro

Título de la presentación Nombre Autor 7

Tipos de Contrato: por forma de pago
Lump Sum/ Ajuste Alzado

= $99

Precios Unitarios/ Unidad de medida / MOA

= $33 = $33
= $33 = $99 = $66
= $33 = $33

Cost + Fee/ Administración

Costos de RR utilizados Fee

(Personal, materiales, equipos, + = $X
% sobre el costo ó monto fijo
subcontratos)

$90 + 10% = $ 99
$120 + 10% = $ 132

$90 + $11 = $ 101

$120 + $11
Título de la presentación Nombre Autor = $ 131 8
Tipos de Contrato: ¿Qué se debe cuidar?
Riesgo
Lump Sum/ Ajuste Alzado Contratista
• Riesgo asumido: Alcance y plazo, cantidades, rendimientos, precios insumos y recursos
• Cuidar : Pedidos o incumplimientos del cliente/ Modificaciones de programa/Conceptos
que signifiquen más alcance o cambio de condiciones de ejecución.

Precios Unitarios/ Unidad de medida

• Riesgo asumido: rendimiento y plazo.
• Cuidar: cantidades ejecutadas (alcanzar el mínimo)/ Tener firmadas todas las cantidades
ejecutadas/ Conceptos que afecten el rendimiento óptimo o el plazo

Cost + Fee ( por Administración)

• Riesgo asumido: plazo y costos incluidos en el fee (usualmente los indirectos= mayor
permanencia). Si existe Costo Máximo Garantizado: la penalidad si se lo excede
• Cuidar: extensiones de plazo/ Tener firmados los recursos utilizados/Si existe Costo
Máximo Garantizado: controlar trabajos adicionales, re-trabajos y pedidos del cliente.

Título de la presentación Nombre Autor 9

Funciones y Responsabilidades

Clientes y Socios Proveedores y Subcontratistas

ROL PROTAGONICO ROL COMPLEMENTARIO

 Alinear los subcontratos con el Contrato

 Definir la estrategia de comunicación y
Principal
negociación
 Brindar respaldo a los responsables del
 Implementar curso de acción
manejo de subcontratos/OC

General

 Concentrar el manejo de Cambios producidos en el Proyecto

 Definir si un evento es trasladable y a quién
 Actuar de nexo con la asesoría legal
 Asegurar el resguardo de la información de interés contractual

Título de la presentación Nombre Autor 10

Cambios
Alcance del contrato

Alcance / Límite firme

“Lo que debemos hacer”

Durante la ejecución…

• Diferencias de interpretación
• Pedidos del cliente
• Eventos de fuerza mayor
• Interfases
Título de la presentación Nombre Autor 11
Cambios
Concepto

CAMBIOS

Son todas las modificaciones respecto de las Condiciones

o del Alcance del contrato con impacto sobre:

Costos de Plazo
ejecución del (cronograma Responsabilidades
proyecto de trabajos) de las partes

$ 
Título de la presentación Nombre Autor 12
Cambios
Clasificación
Dentro del Contrato Fuera del Contrato

No son transferibles: Modificación respecto de las condiciones básicas (presupuesto y

programa vigente) del proyecto por responsabilidad del Contratista y por lo tanto su
impacto en costo o plazo no es transferible al Cliente.

Errores de
Ejemplos Cómputo
Atraso en Conflictos
Generales
en los
o de Suministros Propios
Presupuesto

Cambios de Interrupción
Diseño por Robo de de Actividades
requerimientos Herramientas por problemas
del Contrato de equipos
propios
Título de la presentación Nombre Autor 13
Cambios
Clasificación
Dentro del Contrato Fuera del Contrato

Son transferibles: Eventos generados por causas ajenas al Contratista cuyas

consecuencias de costo y plazo son transferibles al Cliente.

Alteración Casos de
Huelga
Ejemplos del Orden Stand By
General
Público

Terremotos,
Inundaciones, Cambios en
Lluvias la Ley Cambios
excesivas Cambios de Aplicable pedidos por
(Fuerza Mayor) Diseño el Cliente

Título de la presentación Nombre Autor 14

Cambios
Condiciones para que un cambio sea transferible

1. Debe ser un “Cambio”

(Tener sustento en el contrato)

2. Debe existir prueba / registro del cambio

- Instrucción del Cliente - Registro de lluvia - Parte diario

3. Debe notificarse en tiempo y forma al cliente

Tiempo y forma son establecidos en el contrato y varían para
cada caso particular (48 horas ≠ 1 mes)

4. Debe justificarse el impacto

(Costo y Plazo)

Título de la presentación Nombre Autor 15

Mecanismo de Reclamo de Cambios:
El Rol Central de la Supervisión

Ocurrencia Notificación Seguimiento Finalización Notificación

de un evento del evento del evento del evento de impactos

A quién? Cómo?

• Administrador de • Notificación interna

contratos inmediata (parte diario,
formulario, radio, memo,
• Project Manager teléfono, mail, etc.)
• Gerente de En caso de duda:
construcciones ¡¡CONSULTAR!!

Título de la presentación Nombre Autor 16

El Parte Diario: “La base está....”
Documento clave para documentar un cambio
 Es esencial para cualquier reconocimiento porque:
• registra lo ocurrido (evento, trabajo adicional)
• certifica los recursos involucrados y las condiciones para ejecutarlo
• sirve de antecedente para medir productividades
• es aceptado en arbitraje como prueba de cambios o adicionales

Condiciones del Parte

 Debe registrarse claramente el evento: imposibilidad de trabajar por falta de Permisos,
Materiales o Servicios; Bloqueo Comunitario, Lluvias, Fuerza Mayor, Instrucción del Cliente,
Trabajo Adicional, etc.

 Debe registrar la totalidad de recursos: Personal, Equipos y Materiales involucrados,

junto con las Condiciones de Ejecución y Producción lograda.

 Debe emitirse en la fecha del Evento: y si es posible con la firma del Supervisor/ Inspector
del Cliente.

 Debe ser “Real” y no hecho para “Mostrar” mayor capacidad o logros: ej.: si no
se puede trabajar por causas ajenas a Techint no indicar que los recursos de personal y equipos
prestaron colaboración a otra fase o que hicieron tareas de mantenimiento, u otra tarea que no
corresponde al objeto de la fase.

Título de la presentación Nombre Autor 17

Cambios
Esquema de gestión de cambios
• Decisión en PM / AC (*)
Gerente de el Proyecto
Equipo de Proyecto • Comunicación con:
Proyecto

• Identificación del Cliente

Cambio Administrador Control de
Notificación de Contrato Costos
Administrador
de cambio
de Contrato • Estrategia con el • Determinación Socio
• Recepción y Cliente, Socio, de Impacto:
registro Proveedores,
Existencia, Plazo
Subcontratistas y
y Costo Proveedores/
otros
Subcontratistas

LEGALES Otros (Cías. de

Seguro, etc.)
• Asesoramiento legal - contractual

(*) El PM delega la comunicación en el AC, no la responsabilidad de la Gestión de Contratos.

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Interfases: Lo que necesitamos de otros...
pero no tenemos
Casos típicos

 Aprobaciones.
 Permisos: funcionamiento, comunicaciones, ambientales, importación.
 Acceso al sitio, liberación de traza.
 Entrega de equipos, materiales o servicios provistos por el Cliente o
terceros.
 Información y definiciones técnicas.
 Provisión de Servicios: energía, agua, vapor, comunicaciones.
 Requerimientos legales y administrativos: autorizaciones, exenciones,
visas
 Coordinación con otros contratistas del Cliente.

Título de la presentación Nombre Autor 19

Interfases
¿Qué se necesita?
1. Identificarlas con el
aporte de todos los sectores.

2. Definir fecha y forma de cumplimiento de c/u.

3. Informar al cliente y verificar su cumplimiento.

4. Notificar cualquier desvío anticipadamente.

Título de la presentación Nombre Autor 20

Conclusiones: recordar estos Principios...

Gestión de Contrato Hagamos lo que convinimos ! ! !

Ser consistentes en la estrategia fijada.

Relación con el Cliente y Concentrar la comunicación y
Socios tener todos el mismo mensaje

Tenemos que enterarnos

Cambios y Alteraciones
y tomar acciones : informar y consultar

Interfases Detectarlas e informar con tiempo.

Orden y método: registrar y conservar los

Documentación documentos relevantes (partes, libros de
obra, notas, reportes, etc.)
Título de la presentación Nombre Autor 21