Auditoría Administrativa

Método de Fernández Arenas

• La administración, es una ciencia social que persigue
la satisfacción de objetivos institucionales, por
medio de una estructura formal y a través del
esfuerzo humano.
• De esta definición parten los cuestionarios que
propone Fernández Arenas para una auditoría
administrativa.
 Auditoría Administrativa

• Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la

satisfacción de los objetivos institucionales, con
base a los niveles jerárquicos de la empresa, en
cuanto a su estructura, y la participación individual
de los integrantes de la institución.
 Necesidades de la auditoría
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por
parte de los funcionarios, de contar con alguien que
sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de:
• •La calidad, tanto individual como colectiva, de los
gerentes (auditoria administrativa funcional)
• •Lacalidad de los procesos mediante los cuales
opera un organismo (auditoria analítica)
 Objetivos de la Auditoría
• Control Administrativa
• Productividad
• Organización
• Servicio
• Cambio
• Aprendizaje
• Toma de decisiones
 Principios de la Auditoría
Administrativa

• Sentido de la Evaluación
• Importancia del proceso de verificación
• Habilidad para pensar en términos
administrativos
Alcance de la Auditoría Administrativa
Esta connotación
incluye aspectos tales • Desarrollo tecnológico
como: • Sistemas de comunicación e
información
• Naturaleza jurídica • Nivel de desempeño
• Criterios de • Trato a clientes (internos y externos)
funcionamiento • Entorno
• Estilo de administración • Productos y/o servicios
• Proceso administrativo • Sistemas de calidad
• Sector de actividad
• Ámbito de operación
• Número de empleados
• Relaciones de coordinación
 Ventajas Desventajas

Conocimiento profundo de la Exceso de confianza en cuanto al

organización. empleo de recursos y tiempo de
respuesta.

Tener conciencia de la dinámica Presión de compromiso.

organizacional.

Poder identificarse con el Lucimiento personal.

personal.
Compartir la cultura Tener preferencia por un área.
prevaleciente.
Que se encuentre menos
resistencia al cambio.

Percepción de sentirse apoyado.

Las preguntas de dichos cuestionarios, deben
permitir referencias cruzadas para comprobar la
validez de las respuestas. Los objetivos
institucionales que se persiguen son:
• 1. Objetivos de servicio: la satisfacción de los
consumidores ó usuarios hace necesario ofrecer
productos ó servicios en condiciones apropiadas.
• 2. Objetivo social: cubre tres aspectos: el
gobierno, los colaboradores y la sociedad.
• 3. Objetivos económicos. El objetivo
económico de la institución busca el
fortalecimiento económico con la
reinversión. En cuanto a los
inversionistas, los capitales invertidos
deben garantizar el equilibrio de las
instituciones y promover la creación
de riqueza.
• La dirección.- Es la esencia de la
administración, ejercida por los niveles
más altos de la empresa, quienes revisan
los avances de la empresa, basando su
análisis en el desarrollo de las políticas.
• Los recursos.- (En su consideración de
organización e integración).
• Humanos.- Empleados y obreros.
• Materiales.- Dinero e instalaciones.
• Técnicos.- Sistemas y procedimientos.
Como resultado de la organización la empresa queda
dividida en funciones dentro del concepto general
administrativo.
• Dirección.- Consejo administrativo y gerencia.
• Información.- Contabilidad Control de políticas
Presupuestos Auditoría interna.
• Asesoramiento.- Compras- Almacén- Investigación.
• Operación.- Producción – Comercialización
• EJEMPLO DE CUESTIONARIOS.
El esquema general del cuestionario para éste
método y algunos ejemplos de preguntas son los
siguientes:

CUESTIONARIO PARA CLIENTES..

¿Han tenido problemas con los bienes o
servicios?¿Por qué?
¿Han tenido problemas con el personal de servicio,
supervisores o administradores de la empresa?
• CUESTIONARIO PARA ACTITUDES DE LOS
COLABORADORESCALIFICACIÓN1.
¿Tiene buena opinión de su empresa?¿Porqué?
¿Se siente satisfecho de su puesto?
CUESTIONARIO PARA EL CUMPLIMIENTO CON LA COMUNIDAD
CALIFICACIÓN1.
¿Se cumplen las ordenaciones de asentamiento?
¿Se evita la contaminación ambiental? ¿del agua?
• CUESTIONARIO PARA EL FORTALECIMIENTO ECONÓMICO
DE LA INSTITUCIÓN CALIFICACIÓN1.
¿Existe un plan estratégico de crecimiento?
¿Se han estimado los potenciales del mercado?
¿Se estima mayor participación en el mercado?
• CUESTIONARIO PARA LOS ACREEDORES
CALIFICACIÓN1.
¿Qué concepto tiene de la empresa? (excelente, muy
buna, buena, regular, mala, muy mala).
¿Ha liquidado oportunamente sus obligaciones
financieras?
• CUESTIONARIO PARA LOS INVERSIONISTAS
CALIFICACIÓN 1
¿Considera una buena inversión las acciones de esta
empresa?¿Porqué?
¿Han sido adecuados los dividendos pagados?3.
¿Recibe suficiente información?
NIVELES JERÁRQUICOS
CUESTIONARIO DE
DIRECCIÓN
• CUESTIONARIO DE VIGILANCIA Ó SUPERVISIÓN.
¿Existe un cuerpo de auditoría interna? Obtener
programa de trabajo, método y procedimientos, así
como los informes presentados.

CUESTIONARIO DE PLANEACIÓN Y CONTROL.

¿Se realizan reuniones interdepartamentales para la
revisión de planes? Obtener copias de las minutas de las
reuniones.
¿Se evalúan los resultados considerando las
predicciones y se concentran en forma precisa las
cantidades de desviación? Obtener informes.
• CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
¿Es suficiente el número de consejeros?
¿Son idóneos?
¿Se reúnen con periodicidad y asistencia adecuada?
• DIRECCIÓN GENERAL.
¿Se encarga el director o gerente general de los planes a largo
plazo?
¿Busca asesoramiento de personal especializado en la etapa de
formulación de planes y programas?
¿Se mantiene informado de problemas externos a la empresa?
• GERENCIA GENERAL.
¿Es clara la descripción del puesto y sus actividades?
¿Es adecuada la selección del ejecutivo que lo ocupa?
¿Tiene incentivos económicos adecuados al puesto?
CUESTIONARIO DE
MERCADOTECNIA
CANALES DE DISTRIBUCIÓN
¿Existe una adecuación de los canales de distribución utilizados? Analizar los
canales utilizados. ¿Ha sido correcta la selección de los canales de distribución?
PRECIOSY CONDICIONES
¿Es adecuado el cálculo de precio por el producto o servicios obtenidos? Revisar los
cálculos realizados. ¿Se ofrecen rebajas por compra de volumen? Revisar los
procedimientos utilizados.
SERVICIO Y GARANTÍA
¿Se ofrecen garantías suficientes de la pureza del producto o del buen servicio?
Evaluar las garantías ofrecidas. ¿Se cumplen las garantías ofrecidas?
MARCAS
¿Existe una identificación de la marca o símbolo distintivo de la empresa. ¿Existe
un registro legal de la empresa?
PRESENTACIÓNY EMPAQUE
¿Se utiliza una presentación atractiva y protectora del producto?
¿SE considera también un empaque atractivo y protector?
CUESTIONARIO DE FINANZAS
• DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE EFECTIVO ¿Existe una correcta
determinación del nivel de efectivo?
• Verificar el cálculo realizado.
• ¿Se respeta el nivel?
• Verificar los niveles mensuales.
• INGRESOS
¿Se ha determinado e l tratamiento de los ingresos por las ventas al
contado? Estudiar las proporciones y controles existentes.
• EGRESOS DE OPERACIÓN
¿Existen programas de pagos? Comprobarlo. ¿Se cumple con las cifras?
Comprobarlo.
• EGRESOS POR INVERSIONES
¿Se definen claramente los motivos de la inversión y sus características?
Obtener los estudios debidamente autorizados.
• CAPITAL DE TRABAJO
¿Se documentan las ventas? Comprobarlo. ¿Se han establecido niveles de
cuentas por cobrar? Verificar los cálculos realizados.
CUESTIONARIO DE SERVICIOS
GENERALES
VIGILANCIA
¿Se cuenta con un grupo de policías debidamente entrenado y
organizado?¿Existe un programa de vigilancia?¿Hay un plan de crisis o
emergencias?¿Existen controles de entrada y salida a la empresa?
MANTENIMIENTO
¿Hay un programa de mantenimiento preventivo?¿Se cuenta con los
recursos necesarios?
LIMPIEZA
¿Hay un programa de limpieza?¿Hay un programa de conservación de
jardines?¿Hay un programa de conservación de edificios?
CORRESPONDENCIA
¿Se cuida la recepción de correspondencia?¿Hay una adecuada
tramitación de la correspondencia?
ARCHIVO
¿Existe un correcto manejo y control del archivo?¿Se protege la
documentación en el archivo?
• INFORME FINAL.
El Informe final de la auditoria debe llevar este orden:
1. Apreciación crítica de la coordinación general en
cada uno de sus niveles y con base en los resultados
de los cuestionarios.
2. 2. División departamental que permita análisis
específico de cada uno de los departamentos en
cuanto a su estructuración y a la participación
individual de sus integrantes.
3. 3. Valuación de la empresa, considerando la escala
de apreciación para poder precisar la calificación que
le corresponda.
4. 4. El auditor debe evaluar a la empresa según la
escala de evaluación que propone Fernández Arena.