Kantor Regional VII

Badan Kepegawaian Negara

DASAR -DASAR
TATA USAHA KEPEGAWAIAN
TATA USAHA : segenap kegiatan
pengelolaan surat-menyurat /
dokumen dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan
menyimpan semua bahan
keterangan yang diperlukan oleh
organisasi.
 Aktifitas Tata Usaha
(1) Menulis Surat
(2) Membaca
(3) Menyalin (menggandakan)
(4) Menghitung
(5) Memeriksa
(6) Memilah (menggolongkan dan menyatukan)
(7) Menyimpan dan menyusun indeks dan
(8) Melakukan komunikasi (lisan & tertulis).
 Pengelolaan Surat Masuk
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul
3. Mengeluarkan surat dari sampul
4. Pembacaan surat
5. Pencatatan / pengagendaan surat
6. Pembagian surat
 Pengelolaan Surat Keluar
• Konsep Surat dan Penandatanganan
Surat.
• Pengagendaan surat keluar.
• Pengiriman Surat.
 Jenis – Jenis Surat
1. Surat Dinas 6. Surat Edaran

2. Nota Dinas 7. Surat Keputusan

8. Surat Undangan
3. Memorandum (memo)
9. Surat Instruksi
4. Surat pengantar
10. Surat Tugas
5. Surat kawat
11. Surat Pengumuman
12. dll
 Pengelolaan Surat
• ARSIP DINAMIS : arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
• ARSIP VITAL: arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
• ARSIP AKTIF : arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus.
• ARSIP INAKTIF : arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
• ARSIP STATIS : arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

• ARSIP TERJAGA : arsip negara yang berkaitan dengan

keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

• ARSIP UMUM : arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip

terjaga.
Sistem Filling / Penyimpanan
Arsip / Dokumen
• Sistem Abjad;
• Sistem Geografis;
• Sistem Kronologis;
• Sistem Nomor;
• Sistem Subjek.
 Teknologi Informasi
• Kemajuan teknologi, khususnya
teknologi informasi mempunyai
pengaruh yang besar terhadap pekerjaan
kantor. Pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan dengan mudah dan cepat.
 Tata Cara Rapat
• The Liang Gie merumuskan rapat
sebagai pertemuan antara para anggota
di lingkungan suatu organisasi untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan
bersama
 Penyelenggaraan Rapat
• Mempersiapkan Ruangan
• Mempersiapkan rapat
• Membuat daftar acara;
• Membuat undangan;
• Mempersiapkan bahan rapat;

o Mempersiapkan peralatan rapat;

o Membuat catatan rapat;
o Mengirimkan catatan hasil rapat;
o Melakukan pekerjaan-pekerjaan
tindak lanjut
TATA USAHA SEKOLAH
membantu proses belajar mengajar, urusan
kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan
infrastructure sekolah,
keuangan,
bekerja di
laboratorium,
perpustakaan dan
hubungan
masyarakat.
Pegawai Administrasi Sekolah
1. Kepala Tata Usaha / Kepala Administrasi
2. Pelaksana Urusan Administrasi Kepegawaian
3. Pelaksana Urusan Administrasi Keuangan
4. Pelaksana Urusan Administrasi Sarana dan Prasarana
5. Pelaksana Urusan Administrasi Hubungan Sekolah dengan
Masyarakat
6. Pelaksana Urusan Administrasi Persuratan dan Pengarsipan
7. Pelaksana Urusan Administrasi Kesiswaan
8. Pelaksana Urusan Administrasi Kurikulum
9. Petugas Layanan Khusus
Kepala Tenaga
Administrasi / Kepala TU SMP
a. Pendd Min : D3 atau yang sederajat,
program studi yang relevan, dengan
pengalaman kerja sebagai tenaga
administrasi sekolah min 4 tahun.
b. Memiliki sertifikat kepala tenaga
administrasi sekolah/madrasah dari lembaga
yang ditetapkan oleh pemerintah.
Kepala Tenaga
Administrasi / Kepala TU SMA
a. Pendd Min – S1 program studi yang relevan dengan
pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi
sekolah minimal 4 tahun, atau
b. D3 dan yang sederajat, program studi yang relevan,
dengan pengalaman kerja sebagai tenaga administrasi
sekolah minimal 8 tahun.
c. Memiliki sertifikat kepala tenaga administrasi
sekolah dari lembaga yang ditetapkan oleh
pemerintah.
Pelaksana Urusan / TU :
Pendd Min : SLTA / Sederajad

Petugas Layanan Khusus Sekolah

A Penjaga Sekolah D Pengemudi
Berpendidikan Min SMP Pendidikan Min SMP
B Tukang Kebun atau yang sederajat,
Pendidikan Min - SMP SIM.
Luas lahan kebun sekolah E Pesuruh
minimal 500 m2 . Pendidikan Min SMP
C Tenaga Kebersihan
Pendidikan Min SMP
Tugas Pokok Dan Fungsi Tenaga Kepala
Administrasi Sekolah (Kepdirjen 260-261 / 1996 ) :
1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah
2. Pengelolaan keuangan sekolah
3. Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan siswa
4. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha
sekolah
5. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
6. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
7. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
8. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan
ketatausahaan secara berkala
Tugas Pokok Urusan Adminstrasi
Kepegawaian / TU Kepegawaian :
1. Mengisi Buku Induk Pegawai
2. Membuat DUK guru atau pegawai
3. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Gaji Berkata
Guru/Pegawai
4. Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji
Berkala Guru atau Pegawai
5. Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
6. Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
7. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas
8. Membuat Daftar Gaji
9. Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
 Sistem Administrasi
Kepegawaian
1. PENETAPAN FORMASI / KEBUTUHAN
PEGAWAI
2. PENGADAAN PNS / REKRUTMEN
3. PENGGAJIAN DAN PENGHARGAAAN
4. KENAIKAN PANGKAT
5. PENGANGKATAN DALAM JABATAN
6. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
7. PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN
8. DISIPLIN
9. C U T I
10. PENSIUN
11. PEMBERHENTIAN