GESTIÓN DE

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

2
Estudio del Trabajo en la Oficina

 El estudio del
trabajo en la ESTUDIO
DEL
oficina sigue TRABAJO
MEDICION
estando ESTUDIO DE
METODOS
DEL
TRABAJO

constituido por las Sirve para Sirve para establecer el

tiempo estándar de las
mejorar procesos
esferas básicas y procedimientos operaciones ejecutadas
según los métodos
ideados en el estudio
del estudio de de métodos

métodos y de la MAYOR PRODUCTIVIDAD

medición del
trabajo. 3
 Estudio de Métodos en la oficina

 El estudio de métodos es el
registro y examen crítico
sistémico de los modos de
realizar actividades, con el fin
de efectuar mejoras.
 Su objetivo es elevar la
productividad de la
organización a través de la
mejora de procesos y
procedimientos. 4
 Pasos para el Estudio de Métodos

1. Selección de la estación
2. Obtención de los hechos
3. Presentación de los hechos
4. Efectuar un análisis
5. Desarrollo del método ideal
6. Presentación del método
7. Implantación del método
8. Desarrollo de un análisis de
trabajo
9. Establecimiento de
estándares de tiempo
10. Seguimiento del método
5
 … Pasos para el estudio de metodos

TÉCNICAS PARA EL REGISTRO DE DATOS

 DIAGRAMA DE FLUJO
(FLUJOGRAMA)

También se utilizan:
 DIAGRAMA DE
OPERACIONES DEL
PROCESO (DOP)
 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
DEL PROCESO (DAP)
 DIAGRAMA BIMANUAL 6
 DIAGRAMA DE RECORRIDO
 ORIENTACIÓN
OFICINA DE ADMISIÓN AL CALL CENTER BANCO WIESE (UL) CTAS.CORRIENTES
POSTULANTE
Oficina de Admisión DUSAR Comité de Admisión Rectorado
AD -02-OA-I-05
AD-02-OA-I-04
Instrucción para Inicio Inst rucción para
atención enOrienta usuarios
Orienta ción
Inicio al Postulante "Co ntact Center"

1. Publica relación de 1a. Atención al 1b. Atención al

postulante, postulante, vía
ingresantes
personalmente telefónica

5. Entrega material
Es escolar? No
de matrícula a
ingresantes
Si
2. Entrega de ¿Se inscribe
material de No
6. Realiza al CPU?
Registro matrícula de
Sí AD-02-OA-I-03
ing resantes Instrucción para
3. Registro de la toma de fotos
Ingresanstes Es inscripción a Sí

Flujogramas
3
Si 7. Realiza inscripción AD-02-OA-I-02 PostGrado?
Se Matriculó? 14 para CPU Instrucción para
4. Recepción del Inscripción de
certificado de secundaria postulantes y No
No 8. Firma y sella AD-02-OA-I-06
matrícula CPU
y entrega de información Instrucción para
Resolución de anulación 8. Cobro
de matrícula el uso de la
de ingreso aplicación de
de la 1°
Matrícula al CPU
boleta
6

R.C.A de anulación 9. Realiza matrícula

de ingreso 2a. Vende 2b. Vende
7. Emite Resolución de prospecto con
prospecto con

(diagramas de flujo)
anulación de ingreso tarjeta de crédito
AD-01-OA-I-01 efectivo
Instrucción para
Inscripción y
Ampliación de No 14 10. Emite reporte de Matrícula CPU
vacantes? alumnos
matriculados en CPU
Si
3a. Cobro de 3 b. Cobro de
derecho de derecho de
9. Emite Resolución de 10. Firma y sella Resolución Oficina de Admisión
inscripción inscripción DUSAR
Fin
ingreso por ampliación. de ingreso por ampliación

Inicio
AD-02-OA-I-07 AD-02-OA-I-01
R.R de ingreso por Instrucción para
Instrucción para el
ampliación
uso de la aplicación Inscripción de
AD-04-OA-I-01 de Inscripción de postulantes 4a. Emite recibo 4b. Emite recibo
Instrucción para Emisión
11. Realiza Postulantes 1. Publica relación
cancelado de de cancelado de
de Resoluciones de
Admisión matrícula de AD-02-OA-I-03
ingresantes
derechos de derechos de
ingresantes. Instrucción para inscripción inscripción
la toma de fotos

2. Emite Constancias 3. Sell a y firma

5. Realiza
Se Matriculó? Si 14 de Ingreso Consta ncias de
inscripción para el
Concurso de Ingreso
No
Admisión AD-01-OA-I-02
Instrucción para
Concurso de
Admisión: IEG

12. Emite Resolución de 13. Firma y sella

anulación de ingreso por Re solución de anulación 4. Entrega Constancias de
ampliación. de ingreso por ampliación AD-01-OA-I-03 Ingreso e Información de
6. Emite reporte de Instrucción para
matrícula a ingresantes
Concurso de
R.R postulantes
.R dde anulación de Admisión: IF
in greso por ampliación

AD-01-OA-I-01
14. Entrega expedientesde
Instrucción para
ingresantes matriculados a Fin Inscripción y
DUSAR Matrícula CPU

15. Devuelve documentosa

ingresantes no matriculados
5. Entrega expedientes de
ingresantes a DUSAR

Fin
Fin
7
 FLUJOGRAMAS

 Son diagramas que emplean símbolos

gráficos para representar los pasos o
etapas de un proceso administrativo.
También permiten describir la secuencia
de los distintos pasos o etapas y su
interacción.

8
 … Flujogramas

 Es un cursograma de “tipo documento”

puesto que describe el avance de un
documento o serie de documentos a lo
largo de un procedimiento.

 Debe permitir detectar actividades que

agreguen valor.

9
 TITULO

Estructura
de un
flujograma

10
 Ejemplo de
flujograma
11
Flujograma de gestión (mapa
funcional)
 Son aquellos que se elaboran
utilizando columnas. En las
columnas se identifican las unidades
(áreas, puestos o individuos) que
participan en el proceso, en orden de
precedencia, de izquierda a derecha.
Bajo cada columna, comenzando
desde la primera, se representan las
actividades que se realizan en esa
12
unidad.
 Flujograma del proceso de promoción de la tarjeta de crédito OroPlus

Promotor de cuenta Analista de riesgos Ejecutivo de cuenta

Inicio Se imprime la relación de Se imprime l a relación de

flujograma funcional
clientes interesados clientes evaluados

Se imprime la relación de
clientes potenciales Relación de cliente Relación de clientes
interesados evaluados

Relación de clientes
potenciales Se evalúa los clientes Se contactaa los clientes
interesados según los evaluados para informales si
requisitos exigidos recibirán o no la tarjeta de

e cré dito
d

Se realiza el contacto
telefónico Se registra en el sistema de
cómputo el resultado de la
F in
evaluación

Se confirma el interés del

cliente Base de datos del
banco

Se llena el formato con los

datos del cliente

Formulario con los datos

jem del cliente

E

plo Se registran los datos del

cliente en la base de datos

Base de datos del

banco

Se archiva formulario en el 13
estante.
 Símbolos más comunes
INICIO O FIN DE
UN PROCESO ACTIVIDAD

DOCUMENTO
BASE DE DATOS

DECISIÓN

14
Fuente: Nomenclatura ANSI
 … Símbolos más comunes

Se emplea para expresar el

comienzo o fin de un proceso.

Se emplea para representar

una actividad que agrega
valor al proceso.

15
 … Símbolos más comunes

Representa un documento.
Se suele utilizar para indicar
expresamente la existencia
de un documento relevante.

Representa a una base de

datos y se suele utilizar luego
de indicar la introducción o
ó registro de datos en una base
de datos (habitualmente
informática). 16
 … Símbolos más comunes
Representa una decisión. Las
salidas suelen tener al menos
dos flechas (opciones).
Dentro del rombo se coloca
una pregunta.

Representa el flujo de
productos, documentos,
información y la secuencia en
que se ejecutan las
actividades. Debe dibujarse
con cabeza de flecha.
17
Uso de conectores:

Se utiliza como un punto de

conexión entre actividades dentro
de un proceso, en la misma
página de la hoja trabajo

Se utiliza como un punto de

conexión entre actividades
dentro de un proceso, en otra
página de la hoja de trabajo.

18
 … Flujogramas

Reglas para elaborar un diagrama de flujo

 Existe siempre un camino que permite
arribar a una solución.
 Existe un único inicio del proceso.
 Existe un único punto de fin para el
proceso.
 De cada símbolo solo puede salir una
flecha de flujo, salvo del rombo que
indica una comparación con caminos
posibles.
19
 Bibliografía

 OIT Introducción al Estudio del Traba jo. Limusa

.
Norieg a Editores, 4ta d., 2002.
E
 Maynard, H.B. Manual e Ingeniería y Organización
d
Industrial. Mexico. wH ill. 1996. 1900 p.
McGra
 Folgar, O.F. Cursogramas, Diagramas de Proceso y
Formularios. Argentina. d. Macchi. 1999. 167 p.
E

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