TEMA II

ADMINISTRACION Y ORGANIZACIONES

1 Profesor: Pablo Rivera

 OBJETIVOS

 Definir el concepto y la importancia de las organizaciones.

 La organización como sistema
 Conocer los diferentes tipos de organizaciones sociales , sus
características y clasificación.
 Definir el concepto de administración e Identificar el papel
del administrador en las organizaciones.
 Identificar los tipos de administradores y los niveles
administrativos
 Identificar los niveles de destrezas administrativas
 Identificar el proceso administrativo en las organizaciones
 Identificar los roles administrativos del administrador
 Analizar el reto en la administración
 Analizar la toma de decisiones administrativas. 2

 Definir los nuevos retos en la administración.

 MODELO DEL CURSO
Organizaciones/Empresa

Herramientas de
Administración

Administración y Enfoques Proceso Administración

Organizaciones De la Administrativo de áreas
Administración
Funcionales

Concepto El Papel Ambiente Responsa- Evolución, Herramientas

de del de los bilidad Social escuelas y MKT. Producción Finanzas RH
de la
Administrac Adminis- negocios enfoques y ventas
Administración
ión y trador
organizacio Planeación
nes
Organización
Dirección
Control 3
 DEFINICION DE ORGANIZACIÓN
Las organizaciones son: entidades sociales, con metas definidas, son
deliberadamente diseñadas y estructuradas con sistemas
activamente coordinados y se vinculan con el medio ambiente.
ELEMENTOS IMPORTANTES
Entidades sociales Formada por personas
Metas definidas Tienen un propósito
Deliberadamente Los gerentes y administradores realizan
diseñadas y estas tareas: diseñan organigramas,
estructuradas con elaboran manuales de funciones y
sistemas activamente procedimientos con el fin de lograr los
coordinados objetivos de la organización
Vinculadas con el Las organizaciones no pueden existir sin
medio ambiente interactuar con clientes, proveedores,
competidores y otros elementos del medio
ambiente externo

El elemento clave de una organización son las personas y solo 4

funcionará correctamente si se basa en la confianza, la conducta ética
y el reconocimiento de la dignidad humana.
IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES

 Las organizaciones forman parte importante de nuestras vidas; los

gerentes dan forma a las organizaciones. El entendimiento de la
teoría organizacional ayuda a los gerentes y administradores a
diseñar organizaciones para que funcionen eficazmente.

 Producen bienes y servicios eficientemente;

 Crean y satisfacen necesidades;

 Facilitan la innovación;

 Se adaptan e influyen sobre el medio ambiente;

 Crean valor para los accionistas, clientes y empleados;

 Adecuan aspiraciones, crean motivación y coordinan a los empleados.

5
DESEMPEÑO ADMINISTRATIVO Y ORGANIZACIONAL

 Desempeño organizacional.- Está relacionado a la eficacia y

eficiencia que las organizaciones de una sociedad efectúan
sus tareas y cumplen con sus objetivos.

 Desempeño administrativo.- Está relacionado con la eficacia y

eficiencia con que los administradores cumplen con sus
obligaciones.
 La eficiencia esta se refiere a la relación entre recursos y
producto. En ese sentido se define eficiencia como la
“capacidad de hacer óptimamente las cosas”.
 La eficacia es “capacidad de escoger los objetivos apropiados
y lograrlos”; el administrador eficaz es aquel que selecciona
las cosas correctas y las hace realidad.

La falta de eficacia no puede ser compensada

con la eficiencia por grande que sea esta
última. La eficacia es la clave del éxito de una 6

organización.
 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

Un sistema es un todo formado por partes

interdependientes e interrelacionadas
(subsistemas) convirtiendo las entradas
en salidas (insumos, productos). La
necesidad de entradas y salidas refleja
dependencia con el medio ambiente.

TIPOS DE SISTEMAS

Sistemas cerrados:
No dependen del medio ambiente, son autónomos, predecibles,
rígidos, simples.
No existen sistemas completamente cerrados.

Sistemas abiertos:
Interactúan con el medio ambiente, adaptables, complejos. 7

Las organizaciones son sistemas abiertos.

 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA
MEDIO EXTERNO
Materia Procesos de
Prima ENTRADA SALIDA Productos
Transformación
R.H. Y Servicios

Información y
Recursos Producción, Mantenimiento,
COMPRAS Adaptación y VENTAS
Financieros
SUBSISTEMAS administración
UN SISTEMA ABIERTO Y SUS SUBSISTEMAS

SUBSISTEMAS DE:
De interacción con el medio: compras, ventas.
De producción de bienes y/o servicios.
De mantenimiento: limpieza, reparación, construcción; en el
aspecto humano son las compensaciones, etc.
De adaptación: es responsable del cambio organizacional Eje
: investigación y desarrollo.
8
Administración: provee dirección y coordinación de todos los
subsistemas de la organización.
 ORGANIZACIÓN
RECURSOS ACTIVIDADES Y PRODUCTOS
PROCESOS INTERNOS Y
ENTRADAS SERVICIOS
SALIDAS

ENFOQUE POR
ENFOQUE POR ENFOQUE POR
RECURSOS DEL
PROCESOS OBJETIVOS
SISTEMA
INTERNOS
ENFOQUES TRADICIONALES PARA
9
MEDIR LA EFICACIA ORGANIZACIONAL
 AMBIENTE EXTERNO

MATERIA PRIMA PRODUCTOS O

ENTRADAS PROCESOS DE SERVICIOS
TRANSFORMACION
SALIDAS

MANEJO DE ENSAMBLAJE
MATERIALES INSPECCIÓN
MAQUINADO
DEPARTAMENTOS

PROCESOS DE TRANSFORMACION PARA UNA

COMPAÑÍA MANUFACTURERA
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 ORGANIZACIONES EXISTENTES:

La familia.
El gobierno.
La iglesia.
Instituciones de apoyo a la comunidad.
La empresa.

EMPRESA:

Organización social que utiliza recursos con el fin lucrativo

de alcanzar determinados objetivos.

11
 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

a) De acuerdo a la propiedad:
 Empresa pública.
 Empresa social.
 Empresa privada.

b) En cuanto al tipo de producción:

 Primarias o extractivas.
 Secundarias o de transformación
 Terciarias o prestadoras de servicios.
c) En cuanto al tamaño
 Gran empresa. (100 empleados o más)
 Mediana empresa.(20 y 100 empleados)
 Pequeña empresa.(no excede 20 empleados, las ventas no excede 25 UIT )
 Micro-empresa.(1 a 10 empleados, las ventas no excede 12UIT)
12
 CONCEPTO DE ADMINISTRACION

 Es el arte de hacer las cosas por conducto de las personas a través

de la planeación, organización, dirección y control de actividades
encaminadas a un fin.

 Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los

miembros de la organización y de utilizar todos los recursos
disponibles de la empresa para alcanzar objetivos organizacionales
establecidos (Stoner y Freemar, 1994).

 Proceso de lograr que las actividades se realicen eficientemente con

otras personas y por medio de ellas. (Stephen P. Robbins, 1994).

 Es el proceso por el cual un grupo corporativo dirige sus acciones

13
 EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR

¿Qué hacen los administradores?

Los administradores logran los objetivos de las

organizaciones a través de hacer que los demás
lleven a cabo las actividades necesarias.

14
 CLASIFICACION DE INTEGRANTES DE UNA ORGANIZACION

Los integrantes de una organización se pueden

dividir en dos categorías: Operativos y
administradores
Los operativos no tienen la responsabilidad de supervisar el
trabajo de otros.
Los administradores dirigen las actividades de otra gente. Un
administrador controla subordinados.

CLASIFICACIÓN DE LOS ADMINISTRADORES

Los administradores pueden ser clasificados en dos formas:

Por su nivel en la organización (gerencia operativa, gerencia
media y alta gerencia) y
por la clase de actividades organizacionales de que se
15
encargan (administradores funcionales y generales)
 NIVELES ADMINISTRATIVOS
NIVEL OBJETIVO DE LA DIRECCION ENFOQUE

Alta Son los responsables de manera Visión, estrategias, Posición

Gerencia global de la organización y de su competitiva.
futuro.
CEO Sensibilidad ante los cambios del
ambiente externo de la
organización.
Gerencia Dirigir las actividades que se Coordinación de
Media cumplan las políticas de la Subunidades, unión entre alta
organización dirección y la gerencia
operativa.
Gerencia Hacer que se efectúe Asignar tareas para
Operativa el trabajo operativo producir bienes y
El trabajo operativo lo realizan servicios con eficiencia y
personas que trabajan en un supervisar al personal
puesto o actividad y no tienen operativo 16
responsabilidad de supervisar el
trabajo de otros empleados
 ASAMBLEA GENERAL REGIDO POR EL ES-
ACCIONISTAS TATUTO Y EL MANUAL
DE LA ORGANIZACIÓN
DIRECTORIO

COMITES DE CEO COMITES DE

NIVEL 1 SOPORTE SOPORTE A. G.

NIVEL 2 G. FINANCIERO G. DE MKT G. DE PRODUC. G. DE R. H. G. M.

NIVEL 3 SUPERVISOR SUPERVISOR G. O.

NIVEL 4 SECRETARIA OBREROS.

17

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA Y SUS NIVELES JERÁRQUICOS

 ADMINISTRADORES GENERALES
Y
ADMINISTRADORES FUNCIONALES

De acuerdo con la amplitud de sus actividades los

administradores se clasifican en:

ADMINISTRADOR GENERAL (CEO):

Es el responsable de todas las actividades de una empresa o
unidad de negocios independiente, las cuales abarcan las
unidades de producción, ventas, mercadotecnia y finanzas de
una organización.

ADMINISTRADOR FUNCIONAL:
Es el responsable de una sola actividad organizacional,
como producción, mercadotecnia o finanzas. 18
 NIVELES Y DESTREZAS
ADMINISTRATIVAS
En todos los niveles de una organización, los administradores necesitan
tres tipos básicos de destreza: Técnicas, humanas y conceptuales.
DESTREZA TÉCNICA:
Capacidad de utilizar herramientas, procedimientos y técnicas de una
disciplina especializada. Ej.: El Ingeniero, el Contador, tienen destreza
técnica en su campo respectivo
DESTREZA HUMANA:
Capacidad de trabajar con otras personas, y de entenderlas y motivarlas.
DESTREZA CONCEPTUAL:
Capacidad mental de coordinar e integrar todos los intereses de la
organización y sus actividades, incluye la habilidad para ver la
organización como un todo y sus interrelaciones. También incluye su
capacidad de entender como un cambio en una parte de la organización
puede afectarla en su totalidad.
Para una buena administración las tres destrezas son imprescindibles,
19
su importancia relativa para un administrador en particular depende del
nivel que ocupen en la organización
 Conceptualización
y Diseño

Alta
Dirección
Habilidades
Humanas

Mando Medio
Habilidades
Técnicas

Supervisores

CUALIDADES RELATIVAS NECESARIAS PARA UN

20
DESEMPEÑO EFECTIVO A DISTINTOS NIVELES
ADMINISTRATIVOS
 PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración es el proceso de planear,
organizar, dirigir (liderar) y controlar los
esfuerzos de los miembros de la organización
y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales para lograr los objetivos
establecidos por la empresa.
Un proceso es una forma sistemática de hacer
las cosas.

La administración se define como

un proceso 21
 PROCESO ADMINISTRATIVO
En la práctica, el proceso administrativo no incluye
cuatro conjuntos aislados o poco conexos de
actividades, sino un grupo de funciones
interrelacionadas.

PLANEAR

TOMA
CONTROLAR DE ORGANIZAR
DECISIONES

DIRIGIR 22
 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

PLANEACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL

Define las Determina lo que Dirige y motiva Vigila las
metas, se necesita a todas las actividades para Alcanzar el
establece la hacer, como se personas cerciorarse de objetivo
estrategia y llevará a cabo, y involucradas y que se realizan CONDUCE A
quien lo hará resuelve los conforme a lo
declarado de
desarrolla
subplanes conflictos. que se planeó la
para coordinar organización
las actividades

23
 ROLES ADMINISTRATIVOS
El término rol se lo define como la conducta esperada de
alguien dentro de una unidad funcional; por lo tanto los
roles son inherentes a las funciones. En base a esto, en
una organización los administradores desempeñan los
siguientes roles:

ROLES INTERPERSONALES:
Rol de figura directiva, de líder, de enlace
ROLES DE INFORMACIÓN
Rol de receptor, diseminador y vocero
ROLES DE TOMA DE DECISIONES
Rol de emprendedor, manejo de conflictos, asignación de
recursos, de negociador
24
 EL RETO EN LA ADMINISTRACIÓN
Los administradores están sometidos a muchos
desafíos originados tanto por el medio ambiente
externo como a lo interno de la organización.
Para enfrentar estos desafíos los administradores
requieren visión, ética, respeto a la diversidad
cultural y sobre todo una capacitación sólida.

NECESIDAD DE VISIÓN A LARGO PLAZO

NECESIDAD DE ÉTICA Y VALORES
NECESIDAD DE CAPACITACIÓN FORMAL Y
PRÁCTICA CONTINUA
25
 TOMA DE DECISIONES
ADMINISTRATIVAS
La toma de decisiones administrativas en una organización
es un proceso secuencial que consiste en detectar y
resolver problemas en una organización en el que una
persona o grupo de personas decide a raíz de la
información que recibe a través de la estructura de la
organización o de su medio ambiente.

Los gerentes deben conocer los procesos básicos a través de los

cuales se toman decisiones.
TIPOS DE DECISIONES En las organizaciones vale distinguir dos
tipos de decisiones: las programadas y las no programadas.
DECISIONES PROGRAMADAS.- Se aplican a problemas
estructurados rutinarios que se repiten a menudo y que para resolverlos
existe un procedimiento establecido.
DECISIONES NO PROGRAMADAS.- Son las decisiones que son
nuevas y no están estructuradas. No existe un procedimiento
establecido para hacer frente al problema. 26
 COMPARACION DE TIPOS DE DECISIONES

DECISIONES PROGRAMADAS DECISIONES NO PROGRAMADAS

TIPO DE DECISIONES Frecuentes, repetitivos, rutinarios, Nuevos, no estructurados.

Gran certeza respecto a las relaciones Rodeados de gran incertidumbre
causa-efecto. Respecto a las relaciones
Causa-efecto. Problemas estratégicos
metas mal definidas
PROCEDIMIENTO Dependencia de procedimientos, Necesidad de creatividad,
normas y procedimientos definidos Intuición, tolerancia de la
ambigüedad, solución creativa de
problemas.
EJEMPLOS: Realización periódica de inventarios Diversificación hacia nuevos produc-
Empresa de existencias. tos y mercados.
Comercial
Planificación de las actividades Construcción de instalaciones para
Universidad académicas nuevas aulas.
Hospital Procedimiento para admisión de Compra de equipos de cirugía
pacientes.
Gobierno Sistema de méritos para ascensos de Reorganización de dependencias
los funcionarios públicas.

27
 EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

El proceso establece dos estados principales:

1.-El estado de definición y diagnóstico del problema

2.-El estado de solución del problema

1.-El estado de definición y diagnóstico del problema

a) Definir el problema en términos de la afectación
de los objetivos de la organización, diferenciar
entre las causas y síntomas.
b) Identificar y especificar los objetivos de
solución: remediar la solución o superar las
expectativas iniciales
c) diagnosticar el problema y averiguar causas
internas y externas a la organización y las 28
personas involucradas.
 El estado de solución del problema
Para encontrar la solución de un problema se recurre al
mecanismo de promoción de ideas (brainstorming).
La fase de solución comprende las siguientes etapas:

a) Identificar alternativas de solución.

b) Evaluar las alternativas
c) Escoger la mejor alternativa.
d) Implementar la alternativa escogida.
e) Revisar y controlar los resultados.

29
 MODELO RACIONAL DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
ADMINISTRATIVAS
EL PROCESO BÁSICO DEL MODELO RACIONAL PARA TOMAR
DECISIONES TIENE CINCO ETAPAS:

1 DEFINIRELPROBLEMA:
DIAGNOSTICAR EL PROBLEMA Y SUS
CAUSAS E IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS DE
SOLUCIÓN

2.IDENTIFICAR ALTERNATIVAS DE
SOLUCIÓN

3 EVALUAR Y ELEGIR LA MEJORALTERNATIVA

4. IMPLEMENTAR LA DECISIÓN
30
5. REVISAR Y CONTROLAR Y EVALUAR LOS
RESULTADOS
 CASO MANUFACTURERA ALBERTA
1.-ESTADO DE DEFINICIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL
PROBLEMA
a) DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
El lunes en la mañana, José Pérez, uno de los
supervisores más experimentados en control de
calidad y de producción de manufacturera
Alberta ha faltado nuevamente. Esta es la sexta
vez consecutiva que José Pérez falta los días
lunes. La política de la compañía prohíbe las
faltas sin justificación y a José Pérez, en las tres
últimas ocasiones se le ha llamado la atención por
su excesivo ausentismo en el trabajo. Se le ha
dado una advertencia final: la próxima vez tendrá
que justificar debidamente su ausentismo.

31
b) IDENTIFICAR Y ESPECIFICAR LOS
OBJETIVOS DE LA DECISIÓN
José Pérez debería asistir regularmente al trabajo y
establecer los niveles de producción y calidad de la
empresa. El problema hay que solucionarlo en un
plazo de dos semanas.
c) DIAGNOSTICAR EL PROBLEMA Y
AVERIGUAR SUS CAUSAS
En averiguaciones con los compañeros de trabajo de
José Pérez e información lograda del mismo, indican
que José Pérez tiene de problema ingerir bebidas
alcohólicas los fines de semana y aparentemente
utiliza los días lunes para convalecer los estragos.
Investigaciones con otras fuentes de la compañía,
confirman que Pérez tiene el problema de beber los
fines de semana. 32
 ESTADO DE SOLUCIÓN DEL PROBLEMA
2.- IDENTIFICAR ALTERNATIVAS DE SOLUCION

a) Despedir a José Pérez

b) Darle una última oportunidad
c) Advertirle y acusarlo a Pérez de que se está haciendo
alcohólico y que la empresa esta pendiente de este
problema.
d) Hablar con Pérez y discutir su problema con la bebida
para ver si admite que tiene éste problema y ver la
posibilidad de posponer la última advertencia y
sugerirle que ingrese a un nuevo programa de
asistencia a problemas personales de los empleados de
la empresa incluyendo el alcoholismo.
e) Hablar con Pérez y discutir su problema con la bebida.
Si no admite que tiene el problema, hacerle conocer que 33
la próxima vez que falte al trabajo será despedido.
3.-EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS. El costo de
entrenamiento y reemplazo es el mismo para cada
alternativa. La alternativa 1 ignora el costo y otros criterios.
La alternativa 2 y 3 no se ajustan a la política de la empresa
en el sentido de abogar y aconsejar cuando sea apropiado.
La alternativa 4 es diseñada tanto para beneficio de Pérez
como el de la compañía, en el sentido de que se puede
rescatar un buen empleado, si Pérez acepta buscar ayuda.
La alternativa 5 es principalmente para beneficio de la
compañía, en el sentido de que una advertencia final podría
incentivar a Pérez a admitir que tiene un problema con la
bebida y así evitar ser despedido. Pero un posterior
ausentismo no será tolerado.
4.-ESCOGER LA MEJOR ALTERNATIVA. Sí Pérez no admite
que tiene un problema con la bebida escoja la alternativa 5.
5) IMPLEMENTACION DE LA ALTERNATIVA. Redacte la
comunicación indicándole la advertencia final. 34
 ÁRBOLES DE DECISION
El método del árbol de decisión permite determinar al
menos las principales alternativas para que de ellas
sean seleccionada la mejor alternativa.
Ejemplo:
Uno de los problemas más comunes de las empresas es
la introducción de un nuevo producto. Los
administradores deben decidir en este caso si instalar
costoso equipo permanente para garantizar la
producción al menor costo posible o si efectuar un
montaje temporal más económico que suponga mayores
costos de manufactura pero menores inversiones de
capital y resulte en menores pérdidas en caso de que las
ventas del producto no respondan a las estimaciones. El
árbol de decisiones para resolver esa situación se
asemejaría al de la siguiente figura.
35
 Éxito del producto según lo
estimado Ganancia $1,000,000/año
durante cinco años

Escasa venta del producto

Ganancia: $200,000/año durante
cinco años
Inversión en montaje
Permanente: $ 2,000,000
Fracaso del producto
Pérdidas: $ 2,000,000

Éxito del producto según lo

Inversión en montaje temporal:
estimado Ganancia $200,000/año
$100,000
durante cinco años

Escasa venta del producto

Ganancia: $50,000/año durante
Punto de decisión cinco años

Suceso aleatorio Fracaso del producto

Pérdidas: $ 100,000
36

ARBOL DE DECISIÓN
 MATRIZ DE RESULTADOS
EVALUACIÓN DE OFERTAS
BASES EQUIVIDA LA UNIÓN OBSERVACIONES
ESPOL
PARA 240 PERSONAS
(PERSONAL DOCENTE)

60,000,000 VIDA 60,000,000 60,000,000

120,000,000 MUERTE ACCIDENTAL 120,000,000 120,000,000 Ofrece beneficio de Equisolidario

60,000,000 INVALIDEZ PERMANENTE 60,000,000 60,000,000 La Cía La Unión no presenta tabla

PRIMA TRIMESTRAL POR 93,943 Impuesto al 13,85

PERSONA
PRIMA ANUAL POR 210,000 Tasa Comprensiva 3.50% x Mil
PERSONA
PARA 300 PERSONAS
(PERSONAL ADM.)
MUERTE ACCIDENTAL

30,000,000 INVALIDEZ PERMANANTE 30,000,000 30,000,000 La Cía La Unión no presenta tabla

PRIMA TRIMESTRAL POR 46,109

PERSONA
PRIMA ANUAL POR 105,000 Tabla comprensiva 3.50% x Mil
PERSONA

37