Sunteți pe pagina 1din 62

Access

• Formulare

• Formularele oferă o altă modalitate de accesare a informaţiilor
dintr-o bază de date. De cele mai multe ori, un formular afişează
aceleaşi câmpuri ca şi tabelele, dar afişează de regulă numai
câte o înregistrare la un moment dat.

• Pentru crearea unui formular, din secţiunea Create se
selectează din meniul Forms obiectul dorit
Access
• Crearea formularului folosind un asistent

• După selectarea opţiunii More Forms – Form Wizard pentru
crearea unui formular, va apărea prima fereastră a procesului. În
primul rând, utilizatorul trebuie să aleagă tabela pentru care se
crează formularul (din lista tabelelor conţinute în baza de date
curentă – caseta Tables/Queries). Din lista Available Fields
sunt alese câmpurile care se doresc a fi încluse în formular

Butoanele folosite
pentru adăugarea
câmpurilor în
formular
Access
• Utilizatorul este apoi rugat să aleagă un format pentru formular
Există patru posibilităţi de prezentare a datelor într-un formular:

• Columnar – prezintă pe fiecare pagină o singură înregistrare;
• Tabelar – prezintă pe fiecare pagină mai multe înregistrări sub
formă de listă;
• Datasheet – prezintă pe fiecare pagină mai multe înregistrări
sub formă de tabel;
• Justified – prezintă pe fiecare pagină numai o singură
înregistrare, câmpurile de date fiind aranjate sub formă de
blocuri.

• După alegerea formatului formularului, utilizatorul are


posibilitatea să aleagă design-ul acestuia, dintr-o listă de
design-uri predefinite
Access
Access
Access

Vizualizarea formularului în forma finală

• Ultima etapă a programului asistent (Wizard) o constituie


stabilirea unui nume pentru formularul creat .Apoi utilizatorul are
două posibilităţi:
• deschiderea formularului (Open the form to view or enter
information);
• modificarea designului formularului (Modify the form’s design),
care se poate face în acelaşi mod în care se crează şi se
modifică un formular în modul Design View.
Access
• Crearea formularului în modul Design View
Din meniul Create, secţiunea Forms se selectează opţiunea
Form Design din bara de instrumente.

• Prin apăsarea butonului Form Design se crează un nou


formular, care urmează a fi personalizat de către utilizator.
• Câmpurile tabelei sunt afişate într-o fereastră separată.
Formularul conţine cinci secţiuni, dintre care în mod implicit este
afişată doar secţiunea Detail, în care pot fi trase cu ajutorul
mouse-ului câmpurile care se doresc a fi afişate în formular
Celelalte secţiuni sunt:
• FORM HEADER, care este antetul de formular;
• PAGE HEADER, care este antetul de pagină;
Access
• PAGE FOOTER, care este subsolul de pagină;
• FORM FOOTER, care este subsolul de formular, secţiuni care
de obicei conţin informaţii generale privitoare la crearea
formularului.
• Câmpurile care vor fi afişate în formular pot fi poziţionate şi
dimensionate după bunul plac al utilizatorului. Pentru mărirea
dimensiunii tabelei formularului se poate folosi cursorul mouse-
ului (prin tragerea de colţurile tabelei). Dimensionarea
câmpurilor din cadrul secţiunii Detail a formularului se poate
face trăgând de oricare dintre punctele de control.
Access
• Executând clic dreapta cu butonul
mouse-ului în fereasta formularului
(Figura 3.40), utilizatorul are
posibilitatea de a alege o culoare
pentru fundalul formularului, pentru
introducerea unei zone de început a
formularului (antet – PAGE
HEADER) sau a unei zone finale a
formularului (subsol – PAGE
FOOTER).
De asemenea, de la meniul Insert se pot introduce imagini sau
grafice în cadrul formularului, pentru a-l face cât mai sugestiv.
Formularul trebuie apoi salvat (meniul File, opţiunea Save). După
ce formularul a fost salvat şi i s-a atribuit un nume, acesta poate fi
vizualizat efectuându-se dublu clic pe numele acestuia din lista de
formulare (fereastra Database, opţiunea Forms)
Access
Access
• Interogări (Query)
• Interogarea este procesul de extragere a datelor dintr-o tabelă şi
prelucrarea acestora în funcţie de cerinţele utilizatorului.
Interogările sunt mijloace rapide şi interactive de recuperare a
informaţiilor dintr-o bază de date.
• Există mai multe tipuri de interogări:
• de selecţie (Select Query);
• de totalizare (Total Query);
• de tip tabel încrucişat (Crosstab Query);
• de creare tabele (Make-Table Query);
• de actualizare (Update Query);
• de adăugare (Append Query);
• de ştergere (Delete Query).
Access
• Crearea unei interogări de selecţie
• Access oferă utilizatorului trei modalităţi pentru definirea
interogărilor şi anume:
• Design View care este o fereastră de definire a interogărilor
sub forma unei grile de interogare;
• Datasheet View care este o fereastră de afişare a rezultatelor
interogării;
• SQL View care este fereastra în care Access generează
automat codul SQL (Structured Query Language – Limbaj de
interogare structurată) pentru interogările create cu Design
View. Dacă se doreşte scrierea directă în cod SQL a
interogărilor, atunci se foloseşte modul SQL View.

• Pentru crearea unei interogări, se selectează Query din
secţiunea Other a meniului Create
Access
• Există două posibilităţi de definire a unei interogări:
• creare interogare de tipul Design View (Querry Design);
• creare interogare cu ajutorul unui program asistent (Querry
Wizard).

• Dacă se selectează Querry Design, pe ecran vor apare două
noi ferestre, una denumită generic Query1.Select Query
(Figura 3.45) şi alta Show Table (Figura 3.46). Din fereastra
Show Table se selectează şi se adaugă în interogare tabela
sau tabelele din care se vor extrage datele. După terminare,
fereastra Show Table trebuie închisă (se apasă pe butonul
Close).
Access

• După adăugarea tabelelor în fereastra Query1.Select Query, în


partea de sus a ferestrei vor fi afişate tabelele şi câmpurile
conţinute în acestea În partea de jos a ferestrei se poate
observa o listă gen tabel (grilă de interogare) care conţine
câmpurile care vor fi vizualizate în cadrul acestei interogări
Access

• Pentru selectarea acestora se alege câmpul dorit în cadrul liniei


Field. Ordinea în care se aleg câmpurile este lăsată pe mâna
utilizatorului O altă metodă de adăugare a unui câmp în
interogare este selectarea acestuia din partea de sus a ferestrei
şi tragerea lui cu ajutorul mouse-ului în partea de jos a ferestrei.
Access

• Rezultatul interogării (care reprezintă vizualizarea interogării în


modul Datasheet View de pe bara de instrumente). În general,
când un utilizator face o interogare, nu are nevoie de toate datele
conţinute în tabele, ci doar de o selecţie a acestora în funcţie de un
criteriu. Access pune la dispoziţia utilizatorului o modalitate de a
introduce acest criteriu în rubrica Criteria din cadrul modului
Design View al interogării. Pentru introducerea unor criterii este
necesară prezentarea unor operatori.
Access
• Operatori pentru Criteria pot fi:
• aritmetici : +, -, /, *, ^ (ridicare la putere), \ (rezultatul împărţirii
întregi), MOD (restul împărţirii întregi);

• de comparaţie: <, >, =, <=, >=, <>, IS NULL, IS NOT NULL,
LIKE, IN, BETWEEN.
• O valoare NULL nu este nici adevarată, nici falsă. Dacă se
interoghează baza de date pentru studenţii care nu au notă la
unul din examene (adică nu este introdus nimic în câmpul
respectiv) se poate folosi expresia IS NULL.
• Operatorul LIKE se foloseşte impreună cu caracterele de
înlocuire, astfel:
• * - pentru înlocuirea unui număr oarecare de caractere;
• ? – pentru înlocuirea unui singur caracter.
Access
• De exemplu, LIKE “A*” înseamnă orice text care începe cu
litera “A“ şi care are oricâte caractere după aceea. LIKE “A?”
înseamnă orice text care începe cu “A” urmat de un singur
caracter. De exemplu expresia Nume LIKE “A*” listează toate
numele studenţilor care încep cu litera “A”.
• Operatorul IN stabileşte o valoare cuprinsă într-o listă. De
exemplu, dacă se vrea listarea studenţilor cu note de 7 şi 8,
expresia logică ar fi IN (7,8).
• Operatorul BETWEEN stabileşte dacă o valoare aparţine unui
interval specificat. De exemplu, dacă se vrea listarea studenţilor
cu nota la Examen1 între 5 şi 9, expresia logică pentru Criteria
ar fi: BETWEEN 5 AND 9;

• logici : NOT, OR, AND, XOR;

• de concatenare (pentru texte): ¡, &.
Access
• De exemplu, se poate crea o interogare care afişează lista
studenţilor care au obţinut cel puţin nota opt la primul examen.
Astfel, în câmpul criteria din grila de interogare corespunzător
câmpului Nota1 se introduce condiţia >=8. În acelaşi mod se
poate crea o interogare folosind condiţii multiple pentru un
câmp. Astfel, se pot folosi operatorii logici menţionaţi anterior.
Pentru afişarea tuturor studenţilor care au nota la primul
examen cel puţin 6 şi nu mai mare de 8 se completează în
câmpul corespunzător câmpului Nota1 condiţia >=6 AND <8.
Access

• În fereastra Query1.Select query se pot introduce şi câmpuri


calculate. Aceste câmpuri calculate sunt câmpuri formate din calcule
aritmetico-logice asupra câmpurilor din tabele. Pentru a introduce un
câmp calculat, în celula Field a tabelei de interogare se introduce un
nume de câmp urmat de caracterul “:” şi formula de calcul. Pentru
introducerea mediei obţinute de un student se poate folosi expresia:
• Media:([Nota1]+[Nota2])/2 .
Access
• De asemenea, se poate folosi funcţia IIF cu următoarea sintaxă:
• IIF (expresie, valoare în cazul în care expresia este
adevărată, valoare în cazul în care expresia este falsă)
• De exemplu, dacă se doreşte introducerea unui câmp calculat
“Rez” care să stabilească dacă un student este “admis” sau
“respins” în funcţie de media sa, atunci se poate folosi
expresia:
• Rez: Iif ([Media]>=5, “Admis”, “Respins”)
Access
• 1 Folosirea parametrilor în interogări
• În momentul creării unei interogări este posibil să nu se
cunoască valoarea unui câmp. Dacă se doreşte totuşi crearea
interogării se poate utiliza un nou câmp diferit de numele
câmpurilor din tabelă, încadrat de paranteze drepte, numit
parametru de interogare. Când se vizualizează rezultatele
interogării, Access afişează o casetă de dialog în care se cere
valoarea pentru câmpul nou creat. De exemplu, pentru listarea
tuturor studenţilor cu notă la examenul CPU se poate adăuga
câmpul parametru [Care_Examen] În momentul executării
interogării, Access va cere utilizatorului valoarea pentru
parametrul respectiv.
Access
• Se pot realiza interogări cu mai mulţi parametri. De exemplu,
dacă se doreşte afişarea tuturor studenţilor care au obţinut note
între un minim şi un maxim, atunci se pot crea două câmpuri
parametru [minim] şi [maxim]

• Extragerea unor date parţiale dintr-un câmp


• Pentru extragerea unor date parţiale dintr-un câmp se crează de
fapt o interogare în care se introduc câmpuri calculate. Există
mai multe posibilităţi de extragere a informaţiei dintr-un câmp
existent, şi anume:
• dacă câmpul existent este de tip Date/Time, atunci se poate
folosi funcţia Datepart(datepart,data)
• unde datepart reprezintă una din valorile din Tabelul 1 şi
reprezintă abrevierea părţii de dată care se vrea a fi extrasă din
câmpul data.

Access
Funcţia Camp Rezulta Explicaţie
t
Datepart(“m”,camp) 3-Jun-99 6 Extrage numărul lunii

Extrage numărul trimestrului


Datepart(“q”,camp) 3-Jun-99 2
din an

Datepart(“yyyy”,camp) 3-Jun-99 1999 Extrage anul

Dacă de exemplu, pentru un student există un câmp Data care


reprezintă data primului examen (Examen1), atunci din acesta se pot
extrage următoarele informaţii :
• anul, folosind câmpul calculat Anul;
• trimestrul, folosind câmpul calculat Timestrul;
• luna, folosind câmpul calculat Luna.
Access

• dacă câmpul existent este de tip Text, atunci se poate extrage


informaţie din acesta într-un câmp calculat folosind funcţiile:
• Left (camp,n)
• Right (camp,n)
• Mid (camp, start, n)
• unde n este numărul de caractere care se doresc a fi extrase,
iar start este poziţia primului caracter în text (Tabelul 2).
Access
• Dacă se doreşte de exemplu extragerea unor informaţii
suplimentare din sala programată pentru examen (tabela
Lista_cursuri, Figura 3.61), atunci se pot folosi câmpurile
calculate Corp pentru numele clădirii şi Nr pentru numărul sălii
Rezultatul interogării este prezentatmai jos.
Camp Functia Rezultat Descriere

Extrage primele 3 caractere din


CPU-12-99 Left(Camp,3) CPU
stânga câmpului

Extrage ultimele trei caractere ale


CPU-12-99 Right(Camp,2) 99
câmpului (din dreapta câmpului)

Extrage 2 caractere începând cu


CPU-12-99 Middle(Camp,5,2) 12
caracterul numărul 5 din câmp
Access

• 2 Interogările de totalizare (Total Query)


• O interogare de totalizare se obţine dintr-o interogare de
selecţie. Pentru aceasta, în modul Design View a respectivei
interogări de selecţie se apasă pe butonul din bara de
instrumente a programului. Aceasta are ca rezultat adăugarea
rândului Total în grila de interogare .
Access
• O interogare de totalizare permite utilizatorului să grupeze
datele din tabele după diferite criterii şi să prezinte anumite date
statistice referitoare la acestea. Grupurile (după un câmp) pot fi
obţinute prin folosirea funcţiei Group By în rândul Total
corespunzător câmpului respectiv. În Tabelul 3 sunt prezentate
funcţiile care pot fi aplicate acestor grupuri de date.
• De exemplu, folosind o interogare de totalizare se poate calcula
la câte cursuri participă fiecare student. Pentru aceasta se
grupează studenţii după câmpul Cod, Nume şi Prenume şi apoi
se numără folosind funcţia Count cursurile cărora le sunt
asociate. Funcţia Count se alege pentru câmpul Nume_curs
din caseta derulantă corespunzătoare rândului Total .Datele
iniţiale din cele două tabele folosite în interogare sunt
prezentate mai jos, iar rezultatul interogării este prezentat mai
jos
Access
Funcţia Explicaţia
Sum() Suma valorilor unui câmp
Count() Numărul de înregistrări dintr-o grupă
Avg() Media valorilor unui câmp dintr-o grupă
StDev() Abaterea standard a valorilor unui câmp dintr-o grupă

Var() Dispersia valorilor unui câmp dintr-o grupă


Min() Valoarea minimă a unui câmp dintr-o grupă
Max() Valoarea maximă a unui câmp dintr-o grupă
Last() Ultima valoare din grupă a câmpului respectiv
First() Prima valoare din grupă a câmpului respectiv
Access
• Interogările de tip tabel încrucişat (Crosstab Query)
• Interogările de tip tabel încrucişat sunt interogări de tip total, cu
deosebirea că tabelul încrucişat este o modalitate de a prezenta
datele într-o formă specifică şi nu ca listele obişnuite (care
folosesc denumirea câmpurilor ca antete de coloane). Pentru
crearea unei interogări de tip tabel încrucişat sunt necesare trei
câmpuri:

• unul sau mai multe câmpuri care să furnizeze valorile pentru
antetele de rând (Row Heading);
• un singur câmp care să dea valorile pentru antetele de coloane
(Column Heading);
• un câmp folosit la calcularea valorilor care vor fi afişate la
intersecţiile între rânduri şi coloane (de regulă calculate prin
funcţiile de însumare Sum şi numărare Count).
Access
• Exista două modalităţi de creare a unei interogări de tip tabel
încrucişat:
• prin crearea unei interogări de selecţie şi transformarea acesteia
în interogare de tip tabel încrucişat prin alegerea opţiunii
Crosstab Query din secţiunea tipurilor de interogări Query
Type din meniul panglică a programului Access. În grila de
interogare vor apărea rândurile Crosstab şi Total. Utilizatorul
trebuie să adauge în grila de interogare câmpurile care se
doresc a fi antete de linie şi câmpul care se doreşte a fi antet de
coloană. În celula Crosstab a câmpurilor utilizate ca antete de
linie se alege opţiunea Row Heading şi în celula Total a
acelorlaşi câmpuri se alege opţiunea Group by. În celula
Crosstab a câmpului folosit ca antet de coloană se alege
opţiunea Column Heading, iar în celula Total se alege
opţiunea Group By. În celula Crosstab a câmpului folosit
pentru calculul valorilor se alege opţiunea Value, iar în celula
Total se alege tipul de funcţie folosită la calculul valorilor de la
intersecţiile dintre linii şi coloane (Sum, Count, Min, Max, Avg ,
…).
Access
• De exemplu, se cere o situaţie a studenţilor care participă la
fiecare curs. Pentru aceasta se poate crea o interogare de tip
tabel încrucişat. Se adaugă tabelele Lista_studenti şi
Lista_cursuri la interogare şi se aleg câmpurile Nume şi
Prenume din tabela Lista_Studenti ca antete de linie şi câmpul
Nume_curs ca antet de coloană De asemenea, valorile care se
vor calcula la intersecţia dintre linii şi coloane provin din câmpul
Cod_curs din tabela Lista_cursuri. Rezultatul interogării este
prezentat mai jos
Access

• Prin folosirea unui asistent Crosstab Query Wizard. Pentru


aceasta se apasă butonul Query Wizard din bara de meniu
panglica, secţiunea Other şi din fereastra New Query care
apare (Figura 3.71) se selectează opţiunea Crosstab Query
Wizard. Dacă se folosesc datele din mai multe tabele, trebuie
ca în prealabil utilizatorul să creeze o interogare de selecţie
ajutătoare care să furnizeze toate datele necesare interogării de
tip tabel încrucişat.
Access

• Pentru exemplul anterior trebuie creată o interogare


suplimentară, aşa cum se poate vedea . Se poate acum începe
crearea interogării de tip tabel încrucişat pentru situaţia
studenţilor şi a cursurilor. Se lansează asistentul de creare a
interogării prin selectarea opţiunii Crosstab Query Wizard din
fereastra New Query. Pe ecran va fi afişată caseta de dialog
Crosstab Query Wizard .
Access
• Ca şi la folosirea oricărui asistent de tip Wizard, utilizatorul
poate trece la etapa următoare prin apăsarea pe butonul Next şi
poate reveni la o etapă anterioară prin apăsarea pe butonul
Back.
• Prima etapă în crearea unui interogari de tip tabel încrucişat,
aşa cum se poate vedea , este selectarea sursei de date: a
unei tabele sau a unei interogări. În cazul exemplului de faţă se
selectează interogarea creată anterior.
Access
• La următoarea etapă, utilizatorul trebuie să selecteze câmpurile
care se doresc a fi antete de linie. Se selectează câmpurile
Nume şi Prenume Câmpul generator de antete de coloană va
trebui selectat la etapa următoare . Se selectează Nume_curs
ca generator de antete de coloană (Column Headings).
Access
• Utilizatorul trebuie să specifice apoi câmpul pentru calculul
valorilor aflate la intersecţiile dintre linii şi coloane şi apoi o
funcţie pentru aceste calcule. Se selectează câmpul Cod_curs
şi funcţia de numărare Count. De asemenea, utilizatorul are
posibilitatea să includă o coloană care realizează însumarea pe
linie a tuturor valorilor din tabel prin setarea căsuţei de validare
Yes, include row sums .
Access
• Următoarea etapă este cea de creare propiu-zisă a interogării .
Ca şi oricărui obiect al unei bazei de date, utilizatorul îi poate
atribui un nume interogării de tip tabel încrucişat care se crează
(What do you want to name your query?). De asemenea,
utilizatorul are posibilitatea să vizualizeze rezultatul interogării
(View the query) sau să modifice structura interogării în modul
Design View (Modify the design). După apăsarea butonului
Finish, utilizatorul poate vizualiza tabelul creat de asistent
Access

• Interogarile de creare tabele (Make-Table Query)


• O interogare de tip Make-Table este utilă în cazul în care se
doreşte crearea unor tabele noi pe baza structurii şi datelor
existente în celelalte tabele ale bazei de date.
• Modul de creare a unei astfel de interogări este cel uzual de
creare a unei interogări de selecţie.
• În cazul de faţă se va crea o nouă tabelă Detalii care să conţină
toate datele despre un student: Cod, Nume, Prenume,
Examen1, Nota1, Examen2, Nota2, Data.
Lista derulantă Query
• Type
Access
• După crearea interogării de selecţie se va selecta din secţiunea
Query Type din meniul panglică a programului opţiunea Make-
Table Query (se va transforma interogarea de selecţie în
interogare de creare).
• Pe ecran va fi afişată o casetă de dialog Make Table în care
utilizatorul poate atribui un nume noii tabele de date.
Access
• Utilizatorul poate acum să adauge câmpurile în grila de
interogare în mod similar ca la o interogare de selecţie (prin
metoda drag and drop). Noua tabelă va fi creată prin apăsarea
butonului Run din bara de instrumente a programului Access.
Tabela Detalii va fi acum afişată în fereastra Database,
secţiunea Tables.
• La crearea noii tabele se poate folosi de asemenea rândul
Criteria pentru selectarea numai a datelor care îndeplinesc
anumite cerinţe.

• Interogările de actualizare (Update Query)

• Dacă într-o tabelă există un număr mare de înregistrări şi există


un câmp care se doreşte a fi modificat, atunci o soluţie
ineficientă şi mare consumatoare de timp ar fi actualizarea
manuală a valorilor pentru fiecare înregistrare.
Access
• Access pune însă la dispoziţia utilizatorilor un mecanism simplu
şi eficient de actualizare automată a datelor dintr-o tabelă.
Aceasta este folosirea unei interogări de actualizare (Update
Query). De asemenea, prin acest mecanism se pot actualiza
automat informaţiile doar pentru anumite înregistrări care
îndeplinesc anumite criterii.
• În cazul de faţă se doreşte a se actualiza câmpul Data din
tabela Lista_note la valoarea 11/11/2000. Se crează o nouă
interogare în mod normal (butonul New din bara de instrumente
a ferestrei Database sau opţiunea Create query in Design
View). Se adaugă tabela Lista_note şi se transformă
interogarea de selecţie în interogare de actualizare (prin
alegerea opţiunii Update Query din lista Query Type.
Access

• În grila de interogare va apărea un rând nou Update To .Se


adaugă în grila de interogare câmpul Data, iar în linia Update To
se adaugă valoarea de actualizare. Interogarea de tip Update
modifică datele din tabele şi pentru aceasta utilizatorul trebuie să
o lanseze în execuţie prin comanda Run (butonul din bara de
instrumente a programului Access). Access va afişa o casetă de
dialog pentru cofirmarea faptului că datele din tabele vor fi
modificate Prin confirmarea actualizării datelor (butonul Yes),
modificarea va fi executată
Access

• Interogarile de ştergere (Delete Query)


• Ştergerea anumitor înregistrări dintr-o tabelă se poate face
printr-o interogare de ştergere (Delete Query). Această
interogare se construieşte ca şi o interogare de selecţie şi se
transformă în interogare de ştergere prin selectarea opţiunii
Delete Query din lista tipurilor de interogări Query Type. În
grila de interogare va apărea un nou rând Delete.
Access
• De exemplu, se doreşte ştergerea tuturor studenţilor din tabela
Lista_studenti care au codul asociat mai mare ca 300. Se
transformă o interogare de selecţie într-una de ştergere şi se
completează criteriul where cod>300 aşa cum se poate
observa . Ştergerea înregistrărilor din tabela originală se
realizează odată cu lansarea în execuţie a interogării (butonul
Run din bara de instrumente) şi după ce utilizatorul confirmă că
doreşte ştergerea acestora. Rezultatul este prezentat mai jos.
Access

• Interogările de adăugare (Append Query)


• Interogarea de adăugare este folosită pentru adăugarea unor
înregistrări dintr-o tabelă într-o altă tabelă (fie în aceeaşi bază
de date, fie în baze de date diferite). De asemenea, o astfel de
interogare este utilă în cazul în care se doreşte transferul de
înregistrări care nu au acelaşi număr de câmpuri dintr-o tabelă
în cealaltă. Access va transfera doar câmpurile specificate şi le
va ignora pe cele în plus. Interogarea de adăugare se
transformă tot dintr-o interogare de selecţie prin alegerea
opţiunii Append Query din lista tipurilor de interogări. Access va
afişa o casetă de dialog Append în care va cere utilizatorului să
specifice în ce tabelă vor fi adăugate înregistrările
Access
Access
• În exemplul de faţă se vor adăuga înregistrările din tabela
Lista_cursuri (Cod_curs, Cod, Nume_curs, Sala) în tabela
Cursuri_noi(Cod_curs, Nume_curs, Sala). Se poate observa
că tabela în care se face adăugarea nu are în structura sa
câmpul Cod ). Grila interogării de adăugare se observa mai jos.
În rândul Append al acesteia, fiecărui câmp din tabela originală
îi corespunde un câmp în tabela în care se vor adăuga
înregistrările, cu excepţia câmpului Cod care nu există în tabelă
şi care va fi ignorat. Lansarea în execuţie a interogării prin
butonul Run din bara de instrumente va adăuga înregistrările
tabelei Lista_cursuri la înregistrările tabelei Cursuri_noi, aşa
cum se poate observa .
Access
• Interogările şi limbajul SQL
• În spatele oricarei interogări Access stă o commandă SQL.
Access generează automat codul SQL pentru interogările
generate folosind obiectele grafice (casete de dialog, ferestre
etc.) sau aplicaţiile de tip asistent (wizard). Vizualizarea codului
SQL pentru o interogare se poate face prin selectarea opţiunii
SQL View din caseta derulantă View din bara de instrumente a
programului Access Un utilizator avansat, cunoscător al
limbajului SQL poate să modifice respectiva interogare folosind
comenzile puse la dispoziţie de acest limbaj. De asemenea,
utilizatorul poate scrie interogarea direct în limbajul SQL în
fereastra asociată interogării din modul de vizualizare SQL
View, fără a mai folosi interfaţa grafică cu meniuri, casete de
dialog, ferestre şi grile de interogare oferite de Access. Codul
SQL corespunzător interogării de selecţie cu extracţie parţială
de informaţie creată prin facilităţile interfeţei grafice a
programului Access este prezentată mai jos. De asemenea,
interogarea de tip tabel încrucişat se poate vizualiza în modul
SQL View.
Access
Access
• Rapoarte
• Pentru recuperarea de informaţii din/despre o bază de date se
foloseşte un raport. Un raport este o procedură care extrage
informaţii din baza de date, formatează informaţia cu alte
informaţii asociate şi o trimite la dispozitivul de ieşire (de obicei
imprimanta). De altfel, aceasta este practic singura diferenţă
dintre formulare şi rapoarte (formularele sunt folosite interactiv
pentru afişare pe ecran, pe când rapoartele sunt folosite pentru
afişarea informaţiilor pe suport de hârtie).
• Procedura de realizare a unui raport este similară cu procedura
de creare a unui formular.
• Un raport are tot cinci secţiuni, ca şi un formular, adică:
• REPORT HEADER – antetul de raport;
• PAGE HEADER – antetul de pagină;
• DETAIL – secţiunea de afişare a informaţiilor extrase din baza
de date;
• PAGE FOOTER – subsolul de pagină;
• REPORT FOOTER – subsolul de raport.
Access

• Pentru crearea unui raport se selectează Report din secţiunea


Reports a meniului Create .La selectare, utilizatorul are mai
multe opţiuni .Se selectează modul de creare a unui raport în
modul Design View şi se alege tabela sau interogarea din care
se extrag datele pentru raport. Access afişează fereastra noului
raport (Report1.Report) care conţine secţiunile PAGE
HEADER, DETAIL, PAGE FOOTER.
• Pentru afişarea şi a secţiunilor REPORT HEADER şi REPORT
FOOTER, utilizatorul poate folosi clic dreapta pentru afişarea
casetei derulante de opţiuni (Report Header/Footer) .În aceste
secţiuni, ca şi în secţiunile antet şi subsol de pagină, se introduc
informaţii generale privitoare la raport, titlul raportului, data când
a fost realizat, numărul de pagină. Pentru inserarea acestor
opţiuni se poate apela la opţiunea Insert din meniu.
Access

• Ca şi în cazul creării unui formular, o fereastră ce conţine


numele câmpurilor din tabelă sau interogarea selectată este
afişată pe ecran . Utilizatorul poate trage câmpurile în raport şi
le poate poziţiona în pagină. Un exemplu de raport este
prezentat mai jos.
Access
Access
• Generarea paginilor Web
• Access pune la dispoziţia utilizatorului posibilitatea creării
obiectelor de tip pagină Web. Acestea se găsesc în secţiunea
External Data, rubrica Export, tabul More .Aceste obiecte
componente ale bazei de date sunt similare cu formularele sau
rapoartele, cu diferenţa că pot fi salvate sub forma unor fişiere
HTML şi pot fi vizualizate într-un browser Web, ca de exemplu
Internet Explorer sau Netscape Navigator.
Access
• În cazul de faţă se va genera o pagină Web cu detaliile
studenţilor folosindu-se ca sursă de date interogarea de selecţie
detalii creată anterior
Access
• Considerente de administrare a securităţii datelor în Access
• Access 2007 pune la dispoziţia utilizatorilor facilităţi de
administrare a securităţii bazelor de date, atât din punct de
vedere al accesului la acestea, a asigurării integrităţii datelor,
posibilităţile de compactare, recuperare şi reparare a datelor în
cazul apariţiei unor defecte. Administrarea accesului la bazele
de date este un aspect important într-un sistem de gestiune a
bazelor de date din cauza funcţionării acestora în reţea, în regim
multiutilizator.
• Datorită unor cauze externe, cum ar fi întreruperea alimentării
cu energie electrică, defectarea unor componente ale sistemului
de calcul (hard-diskul, memoria RAM), utilizări greşite ale
datelor de către aplicaţii, pot conduce la apariţia unor defecte.
Un sistem de gestiune a bazelor de date modern, aşa cum este
cazul aplicaţiei Access 2007 trebuie să incorporeze mecanisme
de recuperare şi reparare a datelor.
Access
• De asemenea, datorită faptului că spaţiul ocupat pe hard-disc
de către bazele de date nu mai reprezintă o problemă pentru
sistemele de calcul actuale, majoritatea sistemelor de gestiune
a bazelor de date pun accentul pe viteza de acces la date şi pe
viteza de prelucrare a acestora. Aceasta duce la creşterea
spaţiului pe disc ocupat de fişierele asociate bazelor de date.
Utilizatorul poate cere sistemului de gestiune a bazelor de date
compactarea acestora în aşa fel încât să se reducă spaţiul pe
disc ocupat de acestea. În Access 2007 compactarea şi
repararea datelor se pot face prin intermediul opţiunii Compact
and Repair din submeniul Manage this Database al meniului
Manage, meniu accesibil la apasarea butonului Microsoft
Office Button
Utilizatorul trebuie de asemenea să realizeze copii de siguranţă a
bazelor de date în mod periodic. De altfel, există câteva principii
care trebuie respectate în acest sens: crearea zilnică a copiilor
de siguranţă, existenţa a cel puţin trei copii stocate pe suporţi
diferiţi, verificarea periodică a copiilor de siguranţă.
Access

• Din punct de vedere al securităţii bazelor de date, de cele mai


multe ori se pune problema accesului la aceasta în mod
multiutilizator. În general se foloseşte o aşa numită schemă de
autentificare a utilizatorului care cere accesul la o anumită bază
de date. Această schemă este bazată pe numele utilizatorului,
cărui grup de utilizatori îi aparţine şi a validităţii parolei acestuia.
Fiecare utilizator dispune de un nume şi o parolă conform
cărora va avea acces la anumite obiecte ale bazei de date. De
asemenea, se pot crea grupuri de utilizatori care au elemente
comune din punct de vedere al securităţii (accesul numai la
anumite obiecte etc.). O altă formă de protecţie a bazei de date
este criptarea acesteia sau restricţionarea accesului la nivelul
bazei de date.
Access
• Administrarea securităţii bazelor de date în Access 2007 se
poate face prin intermediul unui instrument de criptare care
combină două instrumente mai vechi regăsite în versiuni
anterioare de Access şi anume setarea unei parole şi codarea
conţinutului. Atunci când se foloseşte o parola de criptare pentru
securizarea unei baze de date, toate datele conţinute în baza de
date devin inaccesibile altor instrumente, obligand astfel
utilizatorii să introducă o parolă în vederea accesării acesteia (
• În Access o bază de date poate fi deschisă în mai multe moduri
din punct de vedere al securităţii acesteia:
• Open sau Shared Access – bază de date în regim
multiutilizator, adică mai mulţi utilizatori pot opera asupra
acesteia; este modul implicit de deschidere a unei baze de date;
• Open Read Only – bază de date în regim multiutilizator care
permite numai citirea datelor;
• Open Exclusive – bază de date în regim monoutilizator, adică
un singur utilizator poate acţiona asupra acesteia;
Access
• Open Exclusive Read Only- bază de date în regim
monoutilizator care permite numai citirea datelor.
• Modul de deschidere se alege în caseta de dialog Open care
apare la încercarea de deschidere a unei baze de date
(opţiunea Open din meniul Butonului Microsoft Office).Cele
patru moduri de deschidere a unei baze de date sunt disponibile
în caseta derulantă .
• Cea mai simplă metodă de asigurare a securităţii unei baze de
date este asocierea acesteia cu o parolă de acces. De fiecare
dată când se va încerca deschiderea respectivei baze de date,
utilizatorul va trebui să cunoască parola de acces. Fără aceasta,
un utilizator nu va putea deschide baza de date. Pentru a seta o
parolă, în prealabil baza de date trebuie deschisă în modul
Open Exclusive. După aceea se poate alege opţiunea Set
Database Password din submeniul Encrypt with Password al
meniului Database Tools. Access afişează o casetă de dialog
Set Database Password în care utilizatorul poate introduce
parola de acces la baza de date.

Access

• Deşi o bază de date protejată prin parolă nu poate fi deschisă în


Access, există o mare varietate de aplicaţii utilitare care permit
utilizatorului sa citească la nivel fizic informaţiile dintr-o bază de
date.