Gestión del Alcance

Clase 3
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El alcance es todo aquello que se debe hacer

para cumplir con el objetivo del proyecto…. y
solo aquello que se debe hacer.
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Entregables
Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar
un servicio único y verificable que debe producirse
para terminar un proceso, fase o proyecto.

o También llamados Productos Entregables.

o Tipos de entregables:
– Intermedios o finales.
– Producidos por el proyecto o el cliente.
– Servicios, productos, equipos, materia prima.

o La gestión del proyecto es un entregable del proyecto.

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Tipos de Alcance
Hay que diferenciar alcance de proyecto vs. el de producto.

• Alcance del Proyecto

– El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o
resultado con las funciones y características especificadas.
– Se mide contra el plan de proyecto.

• Alcance del Producto

– Se refiere a las características y funciones a ser incluidos en el
producto o servicio (producto terminado).
– Se define mediante requerimientos y especificaciones.
– Se mide contra los requerimientos y especificaciones.
Ejercitación o Debate Propuesto
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Ejemplos de Entregables
•Alcance del Proyecto
– Capacitación: investigación en Internet (lista de sitios visitados), Lista de libros leídos,
slides, cuestionarios y ejercicios, manuales, lista de material a entregar.
– Casa: Planos, terreno preparado, columnas, paredes, puertas y ventanas, paredes
pintadas.
– Equipo (“cosa”). Diseño, prototipo, capacitación, documentación, plan de marketing,
planta de producción.
– Procedimiento. Relevamiento, Análisis, Documentación, Capacitación, prueba piloto.

•Alcance del Producto

– Capacitación: Características del curso y del material, Material que compone el curso.
– Casa: Definido por el plano de la casa, basado en los requerimientos del cliente
– Equipo (“cosa”). Características del producto.
– Procedimiento. Documento escrito de acuerdo al relevamiento, que incluirá
actividades, responsable, circuitos.
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Gestión del Alcance

5.1 Planificar la Gestión del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT/WBS

5.5 Validar el Alcance

5.6 Controlar el Alcance
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PROCESO DESCRIPCIÓN
Planificar la Gestión Se describe cómo se definirá, validará y controlará el
del Alcance proyecto.
Recopilar Requisitos Se definen y documentan las necesidades de los
interesados.
Definir el Alcance Desarrollo de la descripción detallada del producto y
del proyecto.
Crear la EDT Subdividir los productos entregables y el trabajo a
realizar en el proyecto, en componentes de menor
tamaño.
Validar el Alcance Se busca lograr la aceptación formal de los productos
entregables completados por parte del cliente.
Controlar el Alcance Realizar el seguimiento del estado del proyecto, el
alcance del producto y la gestión de los cambios.
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En entornos Ágiles / Adaptativos

En proyectos en los que el contexto es muy cambiante o en
donde los requisitos no están claros al comienzo o no pueden
establecerse con anterioridad, conviene emplear prácticas
ágiles.

Las prácticas ágiles implican definir el Alcance a medida que

avanza el proyecto, es decir que no se emplean los procesos
definidos sino que se trabaja mas bien como se indica a
continuación
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BackLog de Trabajo
Asumiendo que el proyecto produce un producto, resultado o servicio, un Backlog Es
la «Lista de requerimientos (funcionalidades, requisitos)» a realizar en el proyecto,
priorizada.

En esta lista podemos encontrar las funcionalidades, mejoras, corrección de errores

que se incorporarán al producto (objetivo del proyecto) a medida que avancemos.

Nota: El Product Backlog como tal nunca se da por terminado (es decir que podría
continuar post proyecto) y está en continuo movimiento y re priorización, el
responsable del «producto» (por ejemplo un cliente) es quién debiera estar encargado
del Product backlog.
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En entornos Ágiles / Adaptativos

A diferencia de la metodología Tradicional o Predictiva, en “Ágiles”

lo referido al Alcance ocurre durante todo el Proyecto, es decir, no
existe el concepto de Grupos de Procesos en el Tiempo
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En entornos Ágiles / Adaptativos

PROCESO Comentarios
Planificar la Gestión No existe una planificación a priori, sino que mas
del Alcance bien se planifica no para todo el proyecto sino
para los siguientes días / semanas
Recolectar los Se definen y documentan las necesidades de los
Requerimientos interesados, solo que esto también ocurre durante
todo el proyecto y se plasman en un “Backlog”
Definir el Alcance Se definen entregables como elementos de un
Backlog, y esta definición ocurre a lo largo del
Proyecto
Crear la EDT No existe una EDT sino un Backlog
Validar el Alcance, Ocurren durante el proceso pero se tiende a validar un
Controlar el Alcance resultado individual de cada uno de los entregables del
Backlog
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Planificar la gestión del Alcance

• El objetivo principal de este proceso es la creación del plan de
gestión del alcance.

• Se describe cómo se definirá, validará y controlará el proyecto.

• La versión inicial se basará en el análisis de lo documentado en el

Project Charter, en el Plan de Gestión de Proyecto y en los factores
ambientales de la organización
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Planificar la gestión del Alcance

Entradas Herramientas Salidas

• Acta de Constitución
del Proyecto.
y Técnicas • Plan de Gestión
• Plan de Gestión de • Juicio de del Alcance.
Proyecto expertos. • Plan de Gestión
• Factores Ambientales de los
• Análisis de Datos
de la empresa. requerimientos.
• Activos y Procesos de • Reuniones.
la Organización.
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Salidas
Plan de Gestión del Alcance
Los principales componentes de este plan son:

• Cómo se preparará el enunciado del alcance.

• Procesos para la creación y mantenimiento de la EDT/WBS.
• Determinación de cómo se obtendrán las aprobaciones
formales de los entregables completados.
• Definición de cómo serán procesadas y controladas las
solicitudes de cambio que afecten el alcance.
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Plan de Gestión de los Requisitos

Describe cómo los requisitos (a veces llamados requerimientos(
serán analizados, documentados y gestionados.
Debe indicar puntos relacionados a la gestión de la configuración:

• Cómo se deben iniciar los cambios.

• Cómo se analizarán los impactos.
• Cómo se trazarán, seguirán y reportarán los cambios.
• Procesos de priorización de requerimientos.
• Métricas de Productos.
• Atributos necesarios para la matriz de trazabilidad de
requerimientos.
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Recopilar Requisitos

El objetivo de este proceso es a través de diversas técnicas recolectar

los requerimientos identificando necesidades y expectativas
cuantificadas de:

• Sponsor.
• Cliente.
• Equipo.
• Otros Stakeholders interesados.

Recopilar Requisitos
Entradas
•Plan de Gestión del Alcance.
•Plan de Gestión de los Requerimientos.
•Plan de Gestión de los Interesados.
•Project Charter.
•Registro de Interesados.
.2 Plan para la dirección del proyecto
.3 Documentos del proyecto
.4 Documentos de negocio
.5 Acuerdos
.6 Factores ambientales de la empresa
.7 Activos de los procesos de la
organización
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Herramientas y Técnicas Salidas
•Entrevistas. •Documentación de Requerimientos.
•Grupos de análisis •Matriz de Trazabilidad de Requerimientos.
•Talleres.
•Técnicas de Creatividad Grupal.
•Técnicas Grupales de Toma de decisiones.
•Cuestionarios y Encuestas.
•Observaciones.
•Prototipos.
•Benchmarking.(Referencias)
•Diagramas de Contexto.
•Análisis de Documentación.
1. Juicio de expertos
.2 Recopilación de datos
.3 Análisis de datos
.4 Toma de decisiones
.5 Representación de datos
.6 Habilidades interpersonales y de equipo
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Entradas
Acta de constitución del Proyecto
• Se vuelcan los requisitos básicos del proyecto y la descripción del
producto.
• A partir de esto, se puede comenzar a trabajar en el detalle y la
cuantificación de los requisitos del producto/ proyecto.

Plan de Interesados / Registro de Interesados

• Lista de interesados debidamente identificados
• Pueden ser personas físicas, grupos, instituciones, organizaciones
• Permite al PM saber a quien debe convocar para cada una de las
etapas de recolección y su influencia
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Herramientas & Técnicas

Entrevistas
• Acercamiento entre un o más personas para obtener información
• Puede ser formal o informal.

Grupos de Análisis homogéneos

• Formado por interesados y expertos en determinados asuntos.
• El objetivo es escuchar sus necesidades y evaluar sus
expectativas.
• Las reuniones son llevadas a cabo por un moderador entrenado,
que los guiará hacía determinados temas.
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Talleres (Heterogéneos)
• Reunión con un conjunto de personas con diferentes intereses,
funciones, conocimientos y formaciones
• A punta a definir los requerimientos del producto.
• Es útil para definir rápidamente los requerimientos y conciliar.
diferencias entre los interesados.
Técnicas de toma de decisión grupal
• Proceso de evaluación de múltiples alternativas.
• Pueden ser utilizadas para generar, clasificar y priorizar los
requerimientos del producto.
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Cuestionarios y encuestas
• Grupo de preguntas escritas.
• Están diseñadas para ser respondidas rápidamente por un gran
número de participantes.

Observación
• Observar a las personas directamente en su trabajo.
• Es útil cuando se necesita analizar un proceso detallado o cuando
las usuarios no pueden explicarlo fácilmente.
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Prototipos
• Es un modelo (Representación/Demostración/Simulación) del
futuro producto a desarrollar.
• Permite un feedback rápido de parte del usuario.
• Al ser tangibles, los usuarios pueden interactuar con lo que sería
el modelo final.
Benchmarking (Comparación con el Mercado)
• Se recopila información con el objetivo de obtener nuevas ideas y
mejores prácticas.
• Se realiza comparando los aspectos propios de la empresa con los
líderes o competidores del mercado.
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Técnicas de creatividad grupal

Técnica Descripción
Tormenta de Técnica no guiada para generar y recolectar múltiples ideas
Ideas relacionadas con los requerimientos del proyecto y del
(Brainstorming) producto.
Técnica nominal Votación agregada a la técnica “tormenta de ideas” para
de Grupos desarrollar un ranking de ideas y asignarle prioridades.
Se participa en forma anónima, utilizando un cuestionario para
solicitar ideas. Las respuestas son resumidas y luego enviadas
Técnica Delphi
para que agreguen comentarios adicionales. En pocas rondas
se puede lograr consenso, evitando que se ejerza influencias.
Mapa de ideas Tormenta de ideas individual, que luego son puestas en común
mentales para verificar opiniones afines y diferencias de entendimiento.
Diagrama de Agrupamiento de un gran número de ideas en subgrupos por
afinidad afinidad, para facilitar la revisión y el análisis.
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Diagramas de Contexto
• Se utiliza para mostrar gráficamente el alcance del proyecto.
• Se realiza un dibujo de los procesos, los sistemas y las personas,
mostrando la interacción entre estos.

Análisis de documentación
• Revisión y evaluación de los documentos influyentes:
o Plan de negocios.
o Acuerdos/RFPs.
o Reglas y procesos del negocio.
o Flujo de procesos actuales/Casos de uso.
o Leyes.
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Salidas
Documentación de Requerimientos
Describe cómo cada requerimiento individual contribuye a resolver:

• Las necesidades del negocio.

• Los requerimientos funcionales y no funcionales.
• Los requerimientos de calidad.
• Los criterios de aceptación.
• El impacto en otras áreas de la compañía.
• Los requerimientos de entrenamiento.
• Las restricciones y los supuestos.
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Matriz de Trazabilidad de Requerimientos

Es una tabla que une los requerimientos con su origen y los sigue a
través del todo el ciclo de vida.
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Definir el Alcance
• Se realiza una descripción detallada del proyecto y del producto a
obtener.

• No hace referencia a los pasos sino una descripción de los

requerimientos principales que fueron seleccionados.
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Definir el Alcance

Entradas Herramientas y Salidas

• Plan de Gestión del Alcance
• Acta de Constitución del
Proyecto.
• .Documentación de
Requerimientos
• Activos y Procesos de la
Organización.
Plan para la dirección del proyecto
Factores ambientales de la empresa
Técnicas • Enunciado del Alcance del
• Juicio de expertos. Proyecto.
• Análisis de Producto. • Actualización de los
documentos del proyecto.
• Generación de Alternativas
• Talleres.
Análisis de datos
Toma de Decisiones
Habilidades interpersonales y de
equipo
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Herramientas & Técnicas

Análisis de Producto
• Herramienta útil para proyectos cuyo resultado es un producto
• Cada industria tiene métodos que se utilizan para pasar de una
descripción genérica a requisitos explícitos y tangibles.

Generación de Alternativas
• Técnica utilizada para generar tantas potenciales opciones como
sea posible para ejecutar y realizar el trabajo.
• Algunas técnicas son:
o Tormenta de ideas.
o Análisis de alternativas.
o Pensamiento lateral.
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Salidas
Enunciado del Alcance del Proyecto
• Es la descripción narrativa del alcance del proyecto.
• Brinda una base documentada para toma de decisiones del
proyecto.
• Permite lograr un entendimiento común del alcance de parte de
los interesados.
• Provee una línea base con la cual evaluar los cambios.
• Puede incluir:
o Los principales productos entregables.
o Objetivos del proyecto.
o Hipótesis.
o Restricciones.
o Una descripción del trabajo.
Material Anexo
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Gold Plating…
Es el fenómeno por el cual el equipo del proyecto muchas veces entrega más
funcionalidades o características de las requeridas para el producto o servicio.
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El “problema” con el Cliente …

o Muchas veces los Clientes no saben bien lo que necesitan.
o Suelen darse cuenta de lo que no necesitan cuando lo ven.
o A medida que el proyecto avanza y los entregables son
desarrollados, los clientes descubren nuevas posibilidades y
tratan de agregarlas a las necesidades del proyecto.
o La falla de un proyecto puede definirse cuando sus entregables,
no son usados, son usados menos de lo que había sido
pensado o son mal usados.
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Errores en la definición de Requisitos

o Trabajar con necesidades confusas.
o Cambios en las necesidades:
– Interlocutores, presupuesto, tecnología, entorno

o Necesidades no comprendidas.
o Definición prematura de la solución.
o Solucionar la necesidad del cliente equivocado
o Distorsión de la necesidad del cliente: “gold-plating”, filtrado
selectivo de las necesidades del cliente, actitud de
“especialista en el tema”.
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Problemas con los Requisitos

• Requerimientos incorrectos.

• Requerimientos ambiguos e imprecisos.

• Cambio de requerimientos.

• Requerimientos demasiado detallados.

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Guía para la especificación de requisitos

• Regla 1: Defina el requerimiento explícitamente en un documento formal,
aprobado y firmado por los responsables del proyecto y del Cliente.
• Regla 2: Sea realista; asuma que si el requerimiento puede ser mal
interpretado, va a ser mal interpretado.
• Regla 3: Sea realista; reconozca que en su proyecto van a surgir cambios y
no todo va a seguir los caminos pensados.
• Regla 4: Siempre que sea posible incluya dibujos, gráficos, modelos,
prototipos cuando presenta la formulación de los requerimientos.
• Regla 5: Establezca un sistema para verificar cuidadosamente que no se
están produciendo cambios al alcance no aprobados.
• Regla 6: Destaque a los miembros del equipo y al cliente la importancia de
definir correctamente los requerimientos y las dificultades que esto
involucra.
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Atributos de Buenos Requisitos

– No ambiguos.
– Claros.
– Completos.
– Verificables.
– Consistentes.
– Medibles.
– Limitados en cuanto a:
• Funcionalidad.
• Complejidad.
• Duración.
MUCHAS GRACIAS !!!