Norma para almacenamiento de

medicamentos y dispositivos médicos

en los centros de distribución y
droguerías de Olímpica S.A.
1. OBJETIVO:

Establecer las pautas que se deberá tener

cuenta para garantizar el cumplimiento de
las BPA, de los medicamentos y dispositivos
médicos recibidos en los CEDIS y P.V
(droguerías), con base en la normatividad
vigente y las especificaciones técnicas del
fabricante.
 2. Alcance

Esta norma aplica para: el

Administrador, Director Técnico y
Auxiliares del CEDI y Droguerías.
3. Definiciones

3.2
FEFO

• (First Expire-
FirstOut): Sistema de
rotación de
productos el que
primero expira es el
que primero sale.
3. Definiciones
3.4. Medicamento:
Diagnóstico
Uno o más principios
activos Prevención

Alivio

Sustancias auxiliares Tratamiento

(excipientes)
Rehabilitación

NOTA: los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del
medicamento, por cuanto éstos contribuyen a garantizar su calidad,
estabilidad y uso adecuado.
3. Definiciones
3.5 Medicamento de uso institucional:
Son aquellos medicamentos dispensados exclusivamente
por establecimientos contratados con la respectiva EPS. Por
lo tanto, es de carácter esencial que sean marcados como
“uso institucional” con el fin de evitar su comercialización.

3.6 Medicamento de control especial:

Es el preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más
principios activos de control especial, catalogados como tal
en las convenciones de estupefacientes, precursores y
psicotrópicos, o por el Gobierno Nacional, con o sin
sustancias auxiliares presentado bajo forma farmacéutica
definida, que se utiliza para la prevención, diagnóstico,
tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades
de los seres vivos.
3. Definiciones
3.7 Dispositivo médico

-Diagnóstico
-Prevención
-Supervisión
-Tratamiento
-Alivio de enfermedades
3. Definiciones
3.8 Lote:
Cantidad determinada de unidades, de
características similares, fabricadas bajo
condiciones esencialmente uniformes
que se identifican por tener el mismo
código o clave de producción.

3.9 Fecha de vencimiento:

La fecha dada en el contenedor individual
(usualmente en la etiqueta) del producto
farmacéutico terminado, durante la cual
se espera que el producto permanezca
dentro de las especificaciones, si se
conserva como se recomienda. Se
establece para cada lote, añadiendo el
periodo de vida útil a la fecha de
fabricación o partiendo del último dato de
potencia.
3. Definiciones
3. Definiciones

3.13 TEMPERATURA

Es una magnitud física que refleja el

grado o nivel térmico de un cuerpo o de
la atmósfera.
En términos simples podemos afirmar
que el calor es el fenómeno, mientras
que la temperatura es una forma de
medirlo.
3. Definiciones

3.14 Humedad: es la cantidad real de vapor de agua en el aire.

40% - 70%
0% 100%

Una humedad relativa ocasiona deterioro de los

medicamentos y dispositivos médicos, ya que es un
medio apropiado para el crecimiento de bacterias y
hongos, favorecen reacciones de oxidación de los
componentes provocando el ablandamiento de las
tabletas y generando cambios significativos de color.
3. Definiciones
3.18 Arrume negro:
Es el conjunto de actividades que tiene
como objetivo el cuidado y la
conservación de las condiciones
técnicas con las que fueron elaborados
los medicamentos y dispositivos
médicos en un área asignada dentro del
almacén.

3.19 Traba: sistema de apilamiento

de mercancía que consiste en
entrecruzar los productos de tal
forma que no presenten riesgo de
caída.
3. Definiciones
3.20 Cadena de frío: Es el proceso logístico que asegura la
correcta conservación, almacenamiento y transporte de los
medicamentos refrigerados, desde que salen del laboratorio que
Recepción
las produce hasta el momento en el que se va a realizar la
aplicación y/o consumo final. .
Efectivida
d

Medicamentos refrigerados
3. Definiciones

3.21 Cuarentena: Estado de las materias primas o envasado,

materiales intermedios, productos a granel o acabados, aislados por
medios físicos o por otros medios eficaces mientras se espera una
decisión acerca de su autorización, rechazo o reprocesamiento

3.25 Documento relación de entrada de mercancía (O.T):

Documento que contiene una descripción de los productos
farmacéuticos y detalles como: código de identificación en SAP, código
EAN (código de barras), lote, cantidad a almacenar y embalaje. A su
vez, soporta una entrada a inventario e indica la posición donde deberán
ser almacenados los medicamentos o dispositivos médicos recibidos en
el Centro de Distribución.
4. Condiciones

generales
4.1 Condiciones de las áreas de
almacenamientos

Techos. Los techos y cielo

rasos, deberán ser resistentes,
uniformes y de fácil limpieza.

Paredes. Deberán ser lisas,

sin grietas y resistentes a
factores ambientales como
humedad y temperatura. Las
uniones entre paredes y pisos.

Pisos. Construidos con

materiales que no generen
sustancias o contaminantes
tóxicos, deben ser resistentes,
absorbentes, no deslizantes;
de fácil limpieza y
desinfección.
4.1.1 Infraestructura física

Instalaciones Iluminación. Ventilación. Rayos solares.

eléctricas. Tomas, poseer un sistema Natural y/o Evitar la incidencia
interruptores y de iluminación artificial que directa de los rayos
cableado protegido artificial que garantice la solares sobre los
con canaleta. permitan la conservación medicamentos y
conservación e adecuada de dispositivos.
identificación de medicamentos y
los medicamentos y dispositivos
dispositivos médicos.
médicos y un fácil
manejo de la
documentación.
4.1.2 Infraestructura física

Estar alejados
No contacto
de sitios de
con el piso
contaminación

Facilitar la
circulación de Medidas de
personas y seguridad
objetos
4.1.3 Condiciones generales
WMS
¿Qué es el WMS?
(Warehouse Managment System)

Es una herramienta que consiste en asignar

posiciones con base a criterios como: el
tamaño del lugar de almacenamiento,
medidas de los productos, forma de
almacenaje, lotes, fechas de vencimiento
(método FEFO) y manejo (rotación) de los
productos.
4.2 Criterios de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos
 Los medicamentos y dispositivos médicos se deben
almacenar por laboratorio en orden alfabético, para evitar
confusión, pérdida y vencimiento durante su
almacenamiento y de acuerdo al ordenamiento que sugiere
el sistema WMS el cual garantiza que el lote más próximo a
vencerse sea el primero en despacharse (FEFO). Para el
caso de cajas originales se deberá almacenar de acuerdo a
la disponibilidad de la ubicación.

 La ubicación asignada por el sistema para almacenar los

productos posee una dirección dada según la distribución
de cada Centro de Distribución así:
4.3 Criterio de Almacenamiento

Puntos de referencia
CONDICIÓN TEMPERATURA
“Conserve a temperatura ambiente” 15°C – 30°C
“Conserve en condiciones de 2°C – 8°C
refrigeración”
“Conserve en condiciones de -20°C – 0°C
congelación”
“Conserve en un lugar fresco” 8°C – 15°C
Sin indicaciones <30°C
CONDICIÓN HUMEDAD
Aire seco 20 – 50%
Aire normal 50 – 70%
Aire saturado de humedad 70 – 100%
Sin indicaciones 40 – 70%
4.3.1 Diseño del área de almacenamiento

Las áreas deben estar identificadas de acuerdo a la Resolución

1403 del 2007 de la siguiente manera:

Medicamentos de control
especial y alto costo
INS / COM
Área de
Área de recibo
despacho
Medicamentos de uso
institucional

Área de Área Medicamentos refrigerados

devoluciones administrativa INS/ COM
4.2 Surtido de Medicamentos en los Centros de
Distribución
Importante…

Durante el proceso de surtido:

•-Ubicación en pasillo
•-Nombre, concentración y forma farmacéutica
•-Presentación y cantidades
•-Lote
•-Fecha vencimiento
•-Código de barras (4 últimos dígitos)

Para las áreas de medicamentos de uso

institucional, medicamentos refrigerados y
medicamentos de control especial y alto
costo, el surtido se realizará directamente
en los estantes del área asignada para el
almacenamiento de estos productos
5. Control de fechas de
vencimiento
 En Centros de Distribución: El Director Técnico mensualmente
será el responsable de generar el reporte en el Sistema
indicando los productos con fecha de expiración menor a tres
(3) meses, de acuerdo al Instructivo para Generar Reporte de
Fechas de Vencimiento, ese reporte debe ser revisado por los
auxiliares del Centro de Distribución y enviados posteriormente
al almacén correspondiente para realizar la devolución al
Proveedor de acuerdo al Procedimiento de Devoluciones a
Proveedores.
 Control de inventarios y existencias
 Periódicamente se realizarán inventarios cíclicos, parciales o
generales de acuerdo al Procedimiento para Realizar Inventarios
en Olímpica; estos tendrán como finalidad comprobar que los
registros de stock se mantienen al día, llevar un control sobre
los lotes y fechas de vencimiento de los productos
 6 Controles durante el proceso de
almacenamiento

Control de Control de Control de

condiciones Control de fechas de
limpieza y
ambientales inventarios vencimiento
desinfección
 7 REAPROVISIONAMIENTO

Nota: este proceso NO es aplicable al área de medicamentos de uso institucional,

medicamentos refrigerados y medicamentos de control especial y alto costo
8 Reubicaciones

•El orden de la mercancía genere

estabilidad
•Se logran distinguir las referencias de
los productos
•No se altere el orden de los proveedores
asignados por pasillo

Nota: una vez finalizados los cambios deberán actualizarse en el sistema previo a la
generación de pedidos.
GRACIAS