PROSES / FUNGSI ADMINISTRASI ATAU

MANAJEMEN

Pengertian Proses :
 Serangkaian tahap kegiatan mulai dari
menetukan sasaran sampai berakhirnya
sasaran / tercapainya tujuan.

2
 Menurut Para Ahli Proses / Fungsi Administrasi /
Manajemen :

• WILLIAM H. NEWMAN
Menyebutkan Pekerjaan seorang Administrator
atau Manajer dibagi kedalam 5 proses yang
dikenal dengan istilah POACS yaitu :
a. Perencanaan ( Planing )
b. Pengorganisasian ( Organizing )
c. Pengumpulan Sumber
( Assembling Resaurces )

2
 d. Pengawasan ( Controling )
e. Pengendalian Kerja ( Supervaising )

2. DALTONE, MC. FARLAN

Meneybutkan fungsi dari pimpinan terbagi 3
( POCO ) :
a. Perencanaan ( Planing )
b. Pengorganisasian ( Organizing )
c. Pengawasan ( Controling )

3
3. FW. TAYLOR
Fungsi Manajemen dikenal dengan PDO :
a. Perencanaan ( Planing )
b. Pembinaan Kerja ( Directing )
c. Mengatur Pekerjaan ( Organizing Work )
4. H. KOONTZ & O’DONNEL
Fungsi manajemen ada 5 ( POSDCO )
a. Perencanaan ( Planing )
b. Pengorganisasian ( Organizing )

4
c. Penyusunan Pegawai ( Staffing )
d. Pembinaan Kerja ( Directing )
e. Pengawasan ( Controling )

5. LUTHER GULICK
Proses Administrasi & Manajemen ada 7
( POSDCORB)
a. Perencanaan ( Planing )
b. Pengorganisasian ( Organizing )

5
 c. Penyusunan Pegawai ( Staffing )
d. Pembinaan Kerja ( Directing )
e. Pengkoordinasing ( Coordinating )
f. Pelaporan ( Reporting )
g. Anggaran ( Budgeting )
6. GOERGE TERRY
Menggunakan pendekatan proses dari pada
manajemen yang terdiri atas 4 ( POAC )
a. Perencanaan ( Planing )
b. Pengorganisasian ( Organizing )

6
 c. Penggerakan pelakssanaan ( Actuating )
d. Pengawasan ( Controling )

7. JOHN F. MEE
Menyebutkan ( POMCO )
a. Perencanaan ( Planing )
b. Pengorganisasian ( Organizing )
c. Pemberian Motivasi ( Motivating )
d. Pengawasan ( Controling )

7
 PERUSAHAAN
Suatu unit kegiatan produksi yang
mengelola sumber – sumber
ekonomi untuk menyediakan
barang dan jasa bagi masyarakat
dengan tujuan untuk memperoleh
keuntungan agar dapat memuaskan
kebutuhan masyarakat.

8
 KEWIRASWASTAAN DAN PERUSAHAAN KECIL

WIRAUSAHAWAN / WIRASWASTAWAN

 Seseorang yang memiliki kepribadian unggul yang

mencerminkan budi yang luhur dan pantas untuk diteladani
karena atas kemampuan sendiri dapat melahirkan suatu
sumbangsih karya untuk kemajuan kemanusiaan yang
berlandaskan kebenaran dan kebaikan, dengan kata lain
menunjuk kepada pribadi tertentu yang secara kualitatif
lebih dari kebanyakan manusia pada umumnya yaitu
pribadi yang mempunyai kemampuan lebih.

9
KEWIRASWASTAAN / KEWIRAUSAHAAN
Suatu Profesi yang timbul karena Interaksi antara ilmu
pengetahuan yang diperoleh dari pendidikan formal
dengan Seni yang hanya dapat digali dari rangkaian kerja
yang diberikan dalam praktek atau dengan kata lain
kemampuan dan kemauan seseorang untuk berisiko
dengan menginvestasikan dan mempertaruhkan waktu,
uang dan usaha untuk memulai suatu perusahaandan
menjadikannya berhasil

10
Jadi Fungsi yang dilakukan WIRAUSAHAWAN adalah :
1. Mengidentifikasi kesempatan
2. Mengumpulkan SDM & SUmber daya lainnya
3. Menarik Investasi / dana dari perorangan atau
lembaga keuangan
4. Melaksanakan proses produksi perdagangan
5. Menanggung resiko
6. Berdiri diatas kekuatan sendiri
7. Memperkenalkan fungsi faktor produksi baru.

11
Peranan Wirausahawan adalah :
1. Memimpin usaha secara teknis maupun ekonomis
dengan berbagai aspek fungsional.
2. Mencari keuntungan bisnis
3. Membawa perusahaan ke arah kemampuan,
perkembangan, serta kontinuitas
4. Memperkenalkan hasil produksi baru
5. Memperkenalkan cara produksi yang lebih maju
6. Membuka pasar
7. Merebut sumber bahan mentah ataupun setengah
jadi
8. Melaksanakan bentuk organisasi perusahaan yang
baru
12
 Kewirausahaan dapat dimulai dari suatu
perusahaan kecil (Small Bisnis) yang
kepemilikannya bisa diperoleh dari 3 cara
yaitu :
1) Dengan meneruskan usaha orang tua
2) Membeli perusahaan yang telah ada
3) Memulai usaha yang sama

13
 UNSUR – UNSUR PENTING
WIRASWASTA

1. Unsur Pengetahuan
2. Unsur Keterampilan
3. Unsur Sikap Mental
4. Unsur Kewaspadaan
5. Unsur Kreatifitas
6. Unsur Konsistensi atas Produk
14
 CIRI – CIRI WIRAUSAHA YANG BERHASIL
1. Percaya diri
2. Berorientasikan kemanusiaan
3. Berorientasikan tugas dan keputusan
4. Sikap keaslian ide dan kreatif
5. Berorientasikan masa depan
6. Bersedia mengambil resiko
7. Kemampuan membuat keputusan
8. Berorientasikan perencanaan
9. Kemampuan mendirikan perusahaan
10.Kemampuan manajemen

15
Cara memasuki / memiliki perusahaan
dan menjadikannya sebagai hak milik
adalah :
1. Membeli perusahaan yang telah
dibangun
2. Memulai perusahaan baru
3. Membeli hak lisensi
(Franchising/Waralaba)

16
• Pembelian hak lisensi (franchising)
dapat merupakan suatu keuntungan
tersendiri karena adanya kerjasama
antara si pembeli hak lisensi
(franchisee) dengan pihak yang hak
lisensinya dibeli (fanchisor)

17
 Tipe – Tipe Franchising

1. Trade name franchising/ nama

dagang Franchise
2. Product distribution franchising/
distribusi produk secara franchise
3. Pure franchising / business format

18
 Keuntungan Bisnis Franchising :
1. Pengalaman dan faktor sukses
2. Bantuan keuangan dari franchisor
3. Brand name dan reputasi
4. Bisnis sudah terbangun
5. Standarisasi mutu
6. Biaya produksi rendah
7. Kesiapan manajemen
8. Bantuan manajemen dan teknik
9. Profit lebih tinggi
19
10.Perlindungan wilayah
11.Memperoleh manfaat riset Pasar (market
research ) dan pengembangan produk
(product development)
12.Resiko gagal kecil
13.Franchisor memberikan bantuan berupa :
a) Pelatihan manajemen dan staf serta rekruitmen
karyawan
b) Pemilihan dan pengkajian lokasi
c) Rancangan fasilitas dan rencana bangunan
d) Spesifikasi peralatan dan produk
e) Dukungan promosi dan iklan

20
f) Bantuan pada pembukaan franchise
g) Bantuan dalam pendanaan
h) Pengawasan yang berlanjut

Kerugian Franchising :
1. Program latihan franchisor terkadang jauh dari
harapan
2. Franchisor hanya sedikit memberikan kebebasan

21
 Perbedaan Perusahaan Kecil dan Perusahaan
Besar
PERUSAHAAN KECIL
1. Pada umumnya dikelola /
dipimpin sendiri oleh
pemiliknya
2. Struktur Organisasi sederhana
& masih banyak perangkapan
tugas / jabatan pada 1 orang
3. Persentase kegagalan usaha
cukup tinggi
4. Kesulitan untuk
mengembangkan usaha
dikarenakan sulit memperoleh
pinjaman dengan syarat lunak
PERUSAHAAN BESAR
1. Pada umumnya dikelola /
dipimpin oleh Manajer
profesional ( Bukan pemilik )
2. Struktur Organisasi
kompleks & sudah ada
spesialisasi pekerjaan
3. Persentase kegagalan
usaha relatif rendah
4. Modal jangka panjang relatif
mudah diperoleh untuk
pengembangan usaha.
22
 FUNGSI PRODUKSI
• Bagian produksi adalah suatu
bagian yang ada pada
perusahaan yang bertugas untuk
mengatur kegiatan -kegiatan
yang diperlukan bagi
terselenggaranya proses
produksi.

23
• Bagian produksi dalam menjalankan tugasnya
tidaklah sendirian akan tetapi bersama-sama
dengan bagian-bagian lain seperti :
1. Bagian pemasaran,
2. Bagian keuangan / bagian akuntansi.

Tanpa adanya perencanaan yang matang dari

setiap bagian, pengaturan yang bagus serta
pengawasan akan mengakibatkan jeleknya
hasil produksi.

24
• Biaya produksi yang terlalu tinggi akan berakibat
harga pokok produksinya menjadi besar dan hal ini
akan mengakibatkan tingginya harga jual produk,
sehingga akan tidak terjangkau oleh konsumen.
Inilah yang merupakan tugas dari bagian produksi.
• Pedoman kerja yang harus menjadi arah kerja bagi
bagian produksi dapat dirumuskan dalam empat
hal yaitu :
1. Tepat Jumlah
2. Tepat Mutu
3. Tepat Waktu
4. Tepat Ongkos/Harga

25
• Adapun tugas bagian produksi tersebut secara
garis besarnya dapat kita bagi menjadi beberapa
macam yaitu :
1. Perencanaan Produk
2. Perencanaan Luas Produksi
3. Perencanaan Lokasi Pabrik
4. Perencanaan Layout Mesin-mesin Pabrik
5. Perencanaan Bahan Baku
6. Pengaturan Tenaga Kerja
7. Pengawasan Kualitas

26
1. Perencanaan Produk
Dalam merencanakan produk yang akan kita
hasilkan itu maka perlu diperhatikan beberapa hal
yaitu :
a. Atribut Produk (AspekTeknis & Aspek Nonteknis)
b. Posisi Produk
c. Siklus Kehidupan Produk
d. Partofolio Produk
Misalnya produk yang berupa “KARPET” misalnya.
Produk karpet terdiri dari tiga atribut utama yaitu :
- Kehalusan setuhannya
- Ketebalan bulunya
- Keserasian warnanya
27
a. Atribut Produk
Atribut yang beraspek teknis adalah yang
berkaitan dengan kemampuan teknis dari
produk tersebut misalnya keawetannya
sepeda motor, tidak blobornya suatu
bolpoint, halusnya karpet, enak
didengarnya musik tertentu, nikmatnya
rasa masakan, indahnya taman rekreasi
dan sebagainnya. ( Aspek Kasat mata /
Tangible Aspect )

28
 Aspek yang nonteknis merupakan aspek
yang tidak kasat mata atau intangible
aspect. Aspek ini hanya dapat ditemukan
dengan mata hati atau rasa atau feeling.
Aspek ini merupakan aspek perasaan
atau persepsi konsumen apabila dia
menggunakan produk tersebut.

29
b. Posisi Produk
Posisi produk merupakan pandangan
konsumen terhadap posisi dari berbagai
produk yang ditawarkan oleh para
bisnisman kepadanya.
Keadaan ini dapat kita analisis dengan
menggunakan suatu alat analisi yang
disebut “Analisa Posisi Produk” atau
“Product Positionning”. Analisis ini
menggambarkan atribut utama penentu
pemilihan suatu produk dari para
konsumen.

30
c. Siklus Kehidupan Produk
Setiap produk akan selalu memiliki jangkauan masa
hidup yang berbeda-beda. Ada produk yang memiliki
masa hidup yang panjang dan ada pula yang memiliki
masa hidup yang sangat pendek. Siklus kehidupan
suatu produk itu dibagi menjadi 4 tahap atau fase :
 Tahap Perkenalan ( Introduction Phase ).
 Tahap Pertumbuhan / Perkembangan
( Growth Phase ).
 Tahap Penurunan / Jenuh ( Decline Phase ).
 Tahap Penciptaan Produk Baru
( New Product Development ( NDP ).

31
d.Portofolio Produk
Portofolio produk merupakan keadaan
dimana suatu perusahaan memiliki beberapa
macam produk yang dihasilkannya dan
dipasarkannya kepada masyarakat luas. Dengan
demikian maka perusahaan itu memiliki
sekumpulan produk yang harus bersama-sama
sekaligus untuk dipikirkannya. Oleh karena
itulah maka lalu dikenal sebagai pemikiran
tentang sekumpulan produk atau Product
Portofolio.

32
 Dalam Porfolio Produk ada beberapa macam
posisi produk yaitu :
 Posisi Anak Bawang atau dalam bahasa asing
disebut sebagai Under Dog
 Posisi Tanda Tanya atau dalam bahasa asing
disebut Question Mark.
 Posisi bintang atau star
 Posisi yang terakhir yaitu “Sapi Perah” ini
sering disebut juga “Cash Cow”.

33
2. PERENCANAAN LUAS PRODUKSI
Perencanaan luas produksi merupakan
masalah penentuan terhadap berapa banyak
jumlah volume produksi yang harus
dihasilkannya dalam periode atau tahun
tertentu. Masalah ini sering disebut sebagai
penentuan target produksi. Berapa target
produksi untuk tahun yang akan datang
merupakan persoalan yang harus di terapkan
oleh manajer produksi.

34
 Adapun faktor – faktor penentu
produksi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bahan baku yang tersedia
2. Tersedianya tenaga kerja (ahli)
yang diperlukan
3. Dana yang diperlukan untuk
pembiayaan
4. Besarnya potensi pasar yang terbuka

35
3. PERENCANAAN LOKASI PABRIK
Persoalan berikutnya yang harus dipikirkan
oleh manajer produksi adalah tentang dimana
pabrik yang akan memproduksikan barang-
barang itu harus didirikan. Persoalan ini
merupakan persoalan posisi pabrik. Dalam
praktek kita sering menjumpai bahwa pabrik-
pabrik banyak didirikan orang diluar perkotaan

36
• Bahkan ada pula yang didirikan jauh dari kota dan
bahkan di puncak gunung atau di tengah hutan,
seperti halnya perusahaan pertambangan misalnya.
Persoalan lokasi pabrik ini memang sangat ditentukan
oleh beberapa factor penentu utama yaitu :
1. Bahan Baku
2. Pasar
3. Lahan untuk Ekspansi
4. Pembangkit Tenaga (Power)
5. Tenaga Kerja
6. Fasilitas Transportasi
7. Dampak Lingkungan

37
4. PERENCANAAN LAYOUT MESIN-MESIN PABRIK
Mesin-mesin dan fasilitas pabrik haruslah disusun
serta diatur sedemikian rupa sehingga dapat
menjamin kelancaran proses produksi.
Dalam hal ini tentu saja kita harus melaksanakan
pembagian tempat atau “Zonning” bagi tanah atau
lyang tersedia. Dengan melakukan Zonning itu
dimaksudkan untuk membagi-bagi lahan yang ada ke
dalam zone-zone yang akan diperuntukkan bagi
masing-masing keperluan di atas.

38
• Beberapa pertimbangan penting yang ada
dalam mengatur susunan atau layout pabrik
ada beberapa macam yaitu :
1. Kelancaran aliran proses produksi
2. Kebutuhan Administrasi/perkantoran
3. Kebutuhan Penjualan
4. Lalulintas pengangkutan barang serta bahan
5. Penerangan dan ventilasi
6. Bentuk pabrik dan biaya pembangunanya
7. Biaya produksi

39
5. PERENCANAAN BAHAN BAKU
• Bahan baku harus direncanakan sedemikian
rupa sehingga menopang tercapainya tujuan
bagian produksi yaitu tepat jumlah., tepat
mutu, tepat waktu dan tepat ongkos atau
harganya. Pengaturan bahan baku memiliki 2
aspek utama yaitu :
• 1. Penyediaan
• 2. Penggunaan

40
 Konsekuensi biaya yang terjadi dalam
pengadaan bahan itu ada dua macam yaitu:
a. Biaya Pembelian atau Pemesanan (Ordering
Cost)
 Biaya pembelian adalah biaya yang harus
ditanggung oleh perusahaan dalam
melakukan kegiatan pembeliannya atau
pemesanan bahan bakunya. Jadi biaya
pembelian adalah biaya untuk melakukan
kegiatan pembelian.

41
b. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang harus
ditanggung karena kita harus menyimpan
bahan yang sudah dibeli dan belum
dipergunakan dalam proses produksi. Kedua
biaya tersebut akan ditanggung bersama -
sama oleh pengusaha.

SEKIAN

42