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Administración Logística
Módulo I:
Administración de
Compras
Expositor: MA. MSCM. Ing. Luis Romero Varona
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Contenido Módulo I - Sesión 1: Administración de
Compras
1. Lean Logistics
2. Costos Logísticos
3. Introducción a la Gestión de Compras
4. Área de Compras
5. Proceso de Compras
6. Clases de Compras
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1. Lean Logistics
(Logística Esbelta)
Fuentes:
- Aplicación de una Metodología para Diagnosticar y Mejorar un Sistema de Suministro de
Materiales, Basada en los Principios de Manufactura Esbelta, Logística Esbelta y
Administración de Cadenas de Valor. Tecnológico de Monterrey. Pablo Tinajero Trejo
https://repositorio.itesm.mx/ortec/bitstream/11285/569011/1/DocsTec_6899.pdf
4
¿Que es la Logística?
7
Logística Integral
8
¿Qué es la Gestión de la Cadena de Suministro?
https://www.youtube.com/watch?v=gswBX41vJiA
https://www.youtube.com/watch?v=Tvu44VBzyiw https://www.youtube.com/watch?v=-O1O1Fo5cek
10
GARTNER anuncia el Ranking de la Cadena de Suministro 2018, Las Top 25
http://logistica360.pe/2018/07/23/gartner-anuncia-el-ranking-de-la-cadena-de-suministro-2018-las-top-25/
Cadenas de Suministros Exitosas - Perú
https://www.youtube.com/watch?v=P8qPzPGUBvo
https://www.youtube.com/watch?v=_pMeCLQt3vE
https://www.youtube.com/watch?v=EvCL8oLDUnA
Fuente: http://innovasupplychain.pe/articulos/12828-las-10-empresas-peruanas-con-mejores-cadenas-de-suministro 11
Esquema de una Cadena de Suministros
Dinero
Proveedores de Servicios Distribuidores
Distribuidores Minoristas
Empresas de
Mayoristas C
Materia Prima Empresas de
Partes y proceso inicial Centros O
Componentes y/o Subemsables Distribución
N
S
U
Inventario
Fábricas bienes M
(plantas) terminados
I
D
O
R
E
Proveedores de Servicios S
RED DE PROVEEDORES Productos RED DE DISTRIBUIDORES
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Información
Flujo Físico (Productos)
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Flujo de Información
https://www.youtube.com/watch?v=WTKvc_xR-yg
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Pensamiento Lean
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Aumento de costo vs. Disminución del precio
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Fuente: http://es.slideshare.net/arturopaniagua9/lean-and-5s
Beneficios de implantación Lean
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¿Qué es la Logística Esbelta?
https://www.youtube.com/watch?v=RtlxofP7uNo
https://www.youtube.com/watch?v=stCbEV0sU8U
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Los 5 principios de la filosofía Lean
Identificar que es lo que el cliente
Especificar valor
realmente quiere.
Mantener en
Hacer que el valor fluya.
movimiento
Eliminación de Desperdicios
Esperas Movimientos Reprocesos
Inventario
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Fuente: Lean Thinking 1996. Womack y Jones
Valor agregado y Valor no agregado
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Explicación de los siete desperdicios (1)
1. Obtener datos.
2. Realizar un análisis Producto Cantidad.
Elegir la cadena de valor
3. Analizar la información.
4. Elegir la cadena a ser mejorada.
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Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias
VENTAS
(COSTO DE VENTAS)
= UTILIDAD (PERDIDA) BRUTA
(GASTOS DE ADMINISTRACION)
(GASTOS DE VENTAS/DISTRIBUCIÓN)
= UTILIDAD (PERDIDA) OPERATIVA (UAII)
INGRESOS FINANCIEROS
(GASTOS FINANCIEROS)
= UTILIDAD (PERDIDA) ANTES DE IMPUESTOS (UAI)
(IMPUESTO A LA RENTA)
= UTILIDAD (PERDIDA) NETA
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Gestión Logística y los Estados Financieros
+ VENTAS
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Gestión Logística y los Estados Financieros
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Costos Logísticos
• Sistema de información
Administración • Tramitología y documentación
Logística • Personal
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Costos Pertinentes / Relevantes
Qi Cantidad pedida
Q0
Tamaño de lote económico 33
Costos de Adquisición (Compra)
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Costos de Ordenar
• Costes de almacenamiento
• ¿Unidades?
S/. / Unidad – tiempo o %
• ¿Qué contiene?
Costes requeridos para mantener el inventario
Almacenamiento: espacio de almacén
Costos de servicio: seguros e impuestos
Costos de riesgo: perdido, robado, dañado, obsoleto
Costos de capital: costo del capital, tasa de interés
• ¿Cómo determinamos este número?
Normalmente establecido por la dirección
Vale la pena ver algún componente domina
• ¿Cuándo es relevante?
Siempre que se mantenga el inventario por cualquier período de
tiempo
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Costos de Falta de Existencias
Fuentes:
- Administración de Compras, Adquisiciones y Abastecimiento. México, 2014. Allberto Sangri Coral
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Gestión de Compras
Insumos en
General
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Definiciones
Fuentes:
- Fundamentos de SCM. MSCM UESAN. 2014. Enrique Alania.
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Organización del Área de Compras
ADMINISTRACION DE COMPRAS
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Principios del Área de Compras
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Coordinación del Área de Compras con otras Áreas
Gerencia
General
Control Ingeniería/
de Manteni-
Calidad miento
Desarrollo
Servicios de
Generales
Productos
Compras
Marketing
Almacén / Ventas
Finanzas Producción
Asesoría
Legal
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Perfil del Comprador
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5. Proceso de Compras
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Proceso General de Compras
Recibir la requisición
y envío de cotizaciones
Análisis de cotizaciones
Colocación de OC
Pago 54
1. Recibir Requisición (Interna)
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1. Recibir Requisición (Interna)
Información básica:
• ¿Qué es lo que se necesita? Descripción clara y exacta del
material solicitado.
• Código (en caso de que haya catálogos).
• Cantidad requerida.
• Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros,
etc.).
• ¿Cuándo deben estar los productos disponibles? Fecha.
• Características del artículo.
• Posibles proveedores.
• Persona que solicita el material.
• Persona que autoriza.
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1. Recibir Requisición (Interna)
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Ejemplo de una Requisición
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Ejemplo de una Requisición
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2. Análisis de fuentes de abastecimiento y envío de
cotizaciones
¿Qué se necesita?
• Base de datos de proveedores aprobados.
• Solo los proveedores calificados pueden aplicar: Calidad,
Disponibilidad, Servicio.
Se debe estimar el número de cotizaciones.
Importante contemplar el precio y tiempo de entrega.
Consideraciones:
• ¿Es el proveedor un socio ?
• ¿Que es ser ( o considerar ) un buen proveedor?
• ¿Se puede negociar éticamente (moral, lealtad,
legalidad, honestidad)?
• ¿Es la ética rentable?
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Gestión de Proveedores
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2. Análisis de fuentes de abastecimiento y envío de
cotizaciones
Cotización
• La petición de ofertas o cotización es el acto con el que se
solicita a los proveedores preseleccionados información
sobre la compra de sus bienes o servicios. La petición debe
efectuarse por escrito y ser lo más clara y completa posible
para que los proveedores no tengan duda acerca de la
oferta que deben cursar.
• Lógicamente, debe ser la misma para todos los ofertantes.
El que todos los proveedores oferten sobre bases
homogéneas facilita el trabajo posterior de comparación de
todas las recibidas.
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2. Análisis de fuentes de abastecimiento y envío de
cotizaciones
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2. Análisis de fuentes de abastecimiento y envío de
cotizaciones
Datos que debe contener la cotización
• Especificaciones completas: Físicas, químicas
• Tiempo de entrega del material
• Lugar de entrega del material
• Precio y Forma de pago
• Fecha de recepción de cotizaciones
• Fecha hasta la que debe ser válida la oferta.
• Nombre de la gente con quien deben tratarse las consultas
sobre la cotización
• Indicar si pueden cotizar alternativas
• Garantías sobre la calidad del material
• Tipo de embalaje
• Condiciones generales
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2. Análisis de fuentes de abastecimiento y envío de
cotizaciones
Recomendaciones
• En cada cotización solicitada deberá registrarse el nombre
del proveedor, el nombre de la persona con quien se
contacto y la fecha de la entrega de la solicitud al
proveedor, aun cuando haya sido verbal.
• En la solicitud debe indicarse el número de la requisición
como referencia para que al recibir la cotización, el
documento sea fácilmente localizado.
• Con las solicitudes de cotización revisadas y firmadas se le
comunica al proveedor para que pase a recoger la suya
junto con planos y/o especificaciones.
• Al ser entregadas las solicitudes el proveedor deberá firmar
el recibido en una copia, la cual será colocada en activación
para la fecha límite de la cotización. 66
3. Análisis de cotizaciones
Selección de cotizaciones
• Mediante un análisis comparativo se determinará el
proveedor que de acuerdo a sus características será quien
nos abastezca de materiales. En el cuerpo de la requisición
se debe marcar el nombre del proveedor a quien se le
colocará el pedido y la razón para ello según se necesite en
la requisición.
• Las cotizaciones cuya veracidad sea dudosa, no deben
tomarse en cuenta.
• Entre las negociaciones debe de incluirse una revisión de
los cálculos que el proveedor ha hecho para llegar a su
precio de venta, comparándolo con el precio obtenido por el
ingeniero de Compras.
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3. Análisis de cotizaciones
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Ejemplo de una cotización
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Comparación de Cotización
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4. Colocación de OC
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EDI: Intercambio Electrónico de Datos
EDI
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Fuente: http://pe.groupseres.com/edi/que-necesita
5. Seguimiento del pedido
La trazabilidad implica …
• La posibilidad de rastrear el camino seguido por un
producto comercial desde su origen hasta su destino final.
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6. Recepción de artículos y registro
Puede ser en …
• Almacén / Centro de Distribución.
• Tienda.
• Ubicación donde se encuentra / indicó el solicitante.
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Ejemplo de Guía de Remisión
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7. Pago
Se da …
• Según lo acordado en la OC: Fecha / modalidad.
• Con el visto de recepción.
• Es importante cumplir para mantener una buena relación
con el proveedor.
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6. Clases de Compras
Fuentes:
- Administración de Compras. CUPS FII UNMSM. 2016. Roger O. Luján
- Administración de compras: adquisiciones y abastecimiento. Grupo Editorial Patria. 2014. Sangri Coral, Alberto
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1. Con base a la concentración
Compras centralizadas:
• La mayoría de las compañías la practican, todas las compras
las hace un departamento de compras.
• Mejor control sobre las compras y sobre el inventario porque
todos los pedidos pasan por una oficina.
• Incremento del poder de compra por consolidación de pedidos.
• Mayor oportunidad para que los agentes de compras se
especialicen.
• El volumen de los pedidos procesados en las compras
centralizadas hace posible el uso del proceso electrónico de
datos.
• Ahorros importantes porque el agente de compras puede
negociar con más efectividad con los proveedores.
• Contabilización expedita. 85
1. Con base a la concentración
Compras descentralizadas:
• Implica el establecimiento de departamentos de compra por
separado en operaciones separadas geográficamente.
• Conocimiento de las características de los artículos requeridos
(en las compras centralizadas no hay "compradores peritos",
pues pocos podrán conocer todos los efectos de todos los
artículos empleados en la organización).
• Surtimiento expedito de pedidos, el departamento que los
requiere no delegará la responsabilidad de adquirirlos
("producción" conoce cuando requiere el producto y de qué
especificaciones), y entregar una orden al departamento de
compras puede generar retrasos.
• Se evita mala interpretación de las requisiciones (en compras
centralizadas, pueden resultar errores de comunicación).
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2. Con base a la filosofía de gestión
Compras tradicionales
• Diversos proveedores para un mismo producto, bien o
servicio.
• Relaciones a corto plazo.
• Ambiente de desconfianza (inflación de precios o
volúmenes de compras futuras).
• Conveniencia individual.
Justo a tiempo
• Fuentes de abastecimiento únicas con relaciones a
largo plazo con proveedores.
• Entregas frecuentes de lotes pequeños con mayor
coordinación entre clientes y proveedores.
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3. Compras con base en el bien adquirido
Compras de servicios
• No es posible una evaluación previa.
• Se pueden hacer con base a contratos.
• Apoyarse en las experiencias de otros
usuarios.
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4. Compras con base en los mercados implicados
Compras locales:
• Proveedores locales.
• Menores tiempos de entregas.
• Pueden tener ventajas en costos (por impuestos).
• Pueden tener desventajas en costos y calidad.
Compras internacionales
• Compras a diferentes mercados del mundo a través de
proveedores.
• Menores costos por ventajas comparativas.
• Mayor liberalización de comercio global.
• Requieren una mayor coordinación logística, trámites y
evaluación de costos involucrados.
• Riesgo de recibir mercadería dañada o de diferente
cantidad a la solicitada.
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5. Compras con base en la naturaleza de las compras
Compras de economato
• Para papelería e insumos por caja chica.
Compras de mediana magnitud
• Requieren de un mayor seguimiento, especificaciones,
pruebas y controles de calidad.
Compras de elementos críticos
• Aquellos que son esenciales para garantizar la continuidad
de la producción (por escasez, costo o fragilidad).
Compras por licitación
• Para compras mayores.
• Se presentan ofertas de bienes o servicios a proveedores.
• Se evalúan las mismas.
• Se selecciona al mejor con base en las condiciones
establecidas.
• Pueden haber licitaciones públicas o privadas. 90
6. Compras con base en la frecuencia de adquisición
Compras recurrentes
• Se realizan en forma constante y uniforme con base en
contratos, con proveedores preseleccionados de acuerdo a
las políticas actuales, presupuestos aprobados y programa
de producción establecido.
• Para abastecimiento masivo de artículos estándar de un
mismo proveedor.
Compras Spot
• Se realizan por única vez para una necesidad extraordinaria
(construcción de planta, adquisición de maquinaria, etc.)
• Requiere una selección de entre diversos proveedores con
características particulares.
• Si el monto es pequeño se usa la caja chica.
• A veces pueden ser debidos a errores de consolidación por
compras. 91
7. Compras con base en la forma de registro
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9. Otros Tipos de Compra
Compras anticipadas:
Aquellas que se planean de antemano, mediante un programa
base y que están estipuladas en un requerimiento normal, no es
usado en proyectos especiales.
• Para cubrir inventario: para producir por un tiempo determinado.
• Para tener reservas: cuando la materia prima es de temporada y
hay la posibilidad de que los precios aumenten/escasear.
• Cuando la empresa va creciendo: tener posibilidades de abastecer
los puntos de venta, si es producto nuevo, la demanda puede subir.
• En contratos a largo plazo: por precio y volúmenes constantes, se
pactan con el proveedor, entregas programadas.
• Para evitar compras de emergencia: estos tipos son muy costosas.
• Para tener inventarios a precios económicos: si hay espacio en
los almacenes, o las fechas de caducidad no afectan a la producción.
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Otros Tipos de Compra
Compras de emergencia:
Estas surgen cuando el factor tiempo afecta la compra normal,
por lo general, este tipo de compra es para cubrir
requerimientos de última hora o para tapar fallas de
adquisición.
• Para cubrir fabricaciones de última hora: ocurre cuando no se
planea correctamente, o por causas naturales, o por problemas de
la competencia, esta retira del mercado el producto competitivo al
nuestro y como consecuencia se provoca una fuerte demanda del
nuestro, hay que aumentar la compra en cantidades que se salen
del presupuesto otorgado a las compras normales.
• Por tener existencia faltantes: puede ocurrir cuando el
proveedor no entregó completo, y el almacén no reportó o, por
descuido del área de compras, no se verificó el faltante y no se
tomaron medidas para solucionar la falta.
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Otros Tipos de Compra
Compras especulativas:
Esta compra se le considera como una variante de la compra
anticipada y combinada con la fluctuación, el alza de los precios y
la ética del comercio, reviste características de importante.
• Tener inventarios a precios económicos: esta actividad se realiza
en empresas faltas de ética profesional, para poder tener un precio
muy por abajo de sus precios verdaderos, o para frenar el avance de
la competencia, cuando ellos no encuentren la materia prima que
necesitan, aclarando que los costos por los volúmenes son bajos,
pero se aumentan con los de almacenaje y conservación.
• Tener reservas: semejante a la anterior con la diferencia que sus
compras son para todo el año, sin importar lo que suceda en el
mercado. Hay un alto costo por el almacenaje, la guarda, custodia y
conservación. Cuando la oferta es mucha, los precios bajan, y los
compradores con capacidad económica se aprovechan del momento
económico. 96
Otros Tipos de Compra
Compras favorables:
Esta compra es usada por el comprador como medida de
presión y pone condiciones, los que pierden en este tipo de
compra son la empresa vendedora.
• Plazos de pago: cuando la política de la empresa, lo marca o
cuando es necesario tener fluidez económica, la empresa
compradora negocia con el proveedor un tiempo mayor para el
pago.
• Descuentos: este es un tema que maneja el proveedor, por
políticas propias, y si él no lo tiene, nosotros debemos
negociarlo.
• Entregas oportunas: al igual al anterior, es un tema que maneja
la empresa y se parece a los métodos de entregas programadas
y justo a tiempo.
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Otros Tipos de Compra
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Sitios de Interés
www.gs1pe.org/ http://approlog.org/
http://www.apics.org/
Estos son los robots que logran que tu pedido de Amazon llegue tan rápido
https://www.youtube.com/watch?v=4D9k3tO4LDA#t=101.410834
STARBUCKS: https://www.youtube.com/watch?v=tmsn1H55exA
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