Norma para almacenamiento de

medicamentos y dispositivos médicos en los

centros de distribución y droguerías de
Olímpica S.A.
1. OBJETIVO:

Establecer las pautas que se deberá tener cuenta

para garantizar el cumplimiento de las BPA, de
los medicamentos y dispositivos médicos
recibidos en los CEDIS y P.V (droguerías), con
base en la normatividad vigente y las
especificaciones técnicas del fabricante.
 2. Alcance

Esta norma aplica para: el Administrador,

Director Técnico y Auxiliares del CEDI y
Droguerías.
 3. Definiciones
• Selección de un pedido
que consiste en tener
listo, coordinar y recoger
el pedido desde pasillos,
estantes, paletd, tarimas
sistemas informáticos •(First Expire-FirstOut):
hasta el fin de su destino
con el fin de mejorar los
tiempos, espacios, y
eficiencia en la calidad
del servicio en el CEDI
3.1 Picking
3.2
FEFO
• Conjunto de normas que se
deben cumplir para la
Sistema de rotación de
distribución y dispensación,
productos el que respecto a instalaciones,
primero expira es el que equipamiento y
primero sale. procedimientos, destinaos a
garantizar las propiedades
de los productos.
3.3 BPA
3. Definiciones

3.4. Medicamento:
Diagnóstico
Uno o más principios
activos Prevención

Alivio

Sustancias auxiliares Tratamiento

(excipientes)
Rehabilitación

NOTA: los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del
medicamento, por cuanto éstos contribuyen a garantizar su calidad, estabilidad y uso
adecuado.
3. Definiciones
3.5 Medicamento de uso institucional:
Son aquellos medicamentos dispensados exclusivamente por
establecimientos contratados con la respectiva EPS. Por lo tanto, es
de carácter esencial que sean marcados como “uso institucional”
con el fin de evitar su comercialización.

3.6 Medicamento de control especial:

Es el preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más
principios activos de control especial, catalogados como tal en las
convenciones de estupefacientes, precursores y psicotrópicos, o por
el Gobierno Nacional, con o sin sustancias auxiliares presentado
bajo forma farmacéutica definida, que se utiliza para la prevención,
diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de las
enfermedades de los seres vivos.
3. Definiciones
3.7 Dispositivo médico

-Diagnóstico
-Prevención
-Supervisión
-Tratamiento
-Alivio de enfermedades
3. Definiciones
3.8 Lote:
Cantidad determinada de unidades, de
características similares, fabricadas bajo
condiciones esencialmente uniformes que se
identifican por tener el mismo código o clave
de producción.

3.9 Fecha de vencimiento:

La fecha dada en el contenedor individual
(usualmente en la etiqueta) del producto
farmacéutico terminado, durante la cual se
espera que el producto permanezca dentro de
las especificaciones, si se conserva como se
recomienda. Se establece para cada lote,
añadiendo el periodo de vida útil a la fecha de
fabricación o partiendo del último dato de
potencia.
3. Definiciones

• 3.10 Envase primario

• Es el recipiente o material inmediato en el cual está
contenido el medicamento.

• 3.11 Envase secundario

• Es el recipiente que al contener el envase primario
no presenta contacto directo con la sustancia o el
medicamento.

• 3.12 Envase terciario o embalaje

• Recipiente que contiene productos de manera
temporal pensando en su manipulación, transporte
y almacenamiento.
3. Definiciones

3.13 TEMPERATURA

Es una magnitud física que refleja el grado o

nivel térmico de un cuerpo o de la atmósfera.
En términos simples podemos afirmar que el
calor es el fenómeno, mientras que la
temperatura es una forma de medirlo.
3. Definiciones

3.14 Humedad: es la cantidad real de vapor de agua en el aire.

40% - 70%
0% 100%

Una humedad relativa ocasiona deterioro de los medicamentos

y dispositivos médicos, ya que es un medio apropiado para el
crecimiento de bacterias y hongos, favorecen reacciones de
oxidación de los componentes provocando el ablandamiento de
las tabletas y generando cambios significativos de color.
3. Definiciones

3.18 Arrume negro:

Es el conjunto de actividades que tiene como
objetivo el cuidado y la conservación de las
condiciones técnicas con las que fueron
elaborados los medicamentos y dispositivos
médicos en un área asignada dentro del
almacén.

3.19 Traba: sistema de apilamiento de

mercancía que consiste en entrecruzar los
productos de tal forma que no presenten
riesgo de caída.
3. Definiciones
3.20 Cadena de frío: Es el proceso logístico que asegura la correcta
conservación, almacenamiento y transporte de los medicamentos
refrigerados, desde que salen del laboratorio que las produce hasta el
momento en el que se va a realizar la aplicación y/o consumo final. .

Recepción Transporte

Manipulación Almacenamiento

Medicamentos refrigerados
3. Definiciones

3.21 Cuarentena: Estado de las materias primas o envasado, materiales

intermedios, productos a granel o acabados, aislados por medios físicos o por
otros medios eficaces mientras se espera una decisión acerca de su autorización,
rechazo o reprocesamiento

3.25 Documento relación de entrada de mercancía (O.T): Documento que

contiene una descripción de los productos farmacéuticos y detalles como: código
de identificación en SAP, código EAN (código de barras), lote, cantidad a
almacenar y embalaje. A su vez, soporta una entrada a inventario e indica la
posición donde deberán ser almacenados los medicamentos o dispositivos médicos
recibidos en el Centro de Distribución.
4. Condiciones
generales
4.1 Condiciones de las áreas de
almacenamientos

Techos. Los techos y cielo rasos,

deberán ser resistentes, uniformes y
de fácil limpieza.

Paredes. Deberán ser lisas, sin

grietas y resistentes a factores
ambientales como humedad y
temperatura. Las uniones entre
paredes y pisos.

Pisos. Construidos con materiales

que no generen sustancias o
contaminantes tóxicos, deben ser
resistentes, absorbentes, no
deslizantes; de fácil limpieza y
desinfección.
4.1.1 Infraestructura física

Instalaciones Rayos solares. Evitar

eléctricas. Tomas, Iluminación. poseer Ventilación. Natural la incidencia directa
interruptores y un sistema de y/o artificial que de los rayos solares
cableado protegido iluminación artificial garantice la sobre los
con canaleta. que permitan la conservación medicamentos y
conservación e adecuada de dispositivos.
identificación de los medicamentos y
medicamentos y dispositivos médicos.
dispositivos médicos y
un fácil manejo de la
documentación.
4.1.2 Infraestructura física

Estar alejados de
No contacto con el
sitios de
piso
contaminación

Facilitar la
circulación de Medidas de
personas y objetos seguridad
4.1.3 Condiciones generales WMS

¿Qué es el WMS?
(Warehouse Managment System)

Es una herramienta que consiste en asignar

posiciones con base a criterios como: el
tamaño del lugar de almacenamiento,
medidas de los productos, forma de
almacenaje, lotes, fechas de vencimiento
(método FEFO) y manejo (rotación) de los
productos.
4.2 Criterios de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos
 Los medicamentos y dispositivos médicos se deben almacenar por
laboratorio en orden alfabético, para evitar confusión, pérdida y
vencimiento durante su almacenamiento y de acuerdo al
ordenamiento que sugiere el sistema WMS el cual garantiza que el
lote más próximo a vencerse sea el primero en despacharse
(FEFO). Para el caso de cajas originales se deberá almacenar de
acuerdo a la disponibilidad de la ubicación.

 La ubicación asignada por el sistema para almacenar los productos

posee una dirección dada según la distribución de cada Centro de
Distribución así:
 4.3 Criterio de Almacenamiento

Puntos de referencia
CONDICIÓN TEMPERATURA
“Conserve a temperatura ambiente” 15°C – 30°C
“Conserve en condiciones de refrigeración” 2°C – 8°C

“Conserve en condiciones de congelación” -20°C – 0°C

“Conserve en un lugar fresco” 8°C – 15°C
Sin indicaciones <30°C
CONDICIÓN HUMEDAD
Aire seco 20 – 50%
Aire normal 50 – 70%
Aire saturado de humedad 70 – 100%
Sin indicaciones 40 – 70%
4.3.1 Diseño del área de almacenamiento

Las áreas deben estar identificadas de acuerdo a la Resolución 1403

del 2007 de la siguiente manera:

Medicamentos de control especial y

alto costo
INS / COM
Área de
Área de recibo
despacho

Medicamentos de uso institucional

Área de Área Medicamentos refrigerados

devoluciones administrativa INS/ COM
4.2 Surtido de Medicamentos en los Centros de
Distribución
Importante…

Durante el proceso de surtido:

•-Ubicación en pasillo
•-Nombre, concentración y forma farmacéutica
•-Presentación y cantidades
•-Lote
•-Fecha vencimiento
•-Código de barras (4 últimos dígitos)

Para las áreas de medicamentos de uso

institucional, medicamentos refrigerados y
medicamentos de control especial y alto costo, el
surtido se realizará directamente en los estantes del
área asignada para el almacenamiento de estos
productos
 5. Control de fechas de
vencimiento
 En Centros de Distribución: El Director Técnico mensualmente será el
responsable de generar el reporte en el Sistema indicando los
productos con fecha de expiración menor a tres (3) meses, de
acuerdo al Instructivo para Generar Reporte de Fechas de
Vencimiento, ese reporte debe ser revisado por los auxiliares del
Centro de Distribución y enviados posteriormente al almacén
correspondiente para realizar la devolución al Proveedor de acuerdo
al Procedimiento de Devoluciones a Proveedores.
 Control de inventarios y existencias
 Periódicamente se realizarán inventarios cíclicos, parciales o
generales de acuerdo al Procedimiento para Realizar Inventarios en
Olímpica; estos tendrán como finalidad comprobar que los registros de
stock se mantienen al día, llevar un control sobre los lotes y fechas de
vencimiento de los productos
 6 Controles durante el proceso de
almacenamiento

Control de Control de
condiciones Control de Control de fechas
limpieza y inventarios de vencimiento
ambientales desinfección
 7 REAPROVISIONAMIENTO

Revisar que no Atender a la Alistar la Almacenar los

haya mercancía necesidad de mercancía productos en
pendiente por transporte en solicitada por el sus respectivas
confirmar SAP documento ubicaciones

Nota: este proceso NO es aplicable al área de medicamentos de uso institucional, medicamentos

refrigerados y medicamentos de control especial y alto costo
8 Reubicaciones

•El orden de la mercancía genere estabilidad

•Se logran distinguir las referencias de los
productos
•No se altere el orden de los proveedores
asignados por pasillo

Nota: una vez finalizados los cambios deberán actualizarse en el sistema previo a la generación de
pedidos.
GRACIAS