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La gestion électronique des

documents

Classe de terminale STG


Qu’est-ce que la gestion électronique
des documents ?
La gestion électronique des documents ou GED est
l’ensemble des outils, des matériels et des technologies
logicielles qui permettent :
d’acquérir*,
d’organiser, de stocker,
de gérer, et de distribuer

des documents sous forme électronique.


Quelles sont les sources de documents ?

Les documents peuvent être :

des documents électroniques par nature.

des documents papier transformés par


numérisation en documents électroniques.
1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED

Intégrer des documents dans le système


GED
On peut intégrer dans le
système de GED des
documents électroniques
par nature issus des
applications informatiques
1a
de l’entreprise :
1a
 sous forme d’états
Fichiers
sous format texte
sous toutes les autres
formes de fichier
électronique
1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED

Entrer des documents


dans le système GED Il s’agit de tous les documents
que l’entreprise utilise et qui ne
sont pas des documents
électroniques.

1b Acquérir par
numérisation

Ils sont numérisés et


dématérialisés.
2a – Organiser l’accès aux documents du système GED
Organiser l’accès aux documents
Indexer
On doit pouvoir trouver
facilement et rapidement
les documents pour les utiliser en
fonction des besoins de
l’entreprise.

2a

Il faut indexer les documents.


2b – Classer les documents dans une arborescence

2b Il faut ensuite
Classer dans une arborescence
classer
les documents dans une
organisation de
dossiers informatiques
qui constitue
l’arborescence
des dossiers et fichiers.
3 – Stocker les documents et les protéger

Stocker et protéger
les documents
Les documents indexés et
classés sont
stockés
dans des serveurs de
stockage qui doivent être
protégés
des virus, des erreurs de
3 manipulation, etc.
4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation

« Alimenter » les bases Tous les documents


de données de
l’organisation indexés, classés et stockés
4 enrichissent
les bases de données
des applications
logicielles
administratives,
techniques, commerciales
et comptables de
l’entreprise.
5 – Utiliser des documents dans l’organisation
ENRICHISSEMENT

Pour pouvoir utiliser le


système GED, les salariés
de l’entreprise doivent
pouvoir chercher et
Utiliser les documents
dans l’organisation trouver facilement et
5 rapidement les différents
documents électroniques en
utilisant
des moteurs de recherche.
6 - La décomposition du système GED – schéma complet
ENRICHISSEMENT
Intégrer et entrer des
documents dans le Organiser l’accès aux « Alimenter » les
système GED documents bases de données
de l’organisation
Indexer et
4
1a 2a
1a
Fichiers Utiliser des
documents dans
2b l’organisation
classer dans une
arborescence 5

3
1b Acquérir par
numérisation
Stocker et
protéger les
documents