Seguimiento Bog Data

Reunión de Seguimiento # 61
Periodo: 04-05-2019 al 10-05-2019
Control de Cambios

Versión Fecha Versión Autor del Cambio Descripción del Cambio

 DIANA MARCELA UBAQUE LOPEZ
1.0 13-05-2019 Versión Inicial de Documento
EFRÉN RENE CHAUX TRUJILLO
Agenda

 Revisión de Compromisos Anteriores
 Indicadores de Desempeño (KPIs)
 Estado Actual
 Seguimiento y Evaluación de Proyecto
 Tendencia del indicador del proyecto
 Avances Componentes y Desarrollos del CORE
 Avances Componentes y Desarrollos del ERP
 Avance Migración
 Gestión del Cambio
 Gestión de Procesos
 Administración Financiera
 Administración de Riesgos
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Entregar  los  cronogramas  de  procesos  y  gestión  Se  socializó  con  la  SDH  y  la 
Cerrado 26-Abr Diana Ubaque (UT) 10-May
del cambio alineados al cronograma versión 7.0. Interventoría 
Invitar  a  las  Gerencias  de  la  SDH  e  Interventoría  a 
Por 
Cerrado presentación del funcionamiento  de  los módulos  de  Arturo Guzmán (UT) 06-May
Definir
CORE SAP.
Gestionar  correo  electrónico  enviado  por  Gloria  Por  César Gónzález 
Cerrado 06-May
Segura Definir (SDH)
Raúl Bermúdez (SDH) Desde  el  08/05/2019  se 
Atender  y  gestionar  los  requerimientos  de 
Cerrado 08-May Diana Ubaque (UT) 10-May iniciaron  las  revisiones  de  los 
presupuesto el día 08 mayo 2019.
Patricia Gómez (INT) desarrollos. 
Aclarar  el  estado  de  los  desarrollos  de  Tesorería,  Por  Diana Ubaque (UT) Se  efectuó  en  reunión  de 
Cerrado 09-May
diferencia de estado entre la SDH y UT. Definir Raúl Bermúdez (SDH) seguimiento del área
Se han adelantado gestiones, sin 
Validar el tiempo que está tardando la maquina en 
Pendiente Por Definir Diana Ubaque (UT) embargo  a  la  fecha  no  se  ha 
contabilizar la nómina.
finalizado
 Revisión de Compromisos
COMPROMISO ACTA
ESTADO FECHA FECHA OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIAL CIERRE
Definir  el  manejo  de  cancelación  de  Raúl Bermúdez (SDH)
Por 
Pendiente especificaciones  que  no  impacte  el  indicador  de  Diana Ubaque (UT)
Definir
desempeño del cronograma versión 7.0 Patricia Gómez (INT)
Por  Raúl Bermúdez (SDH)
Pendiente Formalizar  el  Control  de  Cambios  de  embargos 
Definir Diana Ubaque (UT) Falta la firma de las partes.
una vez estimado el esfuerzo por la UT.
Patricia Gómez (INT)
Por 
Cerrado Revisar los requerimientos de BPC con los debes. Definir Diana Ubaque (UT)  13-May

Por 
Pendiente Revisar y gestionar la incidencia con Encargos. Diana Ubaque (UT) Se están ajustando las incidencias
Definir
Indicadores de Desempeño KPIs

CÁLCULO A
INDICADOR DESCRIPCIÓN PERIODICIDAD ESTADO
LA FECHA

El índice de desempeño de cronograma sirve para 
INDICE DE DESEMPEÑO 
mostrar qué tan eficiente se está avanzando en un  SEMANAL 0,93
DE CRONOGRAMA
proyecto. 

Permite visualizar el nivel de avance de las actividades 
INDICE DE DESEMPEÑO  asociadas al plan de gestión del cambio organizacional, 
MENSUAL 0,99
DE GESTION DE CAMBIO incluyendo la sensibilización, las evaluaciones de 
madurez y el involucramiento de los grupos de interés.
 Planeación Actual del Proyecto
Pruebas
Integrales
Fecha fin:
17/05/19

Entrenamientos
Fecha Inicio:
06/05/19

PLANEACIÓN REALIZACIÓN
GO LIVE Y
18/12/17 12/03/18
26/01/18 19/03/19 ESTABILIZACIÓN
01/04/19
27/12/19
1 3 5
Pruebas
Unitarias Liberación 1: Fin
Inicio
18/12/17 2 4 Fecha fin:
15/03/19
Fecha Inicio:
02/07/19
31/12/19
Liberación 2:
DISEÑO PREPARACIÓN Fecha Cierre:
26/11/19
29/01/18 FINAL
19/06/18
12/11/18
02/07/19
Seguimiento y Evaluación del Proyecto (KPIs)
Liberación 1 Liberación 2 Estabilización

% Avance % Avance
Tarea Inicio Fin
Esperado Real
Implementación 72% 67% lun 18/12/17 vie 27/12/19

UT  UT/SDH UT/SDH/INT

• Desarrollos y Pruebas CORE • Pruebas Integrales ERP • Especificaciones de Baja 
• Desarrollos Prioridad Media ERP • Pruebas Integrales CORE (Eliminar del Cronograma)
• Documentación y Ejecución Entrenamientos  • Migración CORE
Tendencia del Indicador del Proyecto
1.300 V 1.0 V 4.0 V 5.0 V 6.0 V 7.0
V 2.0
1.200 1.1
1.100 1
0.96 0.97
1.000 1 0.93
0.900 0.83 0.82 0.8 0.82
0.76 0.84
0.800 0.71
0.700 0.71 0.67
0.600
0.500
0.400
0.300
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Se N D
Últimas 4 Semanas
0.9800.97 0.97
0.96
0.960
0.940
0.93
0.920
0.900
17 abril 2019 26 abril 2019 03 mayo 2019 10 mayo 2019
Indicador Liberación 1
Liberación 1

120%
% Avance % Avance
100% 96% 92% Tarea Inicio Fin
Esperado Real
80% Liberación 1 92% 87% lun 12/03/18 lun 02/07/19
59%
60%
44%
40%
20% SPI
ESTADO
A LA FECHA
0%

0,95

Avance Esperado Avance Real

Control Indicador Salida en Vivo

Liberación 1 – Límite Indicador (KPI)

% % Real Límite % % Real Límite
Semana Semana
Planeado Límite Indicador Planeado Límite Indicador

03 – Mayo 88% 80% 0,91 07 – Junio 98% 94% 0,96

10 – Mayo 92% 85% 0,92 14 – Junio 99% 96% 0,97

17 – Mayo 94% 87% 0,93 21 – Junio 99% 97% 0,98

24 – Mayo 96% 90% 0,94 28 – Junio 100% 99% 0,99

31 – Mayo 97% 92% 0,95

Nota: Los porcentajes relacionados en esta diapositiva corresponden a la Liberación 1, siendo estos diferentes a los del proyecto
Avances Componentes CORE
120%

100%
97% 100%
97% 100% 100% 100%
97% 100% 100%
97% 100%
98% 100%
100% 100%
98% 100%
97% 100% 100%
98% 100%
97%
100% 96% 96% 95%
90%

80%

60%

40%

20%

0%
-3% -3% -3% -3% -2% 0% -2% -3% -2% -3%
-4% -4% -5%
-10%
-20%
Sobretasa a la GasolinaDelineación Urbana ICA Predial Unificado Expediente Digital Atencion a Clientes Cobranza
% Avance Esperado % Avance Actual Desviación
Avances Desarrollos CORE
Recaudación Primaria
Total Especificación Especificación Validado
Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas Integrales 43 0 0 0 0 (-1) 5 (+2) 19 (-1) 19

Para el Go Live 104 0 2 6 (-2) 11 (-2) 3 (+1) 25 (+2) 57 (+1)
Después del Go Live 102 0 13 3 (-1) 11 (-1) 9 (-1) 34 32 (+3)
Totales 249 0 15 9 22 17 78 108

Recaudación Secundaria
Para Pruebas Integrales 54 0 5 (-28) 30 (+28) 2 1 10 6
Para el Go Live 77 0 37 8 22 0 10 0
Después del Go Live 51 0 10 (-2) 4 (+1) 4 (+1) 25 8 0
Totales 182 0 52 42 28 25 28 6

Fecha de corte: 10 de Mayo de 2019
Avances Componentes ERP (Liberación 1)
120%
97%97% 99%99% 97% 96%92% 95%
100% 91%
85% 87%89% 90%92% 89%90% 91%
85%81% 83%
80% 75%77%

60%
40%
20%
2% 2% 2% 1%
0%
0% 0% -4% -4%
-6% -6%
-20% -12%
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% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Componentes ERP (Liberación 2)
100% 91%
80%
58% 56%
60% 48%
42%40%
40% 28% 30%30%
21% 22%19%
20% 14%19% 15% 13% 13% 16%
9% 13% 14%
5% 8%
0%
-2% 13% 0% -3% 0%
-7% -8% -8% -6%
-20%
-40% -33%
FI S PC CS C TR a
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% Avance Esperado % Avance Actual Desviación

Avances Desarrollos ERP

Total Especificación Especificación Validado

Necesidad / Estado Desarrollo Pruebas UT Ajustes UT Pruebas SDH
Desarrollos SDH UT Usuario

Para Pruebas 126 4* 0 0 5 13 87 17

Integrales

Para el Go Live 87 2* (-1) 2 22 (-3) 21 15 (+4) 20 5

Después del Go Live 193 41 + 1* (-1) 88 (+1) 49 10 0 3 1

Por Cancelar 21 11 10 0 0 0 0 0

Totales 427 59 100 75 36 24 110 23

Fecha de corte: 10 de Mayo de 2019
* Control de Cambios
Avance Pruebas Integrales (ERP)

100%
0% 0%
100% 100% 90% 0%
0% 63%
70%
0% 100% 0%
27% 100% 100% 100%
25% 70%
25% Contabilidad
0% (FI);
Activos
0% Fijos
0% (AA); 0% 30%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%Planeación 0%
F (TR - BCS); 0%
40%

Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Programación al 10 de Mayo Total Script 72 100% Total Pasos 2.234 100%

Total Script 59 82% Script Definidos 69 96% Pasos Definidos 2.234 100%
Total Pasos 1.935 87% Script Ejecución 28 39% Pasos Ejecución 918 41%
Script Terminados 25 35% Pasos Terminados 858 38%
Script Aprobados 1 1% Pasos Aprobados 21 1%
Avance Pruebas Integrales (ERP)

Script Script
Componente Total Script Programados Causas Retraso Plan de Acción (7 al 10 Mayo)
Ejecutados
Sesiones entendimiento, requisitos y ejecución.
AF – Activos Fijos 1 1 0 Definición script Para el 14/05/2019 8:00 a.m., se tiene
programada realizar la Prueba.
MM – Contratación 15 13 5 Expediente digital Pendiente entrega de desarrollos.
Error reportado a SAP. Se recibió respuesta el
HCM – Nómina 16 13 6,5 Integración presupuestal
13/05/2019 6:00 a.m. En Prueba.
HCM – Concejales 11 8 1 Data Terceros y Contables Reprogramación Script
TRM – Inversiones 5 4 4 Se finalizaron el 13/05/2019
TRM - Deuda Pública 4 4 4
TR – Recaudos 1 1 0,8 Volumen de Escenarios Finalización script
TR – Cuenta x Pagar 1 1 0,6 Volumen de Escenarios Finalización script
A 13/05/2019 se avanzó en un 50%. Pendiente
PAC 3 3 0 entrega de desarrollos.
Flujo de Caja 2 1 0
PSM – Presupuesto 8 7 4 Ajustes desarrollos Ejecución 2 scripts
FI – Contabilidad 4 2 0 Definición del Script Definición de Cierres, otras áreas
PS – Planeación 1 1 1
72 59 26,9
Total 100% 81,9% 37,4% 26,5% - Desfase
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias ERP)

Críticos Mayores Menores Críticos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

13
14
1
3
14 3
1
2

24
17 17
8 15

2
1

Severidad Total Cerrados Pendientes

Críticas 9 8% 5 56% 4 44%
Mayores 31 27% 14 45% 17 55%
Menores 74 65% 42 57% 32 43%
Total 114 100% 61 54% 53 46%
 Avance Pruebas Integrales (CORE)
100% 100%
0% 0% 0%
0%
100% 100% 76% 100% 100% 67% 100%

100% 100% 100% 100% 100% 67% 100%

0%
44% 67%
100% 100% 100% 100% 100% 44% 100%
0%
11% 0%
5% 67%
11% 0%
Vehicular Automotor;
3% 11%
3% 44%
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Definidos Ejecución Terminados Aprobados

Total Script 97 100% Total Pasos 758 100%

Script Definidos 74 76% Pasos Definidos 493 65%
Script Ejecución 74 76% Pasos Ejecución 493 65%
Script Finalizados 72 74% Pasos Terminados 468 62%
Script Aprobados 58 60% Pasos Aprobados 138 18%
Avance Pruebas Integrales (Reporte Incidencias CORE)

Críticos Mayores Menores Críticos Cerrados Mayores Cerrados Menores Cerrados

10
22

45 26

4
2 7 3
12 10
29 12
23 11
9 13 13
9
3 4

Severidad Total Cerrados Pendientes

Críticas 10 4% 6 60% 4 40%
Mayores 171 62% 102 60% 69 40%
Menores 94 34% 65 69% 29 31%
Total 275 100% 173 63% 102 37%
Avance Migración de Datos

Plantillas
60
51
50

40

30

20
13
Cantidad

10 9 8 8
2 2 1 3 3 1 2
0
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Gestión de Cambio
Actividades Realizadas – 06 al 10 de Mayo
Socialización interna estrategia de entrenamiento al líder de gestión del cambio SDH/Subdirector de Talento Humano
Se hace envío de la encuesta de clima al equipo de consultores de la UT
Se da inicio al diseño de las invitaciones a los entrenamientos (borrador)
Se diseña plantilla para el comunicado de "Pregúntanos"
Dos (2) sesiones de conversando con el Subsecretarios General con los módulos nómina e impuestos
Ajuste a la matriz de horario para los entrenamientos 
Actualización de la matriz de agendamiento para las sesiones con el Subsecretario General
Taller de entrenadores a los consultores de la UT
Ajuste y envío del informe de Gestión del Cambio del mes de abril
Definición de lineamientos para entrenamientos y liberación del plan V4.0 a la interventoría
Comité de Redacción
Reunión para la revisión de la estrategia de entrenamiento (Interventoría, DIT, GdC, UT, STH, Servicio Civil)
Actividades Programadas – 13 al 17 de Mayo
6 seis sesiones de conversando con Héctor Mauricio Escobar.
Continuación del comité de redacción del día de hoy
Reunión interna de entrenamiento con la subdirección de talento humano 
Comité de redacción
Seguimiento con interventoría
Taller de entrenamiento grupo 2
Gestión de Procesos

Actividades Realizadas – 06 al 10 de Mayo

 Construcción de cronograma de procesos en Project
 Construcción de presentación de cronograma de procesos
 Gestión de firmas de actas pendientes
 Reunión aprobación de plan de trabajo con Gerencia UT y OAP

Actividades Programadas – 13 al 17 de Mayo

 Reunión sesión 9 Plan Piloto Deuda Pública (única sesiona confirmada)
 Reunión actualización de la información HCM - PY Nómina
 Reunión actualización de la información HCM - PY Nómina  Concejales
 Reunión actualización de la información HCM – PT
 Reunión actualización de la información HCM - PA
 Reunión actualización de la información HCM - PD
 Reunión actualización de la información HCM - PE
Notas SAP
Total Muy Total Notas
Prioridad Total Baja Total Media Total Alta Alta
Enviada a SAP 1 0 2 0 3
Pendiente Acción UT 0 0 2 1 3
Cerrada 0 18 66 5 89
Total Notas 1 18 70 6 95

Asunto Estado Prioridad Creado Actualizado

System does not differentiate permissions of manager center Vs class document Enviado a SAP Low 26.04.2019 13.05.2019
Cut-off dates management in TRM Enviado a SAP High 16.04.2019 13.05.2019
Solución
PCP0 - the cancellation payroll accounting document Very High 10.05.2019 13.05.2019
Propuesta SAP
Liquidity planner assignment does not correspond in tables BSEG-LQITEM and
Enviado SAP High 05.04.2019 11.05.2019
FQM_FLOW
BPC Embedded - FOX Formula message An arithmetic exception occurred RSPLFOX191 Acción UT High 09.10.2018 10.05.2019
Error when reallocating house bank in transaction F111 Acción UT High 08.04.2019 29.04.2019
Administración Financiera

Contrato / Porcentaje
Nro. Valor Descripción
Otrosí Facturado a la fecha
Adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP 
para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de 
1 170351-0-2017 $39.828.475.000 34.2%
optimizar los procesos de la Entidad 

Nro. Factura Fecha % Valor Descripción Estado

1 1
 21/12/2017 30% $ 11.948.542.500 Licenciamiento de la Solución

2 2
 23/01/2018 4,2% $ 1.672.795.950 Planes de Gestión
  Entrega y certificación funcional a
3 ND Según Entregas 30,0% $ 11.948.542.500   satisfacción en ambiente de pruebas  - Según  
Definición
4 ND Según Entregas 15,8% $ 6.292.899.050   Software estable en producción  - Según Definición

5 ND Según Entregas 20,0% $ 7.965.695.000   Estabilización de Procesos periódicos especiales

Administración de Riesgos
Descripción o Detalle del Riesgo Cat. Estrategia Mitigación Responsable
Mitigación a través de acciones que minimicen el impacto de 
Incumplir el cronograma general del proyecto atrasos, inclusión de personal, revisión interna de componentes  SDH – UT – INT
diaria.
Actividades de Aprobación y Revisión con tiempos  Definición de acuerdos establecidos.
Ejecución de Metodología de manera explicita. SDH – UT – INT
superiores a los planeados
Procesos de Recolección y alistamiento de la 
SDH
Información a migrar que toman demasiado  Asignación equipo técnico para actividades de preparación.
tiempo
Procesos de alistamiento de la infraestructura que 
toman demasiado tiempo evitando la salida a  Definir requerimientos y modelo de contratación. SDH
producción
Cada una de las áreas ha realizado revisión de quienes son los 
Tiempo de dedicación del personal del proyecto 
posibles respaldos y define según el caso el respaldo para  SDH
insuficiente
funcionarios del proyecto.
Baja aceptación o apropiación de la entidad, con 
Implementación de estrategias de gestión del cambio. SDH
las nuevas soluciones
Definir políticas de retención de personal.
Renuncia o Despido de los miembros 
Definir políticas para cambios en puestos de toma de 
administrativos y/o funcionales claves del  SDH – UT – INT
decisiones relevantes al proyecto.
proyecto
Procedimiento de entrega de cargos de los cambios generados.