“Knowledge without application is like a tree without any fruit”

Transformation.Innovation.Partnership
 APA ITU LEAN?
Lean merujuk kepada koleksi prinsip-prinsip
dan kaedah-kaedah yang memberi tumpuan
kepada mengenalpasti dan menghapuskan
aktiviti yang tidak memberi nilai tambah
(Pembaziran Kerja) kepada pelanggan
dalam mana-mana proses

James Womack, Daniel Jones, and Daniel Roos coined the term “lean” in their 1990 book The
Machine that Changed the World to describe the manufacturing paradigm (often referred to
as the Toyota Production System) developed by the Toyota Motor Company based on
principles pioneered by Henry Ford.

2
Transformation.Innovation.Partnership
 Cost of Poor Quality “The Tip of the Iceberg”
RINGGIT MALAYSIA(RM)

Rework

Scrap Repair
Re-inspection

Engineering Time Management Time Supply Chain Disruption

Decreased
Schedule Delays Decreased Capacity Readiness Levels
Field Failures Loss of mission Loss of life

Decrease in the number

units procured
Possible Loss of program

Adapted from Executive Guide to Lean Six Sigma

Photo: Judith Currelly 3 RINGGIT MALAYSIA(RM)
 WHY Lean – Customer Expectation?
What is your customer expectation? What is your Organization
Expectation ?

$ Cash !!

Your Customer requesting : Value !!

• Low Cost / kos rendah
• High Quality/ kualiti tinggi
• Availability/ boleh disediakan
• Innovative/ ciri inovasi
• Efficient Service provided
-khidmat yang cekap dapat disediakan
Your Organisation expect :
• Profit / Untung
• Repeat Business / Ulangan
• Growth / Berkembang
• Recognition / Pengiktirafan

4
Mengapa Mereka Pilih LEAN….??

Sinar Harian – 13 Feb 2013

Sinar Harian – 26 Feb 2013

Nanyan Siang Pau – 22 Feb 2013

 Cost of Poor Quality “The Tip of the Iceberg”
RINGGIT MALAYSIA(RM)

Rework

Scrap Repair
Re-inspection

Engineering Time Management Time Supply Chain Disruption

Decreased
Schedule Delays Decreased Capacity Readiness Levels
Field Failures Loss of mission Loss of life

Decrease in the number

units procured
Possible Loss of program

Adapted from Executive Guide to Lean Six Sigma

Photo: Judith Currelly 6 RINGGIT MALAYSIA(RM)
Focus of Lean is..

7
 Peningkatan Produktiviti (PI)

Peningkatan Produktiviti (PI) adalah hasil

daripada transformasi organisasi atau
mengurus sesuatu proses kerja .
PI berlaku jika….. :

O O O O O
I I I I I
 APA ITU ‘LEAN’?
‘Lean’ merujuk kepada koleksi prinsip-
prinsip dan kaedah-kaedah yang
memberi tumpuan kepada
mengenalpasti dan menghapuskan
aktiviti yang tidak memberi nilai
tambah (Pembaziran Kerja) kepada
pelanggan dalam mana-mana proses
James Womack, Daniel Jones, and Daniel Roos coined the term “lean” in their 1990 book The
Machine that Changed the World to describe the manufacturing paradigm (often referred to
as the Toyota Production System) developed by the Toyota Motor Company based on
principles pioneered by Henry Ford.

9
 Produktiviti dan ‘Lean Thinking’

• Produktiviti adalah nisbah Output/Input.

Sekiranya Output ‘fixed’
(keupayaan/permintaan/jualan) bermakna kita
mengurangkan “the non value adding inputs”
bagi meningkatkan produktiviti.
• Peningkatan produktiviti melalui pendekatan
‘lean’ adalah mentransformasi cara berfikir dan
gelagat (behaviour) ke arah mengurangkan
pembaziran dalam proses-proses di organisasi.
Pengertian ‘Lean’
Maknaya…

• Cara berfikir
• Mengamalkan pendekatan sistem menyeluruh
(systems approach) A P
• Fokus kepada menambah nilai C D
• Fokus untuk membuang pembaziran dalam proses-
proses
• Budaya setiap pekerja untuk penambahbaikan
berterusan
“Lean Office”:
‘Streamline’ semua proses semasa untuk mengurangkan
pembaziran dan mengikut pendekatan PDCA

11
“Dari 5S ke Lean”
 Mengapa Berhijrah ke ‘Lean’…
Cabaran (Makro):
– Permintaan pelanggan yang sentiasa
meningkat
– Sumber kewangan dan tabungan yang terhad
– Kos yang meningkat
– Ketidakcekapan mengendalikan projek
– Ketidakcekapan mengurus aliran proses
– Persaingan yang hebat
– Sumber-sumber yang terhad
 Mengapa ‘berhijrah’……..
(Dalam Organisasi)
“Lean 5S" satu sistem di tempat kerja dalam organisasi
yang efektif untuk membantu dalam menjadi
“bottleneck-free process” .

-“Idea Lean” – setiap tindakan transformasi dengan

aliran input – proses- output. Menekankan kepada
“cycle time” untuk memenuhi permintaan pelanggan
dan memenuhi kehendak mereka.
- Menumpukan kepada "visual factory" – menjadikan
proses ringkas, mempunyai , ‘visual sign’, bersih unutk
menjadi proses yang lebih licin.
HUBUNGKAIT 5S, KAIZEN & LEAN
 ‘ROAD MAP’ LEAN- 5S BERIMPAK TINGGI
5S + KAIZEN +
PENGURUSAN LEAN
5S + KAIZEN

5S
Teknik dan Amalan Penambaikbikan
Berterusan dalam sistem 5S yang
Teknik dan Amalan Penambaikbikan
Teknik /Amalan digunakan untuk Khususnya dalam Penyampaian Kualiti
Berterusan dalam sistem 5S yang
mengamalkan Persekitaran Berkualiti Produk
sediaada
dalam Organisasi

Kebersihan dan Tempat Kerja Yang  Keuntungan Bertambah .

Kondusif
 Penjimatan kos
 Budaya kerja cemerlang dibangunkan /
 Penyimpanan yang Teratur dan tandaaras budaya antarabangsa
 Mengamalkan Budaya Kerja yang Betul
pengurusan dokumentasi
 Pengiktirafan kepada Warga Kerja
 Menambah Produktiviti Kerja dan Kualiti
 Senggaraan Peralatan dan Kelengkapan
Produk/Perkhidmatan .
yang baik .  Kenyakinan Pelanggan Bertambah/
more order.
 Pelanggan Menyukai !
 Membangunkan sikap dan
tanggungjawab  Organisasi yang Dihormati

PEMBANGUNAN BUDAYA IMPAK TINGGI

1st Year 2nd Year 3rd Year & Above

 PKPA Berkaitan Dengan P & Q
(1991 -2011)
• Produktiviti & Kualiti - 5 (antaranya: KMK,
Panduan meningkatkan produktiviti, TQM,
ISO 9000, Penandaarasan & KPI)
• Sistem dan Prosedur – 10 ( antaranya : MPK,
fail meja dan tindakan kerja)
• Mengemaskinikan Pengurusan Pentadbiran –
11 (antaranya, telefon, kaunter, Mesyuarat,
perakaunan,anugerah dan internet)
 PKPA Bilangan 1 Tahun 2002

GARISPANDUAN SEMAKAN SEMULA

PROSEDUR DAN PROSES KERJA
DI AGENSI KERAJAAN

Jabatan Perdana Menteri

Jun 2002
 Matriks Proses Pengukuran
Produktiviti Untuk Perkhidmatan
(KERAJAAN)
2. Kos
- Penjimatan kos
- penjimatan kos pekerja
- kos per pengeluaran/perkhidmatan

3. Output
- pengeluran
- ‘backlog’
- Kerja dalam proses
- stok /inventori
 Matriks Proses Pengukuran
Produktiviti Untuk Perkhidmatan
(KERAJAAN)
4. Kualiti Perkhidmatan
- Kepuasan Pelanggan
- Ulang-buat (rework/redo)
- Peratus siap perkhidmatan

5. Proses
- Bilangan step dalam sesuatu proses
-Added-value ‘step’
- keputusan
- ‘Delay ‘ (lewat !)
 Matriks Proses Pengukuran
Produktiviti Untuk Perkhidmatan
1. Masa :

- ’lead time’ = masa perkhidmatan diterima oleh

pelanggan
- % masa penyampaian kepada pelanggan
- Masa proses sesuatu aktiviti
- % Masa aktiviti nilai tambah
-% Masa aktiviti yang bukan nilai tambah

-
 TS - Example in Service Sector
• Immigration Department – Online Vs Conventional method in
International passport application.
– Cycle time reduce from week to hours
– Prevent queuing
– High customer satisfaction
• JPJ Department – Online Vs Conventional method in driving
license renewal.
– Cycle time reduce
– Prevent queuing
– High customer satisfaction
• Banking Sector – Online / Internet banking or ATM Vs Conventional
methods.
• Security services – Manual guard service Vs security camera and
alarm system (few areas can be monitored by one guard using CCT.
 ‘The Lean Drivers’-Faktor
Menentu Kejayaan
•Pemikiran Lean
• Penglibatan Pekerja
TENAGA KERJA

Customer
Success
PROSES TEKNOLOGI
• Flow • Kaedah untuk
• Menghapuskan menyokong pekerja dan
Pembaziran proses

23
Sejarah Lean
 Lean Thinking: 3M

Lean consist set of 'tools' that assist in

the identification and elimination of:
• waste (MUDA),
• unevenness (MURA) and
• overburden (MURI)

Lean
Transformation
 LEAN THINKING
(by Father of Lean)

“Lean enable the production and delivery of the

right amount of high quality products and service
(as defined by your customers) at the right time at
the first time while minimizing waste and being
open to change…”

Taicchi Ohno
Father of TPS, Kanban
Production Engineer Toyota
 LEAN THINKING
“LEAN IS… A mindset, or way of thinking, with a commitment to
achieve a totally waste-free operation that’s focused on your
customer’s success….
It is achieved by simplifying and continuously improving all
processes and relationships in an environment of trust, respect
and full employee involvement….
It is about people, simplicity, flow, visibility, partnerships and
true value as perceived by the customer.”

David Hogg
High Performance Solutions
Prinsip Lean
 5 PRINSIP PEMIKIRAN LEAN (#1)

1.Kenalpasti Pelanggan dan

Nilai Khusus
• Dengan mendefinasikan nilai yang lebih
jelas , semua aktiviti yang tidak bernilai
dari perspektif pelanggan mestilah
disasar untuk dihapuskan

• “NILAI” …. 3 kriteria :
 Pelanggan mesti dijaga ( care)
(willing to pay for)
 Mesti berubah sesuatu
 Buat Betul pada Kali Pertama
(Done right the first time)

© Lean Applied 2012 Value Stream Mapping 29

 5 PRINSIP PEMIKIRAN LEAN(#2)
2.Kenalpasti dan ‘Map
the Value Stream’
• ‘ value stream’ adalah urutan
proses dari bahan mentah kepada
pelanggan yang menghasilkan
NILAI .

• ‘value stream’ boleh dikatakan

sebagai ‘the complete supply
chain’.

• ‘Value stream Mapping is an

integral aspect of Lean’ .

© Lean Applied 2012 Value Stream Mapping 30

 5 PRINSIP PEMIKIRAN LEAN(#3)
3.Create Flow by
Eliminating Waste
• 75% aktiviti dalam sesuatu perniagaan
adalah ‘non value-added’ (waste).
• Dengan menggunakan ‘one piece flow’
dengan menghubungkan semua aktiviti
dan proses dengan satu kombinasi yang
berkesan boleh memaksimumkan NILAI
TAMBAH disamping mengurangkan
pembaziran.
• Masa menunggu kerja dalam proses dan
di antara proses- proses yang
dihapuskan akan memberi nilai tambah
yang tinggi.

© Lean Applied 2012 Value Stream Mapping 31

 5 PRINSIP PEMIKIRAN LEAN(#4)
4.‘Respond to Customer Pull’
• Keluarkan apa yang pelanggan mahu dan bila mereka mahu …

• ‘Pull’ = Bertindak kepada kadar permintaan pelanggan i.e.

Permintaan sebenar pelanggan akan mendorong kepada ‘the
supply chain’.

• Berdasarkan kepada ‘supply chain view’ dari ‘downstream’ to

upstream activities’ dimana tiada satu yang harus dihasilkan
kecuali mendapatkan isyarat pelanggan berkehendakkannya.

© Lean Applied 2012 Value Stream Mapping 32

 5 PRINSIP PEMIKIRAN LEAN(#5)
5.‘Pursue Perfection’
• Pengembaraan kepada
penambaikan berterusan .
• Menghasilkan sesuatu yang
pelanggan mahu, tepat
masanya dan ekonomik.
• Keunggulan adalah satu
inspirasi , segalanya mesti
ditambahbaik.

© Lean Applied 2012 Value Stream Mapping 33

 Lean Thinking: 3M
Kenalpasti dan mengatasi :

• Pembaziran – aktiviti tidak

menambah nilai (MUDA),
• Ketidakseimbangan (MURA)
• Terlebih beban (MURI)

Lean
Transformation

34
Value Stream Mapping Transformation.Innovation.Partnership
 WASTES
Waste – The Simple Part …

Being Able to See IT!

The Real Challenge…

Knowing How to Properly
Remove IT!
Lean Thinking: 3M (con’t)

36
 Lean House
Single Lean System
Piece KANBAN
Flow Efficient use of:

Just-In-  People  Improve process Built-in

POKA
capability Quality
Time  Equipment
 Minimize variation
Pull  Material (Jidoka) YOKE
TAKT  Space  Manage abnormality
System Time

Workload Leveling (Heijunka)

SMED Stable & Standardized Processes
Visual Management System
HEIJUNKA
Level
Schedule

VSM Standardize Multi Skills Visual

Work
5S Workers Control

© Lean Applied 2012 Value Stream Mapping Page 37

Page 37
Lean Activities
 Lean Way of Life
Forecast, 6 Month, Fax MACHINING CUSTOMER
PURCHASING
& ASSEMBLY SERVICE Forecast, 90/60/30 Day, Fax
Customer
SUPPLIER

MRP MRP MRP 20,000 pcs/mo

Order, Weekly (5-day), Fax Order, Daily, Fax Module=100

1/Week
Work Orders, Daily Release, Paper

Lean Receiving/Warehouse
1

2/Day
I
Speed = - Waste + Improve
100 pcs
I I
100 pcs 100 pcs
•Raw castings •Forged material •Forgings, bolts, nuts, washers •Assy 1, o-ring, bearing, snap ring •Assy 2
•Daily schedule •Daily schedule • Daily schedule • Daily schedule •Daily schedule

Process Flow
Forge Machine Assembly 1 Assembly 2 Distribution
1 I 1 I 1 I 1 I 1
1000 pcs 5000 pcs 100 pcs 200 pcs
C/T = 30 Sec C/T = 45 Sec C/T = 60 Sec C/T = 50 Sec
P/T = 20 Sec P/T = 35 Sec P/T = 50 Sec P/T = 40 Sec
C/O = 30 Min C/O = 60 Min C/O = 5 Min C/O = 10 Min
Uptime 95% Uptime 80% Uptime 95% Uptime 95%
Batch Size 100 Batch Size 100 Batch Size 100 Batch Size 100

• Goal – Reduce waste and

Production lead time
1.8 hours 23.7 hours 92.1 hours 1.6 hours 3 hours = 122.3 hrs

20 sec 50 sec 40 sec Processing time

35 sec 1
= 145 seconds

increase process speed

Lean
Transformation
• Focus – Productivity &
Efficiency by implementing Forecast, 6 Month, Fax
PURCHASING
MACHINING CUSTOMER
& ASSEMBLY SERVICE Forecast, 90/60/30 Day, Fax

Lean tools SUPPLIER

Order, Weekly (5-day), Fax

MRP
Production
Control
MRP
Customer

20,000 pcs/mo
Order, Daily, Fax Module=100

Daily
• Method – Kaizen events,

Da Via
ily pa
Kanban

O pe
rd r
er
Receiving

Value Stream Mapping, JIT, Warehouse

2/Day
Kanban

TPM Machine
Kanban

Machine
Kanban

Assembly Assembly Distribution

FIFO
Kanban
TPM1 1
Set-up Reduction
DOE
1 1
FIFO 1
200 pcs Max 100
500 pcs Max 200
C/T = 30 Sec C/T = 45 Sec C/T = 60 Sec pcs C/T = 50 Sec pcs
C/O = 30 Min C/O = 10 Min C/O = 5 Min C/O = 10 Min
Uptime 95% Uptime 95% Uptime 95% Uptime 95%
Batch Size 100 Batch Size 100 Module Size100 Module Size 100
Production lead time
3.0 hours 9.2 hours 1.6 hours 3.0 hours = 16.9 hours
20 sec 50 sec 50 sec Processing time 1
35 sec
= 145 seconds
VIDEO
 Apakah Pembaziran ?

“Anything that adds Cost to the product

/services without adding Value”

Apa saja aktiviti menyebabkan kos operasi itu

bertambah semasa proses kerja - PEMBAZIRAN
Proses ini ertinya : Tiada Nilai Tambah (non added
value)

41
Operasi kerja dalam Organisasi

Aliran + NVA Seperti Aliran air dalam laluanya

Proses 1
Proses 2 Proses 4
Proses 3
Customers
KENAPA ?

Aliran + VA Seperti Aliran air dalam laluanya

Proses 1

Proses 2 Proses 3 Proses 4 Customers

42
 Famous’ 7+1 jenis Pembaziran (Muda)

1. Kecacatan & Ulang-buat

7. Pergerakan
2. Pengeluran Berlebihan
6. Inventori

8. Bakat & Salah Guna Sumber

3. Menunggu
4. Proses Berlebihan 5. Pengangkutan
 1. Kecacatan (defect)
• Sesuatu yang diulang-buat, tidak siap dan
kesilapan. Kegagalan sesuatu kerja/tugas/proses
mesti disempurnakan supaya tidak menjejaskan
proses berikutnya (pelanggan)
 Punca-punca Kecacatan :
– Lemah dalam kawalan proses
– Pesanan kepada proses yang kurang tepat
– Latihan/arahan kerja yang kurang jelas
– Salah faham keperluan pelanggan
 2. Pengeluaran Berlebihan
• Bila sesuatu terlalu banyak dihasilkan (e.g. maklumat) atau
sesuatu yang dihasilkan terlalu cepat dan awal sedangkan
pelanggan akhir (downstream) ( luar dan dalam) menunggu
sesuatu yang berlainan.
 Mengakibatkan inventori yang berlebihan
 Punca-punca Pengeluaran Berlebihan :
– Menghasilkan laporan yang kurang perlu
– Emel dihantar kepada yang tidak perlu menerimanya
– Salahguna automasi
– ‘setup’ proses yang panjang
– Beban kerja antara pekerja tidak seimbang
 3. Menunggu
• Menunggu melibatkan semua – termasuk pekerja, tugas,
kertas, tandatangan, kelulusan dll.
• Menyebabkan pembaziran masa dimana merupakan wang/kos

• Punca-punca ‘Menunggu’ :
– Beban kerja yang tidak seimbang
– Protokol pejabat yang kurang jelas
– Masalah kualiti di peringkat ‘upstream’
– Menunggu untuk tandatangan kelulusan
 4. Proses Berlebihan
• Langkah berlebihan tidak menambah nilai mengikut perspektif
pelanggan. (e.g., mendapatkan banyak tandatangan dan
pelbagai semakan) .
• Pelanggan tidak membayar langkah-langkah tersebut.
Organisasi yang biayai kos.
 Punca-punca:
– Produk berubah tetapi proses
tidak berubah.
- Kehendak pelanggan kurang
dikenalpasti.
– Kurang Komunikasi.
– Kelulusan berulang
– Emel dihantar ke ramai orang
 5. Pengangkutan
• Masa untuk mengangkut dokumen dan bahan dalam pejabat
kepada proses berikutnya.
 Pergerakan pekerja juga tidak menambah nilai kepada
produk dan perkhidamatan.
 Punca-punca pembaziran disebabkan oleh pengangkutan :
– Susunatur pejabat yang tidak sistematik (Poor)
– Memproses kertas kerja berlebihan
– Proses – proses dalam pejabat tidak berdekatan antara
satu sama lain.
– Kurang faham mengenai aliran proses
– Saiz ‘batch’ yang besar
– Saiz stor yang besar
 6. Inventori/ “backlog”
Termasuk bahan/pembekalan, tetapi juga kerja menyiapkan
‘backlog’ merupakan pembaziran kerana pekerja menggunakan
masa dan usaha untuk menguruskan dan bekerja dengan ‘backlog’
Bekalan yang berlebihan
- Selalunya menyebabkan “Overproduction”
- Kurang seimbang bebankerja
- Penjadualan yang kurang terancang
- Pembekal yang diboleh dipercayai (unreliable)

Contoh :
- Stok barang siap
- Kerja dalam proses
- Lebihan membekal inventori
- ‘Staged Inventory’
Solutions:
- Buat apa yang pelanggan pesan (Make to Customer Order)
- Kanban Pull System
- Hapuskan stor Inventori
-Kenalpasti ‘bottle-neck ‘ or Use ‘TOC’
 7. Pergerakan
• Pergerakan berlebihan pekerja mungkin disebabkan susunatur
pejabat yang menyebabkan sebahagian daripada pekerja
menggunakan masa yang lama dari satu point ke point yang
lain.
• Pergerakan orang tidak menambah nilai kepada produk dan
perkhidmatan – pembaziran masa dan usaha.
 Punca-punca:
– Orang/mesin yang tidak efektif
– Susunantur pejabat ‘poor’.
– Tiada ‘visual standardized’ bagi arahan kerja
– Organisasi dan tempat kerja yang tidak baik
– Nampak “busy” sedangkan ‘ waiting’
 7+1 . Kurang Menggunakan Pekerja

• Kegagalan mengambil faedah ke atas kemahiran pekerja e.g.

Adakah pengurusan meminta idea daripada pekerja untuk
penambahbaikan atau memberikan tugas yang sesuai dengan
kelayakan dan pegalaman?
 Pembaziran kerana tidak mengamalkan “ASK” pekerja masa
dan tugas bersesuaian
 Punca-punca menyebabkan pekerja tidak digunakan
sepenuhnya :
• Cara berfikir lama, politik & budaya organisasi
• Proses Pengambilan pekerja yang kurang jelas (poor)
• Kurang atau tiada pelaburan dalam latihan
• Strategi Upah-rendah dan ‘high-turnover’
7 Pembaziran Utama
bagi Industri Yang Berbeza
 Ke Arah Pelaksanaan ?
• Dapatkan komitmen pengurusan
• Kesedaran apa itu lean- Kenalpasti proses yang mahu
‘dileankan’
• Bina keinginan pekerja untuk menyertai lean – Bangunkan
Pasukan Lean
• Beri peluang untuk dapatkan pengetahuan – gunakan
Brainstorming/Process Mapping untuk mengenalpasti
“bottlenecks” dan peluang penambahbaikan dalam kerja
harian.
• Laksanakan teknik ‘customer-driven waste reduction’
• Nilai pencapaian dan lakukan penambaikan berterusan
• Kuatkuasa perubahan – terus mencari projek-projek lean
yang baru
Value Stream Mapping
Adalah teknik grafik untuk analisis pergerakan
maklumat dan juga barangan yang
diperlukan untuk memberi produk atau
perkhidmatan yang bermula dari pelanggan dan
berakhir kepada pelanggan

Transformation.Innovation.Partnership
 Value Stream
From Sand to Display Product at the customer
 Melalui VSM……..
• Mengetahui ekosistem perjalanan proses utama jabatan
secara vertical dan horizontal
• Mengetahui Jabatan atau unit yang terlibat dalam setiap
proses
• Mengetahui aktiviti-aktiviti (Fow chart) dalam setiap proses
• Mengetahui Masa proses, masa menunggu yang diambil bagi
setiap proses
• Mengetahui proses mana yang paling lewat dan bermasalah
• Mengetahui siapa yang terlibat dalam proses dan aktiviti kerja
• Mengetahui kawasan 7 pembaziran atau Non value added
aktiviti
• Mengetahui dimana KAIZEN perlu dibuat

56
Transformation.Innovation.Partnership
Value Stream Mapping Steps)Stream
Mapping Tool Determine the Value
Scoping the
Value Stream Stream to be improved

Understanding how things

Current state currently operate. This is
drawing
the foundation for the
future state.
Future state Designing a lean flow through
drawing
the enterprise.

Planning and The goal of mapping!

Implementation

57
 VSM

Tajuk Projek
Proses Perolehan
Pembelian Secara Terus

Transformation.Innovation.Partnership
 Penghantaran
Sebutharga Printer
dalam tempoh 1 Cheque
hari Standardise
PEMBEKAL SAGA
Maklumat 100%
W
Aktiviti Pegawai
W W D
Checklist
e-form W C O
C D Dokumen
W
I
I Penerimaan
Penyediaan Penyediaan pesanan
Permohonan - Inbois Proses Pembayaran
permohonan perolehan kerajaan (LPO)
Sebutharga - Delivery Order
(RO)
- Pesanan kerajaan

VA VA VA VA VA
30 MINIT
7 HARI 14 HARI 14 HARI
Permohonan Permohonan Penyediaan Penerimaan Penyediaan
sebutharga dari perolehan (RO) pesanan Produk / dokumen
pembekal Kerajaan (LPO) Perkhidmatan pembayaran

Penerimaan Penerimaan Penghantaran Penerimaan Pengeluaran Cek

Sebutharga dari permohonan Pesanan Dokumen bagi untuk
pihak Pembekal Perolehan (RO) Kerajaan (LPO) - tujuan pembayaran
Pembekal pembayaran

Sebutharga (RO) Dokumen

Terima Cek betul
menepati menepati Lengkap

Penyediaan RO Penyediaan LPO Penerimaan Proses Penyerahan Cek

Produk / Pembayaran Kepada
Perkhidmatan pembekal

MAHADI MASWANI AYU AMIRUL AYU

WT 10 MINIT WT 10 MINIT WT 30 MINIT WT 60 MINIT WT 1950 MINIT
PT 3 HARI PT 2 HARI 3 HARI 4 HARI
PT PT PT 14 HARI
FTQ 95% FTQ 90% FTQ 90% FTQ 95% FTQ 98%
METRICS & PERFORMANCE
WT 10 10 30 60 1950 2060
PT 1170 30 780 2730 1170 5460 1560 5460 5460 23280
FTQ 95% (0.95) 90% (0.90) 90% (0.90) 95% (0.95) 98% (0.98) 71.6%
kmanblog .... leanmpc.com TOTAL LEAD TIME : 5925340
ACTIVITY RATIO : 8.6%
 Value Stream Process Mapping
• Value streams are the actions required to create a product or
service from raw material until it reaches the customer.
– A value stream may include both value and non-value added activities.
• Value stream process maps seek to capture the activities taking
place while people do the work they do.
• Value stream process maps will show where improvements can
be made to eliminate non-value added activities.
 Tips for using VSM to
Improve Process
 Simplify (Future State)
 Work towards continuous flow W1
W3
• No start, stop, start
W5
• Instead, the product start into the process
and does not stop until it is finished W2 W4
 Don’t batch – Reduce setup time that
prevent continuous flow
 Make the improvement first, then
automate and digitize W2 W1

 Integrate (Composite)
 Reduce Inventory W3 W4

Page 61
 PEMBEKAL

Penerimaan
Penyediaan Penyediaan pesanan
Permohonan - Inbois Proses Pembayaran
permohonan perolehan kerajaan (LPO)
Sebutharga - Delivery Order
(RO)
- Pesanan kerajaan

30 MINIT
7 HARI 7 HARI 7 HARI

MAHADI MASWANI AYU AMIRUL AYU

WT 10 MINIT WT 10 MINIT WT 30 MINIT WT 60 MINIT WT 1170 MINIT
PT 1 HARI PT 1 HARI 3 HARI 2 HARI
PT PT PT 7 HARI
FTQ 98% FTQ 95% FTQ 90% FTQ 98% FTQ 100%

METRICS & PERFORMANCE

WT 10 10 30 60 1170 1280
PT 390 30 390 2730 1170 2730 780 2730 2730 13680
FTQ 98% (0.98) 95% (0.95) 90% (0.90) 98% (0.98) 100% (1.0) 82.1%
TOTAL LEAD TIME : 14960
ACTIVITY RATIO : 9.7%

62
Transformation.Innovation.Partnership
 2. Determine Functional Areas
Mail Room Process
Mail Courier
Sorter
Mail Extractor
Lead
 3. Detail the Steps
Mail Room Process
Bring cages
Mail Courier

Start
into mailroom

Unload bins
from cages

Put envelopes
Slice thin &
in trays & pull
small envelopes
out label sheets
in machine
Sort the thicks w/ machine count
Sorter

from the thins

& the smalls
Count thick
envelopes, then put envelopes
label sheets & on shelf
stack in trays
Mail Extractor

Thick envelopes are

opened manually &
then claims are
Pick up tray extracted & sorted by
Put claims
from shelf, claim type
in trays by
return to desk
claim type
Thin envelopes have
claims extracted
from them & sorted
by claim type
Lead

Pick up trays & QC each take trays to

End
place on cart tray input prep
 4. Connect With Arrows
Mail Room Process
Mail Courier

Bring cages
Start
into mailroom

Unload bins
from cages

Put envelopes
Slice thin &
in trays & pull
small envelopes
out label sheets
in machine
Sorter

Sort the thicks w/ machine count

from the thins
& the smalls
Count thick
envelopes, then put envelopes
label sheets & on shelf
stack in trays

Thick envelopes are

Mail Extractor

opened manually &

then claims are
Pick up tray extracted & sorted by
Put claims
from shelf, claim type
in trays by
return to desk
claim type
Thin envelopes have
claims extracted
from them & sorted
by claim type
Lead

Pick up trays & QC each take trays to

End
place on cart tray input prep
 Contoh VSM

L/T = 14,97 Days

P/T = 287 Min.

Transformation.Innovation.Partnership 67
CURRENT VALUE STREAM MAP
FUTURE STATE DESIGN CONSIDERATIONS

69
LEAN GOVERNMENT PROCESS METRICS

FTQ

70
71
IDEAL STATE VSM

72
KP Kaizen Theme Reason for selecting Kaizen theme: Process: KEWANGAN
(Kaizen & Plan) PROSES PEROLEHAN PEMBELIAN UNTUK MENGURANGKAN MASA MENUNGGU
No. Of Members : 8
Sheet SECARA TERUS BAGI MEMPROSES BAYARAN KEPADA
PEMBEKAL Kaizen by : Lean WPT

Before After
KAIZEN KAIZEN

PENYEDIAAN PENERIMAAN PENYEDIAAN PENERIMAAN

PESANAN - INBOIS PESANAN - INBOIS
KERAJAAN - DELIVERY ORDER KERAJAAN - DELIVERY ORDER
- PESANAN KERAJAAN - PESANAN KERAJAAN

MASA DIAMBIL (HARI)

MASA DIAMBIL SEBELUM DAN SELEPAS
SEBELUM (HARI)

SELEPAS

SEBELUM

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Problem Content (Expected) Effects

Manpower:
1. Dokumen daripada pembekal tidak lengkap Amount:
2. Tempoh masa penghantaran dokumen pembekal melebihi tempoh masa space:
yang ditetapkan Etc: Time reduced : 14 hari kepada 7 hari

Specific & Concrete KAIZEN Contents Schedule for next KAIZEN

1. Keluarkan senarai semak bagi semua pembekal dengan warna yang 1. Menggunakan Sistem SAGA sepenuhnya (100%)
berbeza
I. Warna biru bagi pembekal fizikal
II. Warna pink bagi pembekal latihan
kmanblog .... leanmpc.com 73
 PROSES UTAMA DAN PERKHIDMATAN
A. PENTADBIRAN TANAH

i. Pelupusan Tanah

1. Perkhidmatan Pelupusan Tanah Secara Pemberimilikan

2. Permohonan Lesen Menduduki Sementara (LMS)

3. Perezaban Tanah

ii. Pendaftaran Tanah

4. Pendaftaran Urusniaga Tanah

5. Pendaftaran Bukan Urusniaga Tanah

6. Pendaftaran Hak Milik Tanah – Individu (Kekal)

7. Pendaftaran Hak Milik Tanah – Agensi / Syarikat (Sementara)

8. Pendaftaran Hak Milik Tanah – Baru Dan Sambungan (Kekal)

74
Transformation.Innovation.Partnership
 NO NEED
TO WAIT
TOO LONG..

INCREASE THE
CUSTOMER
SATISFACTION
A Perfect Process = Value Stream
• Solves customer’s need completely
• Minimizes time
• Provides exactly WHAT is wanted
• Deliver Value WHEN wanted
• Supplies Value WHERE wanted
• Reduces the number of decisions

Ideal State:
Identifying value flow and servicing customers one at a
time throughout the entire order-to-cash cycle

Page 76
 Jangan Lupa..

Elemen terpenting dalam

Pembudayaan Lean …..

Transformation.Innovation.Partnership
 Blame The Process, Not The Employee

“85% of the reasons for failure to meet customer requirements

are related to deficiencies in systems and processes… rather
than the employee. The role of management is to change the
process rather than badgering individuals to do better.”
W. Edwards Deming

At Toyota, we get brilliant results from average

people managing a brilliant process, others get
average results from brilliant people managing
broken processes.
- Toyota

Transformation.Innovation.Partnership
Transformation.Innovation.Partnership