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A DOCUMENTAÇÃO

COMERCIAL
AULA 22 JAN.
Os documentos

Os documentos desempenham um papel fundamental na atividade das empresas, pois permitem a retenção
e o tratamento de ideias e informações.

O documento é, pois, o suporte material de uma ideia ou de uma informação que vai ser conservada ou
transmitida, servindo para consulta, estudo ou prova.

Os documentos relativos ao contrato de compra e venda desempenham duas funções fundamentais:


- constituem um meio de prova;
- constituem o suporte do registo contabilístico, excetuando-se a nota de encomenda e a guia de remessa.
REQUISITOS NA CONCEÇÃO DE DOCUMENTOS

- CLAREZA devem ser de preenchimento e leitura fáceis;

- INTEGRALIDADE devem conter todas as informações necessárias à execução das operações a


que servem de suporte

- ECONOMICIDADE não deve ser caro

- CONFORMIDADE deve estar em conformidade com a lei em vigor


DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL

DOCUMENTOS
EMITIDOS PELO COMPRADOR EMITIDOS PELO VENDEDOR
fase documento fase documento
Entrega Guia de remessa
Nota de Talão de receção
encomenda
Liquidação Fatura
encomenda
Nota de débito
requisição
Nota de crédito
Pagamento recibo
Liquidação e Fatura
pagamento Venda a dinheiro
simultâneo
NOTA DE ENCOMENDA

É um documento escrito que pode ser emitido pelos vendedores ou pelo


comprador, onde são descritas as mercadorias a adquirir, as quantidades, os
preços, os descontos a aplicar e as condições de pagamento.

Por vezes, as condições gerais do contrato vêm impressas no verso do documento


É normalmente utilizado no comércio por grosso.
REQUISIÇÃO
É um documento semelhante à nota de encomenda e é utilizada no
comércio a retalho.

Serve para o comprador levantar as mercadorias no


estabelecimento do vendedor.

A requisição deve ser emitida em duplicado, aplicando-se as


mesmas regras da nota de encomenda.
GUIA DE REMESSA
Emitida em triplicado, acompanha o envio da mercadoria e serve para o comprador conferir a
mercadoria recebida. Pode também existir um destacável, chamado talão de receção, que será
devolvido ao vendedor pelo comprador aquando da entrega da mercadoria.
O original e o duplicado ficam na posse do comprador, destinando-se o segundo à fiscalização. O
triplicado deverá ser devolvido ao vendedor, depois de assinado pelo comprador, comprovando
assim ter sido efetuada a entrega da mercadoria.
FATURA
É o documento mais importante do contrato de compra e venda. É o documento que comprova a compra.
É obrigatório que todas as entidades emitam fatura, mesmo que o cliente não a exija e independentemente dos
valores ou dos serviços prestados.
As notas de débito, notas de crédito são formas de retificar as faturas. Estes devem identificar a fatura ou as
faturas a corrigir bem como especificar o que foi alterado. Não podem ser utilizadas para registar transações ou
serviços prestados.
Existe a fatura simplificada- a identificação do comprador é feita apenas através da inclusão do seu número de
identificação fiscal no documento
As faturas devem discriminar as transações ou os serviços prestados, quando existe uma venda a pronto as
entidades devem referir o meio de pagamento usado

As faturas emitidas informaticamente não podem ser completadas manualmente, ou seja,


todos os elementos têm de ser impressos pelo sistema