DECRETO 2609 DE 2012

(diciembre 14)
por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado
CAPÍTULO II
El Programa de Gestión Documental
INTRODUCCIÓN.

Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de

Archivos”, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las
entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas y Decreto
2609 de 2012, Capítulo II, artículo 10, Obligatoriedad del programa de Gestión
Documental , Envios Logísticos SAS y Envios Logísticos Cargo SAS y diseña este
Programa de Gestión Documental, como instrumento de apoyo para el
desarrollo de sus procedimientos de Correspondencia, Archivo de Gestión y
Central. La gestión documental, entendida como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación; supone la
definición de una serie de lineamientos que apliquen en la administración de las
comunicaciones oficiales, los actos administrativos y todos los documentos
generados en cumplimiento de las funciones del Envios Logísticos SAS y Envios
Logísticos Cargo SAS para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las
actividades que sustenten una óptima toma de decisiones al interior de la
entidad.
ALCANCE

El Programa de Gestión Documental, surge a partir de la

elaboración del diagnóstico, por medio del cual se identifican las
necesidades de gestión documental en cada uno de las fases que
comprenden el proceso de gestión documental, como son la
planeación, producción, gestión y trámite, organización,
transferencia, disposición de documentos, preservación a largo
plazo y valoración; independientemente del soporte y medio de
registro (análogo o digital) en que se produzcan, de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Retención Documental –TRD. El
programa pretende normalizar el flujo documental al interior de la
empresa y optimizar la gestión documental para asegurar su
manejo eficaz y eficiente y a su vez, permita la toma oportuna de
decisiones; como también, disponer la información para consulta
por parte de los usuarios.
OBJETIVO

Crear una herramienta archivística estratégica para la gestión

documental, que permita definir metas a corto, mediano y largo plazo
durante las etapas del ciclo de vida de la documentación en
cumplimiento con el Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012
Artículo 14.Plan de Capacitación. Las entidades públicas
y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán
incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos
necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del
PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la
entidad
Económicos

Se tienen en cuenta los recursos asignados al Proceso de

Gestión Documental y, para la ejecución de cada una de las
actividades y procesos a realizar en la materia de GESTIÓN
DOCUMENTAL, plasmados en el Plan Estratégico de la
entidad. Estas actividades contemplan aspectos
relacionados con la reducción de costos y racionalización de
recursos destinados para la gestión documental enfocados
a las nuevas tecnologías como son las estrategias de “Cero
Papel” y “Gobierno en Línea”.
Ventajas de la creación de un programa de gestión
documental:
La implementación de las estrategias que permitan a corto,
mediano y largo plazo el mejoramiento de los procesos de
Gestión Documental a nivel de programas específicos, permite:

•Evolución:

Mantener y consolidar medidas de control para la gestión

documental, ayuda a identificar los puntos de atención al
interior de la empresa, lo que lleva al fortalecimiento de las
medidas para enfrentarlos.
•Optimización:

La evolución continua y la modernización

de los modelos de gestión documental de
la empresa impulsan la aplicación de
prácticas más eficientes y avanzadas para
el mejoramiento de los procedimientos
de gestión documental.
•Manejo integral:

El Programa de Gestión Documental determina las

bases de seguridad, conservación, recuperación y
disposición de la información generada y recibida
en la empresa, lo que garantiza su acceso, consulta y
control.
•Fácil administración:

El objetivo central de los Programas de

Gestión Documental es contribuir a la
mejora de la empresa en cuanto al manejo
de la información. Es por ello que una de
sus características se centra en el
planteamiento de estrategias que lleven a
la clasificación de los documentos de
manera eficiente, esto les permite a los
usuarios revisar, editar, crear, archivar y
gestionar toda la información en menos
tiempo y con menos riesgos, optimizando
cada proceso ejecutado.
se contribuye a la normalización de:

•Formatos y documentos electrónicos.

•Documentos vitales o esenciales.
•Documentos Electrónicos.
•Archivos descentralizados.
•Documentos Especiales.
•Planes de capacitación.
•Planes de auditoría y control