Gestión Documental

Coordinación de Archivo y Correspondencia

Sistema de Gestión de la Calidad

Universidad del Magdalena

21 de Noviembre de 2006
Introducción
La adecuada Gestión Documental de una
Empresa, es determinante para la
conservación de su memoria institucional;
máxime cuando se trata de una Entidad
del sector Público, ya que existe un marco
jurídico riguroso y de obligatorio
cumplimiento que rige la actividad
archivística desde la producción del
documento hasta su destinación final.
Temática
 Generalidades
 Marco jurídico de la Gestión
Archivística
 Tablas de Retención Documental
(TRD)
 Gestión de Correspondencia
 Procedimientos del Proceso de
Gestión Documental y Normativa
del SGC
Generalidades
Archivística
La Archivística o Gestión
Archivística se refiere al conjunto
de actividades relacionadas con la
totalidad del quehacer archivístico,
que comprende desde la elaboración
del documento hasta su eliminación
o conservación permanente.
Archivo
 Archivo

Servir como testimonio e información a la persona

o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Principios generales de la
función archivística
Finalidad de los Archivos

Disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la
información institucional sea
recuperable para su uso de la
Administración en el servicio al
ciudadano y como fuente de la
Historia.
Principios generales de la
función archivística
Importancia de los Archivos

Los archivos son importantes para la

Administración y la Cultura, porque los
documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio
cultural y de la identidad nacional.
Principios generales de la
función archivística
Institucionalidad e
instrumentalidad
Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del
Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de información
institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado
en el servicio al ciudadano.
Principios generales de la
función archivística
Responsabilidad

Los servidores públicos son

responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los
documentos.

Los particulares son responsables ante

las autoridades por el uso de los mismos.
Principios generales de la
función archivística
Administración y Acceso

Es una obligación del Estado la

administración de los archivos
públicos y un derecho de los
ciudadanos el acceso a los mismos,
salvo las excepciones que
establezca la Ley.
Principios generales de la
función archivística
Modernización

El Estado propugnará por el

fortalecimiento de la infraestructura y
la organización de sus sistemas de
información, estableciendo
programas eficientes y actualizados
de administración de documentos y
archivos.
Principios generales de la
función archivística
Función de los Archivos

Los archivos en un Estado de

Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y
perpetuadora.
Principales normas
que regulan la
función archivística
Principales normas que regulan la
función archivística
Decreto 264 de 1963: los archivos
nacionales son considerados objetos
de valor artístico e histórico y deben
ser salvaguardados.

 Acuerdo 09 de 1995 del AGN:

reglamenta la presentación de las
Tablas de Retención Documental al
Archivo General de la Nación
Principales normas que regulan
la función archivística
 Ley 190 de 1995
Artículo 79º: Será causal de mala
conducta el hecho de que un
funcionario público obstaculice,
retarde o niegue inmotivadamente el
acceso a los documentos que
reposen en la dependencia a su cargo
y cuya solicitud se haya presentado
con el cumplimiento de los requisitos
exigidos por la ley.
Principales normas que regulan
la función archivística

 Ley 594 de 2000:

Ley General de
Archivos y se dictan
otras disposiciones.
Principales normas que regulan
la función archivística
Código Único Disciplinario (Ley
734 de 2002), Artículo 34
Deberes de los Funcionarios
Públicos: … Custodiar y cuidar la
documentación e información que por
razón de su empleo, cargo o función
conserve bajo su cuidado o a la cual
tenga acceso, e impedir o evitar la
sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebidos.
Tablas de Retención
Documental
TRD
Definición de TRD
Las Tablas de Retención
Documental (T.R.D) son un listado
de series, con sus
correspondientes subseries y
tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Definición de TRD

Producción

Circulación

Almacenamiento

Disposición
Final
FORMATO TRD
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipología 1
Tipología 2
…
Tipología n

Cada Serie y sus respectivas Subseries

tendrán un código de identificación
asociado.
 FORMATO TRD
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que

forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma
separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían
de acuerdo con el tramite de cada asunto.

Tipología 1 Unidad mínima que reúne todas las

Tipología 2 características necesarias para ser considerada
… documento. Son ejemplos de piezas
documentales, entre otros, un acta, un oficio, un
Tipología n informe.
 Ejemplo
SERIE DOCUMENTAL: HISTORIA LABORAL
Es producida por la Oficina de Recursos Humanos y su contenido es
singular, razón por la cual se considera SERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL: De Funcionarios de Planta
Esta clasificación obedece al tipo de vinculación de cada persona a la
institución y los documentos específicos que se requieren para tal
vinculación.
Tipologías
Formato de Necesidades de Personal
Nombramiento *
Oficio de notificación del nombramiento *
Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo *
Documentos de identificación
Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)

Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo

Acta de posesión
Certificado de Antecedentes Penales
 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
COORDINACIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN CENTRAL
MAYO DE 2006

Dependencia Productora: Sección de Contabilidad

Acta de Aprobación: Comité de Archivos Universidad del Magdalena

RETENCIÓN EN AÑOS ORIGINAL DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
GESTIÓN CENTRAL COPIA C S E O
INFORMES
BIMESTRAL DE DEVOLUCIÓN DE IVA 2 2 Original x
Formato de Solicitud de Devolución de IVA (DIAN)
Autorización del Representante Legal
Certificación de Contador
Certificación del Ministerio de Educación de la Calidad de la
Institución y del Representante Legal
Copias de Ordenes de Pago
Factura Original
Acta de Visita
Carta de Notificación de Aceptación de Valores del IVA
CONTABLE TRIMESTRAL 1 3 Original x
Balance General
Estado de Resultados
Estado de Cuentas De Orden
Estado de Cuentas Recíprocas
La Serie se digitaliza o microfilma
Estado de Cgn 001 finalizado el tiempo de retención
Estado de Cgn 002 documental y se conserva
Estado de Cgn 003 permanentemente en este medio y
Certificado De La Deuda Pública luego se elimina el soporte en papel.
ESTADO FINANCIERO COMPARATIVO 2 3 Original x
Anexo 1 CGN
Anexo 2 CGN
Anexo 3 CGN
Anexo 4 CGN
Anexo 5 CGN 0
DE CIERRE DE VIGENCIA 1 4 Original x
EXÓGENA PARA LA DIAN 1 2 Original x
Pagos o Abonos en Cuenta a Terceros
Retenciones en la Fuente Practicadas
Ingresos Recibidos
Saldo de Cuentas por Cobrar
Saldo de Cuentas por Pagar
Convenios de Cooperación y Asistencia Técnica
Identificación de Contratos celebrados por Convenios
Pagos o Abonos a Contratistas
NOTAS ESTADOS FINANCIEROS 1 4 Original x La Serie se digitaliza o microfilma
finalizado el tiempo de retención
Formato de Presentación de la Solicitud documental y se conserva
permanentemente en este medio y
Informe de Control Interno Contable
luego se elimina el soporte en papel.
CONVENIOS 1 2 Original x
Convenio firmado
Presupuesto del Convenio
Oficios de Certficación de Desembolsos La Serie se digitaliza o microfilma
Correspondencia finalizado el tiempo de retención
Consignaciones documental y se conserva
Informe parcial de ejecución financiera permanentemente en este medio y
Informe final de ejecución financiera luego se elimina el soporte en papel.
Órden de Pago de liquidación
Acta de liquidación
Actas de Revisión de la Entidad Financiadora
Definición de TRD
La elaboración de las Tablas de
Retención Documental debe
basarse en la estructura
orgánico-funcional de la entidad
productora,
con el fin de identificar las series y
subseries
documentales cualquiera sea
el soporte de la información.

Los períodos de retención y disposición final

de la documentación son fijados en la
Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos
por ley, reglamento o propuestos por los gestores
de la documentación ante las
instancias correspondientes.
Definición de TRD
El tiempo de retención previsto para
los documentos
de archivo de oficina y de archivo
central debe estar
acorde con las necesidades
administrativas y
las disposiciones legales.

Una vez elaboradas las Tablas de Retención

Documental, y aprobadas por la instancia
correspondiente, deberán difundirse en todas
las dependencias de la Institución, con una guía
explicativa a fin de facilitar su comprensión
y aplicación.
Beneficios de las TRD
Los beneficios que se obtienen con la
eficiente aplicación de las Tablas de Retención
Documental, pueden clasificarse desde dos
puntos de vista:

 Administrativos
 Archivísticos
Beneficios de las TRD
Administrativos:

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la
producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un

servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los

documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
Beneficios de las TRD
Administrativos:

Garantizan la selección y conservación de

los documentos que tienen carácter
permanente.

Regulan las transferencias de los

documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para la racionalización de

los procesos administrativos.
Beneficios de las TRD
Archivísticos:
Permiten el manejo integral de los
documentos

Facilitan la organización de los documentos a

partir del concepto de Archivo Total.

Ayudan a controlar la producción y trámite

documental.

Identifican y reflejan las funciones

institucionales.
Beneficios de las TRD
Archivísticos:

Integran los procesos archivísticos para el

manejo racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que

sirven de apoyo a la gestión administrativa y
que por su carácter pueden eliminarse en el
archivo de gestión.
Tarea estratégica
 Por dependencias, vamos a
revisar las TRD que hasta el
momento se encuentran
estructuradas.
 Para el caso de aquellas que no
están estructuradas aún, vamos a
hacer una primera aproximación a
lo que serían las TRD de la
dependencia.
Procedimientos
del Proceso de
Gestión
Documental y
Normativa del
S.G.C.
Observaciones
finales
 Gestión de Comunicaciones
 La radicación y distribución de las
comunicaciones se ejecuta en dos “cortes”,
uno a las 10:30 a.m. y otro a las 4:30 p.m.
 La recepción de comunicaciones externas a
enviar es hasta las 4:30 p.m.
 El uso de los formatos de comunicaciones
internas externas, es de carácter obligatorio.
 El no uso de los formatos de comunicaciones
podría convertirse en una no conformidad
para el S.G.C.
 Gestión de Comunicaciones
 El número consecutivo de comunicaciones de
cada dependencia, es fundamental para el
control de las comunicaciones internas y
comunicaciones externas. La Coordinación de
Archivo y Correspondencia no controla esa
numeración, sin embargo su uso inapropiado
afecta el S.G.C.
 Absténgase de efectuar alguna modificación,
por mínima que sea, a los formatos de
comunicaciones internas y externas.
 Gestión de Comunicaciones
 La recepción o entrega de documentos que no
hayan surtido su trámite a través del filtro
centralizado de correspondencia, es una
violación a una norma interna que ha sido
establecida y acarrea sanciones. Máxime si
esa norma hace parte del marco legal que
se establece en el S.G.C.
 La administración y control de las
comunicaciones oficiales, se establece en el
Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la
Nación.
 Administración Archivística
 Archivar los documentos respetando el
“principio de procedencia” y clasificarlos,
ordenarlos y organizarlos de manera
eficiente.
 Archivar los documentos dejando en la
parte superior el más antiguo y al final el
más reciente, para ello se debe usar el
gancho de modo que el ingreso de los
documentos recientes resulte fácil.
 Administración Archivística
 Tener especial control con los expedientes que
tienen un carácter importante o trascendental
para la Institución.
 Vigilar y custodiar los archivos de gestión.
 Los documentos deben archivarse en la medida
en que se producen. Acumularlos para
archivarlos “después”, aumenta el riesgo de
pérdida de los mismos.
 Administración Archivística
 Al momento de transferir los documentos al
archivo central, se deberán realmacenar
aquellos documentos que se encuentren en
carpetas A-Z y pasarlos a carpetas de yute.
 Usar ganchos legajadores plásticos, ya que
los metálicos deterioran la documentación.
 Al efectuar transferencias documentales, se
debe eliminar todo tipo de material metálico
como ganchos, grapas o clips.
 Administración Archivística
 A partir del momento en que se aprueben las
TRD, la Coordinación de Archivo y
Correspondencia, sólo recibirá aquellos
documentos que se encuentren contemplados
en las mismas. Cualquier otro documento,
será susceptible de eliminación, a menos que
la dependencia productora solicite su inclusión
en las TRD, justificando su valor primario.
(Valor legal, administrativo, etc.)
Todos somos actores importantes en el proceso
de modernización de la administración
documental de la Institución.
Seamos multiplicadores de toda la información
que nos ha sido suministrada y colaboremos para
darle cumplimiento a todas las políticas y
directrices que, en materia de archivos, se
establezcan en la Universidad del Magdalena y a
aquellas normas externas que nos sean
aplicables.
 Gracias
por su
atención.