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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

CONTABLE

DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN CONTABLE

DOCENTE:
UNIVERSIDAD DEL VALLE
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
(SIC)

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos


interrelacionados que recoge datos, los procesa y
convierte en información, que almacena y posteriormente
se da a conocer a sus usuarios.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre


información, que permita a la dirección de la empresa
ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que
debe permitir la toma de decisiones.
Representación gráfica de un
sistema

Sistema

Entradas Salidas
Valor
Proceso 1 Proceso 2 esperado

Procesos
DEFINICIÓN Y CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN CONTABLE

El Sistema de Información Contable denominado también área,


sección, departamento, división o gerencia de contabilidad, es un
segmento de la empresa en el cual se desarrollan procesos y
actividades especiales por lo cual, agrupa a personas, recursos y
conocimientos con la función de manejar la información que
generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a
fin de producir y revelar información de carácter contable-
financiero que sea confiable, útil, de manera que los
responsables de la administración dispongan de ella
oportunamente para las decisiones sobre el manejo de los
recursos y operaciones.
DEFINICIÓN Y CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN CONTABLE

Con el propósito de lograr una mayor comprensión y conocimiento


del funcionamiento del sistema contable, el autor recomienda
precisar los siguientes aspectos:
• Primero: Caracterización del entorno del sistema contable.
• Segundo: Definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación
del sistema.
• Tercero: Definición de sus componentes.
• Cuarto: Descripción de las relaciones entre los componentes y su entorno.
• Quinto: Descripción de los recursos del sistema.
• Sexto: Efectuar una representación del sistema y,
• Séptimo: Indicación de los fundamentos conceptuales para su
administración.
1. Caracterización del entorno del sistema
contable.

• Se considera que el entorno es aquello que se sitúa fuera del


sistema y que afecta sus operaciones y su dinámica general.

• El entorno o medio ambiente no es un factor controlable por


quienes dirigen y manejan el sistema… la naturaleza de la
información contable, su proceso y presentación están moldeados
por las condiciones de gestión y operación de la empresa, según
sea su tamaño, actividad y marco jurídico.

• El entorno tanto constriñe, como habilita el funcionamiento de la


empresa, y por ende el del sistema contable.
Caracterización del entorno del sistema contable.

• El entorno se constituye en un conjunto de factores capaces de afectar la


actividad del sistema.

• El ente económico se constituye en el entorno directo del sistema


contable, pero a su vez, la empresa tiene su entorno que la circunscribe y
limita. Estos dos ambientes o medios son determinantes de la operación
del área contable, en ellos se encuentran las oportunidades y amenazas
para el desarrollo del sistema contable.

• El Sistema contable debe dar cuenta de las actividades económicas del


entorno, o sea de la organización productiva, y para ello debe establecer
una red de relaciones que le son indispensables para captar sus insumos
para la producción y revelación de la información contable.
El entorno del sistema contable

Áreas
funcionales y
sus procesos
de trabajo
Producción

Finanzas SIC Mercadeo

Personal Entorno
general de
la empresa
2. Definición de la misión y los objetivos o
medidas de actuación del sistema.

En la determinación de los objetivos del sistema contable se tendrán en


cuenta, tanto la declaración de los objetivos de la información contable y de la
contabilidad, como los aspectos operacionales de la determinación de los
mismos respecto de las necesidades propias de la organización.

En cuanto al objetivo de la información contable, el mismo es suministrar


información útil para tomar decisiones de carácter económico, teniendo en
cuenta los siguientes aspectos:

– Los usuarios generales y particulares de la información contable.


– La comunidad afectada directa e indirectamente por la gestión y operación de la
empresa.
– Los atributos que precisa la información contable.
– Los requisitos de calidad propios de la información como producto.
– Su pertinencia, relevancia, confiabilidad, utilidad, razonabilidad e integridad.
Definición de la misión y los objetivos o medidas de
actuación del sistema.

• Objetivos relevantes para la administración del sistema:


– Suministrar información para predecir los flujos de caja potenciales
en términos de monto, oportunidad y relativa incertidumbre.
– Proveer información para evaluar la habilidad de los
administradores en la utilización de los recursos con base en la
misión de la empresa.
– Dar cuenta del impacto que la gestión de la empresa tiene sobre la
comunidad que la rodea.
• Misión del SIC:
– Proporcionar información útil para la administrar el ente
económico.
Definición de la misión y los objetivos o medidas
de actuación del sistema.

• Objetivos operacionales:

– Presentar un estado de recursos de la empresa, de sus fuentes de


financiación a su valor de costo y a su valor de costo ajustado.

– Presentar un estado de resultados por área de trabajo, subsidiaria,


sucursal, agencia.

– Presentar un estado de resultados por producto o por línea de


producto.

– Presentar un estado de las fuentes y usos de efectivo por área de


responsabilidad.
Definición de la misión y los objetivos o medidas de
actuación del sistema.

La determinación del SIC es una tarea que debe consultar los recursos
disponibles del área contable así como las políticas administrativas
generales. Es necesario que el director del área contable conteste las
siguientes cuatro preguntas:

• ¿Cuáles y quiénes son los usuarios de la información contable?

• ¿Qué información necesitan los usuarios?

• ¿Cuál de la información requerida por los usuarios, puede ser


suministrada por el sistema contable?

• Qué marco de referencia se requiere para suministrar la información


contable requerida?
3. Componentes del Sistema Contable

•Soportes documentales de las


transacciones y hechos
económicos.
•Legislación fiscal, laboral, V
Valor de Uso de la A
comercial y económica.
Información Contable L
O
•Tecnología de la computación R
para la transformación,
comunicación y suministro de la C
O
información. N
Procesos de T
Componentes •Fundamentos técnicos y transformación Informes
A
teóricos del marco conceptual B
del SIC contable de Contables L
contable y financiero. E
datos
•Las personas que intervienen A
el funcionamiento del sistema G
R
contable. E
Significado Financiero y G
•El sistema de control interno A
Económico de la D
de la empresa.
Información Contable O
•Los recursos financieros y
materiales necesarios para el
funcionamiento óptimo del
sistema contable.
4. Descripción de las relaciones entre los
componentes y su entorno

Las relaciones son los puntos de contacto entre dos o más


componentes, o las conexiones y correspondencias entre varios
elementos de un sistema. Las mismas se justifican en razón de
los procesos y actividades propios del sistema en consideración:

Los siguientes, son los elementos que forman parte del conjunto
de procesos generales de trabajo comunes a todo sistema
contable y que constituyen un grupo de actividades centrales
del procesamiento y producción de informes para la
administración de un ente. Algunos se dan en el orden que a
continuación se presenta y otros simultáneamente:
Proceso de transformación contable de transacciones y
hechos económicos

CAPTACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DATOS

REGISTRO CONTALBE DE DATOS

ACUMULACIÓN Y ASIGNACIÓN DE VALORES

CONTROL DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

REPARACIÓN DE INFORMES

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

SUMINISTRO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE


5. Los recursos del sistema contable

Los recursos de un sistema son los elementos que están bajo su


control, es decir, son los medios que legítimamente puede
disponer para lograr su misión y objetivos.

Se distinguen cuatro grupos de recursos disponibles para el


procesamiento y suministro de la información contable:

1. Las personas, son el grupo conocido como talento humano.


2. Los recursos financieros.
3. La tecnología o conjunto de medios electrónicos y de comunicación
4. Los equipos de oficina y el acondicionamiento de los lugares de
trabajo.

La labor de la dirección contable es vigilar que la relación


costo/beneficio sea positiva, haciendo un examen continuo de la
eficiencia y efectividad de la operación contable.
SIC

Procesos
Entradas Salidas

Análisis Preparación
Recepción Registro Clasificación Asignación
y Control de Informes

Proceso de Transformación Informes


Documentos Financieros
de Soporte y Producción de Informes

Usuarios Toma de
Áreas
de la decisiones
funcionales
Información
Dinámica del funcionamiento del SIC

CAPTACIÓN DE INFORMACIÓN Y
DATOS PROVENIENTES DE:
SUMINISTRO Y
a) Las áreas y procesos de
REVELACIÓN
trabajo de la empresa. FINANCIERA A LOS
PROCESO CONTABLE DE USUARIOS
• Área de producción
TRANSFORMACIÒN DE DATOS
Informes contables
• Área o función de mercadeo
básicos y especiales
• Área de finanzas .Captación y clasificación de datos
• Área de administración .Registro contable de datos
de personal
.Control de calidad de la información
• Procesos de trabajo
.Acumulación y asignación de valores Usuarios Usuarios
b) Del entorno general de la internos Externos
empresa. .Preparación de informes
• El entorno económico .Análisis y evaluación de la Indicadores de
• El entorno de la tecnología información contable Gestión Financiera
• El entorno de la legislación .Suministro y presentación de la •Rentabilidad

información contable
El entorno social, político y cultural •Liquidez
• Indicadores financieros del sector •Endeudamiento
• Indicadores económicos •Estructura de Capital
7. La administración del Sistema Contable

Preguntas que debe formularse el responsable del logro de la misión y


objetivos del SIC:
¿Qué acciones debo ejecutar? ¿Cómo las debo llevar a cabo? ¿Con qué
recursos? ¿Cuándo y por qué? ¿Con qué marco de referencia?

La dirección administrativa y operativa del sistema contable obliga a


disponer de un marco de referencia general mínimo para llevarla a cabo.
Dicho marco debe contar al menos con los sgtes. elementos:

a. El marco de conceptual y las técnicas contables y financieras.


b. Los conceptos y técnicas de índole administrativo y organizacional.
c. El conocimiento de la empresa o ente económico.
d. El marco de la legislación.
e. Las normas del ejercicio profesional de la Contaduría.