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INTERNO EN COLOMBIA
Profesor Luis Carlos Beltran
Pardo
Universidad Nacional de
Colombia
SISTEMA OBJETIVO
ORGANIZACIONAL GENERAL
P H
A C
UN COMPONENTE MAS
CONTROL DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
B
A
FONDOS
BIENES
RECURSOS
Pero
Pero
••INEFICIENCIA
INEFICIENCIAADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA
MEJORAR LA
GESTIÓN ••CORRUPCION
CORRUPCIONADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA
EJERCIDOPOR
PORORGANO
ORGANOEXTERNO
EXTERNO
CONTROL EXTERNO EJERCIDO
LASCONTRALORIAS
CONTRALORIAS
LAS
MEJORAR LA GESTIÓN
TRADICIONALMENTE LO NUEVO
RETO
ANTES CONTROL ORGANO
PREVIO EXTERNO
GASTAR
1991
MEJORAR
CONTROL ORGANO LA
INTERNO INTERNO
DESPUES GESTIÓN LOGRAR
1991 CONTROL ORGANO
EXTERNO EXTERNO
A través de
Productos
Optimizando
Recursos
LOGRO
ESTADO BENEFICIOS
SOCIALES
DESARROLLO
INSTITUCIONALES Económicos
Políticos
Productividad Sociales
Recursos Ambientales
BENEFICIOS
PRODUCTOS
OPERACIONES
PROCESO INTERNO
P H
A C
EL OBJETIVO NO ES EL OBJETIVO ES
PRODUCIR PRODUCTOS MEJORAR LA SOCIEDAD
GASTAR
ANTES DE 1991
EJECUTAR EL
PRESUPUESTO
LOGRAR
DESPUES DE 1991 ALCANZAR
OBJETIVOS
Eficiencia
Eficacia Economía
Valoración de
Equidad
Ctos.Ambientales
IMPACTO
IMPACTO
INSTITUCIONAL SOCIAL
• Cobertura
MEDIR
MEDIR LA:
LA: • Productividad de
los recursos y • Adaptación
••Eficiencia
Eficiencia
••Eficacia
Eficacia • Gastos • Participación
••Efectivid
Efectivid administrativos • Calidad
ad
ad
INDICADORES DE GESTION
PRODUCTIVIDAD
INSTITUCIONALES DE LOS RECURSOS
PARTICIPACIÓN
SOCIALES ADAPTACIÓN
COBERTURA
PLANES
Cumplimiento
PROGRAMAS
de los
PROYECTOS
EVALUACIÓN DE LA
GESTIÓN AMBIENTAL
PLANES DE PREVENCIÓN,
CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
Razonabilidad de los estados
financieros BALA
NCE
DIRECCIÓN
CONTROL
ADAPTACIÓN
APOYO
PRODUCCIÓN
INSTITUCIONALES
SOCIALES
ORGANIZACIÓN
OBJETIVO
GENERAL
PROCESO
P H
SISTEMA
A C
PROCESO
P H
SUBSISTEMA
A C
PROCESO
ÁREAS P H
A C
PROCESO
EQUIPOS P H
A C
PROCESO
INDIVIDUOS
P H
A C
PROCESO
INDIVIDUOS
Es una actitud
administrativa
Es una actitud de hacer
AUTOCONTROL las cosas bien
Se debe convertir en una habilidad
de hacer las cosas automáticamente
Ejem. Cambios de un auto
PROCESO INTERNO
P H
A C
LEY 87 DE 1993
OBJETIVOS ELEMENTOS
ESTRUCTURACIÓN
DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
RESPONSABLES
Protección de los recursos, su adecuada
administración ante posibles riesgos
APLICACIÓN DE CADA
CONTROLES FUNCIONARIO
OFICINA
CONTROL AL CONTROL INTERNO
SISTEMA
Realizan, al
Realizan, al Sistema,
Sistema, aa los
los Subsistemas
Subsistemas YY
áreas, Evaluaciones
áreas, Evaluaciones posteriores
posteriores
OBJETIVOS
OBJETIVOS CUMPLIMIENTO DEL
CUMPLIMIENTO DEL
ELEMENTOS
ELEMENTOS P.H.C.A.
P.H.C.A.
RESPONSABLES
RESPONSABLES
CONTROL FISCAL
EXTERNO
SISTEMA
COERCITIVO
PROCESO
P H OBJETIVO
A C GENERAL
S.C.I.
ASESOR
ASESOR
GARANTIZAR QUE EL
SISTEMA LOGRE EL
OBJETIVO
CONTROL POSTERIOR
CONTROL PREVIO
CONTROL INTERNO
RECOMENDAR Y NO EVALUAR
NINGUNA DE LAS ANTERIORES
CALIFICAR HECHOS
NO EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS
PRINCIPIOS
COADMINISTRAR
NO UNA OPORTUNIDAD
MODELO DE CONTROL CAMBIO DE
INSPECCIÓN A EVALUAR LA GESTION
El OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN ES
LOGRAR BENEFICIOS PARA TODOS
PRINCIPIOS
RENTABILIDAD MEJORAMIENTO
FISCALES PRODUCTIVIDAD BIENESTAR
EFICIENCIA
EFICACIA
RESULTADOS
EQUIDAD Y
GESTIÓN
ECONOMIA
ECOLOGIA MEJORAMIENTO
BENEFICIO
P.H.V.A.
CONCEPTO
CONCEPTO DE
DE GESTIÓN
GESTIÓN
INSTITUCIONALES
SOCIALES
ANTECEDENTES
ANTECEDENTES DEL
DEL CONTROL
CONTROL
DESPUES DE 1991 - CONSTITUYENTE-
MAXIMA RESPONSABILIDAD
ADMINISTRADOR
PRINCIPIOS FISCALES
EFICIENCIA
EFICACIA EQUIDAD CONTRALOR
ECONOMIA
ECOLOGIA
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS
MAXIMA RESPONSABILIDAD
ADMINISTRADOR GESTIÓN
PRINCIPIOS FISCALES
EFICIENCIA
EFICACIA EQUIDAD
ECONOMIA
ECOLOGIA
CONTROL
CONTRALOR
EVALUACIÓN
RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDADES DEL
DEL ADMINISTRADOR
ADMINISTRADOR
ADMINISTRADOR DEBE:
DEFINIR
OBJETIVOS
POLITICAS DISEÑAR
SISTEMAS
POLITICAS Y
APLICAR:
NORMAS
EJECUTAR
PROCEDIMIENTOS
METODOS
PROCEDIMIENTOS PARA CUMPLIR CON
LOS PRINCIPIOS
EXISTENCIA
VERIFICAR
FISCALES Y
CONTROLES
ENTRE EJECUTADO ADMINISTRATIVOS
Y PLANEADO
AJUSTAR
AJUSTAR
DESVIACIONES
PLANES CONTINGENCIA
EL S.C.I. TAMBIEN APLICA EL P.H.V.A.
SISTEMA DE OBJETIVO
CONTROL INTERNO GENERAL
Proceso
P H
A C
CONTROL
INTERNO
QUE ES CONTROLAR
““El
El conjunto
conjunto dede actividades
actividades económico-jurídicas
económico-jurídicas
relacionadas
relacionadas con
con la
la adquisición,
adquisición, consecución,
consecución,
explotación,
explotación, enajenación,
enajenación, consumo
consumo oo disposición
disposición de
de los
los
bienes
bienes del
del estado,
estado, así
así como
como lala recaudación,
recaudación, manejo
manejo ee
inversión
inversión de
de sus
sus rentas
rentas en
en orden cumplir los
orden aa cumplir los fines
fines
de
de éste
éste yy realizadas
realizadas por
por los
los órganos
órganos oo entidades
entidades de
de
naturaleza
naturaleza jurídica
jurídica pública
pública oo por
por personas
personas naturales
naturales oo
jurídicas
jurídicasde
decarácter
carácterprivado.”
privado.” AAtravés
travésde
deproductos
productos..
PARA QUE CONTROLAR
• ENTROPIA
Artículo 209.
La función administrativa está al servicio de los intereses generales y
se desarrolla con fundamento en principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones
Artículo 269
En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están
obligadas a diseñar y a aplicar, según la naturaleza de sus funciones,
métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo
que disponga la Ley, la cual podrá establecer funciones y autorizar
la contratación de dichos servicios con empresas privadas.
PRINCIPIOS
CONSTITUCIONALES
IGUALDAD Implica no hacer discriminaciones de ningún tipo
INFORMACIÓN
RECURSOS
FÍSICOS
COMPONENTES DEL
CONTROL
INTERNO ( II )
RECURSOS
HUMANOS
EVALUACIÓN
OTROS COMPONENTES DEL
CONTROL INTERNO EN
ORGANISMOS DEL ESTADO
(I)
• Objetivos definidos y concretos que
puedan ser cuantificados y evaluados.
• Sistemas de información interna y
externa adecuados, que fundamenten
las decisiones y proyecten una buena
imagen de la entidad.
• Asignación clara de Funciones,
Atribuciones, Responsabilidades y
Procedimientos de trabajo a cada
unidad y persona.
OTROS COMPONENTES DEL
CONTROL INTERNO EN
ORGANISMOS DEL ESTADO
(II)
• Adecuada cobertura de
bienes y personas.
• Planificación y
coordinación de
actuaciones.
• Control de Gestión.
• Política de personal
motivadora.
AMBIENTE DE UN ADECUADO Y
TÉCNICO CONTROL
AMBIENTE DE CONTROL
PUBLICO PRIVADO
CONTROL INTERNO
CORRECTA OPORTUNA
4. Separación de deberes.
5. Supervisión. 6. Acceso y
responsabilidad de los recursos.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
DEL CONTROL INTERNO Y DE
GESTIÓN
Es un instrumento que ayuda
efectivamente a los directivos
de las ORGANISMOS DEL
ESTADO para utilizar
técnicas de la administración,
planeación, ejecución y
control de cada una de las
áreas que integran la
institución.
NUEVO ENFOQUE DEL
CONTROL INTERNO
ANTES AHORA
Control Previo Autocontrol
Chulos de Verificación Responsabilidad
Imposición Mejoramiento Continuo
Control Policivo Evaluación de Gestión
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
• PLANEACIÓN
• ORGANIZACIÓN
• DIRECCIÓN
• CONTROL
FASES PARA
IMPLEMENTAR
EL ANALISIS DEL
CONTROL INTERNO
ORGANISMOS DEL ESTA
FASE I: AMBIENTACIÓN,
MOTIVACIÓN Y
CAPACITACIÓN
•Descriptivo
• Cuestionarios
• Entrevistas
METODOS • Gráfico
• Planillas
• Observación
FASE III: CLASIFICACIÓN DE
INFORMACIÓN
FASE IV: DIAGNOSTICO DEL
CONTROL INTERNO
Permite conocer la
situación con respecto
a:
– Objetivos y normas
– Planeación,
funciones,
responsabilidades y
políticas de personal
– Manuales actuales
FASE V: REVISIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a las
normas legales, bajo
los parámetros de
reingeniería, Calidad
Total, lineamientos
administrativos y de
conformidad con las
directrices de la
modernización.
FASE 5.1: PLANTEAMIENTO
DE RECOMENDACIONES
• Eliminación de
pasos y trámites
innecesarios
• Centralización de
procesos repetitivos
en las áreas
• Comunicación,
Etc....
FASE VI: SISTEMA DE
EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO Y DE GESTIÓN
INTRODUCCION
DE CORRECTIVOS MEJORAMIENTO
CONTINUO
AJUSTES FINALES
FASE VIII: DISEÑO DE
INDICADORES DE GESTIÓN
FORMULAR
INDICADORES
PROPIOS
EVALUAR ACCIONES
FASE IX EVALUACION DE
INDICADORES Y AJUSTES
DETERMINAR LA PERTINENCIA
DE LOS INDICADORES
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
( LEY 87 DE 1993 )
PLANES
ORGANIZACIÓN MECANISMOS DE
MÉTODOS EVALUACIÓN Y
VERIFICACIÓN
PRINCIPIOS
NORMAS
PROCEDIMIENTOS
RESPONSABILIDAD
DE LA
ADMINISTRACIÓN
Riesgos
Porcentaje
Número
Totales
Puesto
Procesos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Totales
Porcentaje
Puesto
Estructuración de hallazgos
Atributos
• Confiabilidad
• Efectividad de uso
• Integridad
• Beneficio/costo
• Consistencia
• Flexibilidad
• Efectividad
Monitoreo
• Debe monitorearse el proceso total y
considerarse como necesario hacer
modificaciones. De esta manera el
sistema puede reaccionar
dinámicamente, cambiando a medida
que las condiciones lo justifiquen.
Ejecución
• Matriz de Objetivos vs. Procedimientos
• Herramientas de diagnostico (Afinidad,
relación, causa-efecto, Por qué por qué, cómo
cómo, flujogramas)
• Documentación de las evidencias mediante
Microsoft Office
• Puntos mínimos en la elaboración de los
papeles de trabajo
• Estructuración de hallazgos
Pasos de la ejecución
• 1. Redefinición de objetivos de la auditoría
• 2. Diseño o adecuación del programa de auditoría
• 3. Definir alcances sobre las actividades a evaluar con base en el
análisis del control interno
• 4. Determinar períodos a comprobar
• 5. Evidenciar las técnicas de auditoría en los P/T
• 6. Definición y estructuración de los hallazgos de auditoría
observados en las fases anteriores
• 7. Evaluación de resultados
• 8.Actualización de los archivos permanente, corriente y de auditoría
Documentación de las evidencias
mediante Microsoft Office
• Utilización de excel
• Word
• Proyect
• Power Point
• ABCFlow
• Fox-pro, Access
• ACL
• Correo electrónico
• Archivos en cd y disquetes
Puntos mínimos en la elaboración de los
papeles de trabajo
• Archive los mínimos P/T
• Cada P/T se debe referenciar, concluir
• Anexe las fotocopias necesarias
• Referencie sus comentarios
• Use resúmenes
• Imprima lo necesario
• Archive en CD o disquetes
• No copie documentos considere el escaneo
• Diseñe plantillas en los programas de Office
• Mantenga actualizados los archivos
Informes
• Matriz de hallazgos
• Estructuración de informes
– Vocabulario
– Oraciones
– Párrafos
– Orden
– Revisiones
• Referenciación a papeles de trabajo
• Informes detallados
• Informes gerenciales
• Discusión
Estructuración de informes
• Vocabulario
• Oraciones
• Párrafos
• Orden
• Revisiones
Pasos en la elaboración de informes
• 1. Referenciación de Hallazgos de auditoría a los P/T
• 2. Recopilación de hallazgos por su importancia y/o
afinidad
• 3. Elaboración del informe al Auditado
• 4. Presentación del informe al auditado
• 5. Análisis de cambios y sugerencias
• 6. Fijación de compromisos
• 7. Emisión del informe definitivo
• 8. Actualización de archivos
Auto y evaluaciones
• Encuesta escrita
• Entrevista telefónica
• Entrevista personal
• Grupo de enfoque
• Investigación de mercado
• Aceptación de las recomendaciones
• Medición del inventario del talento humano
• Por índices de gestión
Plan de seguimiento
1. Planeación
2. Personas a intervenir
3. Recursos a emplear
4. Revisión de papeles de trabajo de la auditoría
5. Seguimiento y comprobación a las recomendaciones
6. Análisis de los efectos por recomendaciones diferentes
a las planteadas
7. Evaluación al cumplimiento de las recomendaciones
8. Informe de cumplimiento
9. Interfase planeación general
Diseño auditorías futuras
• Menor costo
– Prevención
– Evaluación
– Fallas
• Mayor calidad
• Puntualidad
• Más efectividad en los programas
LEY 489 DE 1998
• Instrumento jurídico muy importante, contribuye a
la viabilidad del Estado porque actualiza y adecúa
las normas de organización y funcionamiento de la
administración pública a las nuevas disposiciones
constitucionales; tiene en cuenta los cambios
institucionales y los avances recientes en las
ciencias de la organización, economía
administración y gerencia.
LEY 489 OBJETO
• Regular el ejercicio de
la función
administrativa.
• Determinar la
estructura.
• Definir los principios
y reglas básicas de la
organización y
funcionamiento de la
administración
pública.
PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN
ADMINISTRATIVA
• SE DESARROLLARÁ
CONFORME A LOS PRINCIPIOS
CONSTITUCIONALES DE:
BUENA FÉ, IGUALDAD,
MORALIDAD, CELERIDAD,
ECONOMÍA, EFICACIA,
EFICIENCIA, IMPARCIALIDAD,
PARTICIPACIÓN, PUBLICIDAD,
RESPONSABILIDAD Y
TRANSPARENCIA.
FINALIDADES DE LA
FUNCIÓN ADMNISTRATIVA
• BÚSQUEDA DE LA SATISFACCIÓN DE
LAS NECESIDADES GENERALES DE
TODOS LOS HABITANTES.
• DETERMINACIÓN DE
LA AUTORIDAD
DELEGATARIA Y LAS
FUNCIONES O
ASUNTOS
ESPECÍFICOS QUE SE
TRANSFIEREN.
FUNCIONES QUE NO SE
PUEDEN DELEGAR
• EXPEDICIÓN DE REGLAMENTOS DE
CARÁCTER GENERAL.
• FUNCIONES, ATRIBUCIONES Y
POTESTADES RECIBIDAS EN VIRTUD DE
DELEGACIÓN.
• FUNCIONES QUE POR SU NATURALEZA O
POR MANDATO CONSTITUCIONAL O
LEGAL NO SON SUSCEPTIBLES DE
DELEGACIÓN.
SISTEMA NACIONAL DE
CONTROL INTERNO
CONFORMADO POR:
• CONJUNTO DE INSTITUCIONES
• INSTANCIAS DE PARTICIPACIÓN
• POLÍTICAS, NORMAS,
PROCEDIMIENTOS, RECURSOS,
PLANES, PROGRAMAS, PROYECTOS.
• SISTEMAS DE INFORMACIÓN
OBJETO
• INTEGRAR EN FORMA
ARMÓNICA,
DINÁMICA, EFECTIVA,
FLEXIBLE Y
SUFICIENTE EL
FUNCIONAMIENTO
DEL CONTROL
INTERNO DE LAS
INSTITUCIONES
PÚBLICAS.
DIRECCIÓN Y
COORDINACIÓN
• DIRIGIDO POR EL
PRESIDENTE DE LA
REPÚBLICA.
• APOYADO Y
COORDINADO POR
EL CONSEJO ASESOR
DEL GOBIERNO
NACIONAL EN
MATERIA DE
CONTROL INTERNO.
TITULARIDAD DEL
CONTROL
• EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA,
LOS MINISTROS Y DIRECTORES DE
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS
EJERCERÁN EL CONTROL
ADMINISTRATIVO SOBRE
ORGANISMOS O ENTIDADES QUE
CONFORMAN LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA.
CONTROL ADMINISTRATIVO
• NO COMPRENDERÁ
LA AUTORIZACIÓN O
APROBACIÓN DE
LOS ACTOS
ESPECÍFICOS QUE
CONFORME A LA
LEY COMPETA
EXPEDIR A LOS
ORGANOS INTERNOS
DE ESOS
ORGANISMOS Y
ENTIDADES.
CONVENIOS PARA LA
EJECUCIÓN DE PLANES Y
•
PROGRAMAS
LA NACIÓN Y LAS • EN LOS CONVENIOS
ENTIDADES SE DETERMINARAN
TERRITORIALES PODRÁN
LOS COMPROMISOS Y
CELEBRAR CONVENIOS
CON ENTIDADES OBLIGACIONES DE
DESCENTRALIZADAS LAS ENTIDADES
PARA LA EJECUCIÓN DE ENCARGADAS DE LA
PLANES Y PROGRAMAS EJECUCIÓN, PLAZOS,
QUE SE ADOPTEN INFORMACIÓN E
CONFORME A LAS
NORMAS SOBRE
INSTRUMENTOS DE
PLANEACIÓN. CONTROL
CONVENIOS DE
DESEMPEÑO
• DETERMINAN OBJETIVOS,
PROGRAMAS DE ACCIÓN EN LOS
ASPECTOS DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO Y TÉCNICOS
PARA ASEGURAR
REESTABLECIMIENTO DE LAS
CONDICIONES PARA EL BUEN
DESEMPEÑO DE LA ENTIDAD.
Sistema Nacional de
Control Interno
1er trim.
2do trim.
3er trim.
4to trim.
garantizar el logro de los
resultados previstos.
RESPONSABLES DEL
PROCESO DE PLANEACION
• Nivel Directivo
• Niveles y Areas de la Organización.
• Oficinas de Planeación.
• Oficina de Control Interno.
RESPONSABLES DEL
PROCESO DE
ORGANIZACIÓN
• Oficina de Control
Interno o quien haga
sus veces.
RESPONSABLES DEL
PROCESO DE EVALUACIÓN
• Nivel Directivo.
• Todos los niveles o áreas de la
organización.
• Oficina de Planeación.
• Oficina de Control Interno o quien
haga sus veces.
OPERATIVIDAD DEL
S.N.C.I
• Su funcionamiento se fundamenta en el
ejercicio de las competencias y
responsabilidades asignadas a:
– Presidente de la República.
– Consejo Asesor del Gobierno Nacional.
– Comité Interinstitucional de C.I.
– Comité de Coordinación del S.C.I
– Unidad Básica del Sistema Nacional de
Control Interno (SNCI)
NOMBRAMIENTO DE LOS JEFES
DE CONTROL INTERNO(I)
• En las entidades y organismos de
Orden Nacional se efectúa por parte
de la autoridad competente conforme
a la delegación prevista.