EVENTO
ORIGEN DEL EVENTO
El origen de los eventos se remonta al
año 2,700 a.C en Tyre una ciudad
fenicia del Mediterráneo, pero fue en
Delfos ciudad de la antigua Grecia,
que
se comenzaron a celebrar las primeras
ferias. Posteriormente los romanos
tomaron de los griegos ésta modalidad
extendiéndola por toda Europa a
medida que iban construyendo su
imperio. Las ferias contaban con una
frecuencia anual y surgieron
de un modo espontáneo generado por la
necesidad o ley natural de unir la oferta con la
demanda, además de la necesidad de
conectarse entre individuos.
De allí provienen algunos términos de la
organización de eventos, “feria” que proviene
del latín (feriae) que significa vacaciones, el
objetivo de su celebración era la venta de
bienes y servicios. Y “exhibición” o “exposición”
también del latín (expositio) que significa
exponer. Los términos feria y expo son
utilizados actualmente por las empresas para
referirse a eventos para promocionar y vender
sus productos o servicios.
 ¿QUE ES EVENTO?
Evento viene de eventualidad, actividad especial que se realiza fuera de la
rutina regular para celebrar un acontecimiento, lo que implica concertación,
planeación, organización y ejecución. Entre los eventos más usuales y
frecuentes están: la celebración de los 15 años, matrimonios, congresos anuales
de odontólogos, médicos, arquitectos, banquete del millón.
El manejo y organización de eventos es parte integral y significativa de la
actividad turística mundial.
Su realización ha ejercido una influencia en el desarrollo turístico y hotelero y
cada día se busca una mejor satisfacción del usuario, cada vez más exigente.
Esperamos en el desarrollo de este curso dar conceptos claros y sencillos que le
permitan tener éxito en la organización y desarrollo de los objetivos.

Eventos deportivos
Eventos deportivos locales: Son
eventos que normalmente no
generan repercusión económica ya
que interesan a pocas personas y no
tienen repercusión mediática a nivel
mayor que en las ciudades
pequeñas.
Eventos deportivos regionales o
nacionales: Este tipo de eventos por
el contrario que los anteriores, si
generan una derrama económica
significativa ya que atraen a
periodistas y turistas a nivel nacional.
Macro eventos deportivos: Estos
eventos son asociados de forma
exclusiva a una ciudad y atraen a
medios internacionales generando
un gran impacto económico y
atrayendo a turistas de todo el
mundo.
Mega-eventos deportivos: Este tipo
de eventos son aún más grandes que
los anteriores. Un ejemplo de ellos son
las Olimpiadas o el Mundial de
Futbol.
Eventos
empresariales
Congresos y convenciones:
cuentan con una gran
logística y protocolo,
llegando a ser junto con las
ferias los eventos
empresariales más
duraderos, ya que pueden
durar meses e incluso años.
En las convenciones
normalmente se debate un
problema.
Las conferencias: Se trata de
una exposición a cargo de
una o más personas, con el
objetivo principal de
transmitir una información a
los asistentes. Al finalizar esta
exposición, el público suele
realizar preguntas a los
ponentes o conferenciantes.
Eventos
Eventos religiosos
académicos
Congresos: al igual que en
los congresos empresariales
en los congresos se Eventos
debaten temas característicos
previamente asignados.
de cada
Simposio: Son reuniones religión: Como
compuestas por
pueden ser el
especialistas que disponen
de unos 20-45 minutos para Bautismo,
dar al público una visión Comunión,
general de la materia que Boda… En el
trata. cristianismo.
Seminario: Están Retiros religiosos.
compuestos por un ponente Seminarios
distinguido y profesional religiosos.
que expone y tema en 1, 2
o, incluso más días.
Debate: Es una discusión
grupal, normalmente de
unos 60 minutos formada
por pocas personas y un
coordinador.
 LA IMPORTANCIA DE LA
ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
Cuando se trata de organización de eventos profesionales o de importancia, la improvisación no es buena. La
importancia de una buena organización de eventos se pone de relieve cuando empiezan los fallos, los nervios
y los errores. En ocasiones este sector o estos profesionales no se valoran como se debería, y es que no
cualquier persona puede organizar eventos, se necesitan conocimientos de protocolo, del mercado de
proveedores, métodos organizativos, una mente organizada y una buena formación que nos dé seguridad en
lo que realizamos.
¿Qué es lo más importante a la hora de organizar eventos para una gran compañía? Aunque podríamos
decir muchas cosas, hablaremos principalmente de cuatro factores.
1. Tener claros los objetivos de la compañía: es importante tener una profunda conversación con la
empresa para conocer qué busca con el evento, qué mensajes quiere mandar, cuales son los valores de su
organización o marca y, muy importante, qué presupuesto tenemos. Así fundamentaremos nuestras
decisiones y organizaremos un evento en consonancia con la empresa, ayudando de esta manera a que
cumplan sus objetivos.
2. El tiempo: Organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas consejeras. Realizar un
planning y un timing realista es de vital importancia.
3. Tener una buena red de proveedores: Esto nos ahorrará tiempo a la hora de buscar materiales o
recursos que necesitemos para el evento y nos dará tranquilidad y seguridad si conocemos de antemano al
proveedor, sobre todo en profesionalidad.
4. Plan B: en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por ello, si
tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a contar, nos evitará sufrir
contratiempos irremediables.
AGENTES QUE
INTERVIENEN EN UN
EVENTO
ORGANIZADORES: Es el grupo de personas que se encargan de
planear, dirigir, y organizar el evento. En este grupo se encuentran los
coordinadores de cada comité.

CONFERENCISTAS: Son los encargados de expresar y dar el

conocimiento a los participantes del evento, en pocas palabras son la
parte técnica y académica del evento.

ASISTENTES E INVITADOS: Son los receptores del evento ya que por ellos
fue elaborado el evento.
 ACTO DE APERTURA
Todos los eventos en los que van a participar distintos oradores a través de las
actividades que proponen los organizadores, duren medio día, un día o
varios, suelen contar con una apertura “oficial” en la que se da la bienvenida
a los asistentes.
El momento en el que se realiza, depende de la duración total de tu evento.
Hasta un día de duración, generalmente, se programa a primera hora de la
mañana, luego de dar un tiempo para la acreditación y antes que
comiencen las actividades propias del evento. Si el encuentro va a durar más
de un día, muchas veces el acto de apertura se realiza al finalizar la última
actividad de primera jornada, generalmente en el mismo predio que el
evento. Si el presupuesto te alcanza, puedes sumar a la inauguración, un
cocktail o cena que tendrá como fin, el intercambio social entre colegas.
 CUÁNDO HACER EL
COCKTAIL DE BIENVENIDA?
Es perfecto hacerlo entre la ceremonia, ya sea civil o religiosa, y el banquete.
Cuando los invitados van llegando al lugar de la celebración.
La gente va llegando, y hasta que lleguen los últimos no se puede empezar a
hacer el aperitivo, así que el cocktail de bienvenida es genial para ese
momento.
Además, los novios pueden aprovechar para hacerse las fotos sin
preocuparse por que sus invitados estén sin hacer nada. Y cuando ellos llegan
al lugar de la recepción pueden saludar a todo el mundo tranquilamente
mientras se celebra el cocktail.
 COMO HACER UN ACTO
DE CLAUSURA
Ya sea que estés cerrando una conferencia académica, una reunión de negocios o una
reunión familiar, tus palabras de clausura serán la última cosa que los asistentes escuchen.
Como tales, tienen una gran influencia en cómo la gente mira hacia atrás en tu evento.
Hacer comentarios de cierre requiere que seas completa, concisa y optimista. Hazlo, y tus
oyentes se irán llenos de expectación para tu próximo evento.
Paso 1
Resume el evento que estás cerrando. Recapitula brevemente lo que ha pasado durante tu
evento. Celebra los desafíos, pero céntrate en los éxitos.
Paso 2
Da las gracias a los que han contribuido al evento. Agradece a los asistentes en general, y
señala a los que organizaron el evento, hablaron o ayudaron a hacer esto posible.
Paso 3
Expresa la esperanza para el futuro. Se le puede pedir a la gente que aproveche el trabajo
realizado durante una conferencia, o simplemente esperar verlos a los asistentes en tu
próxima reunión. En esta sección de tu discurso, que estás haciendo la transición de hablar
sobre el pasado para hablar sobre el futuro, expresa tus esperanzas brevemente pero con
fuerza.
Paso 4
Agradece de nuevo a los asistentes y desea un buen viaje de regreso.
 CENA GALA
Una cena de gala tiene que ser el colofón final para eventos corporativos. Y si
no es un acto perfecto, los asistentes se quedarán con un regusto amargo
final. Por ello, es muy importante organizar una cena de gala para eventos de
forma perfecta. Así pues, tenemos que tener en cuenta no solo la comida,
sino también la decoración de las mesas, la distribución de las mismas, la
ambientación del espacio… Mil detalles que harán que nuestra cena de gala
sea el culmen ideal para poner fin a nuestro evento.
 LA GASTRONOMÍA Y LA
DECORACIÓN EN UNA CENA DE
GALA
Aunque la tendencia actual en las celebraciones es realizar cocktails o bufets más
informales, las cenas de gala son siempre distinguidas y las más adecuadas para
según qué eventos. Por ello, tenemos que tener en cuenta la gastronomía que
elegiremos, acorde con las características de nuestros invitados. Por ejemplo,
debemos tener en cuenta las alergias o las preferencias gastronómicas
(vegetarianos, veganos, intolerantes a diferentes alimentos…). Para ello, lo mejor es
dejarnos asesorar por el catering. En Guadalquivir Catering contamos con diferentes
opciones de menús, totalmente personalizables, para conseguir que la cena de gala
sea perfecta.
Otro elemento que no deberemos dejar de lado es la decoración. No en vano, es lo
primero en lo que nos fijamos cuando llegamos a un evento. Por ello, en Guadalquivir
Catering contamos con un departamento específico de decoración, especializado
en adaptar el espacio a las necesidades del cliente. Tenemos más de 40 tipos de
mantelerías con diferentes colores y texturas, varios tipos de vajillas y bajo platos para
combinarlos de forma elegante, distintas variedades de cristalerías y cuberterías…
Todo un mundo de posibilidades para adaptar los colores corporativos y la identidad
de marca de cada empresa.
 OBJETIVOS
El objetivo es donde se identifica la finalidad hacia la cual debe dirigirse el
recurso y el esfuerzo para dar cumplimiento los propósitos. algunos objetivos
del evento. Son los siguientes.
• Motivar
• publicar
• Planear
• Establecer
• Organizar
 DIRECTRICES PARA LA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación
de las cosas y personas que integran una empresa. Es un proceso que comprende
actividades de planeación…
La organización y planeamiento de cualquier acto requiere mucho tiempo, por muy
sencillo que sea; se utilizan muchos servicios diferentes por lo tanto hay que controlar
el buen funcionamiento de cada servicio del mismo y los mil detalles que comporta.
Hay pautas que facilitan y regulan la tarea organizativa cuando tu responsabilidad
sea llevar a cabo un acto, como a nivel particular y empresarial.
En primer lugar debemos tener en cuenta que todo acto se divide en tres partes:
• Las actividades previas al acto (PRE-ACTO)
• Preparación del acto (ACTO)
• Las actividades posteriores al acto (POST-ACTO)
 POBLACIÓN
OBJETO
El término población objeto, se refiere a los tipos de consumidores o público
en los que las empresas se centran a la hora de orientar la publicidad o la
comercialización de sus productos o servicios.
El mercado meta representa el segmento, población, grupo de consumidores
o usuarios a los que se espera llegar y en ellos se concentrarán los esfuerzos
de mercadeo.
Una población objetivo, puede ser también clientes de potenciales negocios.
En cualquier caso, el objetivo de la utilización de un mercado meta, es la
captación de una parte, cuota o proporción importante de éstos clientes,
mediante un esfuerzo eficiente de mercadeo.
Para una empresa nueva, es prudente estudiar las poblaciones objetivo de los
competidores de mayor trayectoria a los fines de determinar a qué personas
van a apuntar y en qué elementos podrían diferenciarse.
 UBICACIÓN
GEOGRÁFICA
En muchas ocasiones la localización geográfica y la estación
del año en que se debe desarrollar te orienta en una u otra
solución. La planificación de los eventos debe empezar con
bastante antelación. Por eso hay que pensar bien en las
probabilidades que tenemos de disfrutar de un clima acorde
con nuestra decisión. No siempre es fácil acertar en las
predicciones meteorológicas, solo hay que ver a las mujeres y
hombres del tiempo de TV. Por eso en muchas ocasiones
tenemos que disponer de un plan B ante inclemencias del
tiempo. Aparte del clima las condiciones de montaje de los
equipos e instalaciones es otro factor a tener en cuenta.
además que ubicaciones o recintos indoor, suelen contar con
servicios que ya no requieren instalación propia.
Infraestructura Muebles y Utilería Equipos Sistema de sonido

Techo Muebles según la ocasión Plantas eléctricas Amplificadores, consolas,

Carpas Silletería especial Baterías de baños controladores,
Tarimas Alfombra Disponemos procesadores y efectos.
Pasarelas Manteles, lencería y infraestructura de sonido Ecualizadores, sistemas
Panelería y tableros para platería propia, la más completa, de altavoces, sub bajos.
escenografía Telones de colores potente y especializada Monitores, micrófonos,
Vallas y muros de de la región. accesorios.
contención Contamos con la Minitekas.
ingeniería y la capacidad
técnica necesaria para
prestar el servicio a
eventos y artistas de talla
internacional.
Sistema audiovisual Sistema de iluminación Efectos especiales Espacios

tecnológica, circuitos Consola de luces: Cámaras de efectos, Gestión y trámite de

cerrados de tv, equipo y Leprecon, Eurolight LC, compresores, pyropcak. espacios especiales e
pantallas. Banco dimmer, CLE, DMX Máquinas de: Burbujas, institucionales como
Televisores. operador. humo, espuma. salones y auditorios para
Pantallas gigantes de Luz par 64, par LED, Dragón explosiones de recepciones y eventos.
LED. cabezas móviles, seguidor, fuego, pólvora de salón, Gestión de fincas,
Video beam, luces robóticas, luz de show de pirotécnia. condominios y clubes
computadores, tabletas, público. Cañón ventury, cryoJet, para actividades
impresoras, fax. Luces laser, strober, lanza llamas y especiales
acuamanía, barras serpentinas.
 INSTALACIONES LOCATIVAS
SUPERFICIES DE TRABAJO Pisos, Cintas, tapetes, rejillas, muelles, etc. VIAS DE
ACCESO Carreteras, pasillos, escaleras, etc.
SISTEMAS DE VENTILACIÒN Aire acondicionado., extractores TUBERÌAS
BODEGAS DE ALMACENAMIENTO Derrames Obstáculos Defectos Desniveles
Cintas anti desliz. Accesibilidad Demarcación Dimensiones Iluminación Estado
Funcionamiento Mantenimiento, Ubicación, Código, colores, Estado
Materiales, Aislamiento, Ubicación, Segregación, Controles, Diseño,
Señalización y Normas.
 MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
instrumento administrativo que contiene en forma explicita, ordenada y sistemática información
sobre objetivo y políticas de la cualquier institución o empresa. Cada organización o empresa
tiene su manual o estatuto para llevar a cabo un buen manejo administrativo.
COORDINADOR GENERAL.
NATURALEZA DEL CARGO
Coordinador general del evento es el encargado de coordinar y supervisar las actividades de los
diferentes comités que tiene a su cargo.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:
1. Verificar que los recursos sean bien utilizados
2. Planear los tiempos de ejecución de las actividades
3. Proponer soluciones que resuelvan los inconvenientes que se puedan presentar
4. Analizar la distribución y utilización de los recursos
5. Autorizar la compra de los materiales para el evento
6. Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades realizadas por los comités
7. Garantizar la calidad del evento
8. Evitar al mínimo los inconvenientes.
 EQUIPOS, MATERIALES Y
ELEMENTOS REQUERIDOS PARA
LA ORGANIZACIÓN Y
REALIZACIÓN DE EVENTOS.
 LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL PARA EL PERSONAL
ASISTENTE AL EVENTO GENERAL
SEÑALIZACION
En la preparación del evento se pondrá a disposición del publico la señales tanto de evacuación como de
información apoyados por el personal de seguridad que son necesarias desde el momento mismo que se
inicia el evento
PRIMEROS AUXILIOS
Dotación de todas las ambulancias de traslado:
Cilindro de oxígeno con manómetro y vaso humidificador.
Este cilindro debe mantener mínimo tres metros cúbicos y máximo seis de capacidad.
Ambú con máscaras (adulto y pediátrico) con bolsa reservatorio de oxigeno.
Cánulas de Gueldelg 2, 4, 5.
Aspirador de secreciones portátil.
Sondas de aspiración.
Fonendoscopio.
Tensiómetro Termómetro.
Juego de collares cervicales.
Inmoviliza dores rígidos, livianos y neumáticos.
Botiquín de primeros auxilios con tres pares de guantes desechables, un paquete de gasas estériles, un
paquete de apósito, tres cintas adhesivas, equipo de micro y macro goteo, un lactato de ringer, solución
salina, frasco de isodine, vendaje elástico, frasco plástico de alcohol, jeringas desechables, jelcos pinzas,
tijeras estériles, agua para el consumo humano.
 INSTALACIONES Y LOS EQUIPOS
AUDIOVISUALES

La selección de un lugar depende considerablemente de la

envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina
por el número de participantes, las actividades realizadas durante el
evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.
Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el
director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que
dicho lugar le permita incorporar promoción in situó de su evento.
Tenga en cuenta los siguientes aspectos:
• Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.
• Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.
• No existen obstrucciones visuales en la sala.
• Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).
• Posibilidad de controlar la luz natural.
• Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
• Acceso cercano a los aseos.
 TIPOS DE PARTICIPANTES
DE ACUERDO CON LA CLASE
DE EVENTO
Conferencistas :persona que expone en publico sobre algún tema
Oponentes : una persona que puede aportar sus ideas, ideologías.
Asistentes o invitados : quienes asisten como receptores y a quienes van
dirigidos todos los esfuerzos
Colaboradores: quienes ayudan a planificar y organizar el evento.
 PROTOCOLO
El protocolo, en su definición más utilizada, hace referencia a distintas
conductas y reglas que las personas en una determinada sociedad deberán
conocer y respetar en ocasiones específicas, tales como en ámbitos oficiales
por una razón en especial o porque posee algún cargo que requiere de este
protocolo.
CLASES DE PROTOCOLO
PERFIL DE LOS ASISTENTES
 FECHA Y DURACIÓN DEL
EVENTO
El evento demora de acuerdo las políticas que trabajan la empresa
o institución
FIN