DOCUMENTOS TÉCNICOS

EM LOGÍSTICA

Nome: Pamela Mecca Kunzler

 NORMAS

São padronizações a serem seguidas, tem

como finalidade manter tudo em ordem.
 EXEMPLO DE NORMAS

A-FRAME: sistema de alta eficiência apto a

separar muitos pedidos em pouco tempo, e
reduzindo o quadro pessoal;
ABC: recurso que possibilita que a empresa
tenha uma melhor percepção sobre como e onde
ter lucros.
 PROCEDIMENTOS

É um conjunto de atividades interligadas

entre si, propõe alcançar determinado
resultado.
 EXEMPLOS DE
PROCEDIMENTOS

 ARMAZENAGEM DE PRODUTOS: É a separação

de produtos por setores ou ordem alfabética;
 MOVIMENTAÇÃO DE CARGA: Para este processo
é essencial ter a assistência de uma empilhadeira e
paleteiras ajudando o processo ser mais eficiente.
 LEIS
 É as normas estabelicidas por uma autoridade pública.
 EXEMPLO DE LEIS
 PEDÁGIOS: Os veículos de transporte que circulam sem carga não
pagaram taxas de pedágio dos eixos que mantiveram suspensos;
 PRAZO PARA CARGA E DESCARGA: Prazo de 5 horas,(sendo
contado a chegada do veículo ao endereço do destino), após isso, o
camioneiro irá pagar uma taxa de R$ 1,38 por tonelada/ hora .
REGULAMENTOS
INTERNOS
 CATÁLOGOS

Consiste em mostrar organizadamente

produtos, serviços e publicações.

Melhora a relação entre o cliente e o

vendedor;

Valoriza produtos, serviços e publicações.

 MANUAIS

Utilizadas como guias de instruções.

MANUAL DO ARMAZENAMENTO: Serve para

armazenar o produto até o seu despacho;
MANUAL DE TRANSPORTE: Consiste em transportar
a mercadoria com integridade, na data prevista e com
baixo custo.
 NOTA FISCAL

 Nota fiscal é um recibo obrigatório após qualquer

transição de vendas de produtos , servem também para
recolhimento de impostos.
 EXEMPLOS DE NOTA FISCAL
 Trata-se de um documento digital emitido, auxilia nos
negócios;
 Simplifica o controle de movimentação de mercadorias.
TRIAGEM E DISTRIBUIÇÃO
D E D O C U M E N TO S
 OBJETIVO DA GESTÃO DE
D O C U M E N TO S

 É necessário ter uma tabela de temporalidade

desenvolvidas no SIGER, estabelecendo se os arquivos
serão excluídos ou transferidos, ou seja, a tabela é um
instrumento fundamental para exclusão ou remoção.

 Esta tabela consiste no estudo de identificação;

 Seu principal objetivo é controlar o volume da emissão de

documento.
 SEGUNDO CONARQ, A GESTÃO DE
DOCUMENTOS TEM COMO PRÁTICA:

 Separação de correspondências de instituição,

informações gerais do documento;

 Registro e controle de documentos , faz anotações do

protocolo dos arquivos que são recebido de vários setores;

 Verificar se não está faltando anexos ou folhas nas

correspondências.
 A G E S T Ã O D E D O C U M E N T O S PA S S A
P O R T R Ê S FA S E S :

1. Produção: Comprova a extensão documental sendo

produzida pela empresa ou instituição

2. Utilização e Conservação: É o método que guarda

documentos;

3. Destinação: Consiste no procedimento de

armazenamento de documentos dispostos no arquivo
corrente, intermediário e permanente.
 ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

 É o controle de documentos, facilita na gestão documental

informacional sendo comum se deparar com inúmeros
cenários.
 O qual tende a focar?
 Nas atividades que são desenvolvidas no arquivo, como o
protocolo;
 Organização por cronologia;
 Instrumentos de pesquisas;
 Automação;
 Tipologias de documentos;
 Material e mobiliário;
 Devem ser feitas algumas questões para que o
planejamento seja eficiente, precisando ser padronizadas,
com informações sucintas no cabeçalho, devendo constar a
marca da empresa, o nome do documento, código, número
de página e a revisão do documento.
C O N T R O L E D E D O C U M E N TO S

 Para um melhor controle a planilha Excel é fundamental.

TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO
 CONCEITO DE ARQUIVO

 Para uma melhor compreensão de como organizar os documentos,

é importante saber o que é um arquivo.

 Arquivo são documentos produzidos por pessoas nas suas

atividades.

 Para as empresas, alguns dos documentos comum são as atas de

reunião da diretoria.
 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
 Segundo a entidade
 Arquivos Públicos: É a conservação e a restauração de bens
sociais e culturais.
 Classificação em: Federal, Estadual, Municipal;
 Arquivos Institucionais: Consiste em explicar a sua inclusão como
parte do patrimônio. Tipos: igrejas, clubes, associações e escolas;
 Arquivos Comerciais: Consiste em visar e suportar as
necessidades comerciais da instituição. Servindo como garantia
fiscal, funcional, econômica e social;
 Arquivos Pessoais: É constituídos por documentos de figuras
significativas na sociedade do contexto político, cultural ou artístico.
 Segundo a natureza dos documento

 Arquivo especial: Consiste em arquivar e processar os

documentos que não são em papel;

 Arquivo especializado: Foca em um determinado tipo de

arquivo. Este arquivo reúne vários tipos de documentos em
uma única temática ou campo de reconhecimento.
 Segundo os estágios da evolução

 Arquivos correntes: (primeira idade) formados por documentos de

uso frequente;

 Arquivos intermediários: (segunda idade) consiste em

documentos que não tem o uso frequente, mas os departamentos
podem solicita-los;

 Arquivos permanentes: (terceira idade) são documentos que

perdem o valor jurídico, mas são guardados pelo valor histórico.
 Segundo a extensão da atuação
• Arquivos gerais ou centrais: gerencia, guarda e preserva
documentos;

• Arquivos setoriais: fundos documentais produzidos por um

setor.
 TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS

 Consiste na classificação alfabética, numérica,

alfanumérica, cronológia, geográfica, ideológica, decimal
universal, decimal de Dewey, automática.
 CATALOGAÇÃO DE ARQUIVOS

 A catalogação define cada coleção de arquivos com uma característica

comum.

 Para poder separar corretamente os arquivos existem 9 áreas especificas:

1. LOCALIZAÇÃO: Consiste em informar as condições de acesso deste

documento;

2. IDENTIFICAÇÃO: É a área que contem informações de singularidade do

documento;

3. DESCRIÇÃO FÍSICA: É as dimensões do documento: volume, extensão,

páginas;

4. ACESSO E UTILIZAÇÃO: Consiste em informar condições dos direitos

autorais ou regulamentações que limitam o acesso ao documento.
5. CONTEÚDO E ESTRUTURA: É para informar o tema principal do
documento;
6.EDIÇÃO: Para documentos que não são editados. Contem: editorial,
cidade, data de publicação...
7.Contexto: Contem origens de documentos: produção, acumulação,
conservação, composição, tradução;
8. NOTAS: Informações que não foram especificadas anteriormente;
9.CONTROLE: São informações de quem elaborou para o caso de
relatar falhas.
 ESTRUTURAS BÁSICA DO ARQUIVO

 Recursos Humanos

 É responsável pela execução dos arquivos.

 É preciso que tenha uma conta de todas as informações dos

arquivos e para isso é indispensável ter a presença de um
profissional (arquivistas, documentalistas), profissionais
administrativos, sendo técnico geral, estagiários na área de
informação (arquivologia), profissionais da informática.

 Instalações

 Temperatura 22ºC;

 Iluminação: Led;
 Área arejada;

 Dedetização periódica;

 Sistema antifogo;
 RECURSOS MATERIAIS NECESSÁRIOS

 Mobiliário: Armazenamento (estantes), visando a

economia de espaço;

 Acessórios: Pastas, caixas, todas de a/z com

identificação.
 LEVANTAMENTO DE DADOS

 Começa examinando os documentos da instituição

mantedora do arquivo, sendo necessário analisar os tipos de
gênero de documentos, as mais utilizadas em uma empresa
são as cartas, as faturas, os relatórios e etc.

 O diagnostico do arquivo permite obter a informação por

meio de sua avaliação.
 ANALISE DE DADOS COLETADOS

 Com a analise de dados é possível averiguar, atividades e

documentação real da operação. Consiste em ter uma boa
classificação documental, a qual deve atender critérios
básicos.
 PLANEJAMENTO

 É preciso que seja formulado um plano com disposições e

com as necessidades da organização.