1

2.
EL PROCESO DE
PLANEACIÓN Y EL
PROCESO DE
ORGANIZACION
 2
Elemento de competencia

Comprende las funciones de planeación y

organización como parte de la fase estructural
del proceso administrativo y herramientas que
definen el curso y diseño de los sistemas
organizacionales.
 ¿QUÉ ES
¿QUÉ ES PLANEAR?
ORGANIZAR?

EJEMPLO DE PLANEAR Y ORGANIZAR EN SU VIDA

COTIDIANA.
 PROCESOS ADMINISTRATIVOS

ESTRATEGIA

Proyecto .
Procesos Administrativos: Teoría y Practica

En grupos de trabajo conformados de manera interdisciplinar los estudiantes simularan la creación de

una organización, aplicando cada uno de los principios, herramientas y practicas adquiridas en el
marco de la asignatura procesos administrativos en su organización.

TALLER N° 01-APLICANDO CONCEPTOS.

1. NOMBRE O RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA
2. ACTIVIDAD QUE DESARROLLA LA EMPRESA-BENEFICIOS O UTILIDAD PARA LA SOCIEDAD.
3. CLASIFICACIÓN. (Con animo o sin animo de lucro-clasificación empresa)- Explicar cada uno de los componentes
señalados.
4. RECURSOS NECESARIOS PARA OPERAR
 2017-1

PLANEACIÓN

Profesora.
Martha García Samper
mgarcia20@cuc.edu.co
 Indicadores
✖ Identifica las generalidades del proceso de la planeación como
herramientas de ejecución efectivas ante la necesidad de la
implantación de sistemas adecuados de administración.
✖ Describe los componentes de un plan estratégico y operativo
haciendo uso de los elementos y fases del proceso de
planeación.
✖ Establece los principios y las etapas del proceso de
organización teniendo en cuenta la conceptualización de
responsabilidad, poder y autoridad.
✖ Distingue la relación fundamental de los procesos de
planeación y organización para el éxito organizacional.
 7

¿Qué se va hacer?
Elegir

Planear

¿Se cumplió el objetivo?

Controlar Organizar ¿Cómo se va a hacer?
Medir
Estructurar
Corregir
Integrar
Mejorar

¿Cómo se ejecuta lo Dirigir

planeado?
Influir
Conducir

Proceso Administrativo.
https://www.youtube.com/watch?v=SbaezTX6NzE
 “La planeación es la determinación del
“Planear es decidir con anticipación que se debe
rumbo hacia el que se dirige la
hacer, como se debe hacer, cuando se debe hacer,
organización y los resultados que se
con que se debe hacer y quien lo va hacer”.
pretende obtener mediante el análisis del
entorno y la definición de estrategias”
Koontz, O’Donell y Heihrich
.

Es un modelo de experimentación con ideas (simulación

mental) sobre la manera de asignar recursos valiosos de
la empresa, antes de someterlos al riesgo que implica las
condiciones del entorno.
José María Mendoza

PLANEACIÓN
 Si se quiere que el esfuerzo
del grupo sea efectivo, las
personas deben saber lo que
se espera que cumplan.

La segunda
La primera responsabilidad de un
responsabilidad de un gerente es decidir la
gerente es asegurarse orientación futura de la
de que todos
comprendan tanto el
Planeación organización y la manera
de lograrlo. Ésta es la
proyecto a realizar función de la planeación,
como los objetivos del la base de todas las
grupo y los métodos funciones gerenciales
para alcanzarlos
Planear es la actividad
mas importante pues de
ella dependen el resto de
las funciones, pues se
organiza, dirige y controla
lo planeado
Un Plan es…
 Una intención
 Imaginar una situación
futura y trabajar para
construirla.

“la mejor forma de evitar el futuro es

inventarlo”. Alan Kay
… Entonces, ¿Qué es la Planeación?

Requiere tomar
Definir Seleccionar
decisiones, es
objetivos o misiones y
Trazar las decir, elegir
Lo que va a resultados a objetivos, y
metas para una acción
hacer en una alcanzar, al decidir sobre
fijar dentro de entre varias
organización igual que los las acciones
ellas acciones alternativas
medios para necesarias
para alcanzar
realizarlos. para lograrlos
los objetivos
 Para reflexionar!!

Hay muchas críticas respecto a la planeación: en un

mundo cambiante es imposible planear el futuro y
responder a este.
La planeación impide la creatividad e innovación,
factores claves en escenarios de cambio e
incertidumbre
¿está en decadencia? ¿Existe una falta de
confianza en la planeación?
Ventajas
• Define el rumbo de la organización de tal
forma que todos los esfuerzos y
recursos se dirijan hacia su consecución.
• Establece alternativas para hacer frente a
las contingencias que se pueden
presentar en el futuro.
• Reduce al mínimo las amenazas, se
aprovechan las oportunidades del
entorno y las debilidades se convierten en
fortalezas.
• Establece la base para efectuar el control .
Utilidad.
• A través de la planeación se plantea el rumbo
hacia donde se dirige la organización
• Gran parte del éxito de cualquier empresa
depende de la planeación.
• Mediante la planeación se responde a las
preguntas: ¿qué queremos?,
• ¿quiénes somos?, ¿hacia dónde nos dirigimos?
• con la planeación se promueve la eficiencia, se
optimizan recursos se reducen costos y se
incrementa la productividad al establecer
claramente los resultados por alcanzar .

PLANEACIÓN
¿Por qué es importante la planeación en una empresa?

Facilitan la
identificación de
los empleados con
Para poder la empresa,
orientar todas las motiva a reducir la
decisiones y los incertidumbre y
Para optimizar los colaboradores
recursos aclarar lo que es
tengan claridad de importante
Para responder en hacia donde se conseguir
forma efectiva a enfocarán los
los cambios y esfuerzos
conseguirlos

“Si no tienes claro a donde ir cualquier

camino es adecuado”.
 16
Planeación

NIVELES
 Se realiza en los altos niveles de la organización. Se refiere a la
Estratégica. planeación general; generalmente es a mediano y a largo plazo, y a
partir de ésta se elaboran todos los planes de los distintos niveles de la
empresa.

Comprende los planes que se elaboran en cada una de las

Táctica o áreas de la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.
Se diseña de acuerdo con los planes tácticos; y, como su nombre lo
funcional. indica, se realiza en los niveles operativos.

Operativa. Se diseña de acuerdo con los planes tácticos; y,

como su nombre lo indica, se realiza en los niveles
operativos.

NIVELES
 18
Planeación

PRINCIPIOS
 20
Planeación

Planeación Valores/
Misión Visión
estratégica filosofía

Análisis del
Objetivos Estrategias Políticas
entorno

Programas Presupuestos

PROCESO
 1. MISIÓN
El propósito específico de una organización.
Indica lo que le da sentido a los esfuerzos o ideas
que motivaron su creación, asi como las
características perdurables de la misma.
 Esencia. ¿Qué es y que debe hacer?
 Producto o servicio. ¿Qué hace o debe hacer la empresa?
 Mercado. ¿Para quién lo hace o debe hacerlo?
 Motivo. ¿Por qué hace lo que hace? Lucro, bien social, etc. (Lerma,2007).
 1. ESENCIA
¿Qué es o debe ser?
Necesidades,
2. PRODUCTO deseos, gustos
3, MERCADO
y/o intereses
(expectativas)

¿Qué hace y debe hacer el ¿Quiénes son y debe ser

¿Por qué lo hace o debe hacerlo? nuestros clientes? ¿Por qué
producto?
compran? ¿Cómo son?

Definición de producto(s) ¿Por qué lo hace o debe hacerlo? Definición del mercado

¿en que negocio estamos?

Definición del concepto de

la organización.
(misión)
 23
Planeación

ELEMENTO DEFINICIÓN PREGUNTAS/CARACTERISTICAS

Misión Propósito de la empresa. ¿Para qué y por qué existe la empresa?

¿Quiénes somos?
¿A qué nos dedicamos?
¿Cuál es nuestro valor agregado y/o ventaja
competitiva?

Compañía global de alimentos que busca cautivar al

consumidor a través de la innovación y el sabor de
sus productos. Sustentada en una marca sombrilla
fuerte, marcas reconocidas y de alto valor percibido,
comercializadas eficazmente para estar al alcance
de todos. Comprometida con un esquema de
sostenibilidad que involucra a todos sus Grupos de
Interés.

Misión
¿Qué debemos tener en cuenta para
elaborar una misión?

 Describir el propósito básico que da

sentido a la propia existencia de la
organización
 Debe señalar claramente las áreas
de prioridad para la empresa.
 Valores esenciales.
 Ámbito geográfico.
 Relaciones con quienes participan en
ella.
 2. Visión
Perspectiva de lo que se desea que llegue a ser y a
hacer la organización, al final del periodo que
comprende el plan estratégico.
Es un vistazo anticipado hacia la imagen que se
tiene del éxito o del futuro deseado.
 VISIÓN
+ Que quiero que la organización sea en el futuro
+ En donde deseo que este la organización al final del
tiempo del plan
+ Que quiero que la organización haga al final del tiempo
que abarca el plan
+ Descripción de la visión que se tiene para la organización
al final del tiempo que abarca el plan

ELEMENTO DEFINICIÓN
Visión La visión fija el rumbo de,
plantea retos, sirve como
punto de consenso, estimula
la creatividad y coordina
esfuerzos.
27
Planeación
PREGUNTAS/CARACTERISTICA EJEMPLO
S
¿Qué se nota como clave para el futuro? https://portal.colsanitas.com/portal/web/
¿Cuál es la oportunidad de crecimiento? eps-sanitas/mision-vision-osi
¿En qué negocios no deberíamos estar?
¿Quiénes son o deberían ser nuestros
clientes?
¿Qué es probable que cambie en nuestra
organización dentro de tres o cinco
años?

ELEMENTO
Filosofía Organizacional.
3. Filosofía organizacional
28
Planeación
DEFINICIÓN PREGUNTAS/CARACTERISTICAS EJEMPLO
La filosofía organizacional son el ¿Qué temas, valores y prioridades filosóficas son https://portal.colsanitas.com/funcionarios/web/mundo-
conjunto de valores, prácticas y importantes para el futuro de la organización? sanitas/valores-corporativos
creencias que son la razón de ser de la
organización y representan su http://www.grupobimbo.com/es/grupo-bimbo/filosofia.html
compromiso ante la sociedad. La
filosofía organizacional es
imprescindible para darle sentido y
finalidad a todas las acciones de la
empresa.
 4. Objetivos o metas

Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad; no sólo

representan el punto final de la planeación, sino el fin al que se dirige la
organización, la dirección y el control.
Concretan los resultados a alcanzar en un período de tiempo;
generalmente expresados en términos de crecimiento y de rentabilidad.
METAS: Son los resultados deseados en un horizonte de tiempo.

http://www.gruponutresa.com/inversionistas/perfil-de-la-compania/marco-estrategico/
 Objetivos de la organización
 Son los resultados deseados y Ubicados en
el tiempo
con una alta de probabilidad de
alcanzarlos.
Factibles Aceptables

 Su función es alcanzar lo
establecido en la misión y visión.
 Los objetivos deben ser:
Cuantificables OBJETIVOS Flexibles

S: Específicos
M: Medibles Participación
Convenientes
de personas
A: Alcanzables
R: Reales Obligatorios

T: Tiempo en especifico
(Steiner, 2000)
 Objetivos o metas Drucker (1998) “deben establecerse
objetivos para las áreas de
supervivencia:
Innovación
Comercialización
Productividad
Ganancia

Objetivo a largo plazo: duplicar los ingresos de la empresa en tres años con una rentabilidad promedio del 5%.

Objetivo anual: aumentar los ingresos por ventas en un 40% este año.

Objetivos anuales por áreas:

• Desarrollar dos productos nuevos (Investigación & Desarrollo).

• Incrementar la eficiencia de la producción en un 10% (Producción)

• Aumentar la cartera de clientes en un 20% (Comercialización)

• Transformar pasivos corrientes a largo plazo por 400 millones (Finanzas)

• Reducir el ausentismo laboral del 10 al 5% (Personal)

http://www.gruponutresa.com/inversionistas/perfil-de-la-compania/marco-estrategico/
 32

Planeación
ELEMENTO DEFINICIÓN PREGUNTAS/CARACTERISTICAS EJEMPLO

Objetivos Resultados o fines que • Establecer a un tiempo “Lograr una utilidad neta de 15
la empresa desea lograr específico. millones de pesos durante los dos
en un tiempo • Determinar cuantitativamente. próximos años”.
determinado. • Su redacción debe iniciar con
un verbo en infinitivo.

Objetivos
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
ENTORNO ORGANIZACIONAL
En la planeación estratégica es primordial conocer el
entorno, dado que los planes se elaboran en un ambiente
de incertidumbre

¿Cómo podemos
analizar el entorno?

Herramientas de diagnósticos
DOFA/FODA
 4. Análisis DOFA
El análisis DOFA, es un
modelo o instrumento de
gestión especifico cuyo
propósito es el desarrollo de
estrategias para mejorar
internamente y competir con
ventaja, aprovechando el
tiempo, lugar y
circunstancias que puedan
generar un beneficio o
eliminar un posible impacto.
 Análisis Interno
El análisis interno, tercer componente del proceso de planeación estratégica, se
concentra en revisar los recursos, la capacidad y las aptitudes de una empresa. El
propósito es detectar las fortalezas y las debilidades de la organización.

Son las limitaciones

Fortalezas y Debilidades
internas que se convierten
en desventajas.
Dificultan la consecución de
las metas y objetivos
Fortalezas
Todos los atributos,
capacidades, destrezas,
recursos o conocimientos que
permiten alcanzar el objetivo.
Estas colocan a la organización
en posición de ventaja frente a
Debilidades otras.
 Análisis Externo
El propósito fundamental de este análisis es identificar las oportunidades y amenazas estratégicas que
existen en el ambiente operativo de la organización que pueden influir en la forma en que se intente alcanzar
la misión y visión.
En esta etapa se deben examinar tres ambientes interrelacionados: el ambiente de la industria en el que
opera la compañía, el ambiente nacional o del país y el macro ambiente o el ambiente socioeconómico más
amplio.
Son circunstancias de
Amenazas y Oportunidades
riesgos potencial que se
pueden convertir es
escenarios desfavorables
para la organización.
Oportunidades
Situaciones de posible ventaja
para la organización que son
circunstanciales y que dependen
del entorno.

Amenazas
 5. Estrategias
 Stratos (“ejército”)
y agein (“conductor”, “guía”. Por lo
tanto, es el arte de dirigir las
operaciones militares.
 Es la forma en que se determinan los
objetivos básicos a largo plazo en una
empresa, la instrumentación de los
cursos de acción y la asignación de los
recursos necesarios para alcanzar
esos objetivos.
 Es la mejor forma de alcanzar los
objetivos

Sun Tzu “El arte de la guerra”

 39
Planeación
ELEMENTO DEFINICIÓN PREGUNTAS/CARACTERISTICAS EJEMPLO

Estrategias Globales. Se plantea el cómo Existen tantas estrategias como Diseñar una campaña publicitaria para
lograr específicamente objetivos se planteen en una radio y televisión durante todos los
y de la mejor manera organización. meses del año.
los objetivos.

Estrategia
 Son declaraciones o interpretaciones generales que
orientan o dirigen las reflexiones para la toma de
6. Políticas decisiones. No todas las políticas son declaraciones
a menudo sólo están implícitas en las acciones de
los gerentes.

Por ejemplo, el presidente de una compañía puede

seguir estrictamente (quizá por conveniencia, más
que por política) la práctica de promover al personal
interno, lo que puede interpretarse como política y
seguirse al pie de la letra por los subordinados.

Uno de los problemas que enfrentan los gerentes es

el asegurarse de que los subordinados no interpreten
como política decisiones gerenciales menores que
no tienen la intención de servir como modelo.
 Políticas
Las políticas deben ser consistentes
con un objetivo y ayudan a que este
se cumpla.
Las políticas ayudan a solucionar
problemas antes de que se vuelvan
serios, hacen innecesario analizar la
misma situación cada vez que se
presenta.
 Ejemplos de Políticas

 Ofrecer una beca integral de estudios en cursos de posgrado para funcionarios que alcanzaron el
nivel de “excelencia” en la evaluación de desempeño (política de recursos humanos).

 Evitar endeudamientos (política de finanzas).

 Comprar sólo a proveedores con certificación de calidad (política de compras).

 Atender de inmediato cualquier reclamación hecha por los consumidores (política de calidad y
relación con clientes).
7. Programas
Son un complejo de actividades especificas
a realizarse fijando tiempo y recursos a
emplear.

Por lo regular cuentan con el apoyo de un

presupuesto asignado. Pueden ser tan
importantes o secundarios.

Complejos de metas, políticas,

procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos necesarios para realizar un
curso de acción determinado.
 8. Presupuestos
Es el informe de los resultados esperados
expresando en términos numéricos.

Dado que hacer un presupuesto es evidentemente

planear, es el instrumento de planeación
fundamental en muchas compañías, ya que las
obliga a elaborar por adelantado (para una
semana o cinco años) una compilación numérica de
los flujos de efectivo, gastos e ingresos, gastos de
capital o utilización de mano de obra u horas
máquina esperados.
 47

PROYECTO
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
TEORIA Y PRACTICA
FASE 1.PLANEANDO
48