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ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Conceitos e objetivos
Eventos especiais
São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planeadas e criadas
para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos
de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma
atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a
autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In
Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da
organização de um evento.
•Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a
viabilidade de se produzir um evento.
•Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
•Quando o evento será realizado?
•Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha
para a platéia e para o promotor do evento.
•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos,
expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.
AS FASES DE UM EVENTO
O desenvolvimento de um evento
a. Pré-evento
Contratação do organizador de eventos:
• Definição de critérios de avaliação e seleção.
1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação;
2. Estrutura administrativa e recursos técnicos;
3. Espaço físico;
4. Situação económica;
5. Recursos auxiliares;
• Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos:
1. Coordenação e planeamento das atividades;
2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;
3. Contratação,coordenação e controle dos fornecedores;
4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias;
5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;
6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;
O desenvolvimento de um evento
7. Confirmação de convidados;
8. Banco de dados;
9. Documentação oficial;
10. Inscrições e adesões,entre outros.
• Misto:
Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados
em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à
remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de
resultados financeiros alcançados no evento.
Comissão organizadora:
É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante.
1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas,
técnica, protocolo e segurança.
O desenvolvimento de um evento
O pré-projeto:
Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de
cenário:
1. Históricos de eventos realizados;
2. Quem é o seu cliente?;
3. Que se espera do evento?
O projeto:
Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e
específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem
alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e
indicar como serão avaliados seus resultados.
O desenvolvimento de um evento
Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:
1. O que?
2. Como?
3. Quando?
4. Quanto?
A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento.
Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição
dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de
qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros.
Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-
alvo, são eles:
a. Infra-estrutura: alojamento, alimentação, entretenimento,entre outros;
b. Local:capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;
c. Acessibilidade:à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;
d. Eventos paralelos e serviços auxiliares;
e. Atrações turísticas;
f. Conveniências dos patrocinadores;
g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;
h. Órgão públicos: apoios pertinentes.
O desenvolvimento de um evento
O local:
Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões,
estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários,
telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a
capacidade total de participantes prevista, o conforto e a realização de todas
as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: alojamento,
aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.
Tipos de estruturas mais significativas
• Hotel – Flat :43,7%,
• Teatro – Auditório:25,5%
• Clube- Estádio:8,1%
• Centro de convenções:5,4%
• Buffet – Restaurantes:4,3%
• Hotel de lazer:4,8%
• Pavilhão de exposições: 2,8%
• Business Center: 2,1%
• Casa noturna:1,4%
• Outros:1,9%
O desenvolvimento de um evento
Público-alvo
Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir.
Justificativa
Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como
os filantrópicos ou os de finalidade institucional.
Os estudos de viabilidade económica devem permitir:
1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;
2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas;
3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;
4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.
FASES DE UM EVENTO
As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma
delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente
tipos de ganhos.
• Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições
passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as
despesas.
Dia e horário
Cidade
Local
Decoração Tema
Elementos da
decoração
O uso do checking list
Serviço
Equipamentos Microfone
Sonorização
Púlpito
Palco
O uso do checking list
Formatos
Localização
Maître
Recepcionistas
O uso do cronograma
Marketing
“Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”.
McCarthy & Perault.
“... é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no
sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores.”
Theodore Levitt.
• Na gestão de marketing de eventos devem-se :
a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes
apropriados ao evento;
b. Estabelecer padrões exclusivos;
c. Prever o público que o assistirá;
d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar;
e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo
sobre o evento;
f. Definir a venda de ingressos.
Estratégias de Comunicação e Marketing
• Os 8 Ps de Marketing
Por Getz
a. Produto
b. Preço
c. Promoção
d. Ponto
e. Pessoas
f. Programação
g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos)
h. Participações (parceiros na produção do evento)
Promoção de Eventos
A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de
que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos.
a. Exemplos de premiações:homenagens, premiações,sorteios,exibições de vídeos,
competições, concursos, entre outros.
b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais:
1. Por quê?
2. Quem?
3. Quando?
4. Onde?
5. O quê?
Estratégias de Comunicação e Marketing
(Conf In HOYLE Jr.,Leonard H.; Marketing de eventos:como promover com sucesso eventos,
festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003.)
Orçamento
Doações Publicidade
Cachês Salários
Descontos Autorizações
Segurança
Contabilidade
Limpeza
Orçamento genérico
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Viagem
Acomodação
Documentação
Hospitalidade
Grupos comunitários
Voluntários
Contingências
Total Total
Custos projetados
ADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING QUANTIA
Fax/Fotocópia Impressão
Computadores Panfletagens
Telefones Preparação da
campanha
Papelaria Pesquisa
Subtotal Total
Custos projetados
ADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS QUANTIA
Geradores Outros
Uniformes
Estacionamento
Outros
Total Total
Custos projetados
LOCAL QUANTIA SEGURO QUANTIA
Aluguel Incêndio
Coordenador Consultores
Trabalhadores Outros
Subtotal Total
Custos projetados
SEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE QUANTIA
Checagem de segurança Formas de pagamento
Equipamento Auditoria
Total Total
Durante Convidados
Depois Carga
Total Total
Custos projetados
ACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO QUANTIA
Meios de hospedagem Documentação
necessária para
realização do evento
Total Total
Custos projetados
RECEITA QUANTIA DESPESA QUANTIA
Total
COORDENAÇÃO E
DESENVOLVIMENTO
Coordenação e desenvolvimento
• Planejamento Estratégico:
a. Missão
b. Visão
c. Valores
d. Metas
e. Objetivos
f. Análise da situação
g. Parceiros no evento
h. Identificação de estratégias alternativas
i. Avaliação e seleção de estratégia
j. Desenvolvimento de planos operacionais e controles
k. Avaliação do evento e feedback
Recursos Humanos
a. Serviço de A&B
b. Artistas
c. Equipe
d. Hospitalidade
e. Cronograma da produção
Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes
• Pós-evento:
a. Pontualidade do evento
b. Local
c. Ingresso e entrada
d. Montagem
e. Padrão de atuação
f. Número de pessoal e desempenho de tarefas
g. Segurança
h. Comunicações
i. Informação e sinalização
j. Transporte
k. Estacionamento
l. A&B
Pós-Evento
• Toaletes
• Atendimento médico
• Presença do patrocinador ou apoiador
• Decoração
• Divulgação
• Agradecimentos
• Envio de material de registro do evento, book, entre outros.
MESTRE DE CERIMÔNIAS
Mestre de cerimônias
• Função
• postura
• preparação Anterior
• Exercícios de relaxamento
Bibliografia
• ALLEN, Johnny. Organização e gestão de
eventos. Rio de Janeiro:Editora
Campus,2003.
• Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de
eventos, 1997.
• MARTIN, Vanessa. Manual prático de
eventos. São Paulo:Atlas,2003.