Sunteți pe pagina 1din 37

Proiectarea si

managementul programelor
educationale

Tema 5 - Elemente care pot


facilita succesul in
managementul unui proiect
Structura
• Conditii organizationale ale
aplicantului
• Pasi inainte de redactare
• Conditii ale unui proiect de succes –
cu deosebire in faza de scriere
• Leadershipul in implementare de
proiecte
• Managementul riscurilor
• Managementul schimbarii
• Capcane privind riscurile si
problemele
Conditii organizationale ale
aplicantului (Ghergut, 2018)
• Sa fie o organizatie specificata de
finantator in Ghidul solicitantului.
• Sa aiba sediul declarat si recunoastere
juridica.
• Sa cofinanteze cu un anumit procent din
valoarea totala…
• Sa fie direct responsabila de pregatirea si
managementul proiectului.
• Sa aiba surse de finantare stabile si
suficiente…
• Sa aiba experienta dovedita…
Conditii organizationale ale
aplicantului
• Sa nu fie in stare de faliment
sau in proces de lichidare
• Conducatorii organizatiei sa nu
fi suferit condamnari definitive
• Sa nu fie furnizate informatii
incorecte in licitatie
• Sa nu incerce sa obtina
informatii confidentiale sau sa
influenteze comisia de evaluare.
Unele aspecte legate de evaluarea si
selectia proiectelor.
1. Ce trebuie facut inainte de
redactarea cererii (proiectului)

• Clarificarea cat mai buna a scopului


si componentelor
• Identificarea potentialilor finantatori
interesati
• Regandirea proiectului, dupa caz
• Analiza experientei anterioare cu
finantatorul
• Documentarea asupra problemei
• Adecvarea sumei totale a bugetului
2. Cine sunt finantatorii
si cum trebuie abordati
• Tipul de sustinere financiara
(programe guvernamentale,
companii, asociatii, fundatii,
agentii nationale sau
internationale etc)
• Tipul de abordare in primirea si
acceptarea proiectelor (interese
prioritare, marketing, criterii si
proceduri de lucru etc)
3. Ce vor potentialii
finantatori?
• De cunoscut si adaptat cat mai bine
proiectul la cerintele specifice ale unui
finantator;
• Atentie la anexe si posibile documente
(suplimentare) ca: statut organizatie,
raport financiar, descriere posturi si CV
pentru personalul implicat, scrisori de
accept sau de recomandare ori sustinere…
• De pregatit pentru intrebari de tipul:
• De ce institutia/organizatia dvs.?
• Prin ce se deosebeste proiectul de alte
proiecte?
• De ce as (am) finanta acest proiect si nu altul?
Conditii ale unui proiect de succes –
cu deosebire in faza de scriere

• Calitatea cererii de finantare - este clar si


logic elaborata, sistematizata, lizibila,
coerenta…
• Adecvarea – incadrare foarte buna in
obiectivele si prioritatile programului de
finantare; proiectul sa fie potrivit cu
obiectivele si alte componente proprii
propuse;
• Fezabilitatea – caracter realist (la
obiective, activitati, rezultate asteptate,
buget etc);
• Economicitatea – consum minim de
resurse cu cheltuieli reduse dar dovedit
cert necesare unei functionari rezonabile;
• Bugetul este clar si suficient de detaliat;
Conditii ale unui proiect de
succes

• Planificarea foarte atenta si care poate fi


respectata la implementare;
• Incadrarea optima in timp;
• Existenta experientei si a competentei
necesare la persoanele din proiect;
• Experienta solicitantului (organizatie) in
managementul de proiecte
• Viabilitatea si repetabilitatea proiectului
• Sustenabilitatea – proiectul, produsele si
rezultatele pot aparea in conditii normale
si dupa incetarea finantarii…
• Comunicarea foarte buna intre beneficiar
si finantator
Conditii ale unui proiect de
succes
• Unitatea si consistenta – fara contradictii
• Continuitatea – legatura intre activitati
• Flexibilitatea – a incerca sa fii ca apa –
care ia intodeauna forma vasului in care
este turnata…
• Simplitatea si precizia – masura (echilibru)
in toate
• Operationalitatea – este usor de aplicat si
evaluat
• Are indicatori de evaluare clar definiti si
usor de cuantificat
Conditii ale unui proiect de
succes
• Consultarea expertizei in domeniu
• Respectarea cadrului normativ
• Prezenta alternativelor
• Evidentierea impactului…
• Stabilirea clara a actiunilor si
procedurilor concrete
• Identificarea posibilitatilor de
dezvoltare profesionala
• Selectarea de solutii originale si
creative in rezolvarea problemelor
• Stabilirea indicatorilor de
performanta…
Conditii ale proiect de succes

• Gestionarea resurselor
• Umane – membrii echipei
• Cadrul logistic – toate resursele…

Cadrul decizional – modalitatile de


luare a deciziilor trebuie
cunoscute de la inceput (lider,
echipa, ambii actori…)
Leadershipul in
implementare de proiecte
• Liderul sa fie convins de obiectivele
urmarite;
• Sa aiba aptitudini de comunicare (si
de ascultare), inclusiv catre echipa
de proiect, de motivare a acesteia;
• Sa aiba abilitati de rezolvare a
conflictelor;
• Sa aiba capacitatea de a delega;
• Sa aiba autoritate efectiva…
Calitatile unui bun
coordonator de proiect
(Ghergut, 2009, 2018)
• Atitudinea pozitiva
• Mintea deschisa
• Adaptabilitatea
• Inventivitatea
• Asumarea unor riscuri calculate
• Corectitudinea
• Angajamentul
• Capacitatea de argumentare
• Capacitatea de delegare, etc
Reguli pentru reusita
delegarii
• Delegarea este precedata de o
discutie deschisa, privind abordarile
(strategiile) persoanei delegate
• Delegarea unei faze sau activitati
trebuie insotita de atribuirea
autoritatii asupra resurselor
necesare;
• Considerarea greselii ca un lucru
firesc, din care oamenii invata…
Metoda drumului critic
(MDC) in reusita
proiectului (Ghergut, 2009)
In esenta MDC reprezinta actualizarea
si operationalizarea diagramei Gantt,
si pleaca de la premisele:
- Nu conteaza cat dureaza o activitate
daca ea nu influenteaza alte
activitati;
- Daca o activitate este critica pentru
alte activitati acestea sunt
influentate > se mareste durata de
ansamblu….
Managementul riscului
Intrebari pentru manageri:
• Ce reprezinta riscul (riscurile)
pentru un anumit proiect?
• Ce reprezinta riscul (riscurile)
pentru o activitate din proiect?
• Ce riscuri există efectiv?
• Care este probabilitatea
producerii acestora?
 Elaborarea unei liste de riscuri!
Caracteristici ale
riscurilor de proiect:
- In general ele sunt (ar trebui sa
fie) cunoscute de la inceput
(anticipate, prefigurate);
- Pot aparea doar la un moment
dat sau pot persista;
- Pot avea impact asupra
rezultatului, daca riscul se
adevereste;
- Exista probabilitate mare ca
riscul sa se adevereasca;
Metoda drumului critic
(MDC)
• Pe durata desfasurarii poate fi necesara
revizuirea listei riscurilor...
• MDC ajuta pentru a raspunde la alte
intrebari:
• Cea mai timpurie perioada la care o
activitate poate sa inceapa sau sa se
termine (inclusiv finalizarea proiectului)?;
• Cea mai indepartata data…idem ?
• Cat de mult poate fi intarziata fiecare
activitate fara sa influenteze negativ alte
activitati si proiectul in ansamblu ?
• Ce activitati sunt critice (care de pilda pot
duce la intarzieri) ?
Riscurile proiectului
• Identificarea de la inceput a riscurilor este
foarte importanta. O metoda pertinenta de
abordare este folosirea ipotezelor.
• Este foarte importanta precizia (definirea
in termeni actionali).
• Intrebari foarte utile in definire:
• Va avea un impact efectiv (asupra
proiectului) daca se intampla?
• Este probabil sa se intample?
• Este o situatie speciala sau una obisnuita
pentru managementul de proiect?
• Dupa definirea riscurilor principale un alt
pas este stabilirea strategiilor de diminuare,
pentru fiecare risc in parte…
Managementul schimbarii
• Proiect si realizare – dinamica...
• Ce schimbari pot interveni pe
parcurs?
de activitate
de structura
de metodologie
de resursa umana
de costuri etc
Managerul si schimbarea
• (re)configurarea obiectivelor
• obtinerea resurselor
• (re)clarificarea rolurilor
• îmbunătățirea/dezvoltarea
canalelor de comunicare
• gestionarea timpului
• gestionarea resurselor
• asumarea riscurilor
Capcane posibile privind
riscurile si problemele
Situatii care pot genera insucces:

- Riscurile de proiect sau problemele de


management nu sunt definite sau acestea nu se
concentreaza asupra unor chestiuni importante;

- Riscurile de proiect sunt definite dar nu exista o


strategie de reducere pentru a gestiona situatia;

- Problemele de management sunt dovedite


dar nu este identificat si aplicat un sistem de
gestionare a lor;
Capcane posibile privind
riscurile si problemele
Semne de avertizare:
 Nu exista o lista cu riscuri anticipate (sau
posibile probleme;
 Nu exista un plan pentru reducerea
riscurilor;
 Nu este limpede in sarcina cui cade
rezolvarea problemei sau nu este fixat
termenul limita de solutionare;
 Sponsorul proiectului sau consiliul de
coordonare nu sunt utilizati eficient in
rezolvare…
Capcane posibile privind
riscurile si problemele
Solutii:
• Definirea riscurilor si stabilirea
unor strategii clare de reducere
a acestora;
• Definirea corecta a listei de
probleme;
• Identificarea persoanei
(persoanelor) implicate…
Alte CAPCANE MAJORE ALE
PROIECTELOR (Pacelli, 2007)
1. Nu am atacat problema potrivita
Motive (semne) de insucces:
- sarcina este exprimata necorespunzator
- problema nu este inteleasa
- obiectivele nu se potrivesc cu problema
Semne de avertizare:
> dificultati la sponsorizare
> dificultati cu echipa
Solutii:
* afisarea sarcinii
* adaptarea sarcinii
* ramanerea ‘in asteptare’
Am conceput gresit
designul
Motive de insucces:
- Anvergura nu este corecta
- Beneficiarul nu este implicat adecvat in
design
Semne de avertizare:
> Inexistenta opiniei clientului
> Neintelegerea rolului de client
Solutii:
* Implicarea adecvata a clientului
* Respectarea sferei de cuprindere
(anvergura)
Am utilizat o tehnologie
gresita (după caz)
Motive de insucces:
- tehnologia nu raspunde proiectului
- tehnologia nu este folosita de oameni cu
experienta
Semne de avertizare:
> tehnologia esueaza repetat
> creste timpul de lucru
Solutii:
* testarea tehnologiei
* adecvarea persoanelor
Nu am avut sponsorul
(finanțatorul) potrivit
Motive de insucces:
- pozitia prea inalta sau prea joasa a sposorului
- intalnirile cu sponsorul sunt prea dese sau prea
rare
Semne de avertizare:
> nu se obtine atentia sponsorului
> sponsorul nu ajuta…
Solutii:
* informarea si implicarea sponsorului
* clarificarea asteptarilor acestuia
* adecvarea timpului de lucru cu sponsorul
Echipa nu s-a inteles bine
Motive de insucces
- proiectul nu este clar organizat (definirea
rolurilor)
- nu exista responsabilitate pentru rezultate (mai
ales cele negative)
Semne de avertizare:
> echipei nu îi sunt clare sarcinile
> discutiile nu sunt constructive si productive
> membrii echipei nu se ajuta intre ei…
Solutii:
* Eliminarea confuziei
*Responsabilizare individuala a sarcinilor
*Echipa sa lucreze in acelasi loc etc
Nu am implicat persoanele
potrivite (clienti/beneficiari)

Motive de insucces
- Nu este clar definit beneficarul (clientul)
- Neidentificarea persoanelor care pot
impiedica…
Semne de avertizare:
> Se pun prea multe intrebari
> Creste timpul de lucru…
Solutii:
* Comunicati, comunicati, comunicati…
* Deschidere si flexibilitate etc
Nu am comunicat ceea ce
faceam
Motive de insucces
- publicul tinta nu este clar definit
- comunicarea nu soseste de la persoana
cea mai potrivita
Semne de avertizare
> se pun intrebari despre ceea ce s-a
comunicat deja
> nu se primesc raspunsuri la solicitari
Solutii
* raportarea la publicul tinta
* solicitari explicite si usor de urmarit
Proiectul a costat mai mult
decat se estima
Motive de insucces:
- Abaterea estimata la incheiere
nu este gestionata
- Combinatia reala de resurse
necesare proiectului difera fata
de planificare
- Nu au fost planificate sau
gestionate cheltuieli neprevazute
- Solicitarea de fonduri aditionale nu
este credibila
Proiectul a costat mai mult
decat se estima
Semne de avertizare:
Se fac mai multe lucrari
(activitati) neplanificate decat
cele anticipate initial;
Nu se cunoaste suma pentru
cheltuieli neprevazute
consumata;
Abaterea curenta fluctueaza…
Proiectul a costat mai mult
decat se estima
Solutii:
• Preluarea serioasa in gestiune a
situatiei costurilor
• Reducerea cheltuielilor
suplimentare
• Gasirea unor alternative la
activitatile (lucrarile) ramase…
Am incercat sa facem prea
multe…
Motive de insucces:
- Anvergura proiectului nu este bine
stabilita sau controlata
- Echipa munceste suplimentar
Semne de avertizare:
 Se aude frecvent expresia: ‘ar fi
grozav daca…’
 Echipa munceste prea multe ore
 Anvergura este neclara…
Am incercat sa facem prea
multe…

Solutii:
• Blocarea anvergurii si recalibrarea
acesteia
• A invata sa spui ‘NU’! (a fi asertiv)
• Revederea proiectului bugetului si a
planului pentru a putea reflecta
modificarea sferei de cuprindere…