CONTRALORÍA MUNICIPIO

BARINAS

Formación, Participación y Rendición de las

Cuentas de los Órganos del Poder Público
Municipal y sus Entes Descentralizados.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 FORMACIÓN, RENDICIÓN Y EXAMEN
DE CUENTA

RENDICIÓN DE CUENTA

La rendición de cuentas implica la

Es el acto mediante el cual el
obligación de demostrar formal y
obligado a rendir la cuenta pone
materialmente la corrección de la
a disposición del órgano de
administración, manejo o custodia
control fiscal, todos los libros,
de los recursos, así como los
registros y comprobantes que
resultados de su gestión, ante el
integran la cuenta, a los efectos
Órgano de Control Fiscal que
de su correspondiente examen y
designe el Contralor General de la
esta es aceptada.
República
Art. 3 NOFRECOPPN
Art. 51 LOCGRSNCF

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 SUJETOS OBLIGADOS A RENDIR CUENTAS

Quienes administren, manejen o custodien recursos de los entes

y organismos señalados en el art. 9 LOCGRSNCF

Las sociedades de cualquier naturaleza

Los órganos y entidades a los que
incumbe el ejercicio del Poder Público
Nacional, estadal, distritos Metropolitanos
y Municipios.
Las fundaciones, asociaciones civiles y demás
instituciones creadas con fondos públicos

Las demás personas de derecho público

nacionales, estadales, distritales y municipales.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 Cuando el cuentadante cese en sus
funciones antes de la oportunidad fijada para
la formación y rendición de cuentas. Esta
obligado a formarla y rendirla. Cuando por cualquier causa el
obligado a formar y rendir cuenta no
Consignar al sustituto un corte: Anexar al acta lo hiciere. El OCF competente
de entrega: ordenará la formación de la misma.
Movimientos habidos a la fecha del cese. Art. 54 LOCGRSNCF y 15 de las
Normas…
Remitir a copia del acta con sus anexos al
Órgano de Control Fiscal (3 días hábiles
siguientes a la firma)

Art. 53 LOCGRSNCF y 14 de las Normas…

Cuando la formación de la cuenta se haga por funcionarios o empleados distintos del obligado
a rendirla, por fallecimiento del cuentadante, los herederos de éste y los garantes o sus
herederos, tendrán derecho a intervenir en aquella.
Art. 54 LOCGRSNCF y el 27 de las Normas…

Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas

MARCO CONCEPTUAL

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 Cuentadante: Es el funcionario responsable de la
administración y liquidación de ingresos, de la
DELEGADOS POR LA
recepción, custodia y manejo de fondos y bienes
MÁXIMA AUTORIDAD
públicos de los órganos que integran la
Administración Central Nacional.
RESPONSABLES
DESIGNADOS POR Art. 3 de las Normas…
GACETA OFICIAL [O Responsable de la
JUNTA DIRECTIVA]
administración, manejo
ART. 51
o custodia de recursos
OBLIGADOS A PRESTAR de los órganos y entes…
CAUCIÓN
150 U.T.
GARANTÍA ENTREGADA POR
ENTIDAD BANCARIA O
COMPAÑÍA DE SEGURO
ART. 52 R.Nº1 LOAFSP

CESE DE SUS FUNCIONES

ELABORAR ACTA DE CESE DE
FUNCIONES
ART.53
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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
Cuentadante

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 Acto mediante el cual, el cuentadante notifica al órgano de control
PARTICIPACIÓN: fiscal correspondiente, que la cuenta se encuentra formada y lista
para su examen.
Art. 3 NOFRECOPPN

Es el proceso sistemático profesional objetivo y posterior que

EXAMEN DE consiste en comprobar la sinceridad y exactitud de las operaciones,
CUENTA: realizadas por los cuentadantes, durante un ejercicio económico
financiero determinado; así como el cumplimiento de los objetivos y
metas.

Declaración, mediante el cual el órgano de control fiscal que realizó el

CALIFICACIÓN: examen de la cuenta la califica conforme u objetada.
Art. 3 NOFRECOPPN

Pronunciamiento efectuado por el órgano de control fiscal

correspondiente, con motivo de la calificación conforme de las
FENECIMIENTO: operaciones y de los resultados de la planificación, programación y
ejecución, vinculación con la cuenta.
Art. 3 NOFRECOPPN 8
Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 Atribuciones de los Titulares de los Órganos
de Control Fiscal

 Recibir y contestar la participación del cuentadante de haber

formado la cuenta.
 Informar por escrito al cuentadante acerca de la oportunidad
en que se realizará el examen de la cuenta.
 Designar los funcionarios que examinarán la cuenta.
 Suscribir el informe correspondiente a los resultados del
examen de la cuenta.
 Calificar la cuenta y declarar o no su fenecimiento.

Art. 5 de las Normas…

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN,
DE LAS CUENTAS

- Podrá asumir en cualquier momento

EXAMEN POR LA CGR el examen de las cuentas de los
Art. 6 de las Normas… órganos y entes
-.Se notificará: - Cuentadante
- Titular del OCF

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN,
DE LAS CUENTAS
CUENTADANTE

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 Ley Orgánica de la
Administración Financiera
del Sector Público

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 13
Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN,
DE LAS CUENTAS

Resguardo de los
Documentos. - Libros, Registros, Estados Financieros y
demás documentos que sustenten la
Art. 7 de las Normas… cuenta
-Deberán resguardarse en la
dependencia.
-CGR podrá solicitar, examinar, evaluar o
consultar, en cualquier momento.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN,
DE LAS CUENTAS
FORMACIÓN DE LA CUENTA

Conjunto: organizado, enumerados y clasificados

El Cuentadante, es el
Libros responsable para demostrar
formal y materialmente:

Documentos  Actos de administración,

manejo y custodia de los
recursos, durante un ejercicio
económico financiero.
Comprobantes  Programación de objetivos y
metas.
 Vinculación con los resultados
de la gestión.
Registro

En atención a las Instrucciones contenidas en

Estados Financieros
los Sistemas de Contabilidad vigentes
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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 16
Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 FORMACIÓN DE LA CUENTA

DOCUMENTACIÓN PARA
LA FORMACIÓN DE LAS
CUENTAS

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Aspectos Organizativos

 Estructura organizativa.
 Filosofía institucional.
 Designación de autoridades
 Designación de cuentadantes
 Delegación para ordenar: compromisos, pagos y abrir
cuentas bancarias,
 Manuales de organización.
 Instrumentos de control interno

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS

Planificación y Gestión

 Planes y sus reprogramaciones.

 Informe de gestión
 Indicadores de gestión
 Soportes

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS

Contable

 Libros principales y auxiliares

 Registros y ajustes
 Estados Financieros con sus notas explicativas
 Movimiento de las cuentas de patrimonio
 Flujo de efectivo
 Cuenta de ahorro-inversión y financiamiento

Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas

 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Administrativos

 Instrumentos jurídicos o actos

administrativos
 Caución de los Funcionarios (Póliza)
 Actas de Entrega en caso de cese de
funciones
 Informes de Auditorías Externas

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Presupuestarios

 Presupuesto de Ingresos y Egresos con sus

modificaciones, discriminado por Proyectos o Programas.
 Estructura para la Ejecución Financiera del Presupuesto.
 Distribución Institucional Administrativa del Presupuesto
de Egresos.
 Reporte de Ejecución Presupuestaria por Partidas.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Financiero

 Cuentas Bancarias o Instrumentos Financieros • y

autorizaciones de la ONT.
 Libros Auxiliares y de Bancos, correspondientes a los
Fondos.
 Estados de Cuentas Bancarios y Conciliaciones.
 Resumen de Cajas Chicas, con sus Reposiciones. (Acto
Administrativo y Manuales).
 Retenciones enteradas y pendientes

Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas

 24
Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Ingresos

 Listado de Recursos recibidos, indicando: tipo, fecha, monto objeto,

entidad y cuenta bancaria.
 Reporte Administrativo o relación detallada, cronológica y clasificada
por tipo y ramo de ingresos, rentas o ventas (liquidación, anulación,
exoneración, exentos y recaudación).
 Listado de Clientes por rubro de ingresos.
 Estados de cuentas y conciliaciones de cada una de las cuentas
bancarias o instrumentos financieros a nombre del Ente para el
manejo de los recursos (ingresos, rentas o ventas).
 Libros Auxiliares y de Banco o sus equivalentes, relacionadas con los
ingresos o ventas
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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Ingresos

 Planillas o comprobantes de ingresos, rentas o ventas, y cualquier otro

documento que se considere justificativo para la liquidación y/o
recaudación, ordenados de forma cronológica y correlativa.

 Relación detallada de los ingresos, rentas o ventas causadas y pendientes

de liquidación o registro.
 Resumen de las anulaciones, exoneraciones y exenciones otorgadas,
donde conste la justificación y procedencia.
 Resumen de los ingresos liquidados y pendientes de notificación
(devengado) o registro, así como, los devengados y pendientes de
recaudación al cierre del ejercicio económico financiero a rendir.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Ingresos

 Base de cálculo de cada rubro de ingreso.

 Comprobantes justificativos de los ingresos o ventas: vouchers, cheques,

planillas de ingresos o ventas, facturas, y cualquier otro documento que se
considere justificativo de la liquidación y recaudación, los cuales deberán
estar ordenados de forma cronológica y correlativa.

 Relación detallada de los ingresos o ventas a créditos pendientes de cobro,

que contenga todos los datos necesarios para su verificación.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 28
Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Egresos
 Reportes emitidos por el sistema administrativo del Órgano o Ente, donde
conste la formulación, aprobación y ejecución del Presupuesto de Egresos.

 Comprobantes de Egresos y Gastos con su correspondiente imputación

presupuestaria y debidamente aprobadas por los responsables autorizados.

 Resumen y su documentación de los pagos efectuados con cargo a los

Fondos en Anticipo, Avance y Cajas Chica. (en caso de existir).

 Estados de cuentas y conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas.

Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas

 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Egresos

 Expedientes de Contrataciones Públicas.

 Convenios suscritos correspondientes a subsidios, aportes, contribuciones

o alguna otra modalidad similar entregados a organizaciones, así como los
documentos y comprobantes.

 Conciliaciones entre los facturado y pagado por concepto de servicios

básicos.

Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas

 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Bienes

 Designación del funcionario o funcionaria que actúe como Responsable

Patrimonial de Bienes, debidamente aprobado por las máximas
autoridades.
 Inventario Inicial de bienes públicos al ejercicio económico financiero o
período determinado al que corresponda la cuenta. (Muebles, Inmuebles,
Semovientes).
 Resumen detallado de bienes arrendados o en comodato, transferidos bajo
custodia y administración.

Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas

 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Bienes

 Listado de adquisiciones, incorporaciones y desincorporaciones de bienes

al inventario con sus justificativos.

 Relación detallada y correlativa de los controles perceptivos de los bienes

adquiridos, recibidos y sus condiciones • Resumen de faltantes y
donaciones de bienes con sus justificativos

 Estudios técnicos (Avalúos) elaborados con ocasión de la adquisición de

bienes durante el ejercicio al que corresponda la cuenta

Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas

 DOCUMENTACIÓN PARA LA FORMACIÓN DE
LAS CUENTAS
Bienes

 Inventarios Mensuales y Movimientos de Almacenes y Proveedurías, con

sus justificativos de entradas, salidas y faltantes.

 Inventario Final de bienes al cierre del ejercicio económico financiero o

período determinado al que corresponda la cuenta. (31-12).

 Pólizas de Seguro de bienes, vigente durante el período sujeto a rendición

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas

 FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN,
DE LAS CUENTAS

PARTICIPACIÓN DE LA CUENTA FORMADA:

El cuentadante participará al órgano de Control Fiscal

correspondiente:

Por Escrito que la cuenta esta formada y lista para el

correspondiente examen.

Lapso para informar 90 días continuos después del

cierre de la cuenta.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN,
DE LAS CUENTAS
PARTICIPACIÓN DE LA CUENTA FORMADA:

El cuentadante deberá anexar a la participación de la

formación de la cuenta lo siguiente:

Listado o relación de todos los documentos, registros y

saldos que la conforman, incluyendo los aspectos
organizativos, de planificación, gestión, contables,
administrativos, presupuestarios y financiero.
Instructivo COFAE

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
REVISIÓN PRELIMINAR DE LA CUENTA
OCF

Órgano de Control Fiscal procederá a

Revisión Preliminar dentro de los 60 días
(contados desde la fecha de participación )

Cuenta Formada
Correctamente

No

Sí 20 días hábiles
para subsanar

Recepción
Art. 16
Cuenta Rendida
Estampa sello en
(Emitir Constancia) documentos
y comprobantes
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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 FORMACIÓN, PARTICIPACIÓN Y RENDICIÓN,
DE LAS CUENTAS

• Verificación de la correcta Formación de las cuentas (Art.16)

REVISION PRELIMINAR (Art. 17) :

1) El cumplimiento de las instrucciones Sistemas de contabilidad.

2) Estado físico de los comprobantes.

3) Los cambios de cuentadantes durante el período de la cuenta.

4) Cualquier otro aspecto vinculado a la formación de la cuenta,

necesario para establecer que se encuentra lista para su examen.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
 SANCIONES

El artículo 91 numeral 25 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, establece que constituye
un supuesto generador de responsabilidad
administrativa, quienes estando obligados a rendir
cuenta, no lo hicieren en la debida oportunidad, sin
justificación, las presentaren reiteradamente
incorrectas o no prestaren las facilidades requeridas
para su revisión.

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas
CONTRALORÍA MUNICIPIO
BARINAS

GRACIAS

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Formación, Rendición y Examen de Las Cuentas