GERENCIA DE PORTAFOLIO

DE PROGRAMAS Y
PROYECTOS
KATHERINE BELTRÁN
SURY CAICEDO
PAOLA OSORIO
JULIANA RINCÓN
Para entender los conceptos de
gestión de portafolios, dirección de
programas y dirección de proyectos
es importante de reconocer las
similitudes y las diferencias que
existen entre cada una estas
disciplinas
Dirección de programa:

Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados subprogramas

y actividades de programa cuya gestión se realiza de manera coordinada para
obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual

Gestión de portafolio:

Un portafolio consiste en proyectos, programas subconjunto de portafolio y

operaciones gestionados como un grupo con objeto de alcanzar los objetivos
estratégicos.
GERENCIA DE PORTAFOLIO DE PROGRAMAS Y
PROYECTOS
Tres son los niveles de organización del trabajo de un
proyecto para PMI: proyecto, programa y portafolio de
proyectos. Según PMBOK, un proyecto es un esfuerzo
temporal para crear un producto o servicio único, y se
suele representar como un conjunto de actividades con
fechas de inicio y fin. En general, los proyectos se crean
cuando una organización detecta necesidades o
problemas que resolver, oportunidades de negocio,
cambios en la legislación, renovación tecnológica, etc. Te
dejo un artículo para entender la definición de proyecto y
por qué no debe confundirse con la gestión de
operaciones
EJEMPLOS DE GERENCIA DEL PORTAFOLIO
Para hacer más fácil la comprensión de PPM, me parece una buena idea explicar
las similitudes entre un director de orquesta y un gerente de portafolio de
proyectos dado que la música y la gerencia son pasiones que muchos de nosotros
compartimos.

Para empezar diremos que los directores de orquestas actúan como guías para las
mismas. Ellos eligen los trabajos a realizar y estudian sus resultados haciendo
ciertos ajustes (por ejemplo en relación con el tempo, articulación, fraseo,
repeticiones de secciones, etc.). Del mismo modo, el gerente de portafolio de
proyectos guía los proyectos a ser ejecutados en la organización. Una de las
funciones principales del gerente de portafolio es la creación de un modelo de
gobernabilidad para elegir y priorizar los proyectos y programas que se
implementan; se asegura que se puedan acometer los objetivos de la organización,
y que exista una generación de valor en cada una de las inversiones, mejoras
operativas y estratégicas que esta emprende.
Otras obligaciones del director de orquesta consisten en unificar los artistas, ajustar el
tempo, ejecutar preparaciones claras, y escuchar críticamente para dar forma al sonido del
conjunto. Análogamente, los gerentes de portafolio tienen la misión de estandarizar todos
los proyectos, de ayudar a los gerentes de proyectos para reducir la probabilidad de
fracaso de los mismos ayudando a gestionar los riesgos adecuadamente, a detectar las
redundancias, y a la toma de decisiones sobre cada uno de estos asegurando que estén
alineados con los objetivos estratégicos del negocio, además de monitorear y controlar
críticamente el portafolio de proyectos.

Por otro lado los directores de orquestas también pueden atender ciertos aspectos de
organización, tales como la planificación de ensayos, la planificación de una temporada de
conciertos, audiciones y selección de los miembros de la orquesta. Igualmente los gerentes
de portafolio deben actualizar el roadmap del portafolio y determinar la capacidad de la
organización para ejecutar el plan de trabajo del portafolio a lo largo del tiempo. Es muy
importante garantizar que las capacidades y competencias de la organización se alineen
con la posición competitiva o la eficacia operativa que la organización busca maximizar a
través de PPM
Algunos directores de orquesta pueden tener un papel importante en las
relaciones públicas, dando entrevistas a la cadena de noticias locales y
apareciendo en programas de televisión para promover la próxima temporada
de conciertos. Del mismo modo, las funciones del gerente de portafolio
incluyen las comunicaciones relativas al portafolio y el reporte integral de
los proyectos con indicadores adecuados de desempeño, beneficios y
rendimiento para las partes interesadas.

Finalmente cuando vamos a un concierto, nuestra expectativa es tener un

momento increíble y tener una experiencia valiosa. Cuando implementamos
gerencia de portafolios, la organización busca tener un portafolio de
proyectos óptimo, a través de la eficiencia, la eficacia, la alineación
estratégica y el valor generado por cada uno de sus componentes.
Mediante la implementación de la gestión de portafolio, se
identifican las prioridades de un proyecto o de programa, se toman
las decisiones de inversión, se asignan los recursos y se monitorea
el rendimiento global del portafolio.

Todos los cambios estratégicos implican ajustes en los

componentes del portafolio, de las prioridades y de los riesgos
asumidos por la organización. El modelo de gobernabilidad del
portafolio establece claramente las razones para ejecutar, cancelar
o posponer un proyecto y determina abiertamente quién toma estas
decisiones.