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Este documento presenta los acuerdos tomados en la Reunión Inicial del Consejo Directivo del año. Se decidió aumentar el dinero destinado a la sucursal de la calle Uruguay y Corrientes en un 20%, sumando $50.000, para aumentar el personal y equipamiento informático. También se analizarán nuevas estrategias para reducir los costos de traslado de la materia prima desde Córdoba. Finalmente, se presentarán los perfiles de posibles nuevos directores para determinar quién accederá al cargo.
Este documento presenta los acuerdos tomados en la Reunión Inicial del Consejo Directivo del año. Se decidió aumentar el dinero destinado a la sucursal de la calle Uruguay y Corrientes en un 20%, sumando $50.000, para aumentar el personal y equipamiento informático. También se analizarán nuevas estrategias para reducir los costos de traslado de la materia prima desde Córdoba. Finalmente, se presentarán los perfiles de posibles nuevos directores para determinar quién accederá al cargo.
Este documento presenta los acuerdos tomados en la Reunión Inicial del Consejo Directivo del año. Se decidió aumentar el dinero destinado a la sucursal de la calle Uruguay y Corrientes en un 20%, sumando $50.000, para aumentar el personal y equipamiento informático. También se analizarán nuevas estrategias para reducir los costos de traslado de la materia prima desde Córdoba. Finalmente, se presentarán los perfiles de posibles nuevos directores para determinar quién accederá al cargo.
En términos generales, un informe es un texto que da cuenta del
estado actual o de los resultados de un estudio o investigación sobre un asunto específico. En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo esencial es darse cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprenderlo. El informe contiene datos presentes o pasados ya comprobados. Tipos de informes
• Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:
Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”. Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología, antropología, psicología social, su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica. De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura. Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios. Continuación • El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado. Partes • Partes • Tanto el informe como otros medios de comunicación tienen sus respectivas partes como: Partes • • Portada: Datos personales del escritor o autor y el título del informe. • Título: Debe dar una idea clara de demostrar de lo que trata el texto • Índice: En esta parte van señaladas todas las partes del informe y el total de páginas que contiene. • Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar. • Cuerpo: Es la información principal y completa del tema. • Conclusión: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder las interrogantes planteadas. Continuación • 7-Bibliografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo. Formato • Formato • En cuanto a un formato, los informes varían desde uno más simple con menos títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, y referencias; u otro tipo específico; notas al pie de la página, hipervínculo, redacción como una sola unidad, donde se dice la información investigada, en la que no son necesarios los títulos, ya que están marcadas sus partes, aunque carezcan de esto. Características • Expositivos: contienen una información o una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier. • Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción “ya realizada o, al menos, proyectada.” (Ibídem). Se denominan también propuesta o proyecto. • Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de acción (es el informe más utilizado en consultoría). El reporte • 1. El concepto. Cuando se ha realizado un trabajo cuyos resultados o producto es esperado por personas distintas a quien lo realiza o por encargo de otra y otras personas, es necesario preparar reporte del trabajo realizado. Lo esencial es dar cuenta de algo que sucedió, con una explicación que permita comprender lo sucedido, aunque existen diferencias específicas entre informe y reporte, generalmente se les considera como lo mismo. ¿Qué debe contener? • El Informe o reporte de un trabajo, es un documento de calidad académica en el que se da cuenta de lo que se hizo.
• ¿Con qué criterios se hizo lo que se hizo?
(necesidad a satisfacer, problema a resolver, objetivo u objetivos a lograr). • ¿Cómo se hizo y qué resultados se obtuvieron? Continuación • Es importante saber que en el reporte se emplea información ya creada de cuando se elaboró el proyecto o el plan de trabajo a realizar o , también, al recuperar la forma como se realizó el trabajo (cómo se hizo), así como al concluir y revisar los resultado obtenidos. Continuación ¿Cómo hacer el informe o reporte de un proyecto de manejo de información? Primero se define el contenido. En un proyecto de manejo de información, la primera parte del reporte o informe se integra con cuatro apartados, que se desarrollan con el propósito de ubicar a quien lee el reporte en: Continuación • A) El tipo de trabajo que se hizo, B) En las razones y motivos para hacerlo C) En la forma en que se realizó, pero adquiere mayor importancia la cuarta parte. D) Donde se presentan los resultados, porque aquí, en esta parte, es que se da cuenta de cuáles son, qué tan significativos, valiosos y útiles son. • En esta primera parte, se presenta la información de manera objetiva, es decir sin comentarios ni valoraciones. Se presenta la síntesis de la información obtenida (el resumen realizado con las ideas principales). En otra parte posterior se hace un análisis crítico de la información para discriminarla. Este análisis se realiza para establecer: ¿Qué resultados importantes hubo? ¿Qué hallazgos o descubrimientos permite establecer la información encontrada? Continuación ¿Qué tan objetiva, honesta, recta y válida resulta la información o qué tan subjetiva, manipulada, desviada o distorsionada, no- significativa y poco pertinente? ¿Qué tan actual y vigente o qué tan poco actualizada? En la tercer parte, se presentan los comentarios o juicios críticos de la información obtenida en relación con lo que se pretendía lograr con ella (satisfacción de una necesidad, solución de un problema, logro del objetivo) Continuación ¿Qué tan completa o incompleta, suficiente o insuficiente, objetiva o manipulada, resultó la información para lograr el objetivo? ¿Qué tan útil para resolver el problema o para satisfacer la necesidad? ¿Por qué es útil o por qué no lo es? En una cuarta parte se trabajan las conclusiones, que son afirmaciones categóricas y breves derivadas de los hallazgos o resultados esperados y no esperados, establecidos en el análisis y en los comentarios críticos. Al elaborarlo se define su formato y estructura Continuación Lo anterior corresponde al contenido del informe o reporte y a la forma de tratar dichos contenidos. Pero un reporte o informe, también, tiene un formato, una lógica estructural o de organización del cometido. La estructura
La estructura de un reporte o informe se realiza a través de
bloques de información. Los bloques, generalmente están definidos por los contenidos de los que se debe dar cuenta en el reporte, precedidos todos ellos por un primer bloque que corresponde a la introducción. El informe se integra mediante una secuencia de bloques de información con una lógica que atiende al desarrollo temporal de las acciones desde el momento de su concepción y planeación hasta su conclusión, con la apreciación crítica de los resultados. Los bloques de información o de contenido serán: Estructura 1. Introducción. 2. Planteamiento y realización de la acción 3. Resultados y su valoración Sobre fuentes Sobre contenidos Reporte 4. Comentarios, señalamientos, análisis e interpretación y conclusiones. 5. Anexos (Contenidos referidos en el informe que por su amplitud y especificidad no se incluyen en él) Bibliografía y fuentes
La estructura lógica del desarrollo de un informe:
Introducción o presentación De qué trataba el proyecto. A qué necesidad o problemática de información respondía o por qué era necesario. Qué se pretendían lograr con él Continuación
Planteamiento y realización de la acción
Qué planearon hacer Con qué recursos y medios Qué fuentes buscaron, con qué estrategias Cuáles encontraron y cómo las validaron. Ejemplo 1 De acuerdo al decreto número 32 del Estatuto General del Consejo del Directorio, a 13 días del mes de Marzo del año 2001, se da lugar a la Reunión Inicial del año del Consejo Directivo. Con la presencia total de 21 Directivos, se ha acordado lo siguiente: Desde el Día 25 de mayo de este mismo año el dinero destinado a la sucursal de la calle Uruguay y Corrientes de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, recibirá un 20% más de ingresos, sumando un total de $50.000,00 (cincuenta mil pesos), con el fin de aumentar su personal y acceder a nuevas máquinas informáticas. Dados los costos de traslado de la materia prima proveniente de la provincia de Córdoba, nuevas estrategias serán analizadas por los directores de las áreas de Producción y Abastecimiento en conjunto al área de Financiamiento. Sus resultados serán presentados ante este mismo consejo en la próxima sesión que dará a lugar el mes siguiente. El área de Recursos Humanas presentará asimismo los perfiles de los posibles nuevos directores impuestos por el estado nacional, con el fin que este consejo determine cual accederá al cargo. Siendo las 18:00 Horas el Consejo da por finalizada la sesión del día de la fecha luego de que los presentes hayan constatado con su firma su presencia. Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 13 de marzo del año 2001 Secretario de Actas, Lic. Juan Martín de la Valentina. Ejemplos 2 Informa de Compra Compañía de Bicicletas Cross. A partir del siguiente informe se comunicará la compas realizadas durante el año 2011, periodo en el que las compras han disminuido de manera notable debido a las políticas nacionales y regionales que restringen la importación de productos e insumos. La compra de neumáticos para bicicletas proviene directamente de los Estados Unidos del Brasil. A lo largo del año se ha accedido a 3000 neumáticos, con lo que se ha podido fabricar un total de 1000 bicicletas hasta el momento, alcanzando casi el total de la producción. Serán adjuntados los documentos que correspondan a la salida y entrada del capital junto con copias certificadas del llamado libro mayor. Asimismo se ha accedido a un total de 800 asientos de bicicleta producidos dentro del territorio nacional, y 300 más provenientes de la Unión Europea, sumando en total un costo de $20.000,00 (Veinte mil pesos). A lo largo de todo el año se han presentado 21 devoluciones por errores de fabricación. 11 de las mismas se encuentran listas para ser devueltas y las 10 restantes serán rembolsadas. Por ello se ha anexado los comprobantes necesarios, los libros que correspondan y los documentos necesarios para poder realizar el rembolso. Ciudad de Viedma, a treinta y un días del mes de marzo del año 2009 Firma Lic. de Administración de empresas María de los Ángeles de Rodríguez. Pasos para redactar el informe técnico • COMO REDACTAR UN INFORME TÉCNICO: Podemos definir el informe como el documento en el cual se estudia un problema con el fin de transmitir informaciones, presentar conclusiones, ideas y a veces, recomendaciones. Las tres reglas fundamentales a seguir en la redacción de informes y de todo documento escrito de carácter práctico son: Precisión, Concisión y Claridad. Continuación • El método consta de cuatro etapas: • I. Preparación • II. Ordenación del material • III. Redacción • IV. Revisión Objetivo • Objetivo. Se debe determinar exactamente la tarea que se ha encomendado. Además se debe formar una idea bien clara del tema, alcance y del propósito del informe. • Se toma en cuenta al posible lector y hacerse algunas de las siguientes preguntas: -¿Qué es lo que el lector desea saber? -¿Qué es lo que ya conoce? -¿Cómo puedo enriquecer o acrecentar sus conocimientos actuales? -¿Qué tipo de terminología tendrá que emplear para que me comprenda? -¿Qué uso hará de mi informe? Es necesario recopilar hechos e ideas acerca del tema en cuestión y tomar nota de todos los hechos e ideas que se vayan recogiendo. Se debe dejar siempre una constancia escrita. Diez puntos • Hay diez puntos que facilitarán la redacción concisa, lógica y ordenada del informe: Escribir una frase breve y directa que exprese el propósito que se fije, esto servirá para comprobar si ha comprendido la tarea a ejecutar. Continuación • Es necesario recopilar hechos e ideas acerca del tema en cuestión y tomar nota de todos los hechos e ideas que se vayan recogiendo. Se debe dejar siempre una constancia escrita. • Analizar todos los hechos e ideas recogidas, eliminar todo material superfluo o que no contribuya. • Analizar detenidamente la subdivisión del material para modificarlo, si es necesario . Continuación • Es necesario recopilar hechos e ideas acerca del tema en cuestión y tomar nota de todos los hechos e ideas que se vayan recogiendo. Se debe dejar siempre una constancia escrita. • Analizar todos los hechos e ideas recogidas, eliminar todo material superfluo o que no contribuya. • Analizar detenidamente la subdivisión del material para modificarlo, si es necesario. Continuación • Las notas pueden emplearse en los casos siguientes: Para indicar la fuente de las citas o referencias mencionadas en el texto, para indicar el nombre de autoridades en la materia o fuentes de información complementarias, para explicar puntos del texto que puedan resultar oscuros para ciertos lectores, examinar si es posible, sacar algunos detalles concretos del cuerpo del texto y ponerlos en apéndices. Continuación • debe considerar la posibilidad de utilizar ilustraciones. • Se debe decidir el tono que se le dará al texto. Los informes comerciales, científicos y técnicos requieren generalmente una exposición equilibrada, clara y de tipo comercial. A veces se justifica un estilo audaz o polémico. • Ordenación al redactar un informe: Se debe tener en cuenta que el orden alfabético o numérico de los párrafos o puntos de cada sección facilita la tarea del lector. Continuación • Se debe decidir el tono que se le dará al texto. Los informes comerciales, científicos y técnicos requieren generalmente una exposición equilibrada, clara y de tipo comercial. A veces se justifica un estilo audaz o polémico. • Ordenación al redactar un informe: Se debe tener en cuenta que el orden alfabético o numérico de los párrafos o puntos de cada sección facilita la tarea del lector. • Ilustraciones al redactar el texto: Se debe ir pensando en las ilustraciones; así finalmente se logrará una buena coordinación entre lo escrito y las figuras. • Introducción: El informe necesita una introducción que pueda redactarse en último término. Introducción El informe necesita una introducción que pueda redactarse en último término. Es la parte dedicada a la presentación general del material; debe contener el nombre y cargo del destinatario del informe, la fecha y el propósito. • Antecedentes del tema: El enunciado completo o resumido de los resultados obtenidos, de sus conclusiones o recomendaciones, la lista de capítulos por orden de secuencia; definiciones de los términos y de los vocablos empleados en un sentido específico, entre otros. Continuación • Las secciones podrán contener algunos o todos los elementos siguientes: Un enunciado de los hechos recogidos, con indicación de su fuente, un análisis de dichos hechos, la presentación de las conclusiones o recomendaciones que surgen de dichos hechos. • La lectura debe llevar al lector gradualmente de lo conocido a lo nuevo, una descripción del procedimiento seguido en las investigaciones o experimentos. Conclusión • Conclusión: La conclusión puede contener algunos o todos los puntos siguientes: Un resumen de los argumentos expuestos en los capítulos o secciones del informe, deducciones, recomendaciones resultantes y un enunciado claro, de acción que deberá seguirse en función de las recomendaciones presentadas. Existe una relación de dependencia directa entre Introducción y Conclusión.