GESTIÓN POR PROCESOS

PROCESOS - ENTENDER LAS INTERRELACIONES

Proceso Proceso
A C

Proceso Proceso
B D

Entradas
Salida
Controles
Recursos
GESTIÓN POR PROCESOS
EJEMPLOS DE PROCESOS

Requerimiento de
Personal
Contratación de
Personal Proceso de RRHH Contratado
GESTIÓN POR PROCESOS
EJEMPLOS DE PROCESOS

ACTIVIDADES
PROCESOS ENTRADAS SALIDAS
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Recibe las solicitud de requerimiento de
Jefe de RRHH personal con la firma respectiva del jefe
del Área.

Revisa el MOF, ubica la descripción del

Asistente de
cargo y perfil del puesto y procede a la
RRHH
convocatoria de los candidatos

Asistente de
Realiza una convocatoria externa
RRHH

Evalúa los CV de acuerdo al perfil del

puesto y elige una terna de candidatos
Jefe de RRHH
•Requerimiento de para entrevistar. Coordina con el Jefe de
RECURSOS •Personal
Contratación de Área la fecha y hora.
HUMANOS Contratado
Personal
Asistente de Coordina una reunión con el candidato
RRHH seleccionado
Dependiendo del puesto, lo entrevista y
plantea las condiciones de trabajo y
Jefe de RRHH /
remunerativas. Caso contrario lo
Jefe de Área
entrevista el Jefe de Área y/o Gerente de
Línea
Recibe documentos sustentatorios
Jefe de RRHH acorde con el puesto que va a ocupar el
candidato.

Asistente de
Realiza la afiliación del candidato.
RRHH
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EJEMPLOS DE PROCESOS

Orden de Venta
Requerimiento
de Cliente
Proceso de
Ventas
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EJEMPLOS DE PROCESOS

ACTIVIDADES
PROCESOS ENTRADAS SALIDAS
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

Recepción de la solicitud de cotización

Vendedor
enviada por el cliente.

Evalúa la solicitud de cotización o de

compra, enviada por el cliente, precios,
Vendedor
stock en los almacenes, plazos de
Requerimiento de entrega.
VENTA Orden de
Cliente
Venta
Presenta la pro forma de venta al cliente,
Vendedor y acuerda con él las condiciones de
venta, precios, forma de pago.

Vendedor Genera Orden de Venta.

 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

DIAGNÓSTICO

¿Cómo se realiza la Fase de Diagnóstico?

La tabla 1 Fase de diagnóstico, presenta las entradas, actividades y salidas a
desarrollar en esta fase del proyecto.
FASES DE DIAGNOSTICO
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

 Alta dirección y demás personal

responsables de los Procesos Planificar la realización
identificados con conocimientos del del diagnóstico
proceso,

 Requisitos de la Norma ISO 9001.

Informe del Diagnostico
 Infraestructura física. validado validado
Ejecutar el diagnóstico

 Servicios de apoyo (transporte,

comunicaciones)

 Documentación existente.
Validar el informe de
 Estructura administrativa y planta de diagnóstico
cargos de la entidad.
 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

PLANIFICACIÓN

¿Cómo se realiza la Fase de Planificación?

La gráfica, presenta la fase de planeación con un enfoque de procesos (entradas,
actividades y salidas) de tal manera que facilite su aplicación.
FASES DE PLANIFICACIÓN
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

 Compromiso formal de la Alta Planificar la realización  Estructura organizativa del

Dirección de la fase de proyecto: Listado de
Planificación personal que conformarán
 Informe de diagnóstico aprobado los grupos de trabajo (con %
de disponibilidad de tiempo).
 Personal de la empresa con
conocimientos de la entidad y la  Cronograma general.
norma ISO 9001 Ejecutar la fase de la
Planificación  Plan de comunicaciones
 Norma ISO 9001 para el proyecto

 Otros recursos necesarios para la  Plan detallado del proyecto.

fase de planeación tales como:
Aprobar los resultados
Infraestructura física, equipos y  Recursos necesarios para el
de la fase de
software, proyecto.
Planificación
 Entre otros
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DE UN SGC

DISEÑO

¿Cómo se realiza la Fase de Diseño?

En primera instancia, es necesario identificar los procesos que le permiten a cada entidad
cumplir la misión asignada, determinando su secuencia e interacción; así mismo se debe
establecer la documentación requerida, que incluya la política de calidad, los objetivos de
calidad, el manual de calidad, los procedimientos, instructivos y formatos.
 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

DISEÑO

FASES DE DISEÑO

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

 Compromiso formal de la Alta Dirección  Mapa de Procesos

Identificar los Procesos del SGC
 Plan de acción para implementar el SGC.  Caracterizaciones de procesos

 Planeación estratégica de la Entidad (Plan  Declaraciones documentadas de

Desarrollo o Estratégico, Misión, Visión, etc.) Describir los procesos del SGC política y objetivos de calidad

 Portafolio de productos y servicios de la  Procedimientos, instructivos,

Entidad manuales, formatos, etc.

 Servidores Públicos con conocimientos de la Establecer la Política y Objetivos  Manual de calidad

Entidad y la norma internacional ISO 9001 de la Calidad
 Fichas de indicadores
 Norma Internacional ISO 9001

 Estructura administrativa o planta de cargos.

Documentar los procesos

Definir indicadores a los

procesos
ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

DOCUMENTACIÓN DEL SGC

ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC
 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

Requisitos de la Documentación

Extensión Incluye

• Tipo & tamaño de la • Política y objetivos documentados

organización.
• Manual de la Calidad
• Complejidad e • Procedimientos documentados
interacción de los requeridos por la norma.
procesos
• Documentos requeridos por la
organización para asegurar la eficaz
• Competencia de
planificación, operación y control
personal
de los procesos.
• Los registros requeridos.
ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC
 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC
Objetivos de la Calidad
Logros a alcanzar en relación con la Calidad. Tiene su origen en la Política de la
Calidad que una organización a establecido y es cuantificable.
Es el medio para demostrar que la Política de la calidad se está
cumpliendo.

POLITICA DE CALIDAD

OBJETIVOS

INDICADORES
ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

PROCEDIMIENTOS

Id ISO 9001:2008
1 4.2.3 Control de Documentos
2 4.2.4 Control de Registros
3 8.2.2 Auditoría Interna

4 8.3 Control de Producto no Conforme

5 8.5.2 Acción Correctiva

6 8.5.3 Acción Preventiva
ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC
REGISTROS
Id ISO 9001:2008
1 5.6.1
2 6.2.2 (e)
3 7.1 (d)
4 7.2.2
5 7.3.2
6 7.3.4
7 7.3.5
8 7.3.6
9 7.3.7
10 7.4.1
11 7.5.2 (d)
12 7.5.3
13 7.5.4
14 7.6
15 7.6 (a)
16 8.2.2
17 8.2.4
18 8.3
19 8.5.2
20 8.5.3
 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

IMPLANTACIÓN

¿Qué es la Fase de Implementación?

La fase de implementación, corresponde a la ejecución de todo lo planeado en la fase
de diseño, en la medida que vaya siendo aprobado, con el fin de monitorear resultados
y efectuar acciones de retroalimentación y así ajustar el SGC; en esta se realiza la
divulgación y aplicación del soporte documental elaborado y se diligencian y conservan
los registros que sirven como mecanismos de control y evidencia de ejecución de las
actividades del proceso

Las actividades de implementación del SGC permiten que los ejecutores de los
procesos lleven a la práctica lo establecido en los documentos elaborados,
identificando si los mismos se ajustan a los requerimientos específicos de la norma
Internacional ISO 9001, los requisitos legales, reglamentarios y de los clientes. Para
ejecutar esta etapa se deben tener en cuenta las características propias de la Entidad
y los recursos existentes.
 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

IMPLANTACIÓN

¿Cómo se realiza la Fase de Implementación?

FASES DE IMPLEMENTACIÓN
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

 Mapa de procesos de la Entidad. Elaboración de Plan de  Plan de implementación del SGC.

Implementación
 Caracterizaciones de los procesos.  Evidencia de la actividad de
divulgación y socialización (actas,
 Declaraciones documentadas de política y Divulgar y socializar la listados de asistencia, videos entre
objetivos de calidad. documentación del SGC a
otros)
implementar
 Procedimientos, instructivos, manuales,  SGC divulgado y socializado.
formatos, etc.
 Evidencias de implementación del
 Disposiciones documentadas. Implementar el Sistema y SGC. (resultados de indicadores,
recopilar evidencia entre otros).
 Plan de comunicaciones.
 Evidencias de la eficacia de las
 Matriz de responsabilidades. actividades de implementación del
Seguimiento a la implementación SGC (encuestas, pruebas piloto,
del SGC
 Manual de calidad. observación directa, prueba de
conocimientos).
 Fichas de indicadores.

 Listados de documentos externos.

 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

EVALUACIÓN
• El uso de técnicas estadísticas apropiadas, puede ser útil para detectar
variaciones en los procesos y por lo tanto mejorar el desempeño del proceso y/o
producto.
• La autoevaluación debe considerarse en forma periódica para evaluar la madurez
del sistema de gestión de la calidad y el nivel de desempeño de la organización,
para definir oportunidades de mejora.

¿Qué es la Fase de Evaluación?

Esta fase permite conocer con exactitud cómo estamos frente al cumplimiento de cada
requisito, dado el tiempo y las etapas que han transcurrido, es decir, se verifica si se ha
ejecutado lo planeado considerando el seguimiento al cumplimiento de los objetivos
institucionales y de calidad, as. como también a la medición que se realice a los
factores claves de éxito en los procesos y características de los productos y/o
servicios, requisitos legales, del cliente y de la entidad tomando como insumo los
diferentes informes generados por los mecanismos adoptados, tales como:
autocontrol, autoevaluación, revisiones por la Dirección y auditor.as, entre otros.
 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC
FASES DE EVALUACIÓN
ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
 Compromiso formal de la Alta Dirección.  Documento (informe, acta) de
 Sistema de gestión de la calidad divulgado, Planificar la Fase de Evaluación análisis de indicadores.
socializado e implementado.  Documento (informe, acta) de
 Plan de auditorías. seguimiento al plan de objetivos de
 Procedimientos documentados requeridos en la Efectuar el seguimiento y la calidad.
norma ISO 9001. medición de la satisfacción del  Informes de auditoría interna.
 Declaraciones documentadas de política y cliente, de los procesos,  Documento (informe, acta) de la
objetivos de la calidad. productos / servicios revisión por la dirección.
 Manual de la calidad.  Informes de pre-auditoría.
 Documentos requeridos por la entidad.  Informe de auditoría de
 Normatividad legal aplicable a la entidad. Implementar acciones de control certificación.
 Norma Internacional ISO 9001 de producto / servicio no  Certificado ISO 9001
 Norma Internacional ISO 19011 conforme  Planes de mejora (Acciones
 Procedimientos, instructivos, manuales, correctivas, preventivas y de
formatos, aprobados y distribuidos a los mejora)
funcionarios. Analizar datos
 Evidencias de implementación del SGC
(Registros).
 Resultados de indicadores.
Ejecutar auditorías internas

Realizar Revisión por la

Dirección

Tomar acciones de mejora

 ETAPAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE UN SGC

CALIFICACIÓN DEL AUDITOR.

Adiestramiento:
Sistemas de Gestión
Técnicas de auditoría
Participación de Auditorías
Examen
Re-calificación
Habilidades adicionales:
Planeamiento
Organización
Comunicación
Coordinación