Articles-161213 Archivo Ppt4

Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

SEGUIMIENTO FINANCIERO
 Generalidades
 Componentes
 SINEB
 Beneficios
 Interrelación FUT y SIG
Generalidades
COMPETENCIAS Y OBLIGACIONES FRENTE AL

SEGUIMIENTO DE LOS RECURSOS (LEY 715 de 2001)
Artículo 5. Competencias de la Nación

5.9 Evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa del
sector educativo en las entidades territoriales.
5.21. Realizar las acciones necesarias para mejorar la
administración de los recursos del Sistema general de
Participaciones
Artículo 6. Competencias de los Departamentos

6.1.2. Administrar y responder por el funcionamiento,
oportunidad y calidad de la información educativa y
suministrar la información a la Nación en las condiciones que
se requiera.
Artículo 7. Competencias de los distritos y los municipios

certificados
7.10. Administrar el Sistema de Información Educativa Municipal o
Distrital y suministrar la información al departamento y a la
Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el
reglamento.
Artículo 8. Competencias de los municipios no certificados

8.4. Suministrar la información al departamento y a la Nación con
la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento.
Artículo 93. Sistema de Información

las entidades territoriales están obligadas a enviar la información
solicitada por las entidades del nivel nacional, en los términos
solicitados.
ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO
• Reportes de Presupuesto y Ejecución financiera por E.T

Certificada para análisis y retroalimentación.
• Auditorías que se realizarán anualmente por parte del

MEN para verificar la información.
Componentes
ESQUEMA DE
SEGUIMIENTO República de Colombia
FINANCIERO
BASE DE DATOS MEN
Consolidación y validación de información
ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES E INDICADORES DE GESTION
Uso de recursos, gestión financiera, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica
INF. PRESUPUESTAL
E.T. CERTIFICADAS
INF. DE TESORERIA INF. CONTABLE
INGRESOS POR FUENTE
Presupuesto inicial y final Valor Rendimientos SGP
RESL. 166 GASTOS POR FUENTE (SGP y resto) PUC - Cuenta "0"
Docente a Pago Sueldos y Salarios
a 5 dígitos
Docente y Presupuesto inicial y final de funcionamiento
Personal por rubro y de inversión por proyecto
Pago Prestaciones ociales
Administrativo
Ejecución de funcionamiento e inversión por (únicamente las
rubro y proyecto cuentas asociadas
(ANEXO 3A) Pago Aportes Parafiscales
Ejecución regionalizada de proyectos de a presupuesto de la
inversión Secretaría de
DPTOS CON DATOS

MUN CERTIFICADOS Y
Pago Contribuciones Educación)
DE NO CERTIFICADAS
Componentes de gasto presupuesto final,
ejecución y meta física Efectivas
DETALLADO DE NOMINA
Nómina Mensual Persona a Persona por cada devengo CALIDAD ALIMENTACIÓN
Aportes patronales y parafiscales Detallado semestral por Detallado semestral
Primas y Bonificaciones Extralegales municipio y concepto por municipio y
Ascensos en el escalafón concepto
INFORMACIÓN PRESUPUESTAL:
Básica para análisis de gestión financiera y cumplimiento de

normatividad respecto a correspondencia de ingresos de
destinación específica con gastos asociados.
Junto a la información contable y de tesorería se recoge a

través del SINEB por el denominado anexo 30, el cual contiene
7 archivos con las siguientes particularidades:
ANEXO Ministerio de Educación Nacional
FINANCIERO (30) República de Colombia
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar

2008
1: Por fuentes y concepto SGP Nueva fuente: Monopolio a
Ingresos identificando ppto. inicial ppto. licores
final y ejecución. Se inhabilita concepto de
ingreso: Calidad porque todos
los recursos relacionados con
calidad se identifican en el
anexo 32
2. Gastos De funcionamiento: gastos de Nuevas fuentes: Monopolio a
la SED; ó de inversión: licores, otras asignaciones
recursos destinados especiales y rendimientos
directamente a la prestación financieros
del servicio educativo. Registro Nuevo concepto de
de los 5 momentos funcionamiento: Servicios
presupuestales Personales Indirectos
FINANCIERO (30)
Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008

3. Regionali- Aplica a departamentos con El sistema permite asignar un
zación el fin de distribuir por proyecto o el complemento del valor
municipios la inversión del mismo al código 000 que significa
realizada. Todos los “destinación departamental”
proyectos registrados tanto
para lo presupuestado como
para lo ejecutado
4. Metas e Permite asociar recursos a Nuevos conceptos de gasto
Indicadores metas alcanzada relacionados con alimentación
Se registran los proyectos de escolar
inversión que apliquen a los Comparación de valores por
conceptos de medición proyectos reportados para todas las
fuentes (antes sólo SGP)
* Los proyectos aquí registrados deben coincidir con los valores reportados en el
archivo de gastos, tanto para el presupuesto definitivo como para la ejecución.
FINANCIERO (30) República de Colombia

5. Rezago Valor de las cuentas por pagar Relación de cuentas por pagar
y de las reservas menos pago efectivo: rezago
presupuestal de la vigencia
6. Información de PUC Cambio de algunas
Contabilidad correspondiente a la cuenta denominaciones por ej.: Gastos
cero por afectar pasó a llamarse
Gastos por Ejecutar
7. Tesorería Permite inferir sobre el manejo y nivel de inversiones, y determinar
ingresos por rendimientos financieros destinados a calidad
8. Deudas Información que se viene Archivo nuevo

Ascensos requiriendo manualmente y
contiene por vigencia el número
y costo de solicitudes radicadas
y pagadas
INFORMACIÓN PRESUPUESTAL - NOMINA:
Permite realizar un seguimiento detallado a gastos de personal,

teniendo en cuenta que en este gasto se concentra más del 80% de
los recursos de prestación del servicios – SGP
La nómina mensual se usa para apoyar los análisis de costos

realizados por la Oficina Asesora de Planeación del MEN para
efectos de calcular el complemento de planta y para realizar los
análisis y la verificación de uso de recursos mediante los datos
detallados de costos mensuales por tipo de devengo, fuente, tipo
de vinculación, cargo, etc.. Como también los aportes patronales y
parafiscales por municipio
Se recoge a través del SINEB por el denominado anexo 31, el cual

contiene 5 archivos con las siguientes particularidades:
NOMINA (31)

1: Registro •Nuevas opciones en la variable tipo de
Devengos persona a vinculación, quedaron así: 1. Con
persona por nombramiento en propiedad, 2. Con
fuente y nombramiento provisional en una vacante
devengo definitiva, 3. Con nombramiento en período de
prueba, 4. Libre nombramiento y remoción, 5.
Con nombramiento provisional en una vacante
temporal y 6. Supernumerarios
•Nuevas opciones en grado en el escalafón
diferenciando grado 2 con ó sin
especialización
•Nuevas opciones de Devengos, incluyendo:
25 Viáticos, 27. Estímulos por cumplimiento
indicador de gestión, 28. Bonificación art. 5
dec 1171 /2004 y detallando Sobresueldos:
SOBRESUELDOS Ministerio de Educación Nacional
Cambio de nombres para los siguientes:
3 Sobresueldo 10% - Director de centro rural ; 4 Sobresueldo 15% -

Docentes en Preescolar Vinculados Antes de 23/02/84; 5 Sobresueldo 20%
- Coordinador de IE; 6 Sobresueldo 25% - Rector en IE que tenga por lo
menos 1 grado de preescolar y la básica completa; 7 Sobresueldo 30% -
Rector en IE que tenga por lo menos un grado de preescolar y niveles de
básica y media completos; 8 Sobresueldo 35% - Rector de Escuela Normal
Superior y 9 Sobresueldo 40% - Supervisor o Inspector
Nuevos conceptos de devengo para los siguientes sobresueldos:
30 Sobresueldo 30% - Rector en IE que tenga solo el nivel de media completo;

31 Sobresueldo 20% - Rector en IE con 2 jornadas y menos de 1.000
estudiantes; 32 Sobresueldo 25% - Rector en IE con 2 jornadas con 1.000 ó más
estudiantes; 33 Sobresueldo 25% - Rector en IE con 3 jornadas y menos de
1.000 estudiantes; 34 Sobresueldo 30% - Rector en IE con 3 jornadas con 1.000
ó más estudiantes; 35 Sobresueldo 35% - Director de Núcleo; 36 Sobresueldo
25% - Vicerrector de Escuela Normal o INEM; 37 Sobresueldo 20% - Vicerrector
Académico de ITA
ANEXO República de Colombia
NOMINA (31)

2008
2. Tabla de Primas y Seguimiento y control La lista es dinámica en la
Bonificaciones mediante la descripción de medida que se van
Extralegales Pagadas todas las primas o consolidando los reportes,
bonificaciones existentes y para incluir una nueva
reconocidas por la Ley a opción se debe remitir la
30 de noviembre de 2000, solicitud y norma que la
con el detalle de las justifica. Solo lo reporta
normas que las justifican quien tenga devengos por
este concepto
3. Relación de
personas a quienes Relación de los docentes y directivos docentes que las
de les pagan Primas reciben (cédula y código de la prima)
y Bonificaciones
Extralegales Pagadas
NOMINA (31) República de Colombia

2008
4. Aportes Verificación de pagos sin Formulario Único de
Patronales y situación de fondos Aportes
Parafiscales
5. Ascensos en el Relación por cada Se inhabilitó la opción de

Escalafón docente o directivo “Sobresueldo”
docente con ascenso en
el escalafón, incluyendo
efecto fiscal
INFORMACIÓN PRESUPUESTAL
CALIDAD Y ALIMENTACION:
Estos dos anexos reúnen la información presupuestal por

todas las fuentes y conceptos de gasto. El registro
contiene la información de presupuesto definitivo y de
ejecución.
Se recoge a través del SINEB por el denominado anexo 32

para Calidad y por el anexo 33 para Alimentación.
Cada uno de estos anexos cuentan con un único
archivo con las siguientes particularidades:
ANEXO CALIDAD (32) Ministerio de Educación Nacional
Y ANEXO ALIMENTACION (33)

Anexo 32 – Permite asociar Las fuentes de recursos son:
Archivo recursos a metas 1.SGP Calidad
Calidad alcanzadas 2.Recursos Propios Municipios No Certificados
Se debe reportar 3.Otros Recursos Municipios No Certificados
por todas las
entidades También se ajustaron los conceptos de gasto
Anexo 33 – Permite asociar Las fuentes de recursos son:

Archivo recursos a metas 1.SGP Alimentación
Alimentación alcanzadas 2.Recursos Propios Municipios No Certificados
Se debe reportar 3.Otros Recursos Municipios No Certificados
por todas las
entidades También se ajustaron los conceptos de gasto
* Los conceptos de gasto por fuente deben contener los registros tanto para el
presupuesto definitivo como para la ejecución.
SINEB
FLUJO PROPUESTO DE INFORMACIÓN

Reportes a
• Áreas del MEN
• E.T
MINISTERIO DE EDUCACIÓN • Entes de Control
Consolidación, validación y reportes • Comunidad
ENTIDADES CERTIFICADAS
Anexos de Presupuesto, contabilidad, tesorería
Anexos consolidados de Calidad y Alimentación
MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS
Información de Calidad y Alimentación
PREMISAS República de Colombia
Los anexos que contemplan la información financiera y de nómina cuentan con

las siguientes características:
Anexo Periodicidad Archivos
Financiero (30) Trimestral 8
Nómina (31) Mensual 5
Calidad (32) Semestral 1
Alimentación (33) Semestral 1
•Los reportes los debe realizar la entidad y se reciben a través de la herramienta

única SINEB: www.mineducación.gov.co/sineb
•Si no se reporta dentro de los plazos estipulados, debe mandar un correo
electrónico al área de seguimiento a recursos, especificando las razones por las
cuales no cumplió con el reporte, el anexo, vigencia, período y fechas en las
cuales desea que se le habilite el sistema.
•Para reportar un período es necesario tener reportado y oficializado el período
anterior; no es posible reportar dos períodos a la vez ni saltar períodos de
reporte.
CARGUE República de Colombia
Interpretación del Resultado de Cargue

Solamente los archivos aceptados pasan a la validación de
campos; es decir; que los registros rechazados no entran al
sistema porque no cumplen las condiciones básicas de
estructura, por tanto no son validados y no se consideran
reportados.
VALIDACION Ministerio de Educación Nacional
DE CAMPOS
Interpretación del Resultado de Validación de Campos

Después de validar los campos el sistema entrega el resultado “Registros
Sin Errores” ó “Registros Con Errores”; los primeros aparecen en buenos y
los segundos aparecen en malos.
VALIDACION Ministerio de Educación Nacional
DE ARCHIVOS República de Colombia
Interpretación del Resultado de Validación de Campos

Después de realizar la validación de archivo, el sistema entrega el resultado “Archivo
Sin Errores” ó “Archivo Con Errores”; en caso de que aparezca “Archivo Sin Errores” ha
culminado la validación y el resultado ha sido exitoso; en caso de que aparezca
“Archivo Con Errores” ha culminado la validación y a pesar de que todos los registros
puedan aparecer en buenos, los datos son inconsistentes.
OFICIALIZACION República de Colombia
Interpretación del Resultado de Oficialización

Después de realizar la oficialización se ha culminado con éxito el reporte
completo de un anexo de un determinado período.
El Ministerio de Educación revisará la información, le retroalimentará y sí es
necesario solicitará ajustes al reporte; momento en el cual se “Rechaza la
Oficialización” por parte del MEN y tendrá que ser rehabilitado el período a
corregir y se reinicia el proceso hasta que de nuevo quede oficializado.
Beneficios
LOGROS Y Ministerio de Educación Nacional
BENEFICIOS República de Colombia
Se superaron los siguientes obstáculos:
•Inconsistencia en valores incorporados, sumatorias, conceptos

•Diferentes formatos que impiden consolidación por sistema
•Diferentes criterios para distribuir recursos por nivel educativo
•Reportes incompletos ignorando las diferentes unidades de gasto
En cambio, se logró implementar:
• Sistema único de reporte vía WEB

• Validador que disminuyó el riesgo de error, garantizando uniformidad en
la información
• La eliminación del reporte con la división por niveles educativos,
facilitando así el reporte
• Reportes iguales y/o similares al manejo presupuestal de la entidad,
evitando manipulación de información
• Se liberó tiempo para efectos de análisis de información y agiliza la
retroalimentación.
Se unificaron requerimientos por parte de las distintas áreas del MEN:

Subdirección de Seguimiento a Recursos: consolidar, verificar y analizar la
información reportada, solicitar ajustes y emitir los informes e indicadores
correspondientes
Oficina de Planeación: información agregada para análisis de costos y financiamiento
del sector
Dirección de Calidad: información detallada sobre el uso de recursos de calidad
Dirección de Poblaciones: alimentación para análisis de política y requerimientos de
asistencia técnica
Viceministerio de Educación Básica y Media. Informes para evaluar el
comportamiento del sector y la efectividad de las políticas.
Con la información recibida ha sido posible:

• Analizar la composición y uso de recursos disponibles para el sector asociada
al cumplimiento de la normatividad vigente
• Evaluar la gestión financiera en cada E.T
• Identificar requerimientos específicos de asistencia técnica
• Reportar a los entes de control los casos así lo requieren en beneficio del
uso a los recursos de la nación
La entidad puede realizar aprovechamiento de sus reportes de la

siguiente manera:
1) Accediendo a los históricos de archivos reportados en el SINEB

(resumen por anexo y record de cargues)
2) Mediante el uso de las consultas de los registros reportados
(módulo de consultas)
3) Realizando uso del “Módulo Indicadores”
(módulo de consultas)
Adicionalmente se genera la aceptación y/o rechazó de los

reportes que envía por parte de los respectivos interlocutores;
quienes a su vez, después de aceptada la información remiten
cartas de análisis con las particularidades de cada caso.
Módulo de Consultas República de Colombia
Módulo de Consultas República de Colombia
INDICADORES BÁSICOS GENERADOS POR EL

SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
 Indicadores de Financiación del Sector
 Indicadores de Financiación de metas

estratégicas
 Indicadores de Destinación de Recursos
 Indicadores de Ejecución de Recursos
El resultado de los indicadores está en proceso de revisión y ajuste, se espera que

para el 2do trim de 2008 puedan ser usados permanentemente
INDICADORES DE FINANCIACIÓN DEL SECTOR: analizar las fuentes de

financiación, la estructura del gasto y su destinación por eje de
política
• Estructura de Financiación de la Educación: ingresos por fuente /

total de ingresos
Composición del Gasto total: gasto en funcionamiento/gasto total y

gasto en inversión/gasto total
Composición del Gasto de Inversión: Gasto total en inversión por eje

de política/Gasto Total en Inversión
• Estructura de financiación del gasto en calidad: Ejecución de calidad

por fuente (SGP, rendimientos SGP y otras fuentes)/ total ejecución
de calidad
INDICADORES BÁSICOS República de Colombia
INDICADORES DE FINANCIÓN DE METAS ESTRATÉGICAS: verificar uso

eficiente de recursos en conceptos relevantes para el mejoramiento
de la prestación del servicio, descritos en:
 Anexo de Información Presupuestal, archivo 4 – componentes de

gasto relacionados con los recursos administrados directamente por
la E.T certificada
 Anexos de Calidad y de Alimentación relacionados con recursos

administrados directamente por los municipios no certificados
INDICADORES BÁSICOS
INDICADORES DE DESTINACIÓN DE RECURSOS: verificar aplicación de

recursos de acuerdo con los usos establecidos.
• Destinación Recursos de Prestación del Servicio: (Nómina)

Presupuesto Gastos de Personal SGP/ asignado CONPES Prestación
de Servicios
• Destinación Recursos de Calidad (Municipios no certificados):
Presupuesto gastos para Calidad SGP/ asignado CONPES Calidad
• Destinación de Rendimientos Financieros del SGP a calidad:
Rendimientos financieros obtenidos/presupuesto gastos elegibles
para calidad
INDICADORES BÁSICOS República de Colombia
INDICADORES DE EJECUCIÓN DE RECURSOS: verificar nivel de

ejecución por rubro, proyecto y componente de gasto.
•Incorporación de Recursos: Presupuestos de ingresos por SGP/ valor

CONPES + recursos efecto del presupuesto de la vigencia anterior
(excedentes, valores no incorporados y rendimientos financieros)
•Ejecución por proyecto y componentes de gasto: Ejecución (total,

proyecto y por componente) / Presupuesto final (total, proyecto y por
componente
•Ejecución de Reservas: Ejecución de reservas SGP/ Presupuesto de

Reservas SGP
PERSPECTIVAS
 Interrelación con el SIG – Sistema Interno de Gestión:
 Se ha iniciado la labor de armonización de los archivos planos;

el primer archivo que se espera generar es el archivo de
devengos anexo de nómina
 Es preciso mencionar que el SIG es un sistema de la Secretaria

que facilita su gestión pero no reemplaza las labores de
reporte en el SINEB. Se espera en el mediano plazo
implementar dentro de estas herramientas opciones que
faciliten la labor en al entidad
PERSPECTIVAS
 Interrelación con los demás organismos estatales
 El MEN participa en el proceso de diseño e implementación del

denominado Formulario Único Territorial – FUT, que en cumplimiento
del decreto número 3402 de Septiembre 7 de 2007, que reglamenta
parcialmente el artículo 31 de la Ley 962 de 2005; donde, se busca
que las entidades del nivel central unifiquen sus requerimientos de
información y compartan los resultados de los reportes recibidos.
 Ya se llegaron a los acuerdos entre las distintas entidades (DNP,

Banco de la República, Minhacienda, Mininterior, Contaduría, DAFP,
DANE, Contraloría y Mineducación, entre otros). En junio se realiza
la prueba piloto con 100 entidades
PERSPECTIVAS
 La recolección por el SINEB estará activa hasta que el FUT sea

implementado y conocido por todos los usuarios, así como las
herramientas de captura y recolección (CHIP); para garantizar
la asignación de recursos y dar cumplimiento a lo establecido
por la ley 715
 El FUT no contempla el anexo de nómina ni el de planta.

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

COMPETENCIAS Y OBLIGACIONES FRENTE AL

Artículo 5. Competencias de la Nación

Artículo 6. Competencias de los Departamentos

Artículo 7. Competencias de los distritos y los municipios

Artículo 8. Competencias de los municipios no certificados

Artículo 93. Sistema de Información

• Reportes de Presupuesto y Ejecución financiera por E.T

• Auditorías que se realizarán anualmente por parte del

DPTOS CON DATOS

Básica para análisis de gestión financiera y cumplimiento de

Junto a la información contable y de tesorería se recoge a

Archivo Generalidad Aspectos a Considerar

Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008

Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008

8. Deudas Información que se viene Archivo nuevo

INFORMACIÓN PRESUPUESTAL - NOMINA:

Permite realizar un seguimiento detallado a gastos de personal,

La nómina mensual se usa para apoyar los análisis de costos

Se recoge a través del SINEB por el denominado anexo 31, el cual

Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008

Cambio de nombres para los siguientes:

3 Sobresueldo 10% - Director de centro rural ; 4 Sobresueldo 15% -

30 Sobresueldo 30% - Rector en IE que tenga solo el nivel de media completo;

Archivo Generalidad Aspectos a Considerar

Archivo Generalidad Aspectos a Considerar

5. Ascensos en el Relación por cada Se inhabilitó la opción de

Estos dos anexos reúnen la información presupuestal por

Se recoge a través del SINEB por el denominado anexo 32

Archivo Generalidad Aspectos a Considerar 2008

Anexo 33 – Permite asociar Las fuentes de recursos son:

FLUJO PROPUESTO DE INFORMACIÓN

Los anexos que contemplan la información financiera y de nómina cuentan con

•Los reportes los debe realizar la entidad y se reciben a través de la herramienta

Interpretación del Resultado de Cargue

Interpretación del Resultado de Validación de Campos

Interpretación del Resultado de Validación de Campos

Interpretación del Resultado de Oficialización

Se superaron los siguientes obstáculos:

•Inconsistencia en valores incorporados, sumatorias, conceptos

• Sistema único de reporte vía WEB

Se unificaron requerimientos por parte de las distintas áreas del MEN:

Con la información recibida ha sido posible:

La entidad puede realizar aprovechamiento de sus reportes de la

1) Accediendo a los históricos de archivos reportados en el SINEB

Adicionalmente se genera la aceptación y/o rechazó de los

INDICADORES BÁSICOS GENERADOS POR EL

 Indicadores de Financiación de metas

 Indicadores de Destinación de Recursos

 Indicadores de Ejecución de Recursos

El resultado de los indicadores está en proceso de revisión y ajuste, se espera que

INDICADORES DE FINANCIACIÓN DEL SECTOR: analizar las fuentes de

• Estructura de Financiación de la Educación: ingresos por fuente /

Composición del Gasto total: gasto en funcionamiento/gasto total y

Composición del Gasto de Inversión: Gasto total en inversión por eje

• Estructura de financiación del gasto en calidad: Ejecución de calidad

INDICADORES DE FINANCIÓN DE METAS ESTRATÉGICAS: verificar uso

 Anexo de Información Presupuestal, archivo 4 – componentes de

 Anexos de Calidad y de Alimentación relacionados con recursos

INDICADORES DE DESTINACIÓN DE RECURSOS: verificar aplicación de

• Destinación Recursos de Prestación del Servicio: (Nómina)

INDICADORES DE EJECUCIÓN DE RECURSOS: verificar nivel de

•Incorporación de Recursos: Presupuestos de ingresos por SGP/ valor