Unidad 1: Ambiente de Trabajo

Capítulo 1: La Oficina Moderna

Páginas 3-10

Profa. Valentín-Báez
Curso: Prodedimientos
administrativos de oficina/Tecnología
de Oficina
Objetivos
 El estudiante
 Identifica la trayectoria del profesional
administrativo
 Define el término profesional administrativo
 Señala las diferentes posiciones de empleo en la
oficina automatizada
 Describe aspectos de la oficina virtual
 Identifica las diferentes áreas de especialización
de la administración de oficinas
 Explica las tareas básicas que se realizan en
cada posición en la oficina automatizada
TRAYECTORIA DEL PROFESIONAL
ADMINISTRATIVO
 El avance de la tecnología y el desarrollo de las
telecomunicaciones ha traído cambios drásticos en la oficina
moderna que exigen:
 personas comprometidas con su profesión y con una actitud
positiva hacia la integración de la tecnología en los procesos
administrativos.
 Personal con competencias tecnológicas y con capacidad de
adaptarse a los cambios que produce las misma.
 El tener conocimientos, destrezas de administración y
especializarse en la tecnología han hecho acuñar un término
que haga referencia al nuevo rol del profesional de oficina
ya que el nombre profesión secretarial se queda corto
ante tanta preparación y conocimientos.
 Los nombres que han surgido para esta profesión son:
profesional administrativo, profesional ejecutivo,
administrador de oficina, técnico de sistemas de
oficina y profesional de oficina.
TRAYECTORIA DEL PROFESIONAL
ADMINISTRATIVO (Continuación)
 La Asociación Internacional de Profesionales
Administrativos (IAAP-siglas en Inglés) define al
profesional administrativo como aquella persona que
posee dominio de las destrezas de oficina, demuestra
habilidad para asumir responsabilidad sin supervisión
directa, ejerce iniciativa y juicio y toma decisiones en el
ámbito de autoridad asignado.
 El equipo tecnológico disponible y el énfasis en la eficiencia
y la productividad han provocado una nueva visión de la
estructura organizacional de las empresas (estructura
organizacional en forma horizontal – hay menos niveles
gerenciales en comparación con la estructura vertical del
pasado).
 El rol del profesional administrativo ha cambiado y seguirá
cambiando a medida que continúen asumiendo una mayor
responsabilidad.
RETOS DE LA OFICINA MODERNA
 Dominio de los sistemas de información
 Dominio del internet
 La exigencia de una mejor preparación académico
formal
 Interacción con empleados de experiencias diversas
 Las empresas funcionan con menos empleados a
tiempo completo (downsizing)
 El enfoque actual es hacia la calidad total (TQ-Total
Quality) o el continuo mejoramiento de la calidad
(Continuous Quality Improvement)
 Horarios flexibles en la semana de trabajo
 Habilidad para trabajar en equipo
 Alto rendimiento
 Trabajar sin supervisión directa
RETOS DE LA OFICINA MODERNA
(Continuación)
 Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de
trabajo y en las tareas asignadas e iniciativa para
crear nuevas estrategias en la realización de las
tareas.
 Facilidad para el readiestramiento
 Buena comunicación
 Buena organización y administración efectiva del
tiempo
 Conocimientos en disciplinas relacionadas
 Calidad en las relaciones humanas
 Concepto de la oficina virtual
 Empleados a distancia (teletrabajador – “teleworker”)
 Autoempleo
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA
 Al aumentar las transacciones comerciales en los
negocios es más necesario el uso de los sistemas de
comunicación.
 Los cambios en las tareas, la tecnología y la proliferación
de los sistemas de telecomunicaciones han generado
nuevos nombres y posiciones en la oficina automatizada.
 La demanda de empleados de oficina crece
aceleradamente, lo cual permite la integración de
profesionales de ambos sexos.
 Podemos observar la integración de profesionales que
ocupan posiciones gerenciales en muchas empresas
entre las que están: Operador de texto, Profesional
administrativo, Corrector de pruebas, Personal a
cargo de documentos (archivero), Recepcionista,
Procesador de datos y Supervisor.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
Operador de texto especialista del procesamiento de
información para el personal que utiliza la computadora para
procesar información. Existen niveles dentro de esta categoría
(oportunidades de ascenso).
Las destrezas y habilidades necesarias para esta clase de posición son:
 Rapidez y exactitud para entrar  Dominio de los símbolos para
información al crear documentos en la corrección de pruebas
computadora.  Conocimiento de los estilos de
 Rapidez y exactitud para hacer documentos que se generan en una
revisiones. oficina.
 Dominio de la aplicación para procesar  Habilidad para trabajar bajo presión
texto.  Destrezas para establecer prioridades.
 Dominio en aplicaciones de hoja de  Dominio de las técnicas de archivo
cálculo, gráficas, base de datos y otros electrónico.
programas.
 Técnicas eficientes de cotejo.

El personal que realiza estas tareas permanece sentado mucho tiempo

ejecutando trabajos repetitivos.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
Profesional Administrativo o Profesional de Oficina entre
sus tareas están atender al público, contestar el teléfono, y
archivar, etc.

Sus tareas van dirigidas a dar apoyo a los gerentes en:

• la toma de decisiones
• recopilación de información
• seguimiento asuntos pendientes
• manejo del calendario de citas y compromisos.

En esta categoría existen niveles que permiten el progreso del

profesional la cual puede clasificarse en como I, II, III, IV o V.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
Conocimientos y habilidades del Profesional Administrativo o
Profesional de Oficina
 Manejo de diferentes
aplicaciones para la
computadora.
 Buena organización y manejo
de programas para la
planificación de trabajo diario
(Outlook).
 Planificación de reuniones
utilizando el programa
electrónico.
 Dominio de las destrezas para
búsqueda en Internet.
 Manejo óptimo del tiempo.
 Trabajo bajo presión.
 Manejo óptimo del tiempo.
 Manejo eficiente del buzón
electrónico.
 Redacción de diversos
documentos
 Dominio de dos idiomas o más.
 Destrezas en la preparación y
mantenimiento de páginas para
internet.
 Atención al buzón de la página
electrónica de la empresa.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Corrector de pruebas es una persona que se dedica
a cotejar los trabajos que las demás personas
preparan en la computadora.
 Esta posición requiere conocimientos de:
 gramática y ortografía en los idiomas español e
inglés,
 de los estilos y tipos de documentos
 conocimientos de los símbolos de corrección de
pruebas
 otras destrezas
 Debe disfrutar de la lectura y ser discreto/a ya que
leerá mucha información confidencial.
 La corrección de material que se publica en las
páginas electrónicas de una empresa es una tarea
sumamente importante.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Personal a cargo de los documentos
(archivero) deben conocer:
 las reglas de archivo,
 saber manejar archivos electrónicos
 y equipo para microfilmación directa del
documento en pantalla
 sobre la retención y destrucción de información
en papel
 dar seguimiento a documentos prestados.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Personal a cargo de los documentos
(archivero) deben ser:
 Responsable,
 Leal y
 discreta.
 Debe poseer conocimientos y dominio
en el archivo electrónico de
documentos.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Recepcionista – persona que contesta
el teléfono y recibe a los visitantes;
debe tener:
 Buena apariencia física,
 Buen tono de voz,
 Cortesía y
 Diplomacia.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Recepcionista
 En ocasiones realiza otras tareas
relacionadas en el Internet como:
 búsqueda o envío de información,
 enviar recordatorios a los buzones
individuales
 planificar el trabajo, mantener listas de
clientes de la empresa utilizando
programas como Outlook
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Procesador de datos
 Sus tareas consisten en:
 Preparar las estructuras que sean necesarias para
las bases de datos,
 Entra los datos a las tablas previamente diseñadas
ya sea con teclado u otro dispositivo de entrada.
 Realiza consultas
 prepara informes y formularios relacionados con al
información que procesa
 La persona que trabaje en esta posición
necesita ser lógica, analítica.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Procesador de datos
 Esta persona necesita ser:
 Lógica,
 Analítica,
 Flexible,
 Responsable, y
 Sistemática
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Procesador de datos
 Debe:
 Gustarle la tarea de entrar texto en el
procesador utilizando el teclado,
 conocer sobre la preparación de páginas
para ubicarlas en internet y
 otros aspectos relacionados con las redes.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Supervisor
 Es una posición a tiempo completo. Por lo general
tiene muchas experiencias que lo capacitan para
supervisar.
 La tendencia es eliminar al supervisor tradicional y
utilizar diferentes medios no convencionales para
evaluar, adiestrar y capacitar al empleado. La misma
computadora se convierte en supervisor indirecto del
empleado.
 Para el empleado virtual y el empleado que tiene su
propio negocio (autoempleo) ser su propio supervisor
es parte de sus funciones.
POSICIONES EN LA OFICINA
MODERNA (Continuación)
 Supervisor - tiene la oportunidad de ascender
a puestos administrativos
 El profesional administrativo puede convertirse en
Supervisor al adquirir experiencia y obtener
educación formal especializada.
 El supervisor debe tener conocimientos formales en:
 Supervisión
 Gerencia
 Adiestramiento
 Reclutamiento de personal y
 Relaciones humanas.
ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN
EN LA OFICINA MODERNA
 Es sumamente importante que durante la búsqueda de
empleo analices los tipos de servicios que ofrecen las
diferentes empresas ya que existe una gran variedad de
especialidades en el Área de Asistente Administrativo
como:
 Médica
 Legal
 Educativa
 Técnica
 Empresas de gobierno y
 Turismo
las cuales se discutirán a continuación.
ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN
EN LA OFICINA MODERNA (Cont.)
 Médica – Las que ofrecen servicios de salud desde un
consultorio privado de un médico hasta dispensarios
médicos, clínicas, hospitales centros de cuidados y
servicios médicos en el hogar.
 Ideal para personas que les gusta trabajar con pacientes
 Tareas variadas con nuevos programas de computadora
para realizar tareas relacionadas al área de la salud como:
llenar formularios para cobros aplanes médicos,
preparar informes periódicos, facturar, llevar el
calendario de citas, archivar expedientes médicos,
llevar récord (registro) de pagos de los pacientes,
preparar requisiciones de materiales y transcribir
dictado grabado para récord e historiales médicos.
ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN
EN LA OFICINA MODERNA (Cont.)
 Legal – común en oficinas de notarios,
abogados, abogado-notario y bufetes de
abogados.
 Las tareas de este personal se han facilitado con el
uso de la computadora ya que a muchos de estos
solo hay que cambiarles solo la información personal
del cliente
 Las tareas más comunes del profesional de la oficina
legal son: creación de documentos adaptados
ala necesidad del cliente, trnascripciónd e
dictado grabado, coordinación de citas, archivo
y seguimiento a tareas pendientes.
ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN
EN LA OFICINA MODERNA (Cont.)
 Educativa – labora en instituciones dedicadas
a la enseñanza en diferentes niveles, desde
pre-escolar hasta universitario.
 No ofrecen salarios tan atractivos, pero tienen
incentivos como: días feriados libres y recesos
en épocas especiales como Semana Santa,
Navidad, etc.
 El empleado debe interactuar con padres de
familia, personas de la comunidad y
estudiantes de diferentes edades.
ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN
EN LA OFICINA MODERNA (Cont.)
 Educativa – las tareas más comunes que
realiza el personal administrativo son:
 tramitar correspondencia,
 archivar,
 preparar requisiciones,
 preparar informes periodíscticos e itinerarios,
 organizar reuniones y
 preparar arreglos de viaje.
ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN
EN LA OFICINA MODERNA (Cont.)
 Técnica – estos profesionales de oficina
también son necesarios en laboratorios de
investigación, ingeniería, ecología,
comunicaciones, ventas y servicios a equipos
de oficina, por lo que sus servicios son bien
remunerados.
 Los empleos en este tipo de empresa requieren
dedicación, flexibilidad en el horario y una
continua preparación académica profesional.
ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN
EN LA OFICINA MODERNA (Cont.)
 Técnica – Estos preparan:
 Informes diarios, semanales y mensuales,
 Propuestas,
 Inventarios
 Requisiciones y
 Facturas.
 Además de realizar tareas de recepcionista y
muchas otras funciones que da la variedad de este
trabajo.
ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN
EN LA OFICINA MODERNA (Cont.)
 Otros tipos de empresa son Gobierno y
Turismo – el personal de oficina que labora en
cualquiera de estas dos ramas puede trabajar en
cualquier parte del mundo.
 Debe tener dominio de inglés para trabajar con el
Gobierno Federal y varios idiomas si escoge el Turismo.
 Debe tener la habilidad para adaptarse a horarios
flexibles y para trabajar bajo presión.
 Los incentivos federales son muy buenos y más si está
dispuesto a ofrecer sus servicios fuera del país.